PC 93/9-FC 109/14 c)


计划委员会

第九十三届会议

2005年5月9-13日,罗马

关于联合检查组
建议落实情况的报告

概 要

1. 现将与粮农组织有直接利益关系的联合检查组报告,加上总干事的意见(以及联合国系统行政首长协调委员会的意见,如果可行而且适用的话)提交给委员会审议。各委员会将忆及,2002年采用了总干事的增强型意见表以及更加系统方法,以便报告根据联合检查组的建议而采取的后续行动。

2. 本报告将秘书处处理那些建议的后续行动制成了表格,粮农组织已批准了由各委员会2003年审议的8份联合检查组报告中所提的建议(有的做了修改,有的没有修改)。希望各委员会都关注本文件。

文件范围

3. 本文向各委员会介绍了2003年各委员会审议的8份联合检查组报告中所涉及的有关建议的落实情况,具体如下1

标题

联合检查组参考号

理事会参考号

计划委员会和/或财务委员会会议

与联合国系统各组织预算外活动有关的支持费用

2002/3

CL 124/INF/10

2003年5月

审查联合国粮食及农业组织的管理

2002/8

CL 124/INF/14

2003年5月和9月

将与水有关的技术合作项目扩大到最终受益者:缩小联合国系统规范和执行活动之间的差距(非洲两个国家的案例研究)

2002/4

CL 124/INF/11

2003年9月

联合国系统内部的司法改革:
向高一级申诉的备选办法

2002/5

CL 125/INF/12

2003年9月

联合国系统生利事业

2002/6

CL 125/INF/13

2003年9月

联合国系统各组织的信息管理:管理信息系统

2002/9

CL 125/INF/15

2003年9月

评价联合国系统在东帝汶的反应:协调和效率

2002/10

CL 125/INF/16

2003年9月

在联合国系统中实施多语言使用

2002/11

CL 125/INF/14

2003年9月

4. 当然,对上述每份报告来说,本文仅涉及一些建议

  1. 这些建议被视为是与粮农组织有关的(而且是针对法律机构或行政首长提出的);
  2. 这些建议全部由各委员会批准或作了部分修改;
  3. 这些建议可作为开展潜在后续行动的标志。

5. 鉴于粮农组织行政管理及管理报告特别重要,该报告内容比较深刻,附件介绍了全面的后续行动信息。

联合检查组/报告2002/3:报告与联合国系统各组织预算外活动有关的支持费用

建议(附原文号)

落实情况

4

立法机构希望考虑,在资源状况是混合型的以及分设特别捐赠人的帐户是不可能的情况下,应允许联合国各组织保留用于多方援助者活动的预算外资源所获的利息,他们想作出决定,认为这笔收入应用于减少预算外的支持费用,而且应就这种利息收入与支持费率之间的关系向立法结构做出合适的报告。

仅从实际出发,可以支持该建议,从概念上讲,支持项目的费用与从项目余额中获利息的程度之间不存在逻辑上的关系。粮农组织实施这样的建议取决于捐赠人的接受程度,而且是在个案的基础上进行的。总的来讲,粮农组织在保留所得利息用于资助其他活动而不是用它来减少支持费用方面取得较大成功。

5

行政首长应审查适用于各组织的预算外支持费用的立法情况,并向他们的立法机构提出建议,旨在消除法律方面存在的矛盾。

在粮农组织,这方面的任何矛盾都已通过2000 年11月理事会通过的新的支持费用政策得到解决。年度报告向财务委员会介绍了支持费用偿还政策的实施情况。

7

联合国开发计划署执行委员会应审查联合国系统各组织统一间接支持费用的作法,作为联合国开发计划署项目投入和支出部分的实质性费用。联合国开发计划署希望按下列建议9描述的原则修订这一政策。

行政和预算问题咨询委员会(ACABQ)在2004年9月召开的第二届例行会议上审议了联合国开发计划署署长提交的关于联合国开发计划署战略费用管理和成本回收执行情况报告(DP/2004/35)。报告比较详细地介绍了联合国开发计划署成本回收政策方面的情况,包括联合国发展集团(UNDG)资金和计划内成本回收原则与措施的一致。报告不包括改动或大量更改当前成本回收政策的任何建议。

10

在执行根据上述建议9设立的新的预算外支持费用政策和费率时,行政长官应认真地优先考虑这些变化对支持费用收入的影响,以确保大部分与支持预算外活动有关的费用不会成为核心资源。通过采取更有效的行政服务,原则上可以弥补因降低支持费率而导致任何支持费收入的减少。

