283.     Este programa abarca la Oficina inmediata del Director General y el Subdirector General, incluido el Gabinete y el Asesor Especial del Director General, encargado principalmente de las relaciones de alto nivel con el Gobierno anfitrión.

284.     El equipo, encabezado por el Director General, se ocupa de la gestión fundamental de la Organización al nivel más alto.

285.     El programa, realizado por PBE, continuó ayudando en cuestiones de política relacionadas con los objetivos, formulación de programas y seguimiento y control presupuestarios de la Organización. La evaluación de las actividades de la Organización también se realiza en el marco de este programa, pero como actividad fundamentalmente independiente, de conformidad con la orientación facilitada por el órgano rector.

286.     En la esfera del apoyo de sistemas para la planificación y presupuestación de programas, se creó el Sistema de apoyo para la planificación, la presentación de informes sobre la ejecución y la evaluación del programa, y se publicaron tres módulos para uso de la Organización. Las direcciones y PBE utilizaron ese Sistema de apoyo para preparar el Plan a Plazo Medio (PPM) 2004-09, el Programa de Labores y Presupuesto (PLP) 2004-05, y el Informe sobre la Ejecución del Programa (PIR) 2000-01. En 2003 comenzó la labor relacionada con los módulos destinados a elaborar y transmitir asignaciones, planificar el trabajo y realizar evaluaciones anuales, con el fin de publicar módulos funcionales a principios de 2004.

287.     El proceso de planificación, presupuestación y seguimiento de programas, y los documentos correspondientes del PPM, el PLP y el PIR, que se presentaron a los órganos rectores, siguieron evolucionando, ya que cada vez reflejan en mayor medida la aplicación de la presupuestación basada en los resultados (denominada también nuevo modelo de programas), que se describe en la Estrategia para afrontar Cuestiones Intersectoriales de la Organización sobre “seguir mejorando el proceso de gestión”. En 2002 se publicaron los principios rectores para el seguimiento de la preevaluación, la evaluación anual y la autoevaluación periódica, que adoptaron progresivamente los programas técnicos y económicos, y proporcionaron la base del presente PIR 2002-03.

288.     Con respecto a la Estrategia para afrontar Cuestiones Intersectoriales sobre “intensificar la interdisciplinariedad”, el apoyo a su enfoque principal -las 16 esferas prioritarias para la acción interdisciplinaria (EPAI)- ha redundado en la formulación de propuestas claras de programas, que se mejoraron progresivamente del PPM al PLP. La presentación de informes con respecto a las EPAI (completadas en 2004) demostró que se habían conseguido realizaciones importantes, como se indica en la sección sobre los progresos en la aplicación del Marco Estratégico.

Evaluación

289.     Se fortaleció aún más el régimen de evaluación aprobado por los órganos rectores en 1999. La Reunión Conjunta de los Comités del Programa y de Finanzas, en su período de sesiones de septiembre de 2003, acordó una serie de medidas para aumentar la eficacia y la independencia de la evaluación, que posteriormente aprobó el Consejo. Entre esas medidas se contaban la formación de un Comité de Evaluación Interna, presidido por el Director General Adjunto, el reconocimiento de una mayor independencia sustantiva del Servicio de Evaluación y la formalización de los canales de presentación de informes a los órganos rectores.

290.     El Programa principal y las evaluaciones temáticas se presentaron al Comité del Programa, el Consejo y la Conferencia, incluida la primera evaluación de uno de los Objetivos estratégicos (A3 Preparación para emergencias alimentarias y agrícolas y respuesta eficaz y sostenible a éstas) y una importante evaluación conjunta del Codex Alimentarius realizada con la OMS, y otros trabajos de FAO/OMS sobre normas alimentarias. Entre las demás evaluaciones examinadas por los órganos rectores cabe citar las siguientes: “Estadísticas agrícolas en el contexto de FAOSTAT”, “Producción de cultivos” y “Explotación y utilización de los recursos pesqueros”.

291.     Los resultados de esas evaluaciones y de otras cuatro, junto con los informes de grupos de examen de expertos independientes, y las respuestas del personal directivo superior de la FAO y las opiniones del Comité del Programa reflejadas en sus informes se publicaron en el Informe bienal sobre la Evaluación del Programa 2003, que fue presentado a la Conferencia y bien recibido por ésta en su 32º período de sesiones.

