FC 108/10

Comité de Finanzas

Índice

I. Introducción y antecedentes

II. Modo de proceder del Comité

III. Observaciones específicas del Comité de Auditoría sobre las actividades de la Oficina de Inspector General

A. Conclusiones

B. resultados detallados

IV. Programa de trabajo del Comité de Auditoría de la FAO
para 2004

Tal como se informó al Comité de Finanzas en su 102º período de sesiones, se estableció un Comité de Auditoría en abril de 2003. El Director General se complace en adjuntar al presente documento, para información del Comité de Finanzas, el informe anual del Comité de Auditoría correspondiente a 2003. El Director General desea expresar su aprecio por la labor emprendida por el Comité de Auditoría y por el asesoramiento proporcionado.

I. Introducción y antecedentes

1. Este es el primer informe anual del Comité de Auditoría desde su creación en abril de 2003. En el presente informe se facilita un resumen de las actividades del Comité, las cuestiones importantes que han surgido y las medidas adoptadas por la Oficina del Inspector General (AUD) y otros interesados en los procesos de auditoría.

2. En atención a una recomendación del anterior Auditor Externo, y de conformidad con el compromiso contraído por la FAO en el 100º período de sesiones del Comité de Finanzas, el Director General creó el Comité de Auditoría (Interno) de la FAO en abril de 2003. Su composición y mandatos se exponen en el boletín del Director General nº 2003/6 Rev. 1, de 2 de abril de 2003.

3. La composición del Comité es la siguiente:

4. El Comité actúa como grupo asesor del Director General y la AUD con la finalidad de proporcionarles orientación y asistencia. El Comité se centró en los siguientes aspectos:

• ayudar a la Organización a lograr la aceptación en toda la institución de la importancia y el valor de las funciones de auditoría interna, inspección e investigación;
• proporcionar información y orientación sobre las estrategias de auditoría e inspección, las prioridades y los planes de trabajo de la AUD, teniendo en cuenta los riesgos y las necesidades a que se enfrenta la Organización;
• examinar los progresos hechos en la aplicación de las recomendaciones de los auditores y evaluar las consiguientes medidas correctivas adoptadas por los servicios sometidos a auditoría;
• tomar nota de los planes del Auditor Externo y de los resultados de su labor y cerciorarse de que sus recomendaciones se apliquen de forma oportuna;
• evaluar la independencia de la AUD.

II. Modo de proceder del Comité

5. El Comité se reunió tres veces a lo largo del año 2003. Los principales aspectos que consideró en cada una de las reuniones fueron los siguientes:

1. los informes del Inspector General sobre las actividades de la AUD;
2. el plan de trabajo de la AUD;
3. el grado de aplicación de las recomendaciones formuladas como resultado de auditorías internas y externas;
4. el resumen y el grado de aplicación de las decisiones y recomendaciones del Comité; y
5. la situación respecto del desempeño por el Comité de sus funciones y responsabilidades.

6. Se preparó un acta resumida de cada una de las tres reuniones, que los miembros del Comité aprobaron.

7. El Auditor Externo fue invitado a la reunión que el Comité celebró en noviembre de 2003, pero no pudo asistir. Se le invitará a la reunión de abril de 2004.

8. Las variadas dotes y experiencia de los miembros del Comité y su activa participación hicieron que sus debates fueran estimulantes y constructivos y que tuvieran como resultado contribuciones positivas a la eficacia global de los procesos y las funciones de auditoría e inspección. A ello contribuyó asimismo la buena disposición, la transparencia y la cooperación de la AUD con miras a proporcionar al Comité toda la información necesaria.