每年都要通过“费用测算调查”监督支持费用的多少。对收入也做了认真监督并严格按照粮农组织的支持费用政策,批准减少项目支持费用比例,如果它们涉及到那些要求较低的运行和行政管理支持的活动和/或具有这样的实施形式。但是应该认识到,由“正常预算”(即核心资源)资助的支持费用净额随时间的不同而异,这是多种因素引起的(如各种服务的权力下放)。此外,同一时期往往也不都进行补偿。

11

联合国系统行政首脑协调委员会(CEB)应确保监督设立支持费用政策的过程,并定期准备和散发有关此类政策的比较报告。报告的结果应由合适的CEB机构和行政首脑在可能的程度上,以协调支持费用政策原则的态度进行审查;其后,由行政首脑报告他们各自的立法机构。

基于这一建议,特别根据各组织之间收取的支持费用要更加协调一致的要求,高级管理委员会财务预算网成立了一个工作组。由联合国教育科学和文化组织领导、粮农组织积极参与的工作组召开了两次会议,向2004年2月25-27日召开的网络会议做了汇报。执行机构同意:1)支持费用回收原则的通用定义;2)协调一致的目标并不应是要联合国各个机构都采取统一的计划支持费用或回收比例,应充分认识到,后者具有不同的要求、资助模式、组织和操作结构;3)费用分类的通用定义,包括各类直接费用、固定和可变费用;4)费用回收一般可用于可变的间接费用。

12

立法机构应继续监督整个行政开支和其他支持开支情况,并审查它们在联合国系统各组织预算中的构成情况。这样做的结果,使成员国确信在核心预算中,行政和其他支持要求的比例在整个核心资源中没有增加。

监督工作已经开始。监督结果通常以两年一次的计划报告向粮农组织理事会汇报。

联合检查组/报告2002/4:将与水有关的技术合作项目扩大到最终受益者:
缩小联合国系统规范和执行活动之间的差距(非洲两个国家的案例研究)

建议(附原文号)

落实情况

1

联合国系统行政首长协调委员会应要求行政协调委员会/水资源小组委员会建立由联合国组织已执行或资助的与水相关的技术合作项目的数据库。该数据库可按主题或地理区域分类,应由小组委员会秘书处维护和更新。它应特别包括有关所列项目的目标、性质和活动、在受援国的活动地区以及目标最终受益者的信息。

在整个系统范围内好像没有采取任何行动。粮农组织已与其他机构一道在起草世界水资源开发报告,包括编写水资源数据库。

2

联合国系统行政首长协调委员会应通过其成员的共同安排,要求行政协调委员会/水资源小组委员会制定联合国水领域的开发和管理项目的通用综合准则。该准则应尽可能将水项目的跨领域内容与在国家层次上加强机构间合作的目标结合起来。特别是也应该确保把与21 世纪议程的有关目标和活动贯穿在水项目的整个环节中。

“联合国水资源”会议于2004年9月18日至10月1日在粮农组织总部召开,最后确定了职责范围,并讨论了主题行动计划。

3

行政首长协调委员会应要求行政协调委员会/水资源小组委员会着手建立其网址。除其他信息外,该网址应提供小组委员会会议及有关讨论的信息,为上述建议1 和2 要求创建的数据库和准则提供链接,也应为由联合国组织和/或其它捐助者执行的水项目提供共享这些经验、教训和管理规范及合作和辅助行动的手段。

上面所提及的联合国水资源会议建议建立一个因特网站,以加强活动的显示度。

4

行政首长协调委员会应要求行政协调委员会/水资源小组委员会在其会议安排部分时间研究业务问题,包括:为在设计阶段能更好地形成合力和互补而对计划/项目进行早期宣传和倡议;在国家层次讨论涉及若干联合国组织的具体业务问题;对下文建议7 涉及的联合国某些水问题业务委员会向行政协调委员会/水资源小组委员会提出的政策或业务问题进行讨论;讨论小组委员会提出的联合计划/项目并采取后续行动;针对某些国家的紧急情况或水方面的主要问题探讨采取共同行动。由于各组织对其参与小组委员会会议所划拨的资源有限,行政首长协调委员会应鼓励行政协调委员会/水资源小组委员会更广泛地应用现代通讯技术,以便吸收很多的技术顾问在会议期间参与业务问题的讨论。