292.     Además de los informes de evaluación mencionados se reforzaron internamente la vigilancia y el seguimiento de las recomendaciones de las evaluaciones, y el Comité del Programa mejoró su supervisión. Del trabajo en curso forma parte una importante evaluación de la descentralización de la FAO y el inicio de la introducción piloto de las autoevaluaciones, que efectúan los directores de programas, pero que están sujetas a un control de la calidad técnica por parte del Servicio de Evaluación. El sistema de autoevaluación constituye un elemento esencial del sistema de programación y presupuestación basado en los resultados y debería abarcar todas las entidades programáticas a lo largo de su ciclo de existencia y utilizarse para adoptar decisiones sobre su continuación, modificación o conclusión, según proceda.

293.     Si bien las evaluaciones temáticas y programáticas pasaron a ser el principal enfoque de la labor de evaluación, prosiguió el apoyo a las evaluaciones de los distintos proyectos, incluida la participación en las misiones de evaluación (Cuadro 1.2-1). Se concluyeron las evaluaciones internas, que abarcan la totalidad de la labor de la FAO en una determinada zona geográfica (emergencia y desarrollo), para el Afganistán y el África austral.

294.     El programa, ejecutado por la Oficina del Inspector General (AUD), se ocupa de la auditoría e inspección internas, así como de la evaluación de la validez y eficacia del sistema de control interno, gestión financiera y utilización de los bienes de la Organización, así como de investigar malas conductas y otras actividades irregulares. En consecuencia, el ámbito de la comprobación de cuentas abarca la función de inspección y control de gestión dentro del concepto de auditoría completa e incluye la realización de investigaciones y otras tareas especiales para la administración superior. La AUD siguió ofreciendo asesoramiento independiente sobre una amplia gama de cuestiones al Director General y a la administración superior, tanto en la Sede como en lugares descentralizados, y participando en distintos comités y grupos de trabajo. El presupuesto del programa sufragó también los honorarios del Auditor Externo, el Interventor y Auditor General de la India, con el que la AUD mantiene contactos y se coordina para asegurar la complementariedad y evitar la duplicación del trabajo.

295.     La AUD consta de tres grupos: Misiones e investigaciones especiales, Actividades descentralizadas y Actividades en la Sede. El grupo de misiones e investigaciones especiales se encargó, no sólo de las averiguaciones especiales, inspecciones, auditorías especiales e investigaciones, así como de las operaciones del grupo de licitaciones de la Sede, sino también de las auditorías del Programa “Petróleo por alimentos” del Irak, para el que se había destacado un auditor especializado. El grupo de actividades descentralizadas, que incluye auditores destacados a cada una de las cuatro principales Oficinas Regionales y una dependencia de gestión de la Sede, tenía asignada la responsabilidad principal respecto de todas las auditorías e investigaciones en la Oficinas Regionales, Subregionales, de Enlace y en los Países. El grupo de actividades en la Sede realizó auditorías completas sobre el Departamento de Administración y Finanzas y otros departamentos técnicos.

296.     El Comité de Auditoría (Interno) fue creado en 2003 para asesorar y garantizar al Director General que las funciones de auditoría interna, inspección e investigación funcionen en la FAO de manera eficiente y eficaz. El Comité de Auditoría, que se compone de cinco miembros internos y dos externos bajo la presidencia del Director General Adjunto, se ha ocupado activamente del trabajo de la AUD, examinando determinados informes y recomendaciones en profundidad y facilitando asesoramiento sobre diferentes aspectos, incluido el plan de trabajo de esa Oficina.

297.     En 2003 se elaboró una metodología revisada de planificación de las auditorías que incorporaba una evaluación sistemática de riesgos. Ese planteamiento combina el resultado de la evaluación de riesgos con el conocimiento institucional acumulado de la AUD sobre la Organización, y se utilizó para elaborar el plan de trabajo 2004-2005 para esa Oficina. De esta manera la AUD añade el máximo valor para sus clientes de la FAO, a la vez que facilita una razonable garantía al Comité de Auditoría sobre la calidad de la gestión de la FAO respecto de sus riesgos estratégicos, operativos, de partes interesadas y financieros.

