La nueva enunciación completa de las normas rectoras aprobadas por la Conferencia en su quinto y posteriores períodos de sesiones, que a continuación se inserta, agrupa las instrucciones vigentes formuladas en los veinte últimos años, con algunas adiciones que el Director General y el Consejo consideran necesarias a la luz de la experiencia recogida.
1. Materias de que tratan las publicaciones y los documentos de la FAO
a) Su relación con el programa de actividades. Todo el material (tanto las publicaciones que se ponen a la venta como los documentos principales y de trabajo) que edita la FAO, debe guardar una relación directa y específica con los proyectos y actividades que aparecen en el Programa de Labores aprobado.
b) Sustituciones. Cada vez que sea aconsejable o necesario sustituir por otra una publicación o documento que aparece en el Programa de Labores aprobado, el documento sustituyente deberá también guardar relación directa con los proyectos y las actividades aprobadas de la Organización y deberá satisfacer todos los demás criterios aquí expuestos.
c) Trabajos preferentes. El orden de prelación de las publicaciones y los documentos de diversa índole y destinados a distintos públicos será examinado y determinado de tiempo en tiempo por el Director General, en función de las directivas generales aprobadas por la Conferencia y el Consejo.
d) Duplicación de material de otras procedencias. Al establecer o revisar el programa de publicaciones de la Organización, será preciso atender a la necesidad de evitar la duplicación de material ya disponible de otras procedencias. Por otra parte, la falta de información publicada sobre cualquier material no es una prueba prima facie de la necesidad de publicar material en ese sector de actividad; los requisitos indispensables deben ser la comprobada utilidad de esa publicación y su relación con el programa de actividades.
e) Publicaciones periódicas y monografías. El propósito a que se destinen en el programa de la Organización determinará la forma y la periodicidad de cada publicación de la FAO con precio de venta o cada documento principal, especialmente, la elección entre publicaciones periódicas y monografías. En términos generales, puede decirse que el propósito de una publicación periódica es transmitir regularmente informaciones de actualidad de un tipo o clase especiales a un grupo lector que se distingue por su identidad de intereses y que a la vez es lo suficientemente numeroso para justificar la emisión de tal publicación. La monografía, en cambio, es más eficaz para transmitir informaciones que no son de carácter periódico sobre un tema determinado.
2. Público a que se destinan y calidad de las publicaciones y los documentos principales de la FAO
a) Cada publicación y documento principal de la FAO debe estar destinado a un público definido. A la vez, las publicaciones de la FAO para la venta deben elaborarse y distribuirse de manera que alcancen el más amplio público lector posible.
b) El público a que van destinadas las publicaciones y los documentos principales de la FAO es de tres categorías: (i) funcionarios de los gobiernos; (ii) técnicos y personas relacionadas con el desarrollo económico, social y técnico de los países en desarrollo y de los países desarrollados; (iii) agentes de extensión, especialmente en los países en desarrollo.
Además, el material de información pública está destinado a un amplio sector representativo del público interesado, como medio de fomentar la difusión general de los conocimientos sobre los problemas y las actividades de la Organización y de promover el apoyo a los objectivos que ésta persigue.
c) De la idoneidad del material sólo puede juzgarse cuando hayan sido sometidos los manuscritos, y, en consecuencia, la última decisión con respecto a considerarlos como publicación o documento principal corresponde al Director General, asistido de su Comité de Publicaciones, a reserva del requisito de que, todo aquello que se aparte del programa aprobado, debe notificarse y justificarse ante el Consejo.
d) La calidad es condición sine qua non de todas las publicaciones y documentos principales y no debe ser sacrificada a la cantidad. La calidad se refiere aquí a que el material presentado sea completo y adecuado y a que su redacción tenga el debido nivel, que debe adaptarse al público a que se dirige.
e) Con el fin de asegurar que las publicaciones de la FAO con precio de venta tengan la más alta calidad y utilidad posibles, las monografías (tales como los Estudios Agropecuarios y los Cuadernos de Fomento Agropecuario) deben ser presentadas antes de su publicación a un grupo de Estados Miembros para que las examinen órganos nacionales adecuados, de conformidad con la Resolución No 23/57 de la Conferencia.