联合国水资源会议还讨论了在国家和地区一级实施行动计划要加强协同和做到前后一致。提出了在国家一级利用网络传播信息和监督特别行动/计划的建议。

5

行政首长协调委员会应加强行政协调委员会/水资源小组委员会的资源和技术能力,包括通过设置一或两个专职专业职位的方式。这个(些)职位应由在水资源和信息技术领域有技术经验的人担任,以使小组委员会秘书处能更有效地履行自身职能,并使其能够进行建议1-4 中说明的新活动。这些职位的经费可通过行政首长协调委员会参与该小组委员会的成员协商共同承担,也可从外部寻求。2

尽管联合国水资源管理机制力图尽最大可能达到规定的要求,但好像没有根据那些路线采取行动。

7

与上述建议6相关3,作为在水部门具体落实该建议的手段,联合国大会可通过可持续发展委员会及联合国经济及社会理事会,要求联合国常驻协调员酌情成立业务性水委员会,由参与该国与水相关项目的联合国组织参加,由其在国家办公室的高级水专家作为代表。联合国大会也可以通过可持续发展委员会及经济及社会理事会,建议特别赋予这些委员会下列职能:加强成员之间的协调/合作及经验交流;在其国家计划/项目间挖掘协同和互补的潜力;制定协调一致的针对有关国家当局及参与该国水部门工作的捐助者和其它非联合国机构联合国工作方法;实施和监督国家层次上的其它机构间活动,包括建议8-10中涉及的工作;需要时作为与行动协调委员会/水资源小组委员会的对话者,并酌情推广和讨论后者有关决定的实施方法。

粮农组织已准备参加在这方面的具体计划(见上面)。

8

联合国大会可以通过可持续发展委员会及联合国经济及社会理事会要求联合国常驻协调员确保参与与水有关项目的联合国组织酌情在实地协调其参与式方法和信息-教育-通讯技术,确保上述建议7要求成立的业务性水委员会推动和监督这些工作,包括通过成员间交换信息和经验、召开为同一或类似社区服务的非联合国机构参加的研讨会和其它共同论坛。

见上面建议4。

联合检查组/报告2002/5:联合国系统内部的司法管理的改革:向高一级申诉的备选办法

建议(附原文号)

落实情况

2a)

加强各组织的非正式调解、调停和谈判能力。应鼓励尚未建立独立的中央监察职能的每个组织这样去做,行政首长经与职工代表协调,可指定一名高层官员来履行这一职能,任期五年,不可连任。在每个主要工作地点,都应有一人或一个小组在监察员的全面指导和监督下,兼职履行非正式的调解、调停和谈判职能,以补充这一职能。

在一年试验的基础上,决定从2005年1月开始用调解方法作为一种替代的争议解决程序。这一程序将把双方同意的争议解决方法纳入内部资源程序内。鉴于这是一个新的调解程序,而且在这之前,评估工作都是根据在试验期所完成的工作进行的,在这个时候设立中心监察职能来提供非正式调解可能是个重复。

4b)

发表年度报告,其中载有资料摘要,说明联合申诉委员会、联合纪律委员会和类似咨询机构听询的案件的数目和性质,并载有关于这些案件处理情况的一般统计数字;对案件的诉讼过程应保守机密。

已采取适当措施,拟于2005年第一季度末发表2004年年度报告。

联合检查组/报告2002/6:联合国系统的盈利事业

建议(附原文号)

落实情况

7

增加来自出版物的收入

还没有这样做的各组织,其行政负责人应当致力于增加来自出版物的收入,可通过提高各自出版物计划的清晰度 —— 就预算和人员配置而言 —— 来做到,同时也对本报告提及的最佳作法予以考虑,特别是采用以下措施:

a) 实现免费分发的出版物(包括免费英特网访问)与交费分发的出版物之间在更大程度上的合宜平衡,由各组织自行决定;

b) 进一步扩大营销业务的地理覆盖面;

c) 扩大对低成本版本翻译和翻印的许可权的支持范围,特别是在发展中国家;

d) 在法兰克福年度书籍交易会的范围内,在更为正规的基础上和在不同的任职地点,举行出版物计划负责人的现行非正式机构间会议;这些会议的重点是分享发行和营销活动的最佳作法,包括与合作发行活动有关的成本和特许权的问题;

e) 酌情设立如本报告所概述的共同印刷服务,尤其是为了组合有限的资源,来提高印刷厂的能力和技术水平,从而完成高质量或特殊的印刷任务,而这类印刷任务现在通常是借助外部商业印刷厂资源来完成的(第103段)。