298.     Se hicieron auditorías, exámenes e investigaciones sobre una amplia gama de actividades realizadas sobre el terreno y en la Sede (Cuadro 1.2-2). Entre las actividades realizadas obre el terreno revestían particular importancia el Programa “Petróleo por alimentos”, las operaciones en el Afganistán y las nuevas disposiciones para el Programa de Campo. No obstante, prosiguieron las comprobaciones periódicas de cuentas de las Oficinas Regionales, Subregionales, las Representaciones de la FAO y los proyectos de campo. En la Sede, entre los asuntos dignos de mención cabe destacar las cartas de acuerdo, los contratos de autor, los controles internos sobre la utilización de los recursos de la Organización y la situación financiera del Centro de Inversiones. Tanto en la Sede como en los lugares descentralizados se realizaron investigaciones sobre irregularidades. En los informes anuales de la AUD, dirigidos al Director General y presentados al Comité de Finanzas, se facilitan más detalles sobre las actividades de la AUD.

299.     Durante el presente bienio, el seguimiento y la resolución de auditoría recibieron especial atención, y hacia finales de 2003 se produjo una importante mejora en el grado de aplicación de ambos.

300.     El nivel de las operaciones del grupo de licitaciones permaneció constante en comparación con el bienio anterior, puesto que las actividades de compra en el marco del Programa “Petróleo por alimentos” del Irak prosiguieron durante gran parte del bienio, en combinación con una más frecuente y amplia prospección del mercado.

301.     La Oficina Jurídica (LEG), de conformidad con su mandato constitucional, aseguró que las actividades de la FAO se realizaran con arreglo a una sólida base jurídica y constitucional, de conformidad con los Textos Fundamentales y la condición de la FAO como organización intergubernamental en el sistema de las Naciones Unidas. La Oficina facilitó los servicios jurídicos necesarios para la gestión de la Organización, a nivel nacional e internacional.

302.     Se facilitó asesoramiento jurídico al Director General, a los departamentos técnicos y administrativos y a los órganos rectores de la Organización. La Oficina Jurídica prestó servicios al Comité de Asuntos Constitucionales y Jurídicos (CACJ). Además, la Oficina prestó servicios jurídicos al Programa Mundial de Alimentos (PMA), la Secretaría y la Junta Ejecutiva. Muchas de las actividades de la LEG se relacionaron con asuntos jurídicos internacionales, tales como:

• la negociación y el seguimiento de acuerdos jurídicos internacionales a nivel mundial y regional, así como la prestación de asistencia jurídica para su aplicación;
• las relaciones con los gobiernos anfitriones por lo que se refiere a la Sede, las Representaciones de la FAO y las Oficinas Regionales y Subregionales de la FAO;
• las relaciones con los gobiernos e instituciones internacionales, incluida la redacción de acuerdos bilaterales, notas verbales y otros instrumentos afines;
• el desempeño de las funciones del Director General como depositario de una serie de tratados internacionales;
• la representación de la FAO en procedimientos judiciales y soluciones de controversias y, en particular, la tramitación de causas ante el Tribunal Administrativo de la Organización Internacional del Trabajo (OIT); y
• los aspectos jurídicos de los servicios de personal.

303.     Durante el bienio se prestó particular atención a:

• la prestación de servicios a la Comisión Interina de Medidas Fitosanitarias, incluidos los aspectos jurídicos de las normas fitosanitarias y la protección correspondiente de la propiedad intelectual;
• la prestación de servicios a la Comisión del Codex Alimentarius, con especial atención a la admisión de organizaciones regionales de integración económica, así como en otras cuestiones jurídicas conexas, y la participación en el Comité del Codex sobre Principios Generales;
• el seguimiento de los aspectos jurídicos de la conservación y la utilización sostenible de los recursos genéticos para la alimentación y la agricultura, incluidos los trabajos relacionados con el Tratado Internacional sobre los Recursos Fitogenéticos para la Alimentación y la Agricultura, el ulterior desarrollo de la red internacional de bancos de semillas y la negociación de un acuerdo para el establecimiento de un fondo destinado a apoyar la labor del Tratado;
• la asistencia en la negociación y la aprobación del acuerdo concertado entre la FAO y la Oficina Internacional de Epizootias (OIE), y el Acuerdo de Cooperación con la Organización Internacional para el Desarrollo de la Pesca en Europa Oriental y Central (EUROFISH);
• la asistencia jurídica con relación a los convenios constitutivos y el funcionamiento de las organizaciones regionales de ordenación pesquera de la FAO, tales como el Comité de Pesca para el Atlántico Centro-Oriental (CPACO), la Comisión de Pesca para Asia-Pacífico (CPAP), y la Comisión del Atún para el Océano Índico (IOTC); y
• la participación de la Comunidad Europea (CE) en los órganos y los acuerdos establecidos en virtud de la Constitución de la FAO;