III. Observaciones específicas del Comité de Auditoría sobre las actividades de la Oficina de Inspector General

A. CONCLUSIONES

9. Durante 2003 el Comité hizo progresos considerables en relación con los objetivos y responsabilidades establecidos en su mandato y ha concluido que:

1. la AUD dispone de suficiente independencia para garantizar a la administración la objetividad de los estudios y las auditorías;
2. los procesos de planificación interna de la AUD hacen posible considerar debidamente todos los riesgos significativos a que se enfrenta la FAO con miras a lograr que la auditoría de sus actividades tenga una cobertura eficaz;
3. cuando hay sospechas de gestión deficiente, irregularidades y fraude, se realizan investigaciones y se informa al respecto con prontitud;
4. la AUD realiza su labor de conformidad con su Carta y aplica las normas de auditoría interna apropiadas;
5. los recursos de la AUD son adecuados, pero es preciso cubrir determinadas vacantes;
6. debería prestarse mayor atención a la aplicación de las recomendaciones para el bienio 2004-05;
7. la AUD se ha ocupado debidamente de las principales cuestiones relacionadas con la función de auditoría interna planteadas por el anterior Auditor Externo en su informe al Comité de Finanzas correspondientes al bienio 2000-01.

B. RESULTADOS DETALLADOS

10. En el desempeño de sus funciones y responsabilidades, el Comité hizo aportaciones en las siguientes esferas:

1. aumentar el conocimiento en toda la FAO de la AUD y de su contribución fomentando la participación de los directores en el proceso de auditorías y su compromiso con él. En este sentido, se mencionaron las siguientes cuestiones importantes, entre otras, en la Reunión del Consejo de Dirección: a) la puntualidad de la respuesta de las dependencias sometidas a auditoría a los proyectos de informe de auditoría interna, y b) la pronta aplicación de las recomendaciones resultantes de las auditorías;
2. reforzar las operaciones de la FAO velando por la adopción de medidas en relación con ciertas observaciones críticas de la AUD, por ejemplo, a) medidas para reducir el riesgo de fraude en las oficinas descentralizadas, b) medidas encaminadas a establecer un plan preventivo para hacer frente a imprevistos; c) ayudar a las direcciones a cumplir en mayor medida los requisitos para concertar acuerdos;
3. apoyar el plan de la AUD para establecer un modo más sistemático de seguir las recomendaciones, incluso mediante la utilización de programas informáticos interactivo para facilitar la vigilancia, el seguimiento y la aplicación de sus recomendaciones, y promover un aumento de la eficiencia de la AUD acelerando el proceso de auditoría desde la planificación hasta la presentación de informes;
4. ayudar a la Organización a reforzar las estrategias de auditorías e inspección, a) proporcionando orientación sobre la parte del plan de auditoría para el bienio 2002-03 correspondiente al segundo año del bienio, incluidas las actividades y la función de la AUD en relación con el Programa Petróleo por Alimentos y con las resoluciones del Consejo de Seguridad relativas al Iraq, y b) proporcionando orientación sobre el análisis de riesgos y el plan de auditoría para el bienio 2004-05 resultante;
5. apoyar, revisar y vigilar la aplicación de las observaciones del anterior Auditor Externo con objeto de reforzar la AUD. Esta cuestión se ha convertido en un tema permanente del programa del Comité.

IV. Programa de trabajo del Comité de Auditoría de la FAO para 2004

11. El Comité planea reunirse al menos tres veces en 2004 y desempeñará sus funciones y responsabilidades en consonancia con su mandato, expuesto en el boletín del Director General nº 2003/6 Rev. 1. En particular, seguirá centrándose en el modo de mejorar la vigilancia de la aplicación de las recomendaciones formuladas por los auditores, la puntualidad de la respuesta de los directores y su compromiso a este respecto, y la duración del proceso de auditoría desde la planificación hasta la presentación de informes. Además, entre otras cosas, el Comité tiene previsto examinar varios informes de auditoría concretos con miras a sugerir a la AUD posibles mejoras de interés y seguirá proporcionando orientación a la AUD sobre una variedad de cuestiones, incluido el examen de los aspectos relacionados con el sistema de dirección incluidos en el plan de la Oficina.

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¹ Nombrado para un mandato de dos años, renovable por otros dos.

² Nombrado para un mandato de dos años, renovable por otros dos.