有关每项子建议

a) 目前正在讨论关于减少粮农组织出版物的配额和部门免费赠阅的问题,这是寻求节约措施的一部分。如果各国政府能够接受,将及时地把这些方案呈交给粮农组织管理机构。

b) 可能已经注意到,粮农组织在世界上73个国家拥有107个销售代理商。另外,粮农组织的出版物可通过常规书店、粮农组织代表处以及直接从粮农组织的网站上订购。

c) 积极提倡出版物的标题采用非官方语言。粮农组织也允许发展中国家享有低价再版原语言出版物的权利。

d) 粮农组织鼓励利用一切机会交流整个系统内所有出版活动的信息,并参加机构间的会议。

e) 驻罗马的国际组织都有正规的出版和印刷合同。鉴于各机构间出版计划的范围和性质差异很大,目前还不宜采用相同的服务。

11

科学和技术的研究与发展(研发)

行政首长协调委员会应当设立一个包括世界知识产权组织在内的特别工作组,以便制定一项关于专利的共同科技政策。这项政策应当以1982年5月12日世界卫生大会通过的关于专利政策的第WHA35.14 号决议为模式,其目的应当是鼓励各组织进一步加强其在支持全球社会经济发展目标方面的科技研发活动。设立这样一个特别工作组,也是为了更加广泛而系统地利用获得的专利权进行创收及获取收益,以便进一步发展研发活动。这些活动可能要求一些组织制定权力下放的、资金自筹的研发计划(第117-121段)。

迄今为止,这件事似乎已不可能在行政首长协调委员会的机构中进行讨论。如果开展机构间的研究以符合建议的精神,粮农组织随时可以参加,尽管其很复杂。毫无疑问,十分重要因素的是牢记世界卫生组织的经验。

12

实质性培训和公共授课

a) 各组织的行政负责人应当考虑为非国营企业活动者扩大或建立实质性培训和公共授课计划,该类计划应当建立在免费的基础上,以便促进与社会团体的政策性和技术性的对话;

b) 通过与授予学分的教育机构合作,或者不与这类教育机构合作,一些组织想在英特网上提供收费的课程,要不然就是提供与其核心权限有关的科目的课程。这种作法的潜力与成本效益也应当加以研究(第121-123段)。

在特定基础上,可以考虑这些安排,其中潜在的要求可证明这些安排的合理性。

13

加强营销功能

行政负责人应当采取以下措施,来确保各自组织盈利事业的营销功能得以加强:

a) 定期进行市场调查研究,特别是出版物的市场调查研究,视各项生利事业的情况而定;

b) 除了在发展中国家实行价格折扣以外,生利事业的定价应当以标高价格法为指导。同时,有待考虑的成本中应当包括有关事业单位的直接费用和管理费用的成本因素,以下面(c)项的要求为准;

c) 在线数据库的订费应当以价值-价格法为指导,因为这种办法考虑了在线数据库普遍的专用性、需求潜力以及有关各类用户的收入分类;有利于用户群的收费折扣政策应当加以协调;机构用户和个人用户的收费率应当有差别;

d) 进一步加强分发和销售服务的合作战略和机制,特别是出版物和礼品的这种合作战略和机制,包括在自愿的基础上交叉销售彼此的产品,同时扩大发展中国家的营销网络。为此,可充分利用联合国系统的各实地办事处(第124-127段)。

有关每个子建议:

a) 联合国交流合作委员会(CCC)批准了这类市场研究的原则,在经费许可的情况下,发起单位与出版管理处之间正在特定的基础上开展合作。

b) 粮农组织对其出版物的定价采用了加价政策,旨在补偿印刷和销售费用。

c) 大型在线统计数据库FAOSTAT已在此基础上定价,单位和个人用户有所不同,必要时,对有些特殊用户群体可采取打折或免费获取。类似的定价政策也适用于其他电子产品,如CD-ROMs。

d) 这类合作安排已是粮农组织销售和营销战略的一部分。粮农组织可酌情与联合国其他机构一道交叉销售相关出版物,包括在世界各地举办的展览会上。正如上面7 b)所述,粮农组织已在发达国家和发展中国家建立了广泛的销售代理商网络,并且利用自己的区域、亚区域和国家各级办事处网络所提供的便利条件来解决出版物的销售问题。这在不易获得可兑换货币的国家特别有价值,因为他们可以向粮农组织驻当地办事处付款。