304.     La Oficina Jurídica proporcionó también orientación y servicios sobre determinadas cuestiones interdepartamentales, en particular en lo relativo al derecho a la alimentación, y continuó ayudando a más de 15 comités internos, y a varios grupos de trabajo interdepartamentales (ONG/OSC, Marco Estratégico, Biotecnología, etc.), así como al Cuadro de expertos eminentes sobre la ética en la alimentación y la agricultura.

305.     En este programa la OCD tiene la responsabilidad de asegurar la coordinación entre la Sede y las oficinas descentralizadas. Sobre otras actividades de la OCD se informa en el Programa principal 3.4 y el programa 3.5.3. Este programa se ocupa de:

• la formulación y el seguimiento de la política de descentralización de la Organización y la prestación de apoyo y presentación de informes al respecto;
• la coordinación de las funciones operacionales de los Representantes de la FAO con las dependencias del Departamento de Cooperación Técnica y de sus funciones del Programa Ordinario con los departamentos técnicos;
• la supervisión general de las oficinas descentralizadas, incluidos la orientación general y el fortalecimiento progresivo de los sistemas y procedimientos de programación, la presentación de informes y el seguimiento aplicables a las oficinas descentralizadas, lo que supuso la preparación de unas 360 cartas sobre gestión, el examen de 120 informes anuales de los FAOR y la publicación de ocho boletines de la OCD;
• el seguimiento de la organización de las Conferencias Regionales de la FAO por parte de las Oficinas Regionales; y
• la gestión del servicio en pequeña escala (200 peticiones cada dos años), que permite a los FAOR responder a necesidades urgentes a corto plazo mediante la utilización de consultores locales.

Coordinación entre organismos

306.     La Dependencia de Relaciones con el Sistema de las Naciones Unidas (SADN) siguió proporcionando asesoramiento en materia de políticas sobre las cuestiones relativas a la coordinación entre organismos, tanto a la Oficina del Director General como a los departamentos y dependencias que contribuyen a la formulación de las disposiciones de coordinación y cooperación de todo el sistema de las Naciones Unidas. La Dependencia prepara la participación del Director General en las reuniones de la Junta de los jefes ejecutivos del sistema de las Naciones Unidas para la coordinación (CEB), que agrupa a los jefes ejecutivos de las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas, incluidas la OMC y las instituciones de Bretton Woods. La SADN representa a la FAO en las reuniones de la CEB, y se ocupa de la preparación y el seguimiento de esas reuniones.

307.     Además, la Dependencia siguió representando a la Organización en las reuniones del Comité de Alto Nivel sobre Programas, principal órgano preparatorio de la CBE. Dado que el Grupo de las Naciones Unidas para el Desarrollo (GNUD), que presta apoyo a la coordinación en los países, se ocupa cada vez más de las cuestiones de política; la SADN hizo un seguimiento de las reuniones del GNUD, en estrecha cooperación con el Departamento de Cooperación Técnica, para asegurar la coherencia de las posiciones de la FAO.

Asesoramiento sobre políticas acerca de cuestiones relativas al sistema de las Naciones Unidas de interés para la FAO

308.     Durante 2002 y 2003 se produjo un incremento generalizado del asesoramiento facilitado con relación a las cuestiones sobre políticas del sistema de las Naciones Unidas, en respuesta a una creciente demanda de información sobre la forma en que las actividades de la FAO se encuadran dentro del marco más amplio de las políticas y actividades prioritarias de las Naciones Unidas (objetivos de desarrollo del Milenio, reformas de las Naciones Unidas, VIH/SIDA y seguridad alimentaria), y sobre cómo éstas podrían contribuir a configurar las iniciativas de la FAO, como el Programa de lucha contra el hambre y la Alianza Internacional contra el Hambre, entre otras (Cuadro 1.3-1). La SADN facilitó o coordinó respuestas a solicitudes externas de contribución de la FAO, principalmente a informes y actividades del sistema de las Naciones Unidas en particular a los informes anuales del Secretario General a la Asamblea General, así como al Consejo Económico y Social (ECOSOC) sobre una amplia gama de cuestiones.