3. Público a que se destinan los documentos de trabajo
a) Los documentos de trabajo sirven primordialmente las necesidades inmediatas de un público limitado, tales como los funcionarios y las personas que participan directamente en las reuniones o proyectos de la Organización, o bien se trata de proyectos de publicaciones con precio de venta y de documentos principales que no han cobrado aún su forma definitiva y que se distribuyen como base para examen, debate, estudio o adopción de medidas, o bie a título de información. Su distribución se limita de ordinario a aquellas personas directamente interesadas en su contenido, determinándose previamente quiénes serán los receptores según la finalidad del documento.
b) Cuando se trata de los documentos de trabajo, especialmente destinados a reuniones, la puntualidad en la aparición es más importante que el que sean completos.
4. Política en materia de idiomas
a) La organización debe mantener la norma de la igualdad de sus idiomas de trabajo. A fin de salvaguardar este principio, es preciso :
b) Dentro de los límites presupuestarios aprobados por la Conferencia, la FAO también tiene que editar algunas publicaciones y documentos con precio de venta en otros idiomas, especialmente el árabe, que tiene categoría de “idioma de trabajo limitado”.
c) La FAO puede conceder pequeños subsidios parciales que sirvan de ayuda para publicar material de la Organización en idiomas que no sean los de trabajo, cuando las publicaciones en cuestión tengan una repercusión significativa en un sector agrícola importante, de uno o, preferentemente, de diversos países con poblaciones rurales de cierta consideración, en los que ninguno de los idiomas de trabajo es conocido suficientemente por los presuntos lectores. Estos subsidios adoptarán la forma de facilitación de manuscritos e ilustraciones (clichés, films, etc.), de compra de ejemplares para su distribución entre los centros o seminarios de capacitación organizados por la FAO, o de donativos en matálico para contribuir a los gastos de producción. En el catálogo de publicaciones de la FAO y en sus suplementos se enumerarán las publicaciones de la Organización que estén impresas en idiomas que no sean los de trabajo, así como las direcciones en que pueden obtenerse.
5. Publicación por cuenta de los gobiernos u otras editoriales
a) La adaptación y la divulgación de material técnico básico para una distribución amplia dentro de un país es preferible que sean hechas por los órganos competentes del gobierno interesado o por su intermedio, con la ayuda de la Organización cuando sea posible. La función más provechosa de la FAO como editorial en este sector consiste en proporcionar “textos prototipo” que sirven para ser adaptados y publicados por los órganos oficiales de los Estados Miembros, especialmente para actividades de extensión.
b) Las publicaciones conjuntas con otras organizaciones del sistema de las Naciones Unidas pueden efectuarse en los idiomas de trabajo exigidos. Asimismo, pueden llevarse a cabo publicaciones en cooperación con otras organizaciones internacionales, siempre que el material sea pertinente al Programa aprobado y que ello no implique ninguna desviación no autorizada de los recursos de la FAO. También es de desear que instituciones ajenas a la Organización o empresas comerciales publiquen nuevas ediciones del material de la FAO ya existente, con miras a una circulación más vasta. Sin embargo, la publicación exclusiva por empresas comerciales del material programado de la FAO habría de evitarse, ya que, de ordinario, esa publicación no se haría en todos los idiomas oficiales de trabajo de la FAO ni se pondría a disposición de todos los Estados Miembros el cupo de ejemplares establecido.
6. Control del volumen de la documentación
a) Deberá mantenerse un equilibrio adecuado para garantizar que los medios y servicios de publicación y los fondos disponibles correspondan a la cuantía del material que ha de editarse a fin de poner en práctica el programa de actividades aprobado.
b) Deberá hacerse todo lo posible por limitar el número y la extensión de los documentos de trabajo en favor de la economía, la oportunidad de su aparición y la utilidad para los lectores.