联合检查组/报告2002/9:联合国系统各组织的信息管理:管理信息系统

建议(附原文号)

落实情况

4

从提高信息管理系统所涉及经费的透明度和可比性的观点出发,联合国秘书长作为联合国系统行政首长协调委员会的主席,应该要求联合国系统行政首长协调委员会/管理问题高级别委员会建立一个标准的经费分类制度,用于评估联合国系统各组织执行信息管理系统项目的费用,并且通过各组织的行政首长向各组织主管立法机构提出报告(第42-44段)。

2004年5月,曾要求粮农组织领导联合国系统信息及通讯技术(ICT)管理人员工作组制定一份共同的信息及通讯技术战略。本战略于2004年8月最后定稿,其中包括一个完整的章程和15个大的行动计划。战略已获高层计划委员会(HLCP)、管理问题高级别委员会和行政首长协调委员会批准,2005年4月,管理问题高级别委员会将讨论实施方案。

战略的章程强调,联合国系统必须为“发展信息及通讯技术投资建议的业务及为信息及通讯技术项目的成本核算制定通用标准和指南。”

战略计划5包括联合国所有组织采用标准方法起草建议和进行成本计算的各种机会。该计划建议,联合国所有组织应采取最佳操作规范为信息系统和信息与通讯技术的投资设计投资回报,用通用模板描述每项投资的业务情况。

5

为了加强联合国系统各组织之间在设计和应用信息管理系统方面的合作与协调,避免重复建设和投资,联合国秘书长作为联合国系统行政首长协调委员会的主席,应要求联合国系统行政首长协调委员会/管理问题高级别委员会如下(第4、40、41、45-47段):

(1) 加强对此事的协调并考虑以下方案:

(a) 在其职责性质上具有共性1和/或对支持功能具有类似要求的机构中,可以联合设计和/或联合应用有关的信息管理系统(例如:工资管理程序、会计、人力资源管理以及一般服务);

(b) 与联合国系统的其它组织共享服务;

(c) 向其它组织外包共同支持职能;

(d) 由已经开发了企业资源规划系统的机构向其它联合国系统组织实施应用系统托管

服务;和/或

(e) 尽可能提高对国际计算中心的利用。

(2) 通过各机构的行政首长就此事向主管立法机构提出报告,供审议和采取适当的行动。

上述联合国系统信息及通讯技术战略还认识到下列活动的必要性:

· 利用采购和管理信息及通讯技术服务设施及基础设施的机会来达到有效节支的目的;

· 在联合国系统内要求相同或近似的领域,为各机构共享计算机应用软件而创造机会。

战略计划2(服务设施的采购)研究了许多当前独立的、以机构为基础的信息及通讯技术支持服务由西欧和北美成本高的地方转移到成本较低的地区的机会。这说明如果把这种转移与共享的服务设施结合起来,如国际计算中心,特别是如果这个共享的服务设施也是由成本较低的地区提供的话,这样可以节余更多。

战略计划9(“通用”软件办法)包括在需求相同或近似的地方可共用单一的解决办法,并指出,这些共同的解决办法可以由国际计算中心来操作。

在粮农组织内,与国际劳工组织在实施Oracle企业资源规划系统包方面有着密切的合作,包括交流信息、经验和资源,如由粮农组织到国际劳工组织的、以成果为依据的预算编制系统和Oracle财务软件实施领域,由国际劳工组织到粮农组织的Oracle人力资源管理系统的实施领域。

粮农组织还将继续与驻罗马的机构共享一些服务,最近,粮农组织将国际计算中心主机操作系统进行了外包。如果需要新的信息技术服务或当前的服务工作已期满,那么,这一标准程序就可核实国际计算中心是否可以提供这些服务。

另外,粮农组织正在协调建立一个联合国Oracle特殊兴趣小组,有关参加的通知已发往其他组织。待Oracle企业资源规划系统在国际劳工组织实施后,将组织召开第一次会议,以便从他们的经验中吸取益处。

联合检查组/报告2002/10:评价联合国系统在东帝汶的反应:协调和效率

建议(附原文号)