Documentación y reuniones del sistema de las Naciones Unidas

309.     La dependencia facilitó y coordinó la representación de la FAO en reuniones externas convocadas por organismos del sistema de las Naciones Unidas, con vistas a aplicar la política de la FAO con respecto a la asistencia a reuniones externas de las Naciones Unidas, para así asegurar la utilización óptima de los fondos para viajes y un enfoque coordinado para la representación (véase el Cuadro 1.3-2). A lo largo del bienio anterior el número de invitaciones a reuniones nuevas disminuyó en un 19 por ciento y se asistió a un 14 por ciento menos de reuniones nuevas.

310.     La recuperación electrónica, distribución y almacenamiento de documentación del sistema de las Naciones Unidas son funciones continuas del Centro de Documentos y Referencias de la SADN, el cual responde a solicitudes internas de documentos. Desde mayo de 1999, en que se introdujo el Sistema de Disco Óptico de las Naciones Unidas, los documentos y publicaciones del sistema de las Naciones Unidas pertinentes para la FAO se descargan electrónicamente y se transmiten por correo electrónico a los puntos de contacto de la FAO, incluidas las oficinas externas. Se examinan también los despachos electrónicos de noticias relacionadas con las Naciones Unidas y las que tienen interés para la FAO se distribuyen diariamente al personal interesado.

311.     Este programa se ocupa también del presupuesto para las "Aportaciones a mecanismos de coordinación entre organismos", que incluye la participación de la FAO en el costo de organismos como la Fuerza de Mantenimiento de la Paz de las Naciones Unidas, el Comité de Alto Nivel del CEB, la Dependencia Común de Inspección (DCI) y la Oficina del Coordinador de Asuntos de Seguridad de las Naciones Unidas (UNSECOORD).

Oficina encargada del seguimiento de la Cumbre Mundial sobre la Alimentación

312.     Esta Oficina promovió y supervisó, en colaboración con departamentos de la FAO y los organismos con sede en Roma, el establecimiento y funcionamiento de la Alianza Internacional contra el Hambre (AICH) a nivel nacional y mundial. La AICH es fruto de una iniciativa reciente coherente con la Declaración de la Cumbre Mundial sobre la Alimentación: cinco años después. En cooperación con varias dependencias de la FAO, la Oficina preparó documentación y comunicaciones para la celebración del Día Mundial de la Alimentación 2003 sobre el tema “Trabajar unidos en pro de la Alianza Internacional contra el Hambre”. Se distribuyeron folletos y comunicaciones especiales a los funcionarios y organizaciones de los países, y se les pidió que examinaran la posibilidad de establecer alianzas nacionales.

313.     La Oficina ha organizado conjuntamente con los organismos con sede en Roma, incluido el Instituto Internacional de Recursos Fitogenéticos (IPGRI) y organizaciones no gubernamentales, un Grupo de Trabajo de la AICH, dando un renovado impulso a su colaboración y cooperación.

314.     Este programa abarca las Oficinas de Enlace con las Naciones Unidas (LONY en Nueva York y LOGE en Ginebra); la Oficina para América del Norte (LOWA en Washington, DC); la Oficina con la Unión Europea y Bélgica (LOBR en Bruselas); y la Oficina con el Japón (LOJA en Yokohama). LONY y LOGE prestaron asistencia a la adopción de decisiones en la Sede de la FAO de la siguiente manera: siguiendo las novedades del sistema de las Naciones Unidas y representando a la Organización en las reuniones intergubernamentales e interinstitucionales en sus respectivas ciudades; ayudando al mantenimiento de contactos con instituciones intergubernamentales, no gubernamentales y privadas; colaborando con las actividades de información al público y de relaciones públicas en general, incluidas las solicitudes de información; y organizando sesiones informativas para los funcionarios de la FAO en visita. LOWA, LOBR y LOJA siguieron prestando asistencia a la Sede de la FAO en la formulación y aplicación de políticas y en el mantenimiento de la comunicación y cooperación con los gobiernos y las organizaciones locales en sus respectivas ciudades.