7. Distribución y venta
a) El factor fundamental que justifique la edición de una publicación que se coloca a la venta deberá ser la necesidad de divulgar la información correspondiente y no un propósito lucrativo. La venta de publicaciones debe fomentarse enérgicamente como medio de poner a disposición general informaciones útiles y no como medio de obtener beneficios económicos.
b) Cada Estado Miembro recibe un cupo de todas las publicaciones que están a la venta, que está en consonancia en parte con su contribución al presupuesto de la Organización y que no puede ser inferior a un cupo mínimo establecido por la Conferencia. El número de ejemplares de cupo gratuito de las diversas publicaciones puede clasificarse de acuerdo con los lectores, materias, utilización y otros elementos pertinentes de las diversas publicaciones de la FAO. 1
c) Como la FAO se ocupa especialmente de prestar ayuda al progreso económico y social de los países en desarrollo, debe concederse atención especial a la necesidad de facilitar a los técnicos, a las instituciones agrícolas y a los agentes de extensión de aquellos países material que ayude directamente a la labor de desarrollo.
d) La distribución, dentro de los Estados Miembros, de material de la FAO que asegure una difusión suficiente a todos los sectores a los cuales puede ser de utilidad (instituciones y servicios, incluidas bibliotecas, universidades, institutos de investigación y servicios científicos, de extensión agrícola y de capacitación, órganos económicos y legislativos) es primordialmente función que incumbe a los propios gobiernos, por intermedio de los Comités Nacionales de la FAO o de otros conductos que los gobiernos determinen. La Organización, por su parte, deberá hacer también esfuerzos por asegurar una difusión suficiente, a través de sus agentes de venta de publicaciones, del personal que actúa sobre el terreno y de los institutos nacionales, especialistas y técnicos.
e) Los documentos principales se publican en cantidades más limitadas, pues el público al que están destinados generalmente se circunscribe a un grupo determinado.
f) La distribución de los documentos de trabajo debe responder especialmente a las necesidades del público lector a que están destinados, según se indica en el apartado 3 anterior.
g) Salvo cuando la Conferencia lo acuerde oficialmente, la FAO no deberá aceptar avisos comerciales.
8. Solicitudes de ayuda para efectuar publicaciones
a) No se admitirán peticiones de ayuda para la publicación con el pie de imprenta de la FAO, de material alguno no comprendido en el Programa que sea ofrecido por autores u organismos ejenos a la FAO, prescindiendo del mérito que tenga el trabajo que se ofrezca para su publicación, en atención a las siguientes razones:
Todos los libros, publicaciones periódicas y otros trabajos publicados por la FAO se producen por deseo de los Gobiernos de los Estados pertenecientes a la Organización y tienen por objetivo principal su utilización por parte de esos gobiernos.
Con objeto de garantizar la conformidad de las publicaciones con los fines de la Organización y el programa aprobado por la Conferencia, la FAO sólo publica trabajos preparados por su propio personal o por consultantes especialmente comisionados por ella y que trabajan bajo su dirección, siendo las publicaciones en ambos casos parte del Programa de Labores aprobado.
La aceptación para su publicación de trabajos que no hubiesen sido solicitados aun cuando fuesen de mérito, sentaría un precedente no aconsejable.
b) Cuando en opinión del Director General exista una buena razón para publicar un texto que haya sido presentado por un autor o institución ajenos a la FAO, podrá incluir esta propuesta en el programa de publicaciones que se someta a la aprobación de la Conferencia y, una vez obtenida esa aprobación, podrá tomar las medidas oportunas con el autor o las instituciones referidos, asegurándose que los derechos de autor y todos los demás derechos sobre el trabajo que haya de publicarse, pasarán a ser propiedad de la FAO.
9. Publicación de libros y artículos escritos por el personal de la FAO a título particular
a) La publicación de libros y artículos escritos por el personal de la FAO sobre asuntos relacionados con las esferas de actividad de la Organización constituyen un medio efectivo de garantizar la difusión de las materias de que se ocupa la FAO y debieran utilizarse más ampliamente, siempre que se cumpla estrictamente lo que el Reglamento del Personal estipula sobre la materia de los apartados (b) y (c) que se indican a continuación.
b) Todos los derechos de propiedad intelectual, ya se trate del título, derechos de autor o derechos de patente, sobre cualquier obra realizada por un funcionario en el ejercicio de su cargo, corresponderán a la Organización (Reglamento del Personal 303.27).
c) Los funcionarios no podrán presentar para su publicación artículos, libros o cualesquiera escritos o documentos sobre asuntos relativos a materias de trabajo de la FAO sin la autorización previa del Director General o de los oficiales en quienes delega su autoridad (Reglamento del Personal 302.155).
d) Se alentará la reproducción del material de la FAO que hubiese sido ya distribuido. El permiso para su reproducción se concederá de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos por el Director General.