落实情况

1

秘书长应要求担任机构间常设委员会(机构间常委会)主席的紧急救济协调员编写一份《谁做什么?》的联合国紧急情况手册。要实现这项任务,机构间常委会应设法决定联合国各机构、基金和方案在紧急情况下的明确分工。这种分工应以它们的相对优势为出发点,考虑到每个组织在紧急情况中所能作出的贡献。手册还应确保分工与各组织执行指派给它的特定活动的应急能力相称,这样分工之后,机构间常委会就能成为一个论坛,而在论坛里大家可以交流意见,分享情报,看清楚各成员内部可用于应急的最佳机构做法。

联合国紧急救济协调员Egeland先生已要求他的同事Yvette Stevens女士通过机构间常委会工作组负责“全球人道主义反应能力评估”磋商会,联合国人道主义事务协调办公室政策科提供技术支持,尤其是确定对这一程序的外部支持。粮农组织积极参加了机构间常委会正在进行的、本建议所强调的有关问题的讨论。

2

秘书长应要求担任常设委员会主席的紧急救济协调员加强常设委员会预警和应急规划的职能。在这方面,常设委员会通过其现设的应急规划参考小组应考虑采取措施,改善常设委员会成员之间的联系和信息交流,确保相互间有系统地交换对紧急情况的评价。每个组织也应提高其本身在各自活动领域里评价紧急情况和规划的能力。关于这一点,人道协调厅应特别注意设法加强它的分析能力,以便发挥适当的领导作用,及时拟定统一的应急计划。

见上一点。

3

秘书长应要求紧急救济协调员作为机构间常设委员会的主席拟定一份组织间协调结构的样板。这份样板应用上文所建议的《谁做什么?》手册作为指导,碰到紧急情况时即可正式付诸行动。

见上一点。

5

各参与组织的立法部门可鼓励各自的行政首长多加利用联合呼吁程序作为规划和编制方案的工具,加强其组织实现这些目标的能力,以机构间常设委员会内正在进行的努力为框架,加强联合呼吁程序作为战略规划和协调的工具。

粮农组织充分利用联合呼吁程序作为计划的规划和编制方案的工具,用于制定和实施其紧急情况计划和早期恢复计划。

6

那些参与组织的立法部门,如果尚未这样做,或愿提供资助,在各自组织内设置一笔应急循环基金。

2004年4月建立了紧急情况和恢复活动特别基金,正如2004年9月向财务委员会所汇报(FC108/9)。2004年9月,粮农组织理事会已注意到紧急情况和恢复活动特别基金扩大的范围和资助水平(“对紧急情况和恢复活动的预先供资”- CL127/22)。

联合检查组/报告2002/11:在联合国系统中实施多语言使用

建议(附原文号)

落实情况

2

作为语言使用报告的一部分,行政负责人应当向其管理机构提交有关秘书处工作中语言使用状况的信息,说明如下内容:

a) 建立一个有利环境、促进严格执行有关法定工作语言使用规则所必需的条件,

包括可用的数据库和研究工具;

b) 说明是否掌握实际工作语言在招聘政策和职业发展方面的意义;

c) 各职能机构为履行公务而使用其他语言的程度以及为此目的可能提供的鼓励措施。

在语言政策框架内的各种计划,均在2002-2003两年期间采取了一些具体的行动,以便增强涉及语言问题的资源和工具,特别是有关术语的数据库和计算机辅助翻译技术。这些工作在2004-2005年仍在进行。但是,分配给这些工作的经费很有限,所得资源和工具不可能完全弥补不同语言间的差距。需要进一步投资才能确保这些发展的可持续性。

另外,递交上来翻译的许多英文会议文件和出版物最初都是由母语并非英语的人员起草的,也没有经过适当校对。应采取进一步的激励措施,鼓励职员用他们最为精通的官方语言撰写,然后要求翻译成其他语言。

4

恳请各秘书处首长询问评估以及/或内部监督机构在2004 年工作计划中包含以下内容:
a )全面详细地说明职员语言技能,一份语言培训项目的评估,评价这些项目对于其所声明目标的促进作用以及一份提交给这些活动管理机构的形式最适合的报告;
b )一份同时在内部和最直接相关的受益国家中进行调查的报告,核实相关部门的语言技能水平没有延误项目的批准和有效实施,特别是在受益国的官方语言不是秘书处通常的工作语言或者不是项目实施官员所掌握的一门语言的情况下。

关于a),这样一个详细说明的概念得到了支持,虽然全面实施这一建议需要将其物化成Oracle人力资源管理系统技能清单的组成部分。

至于b),虽然通过非正式途径收集到一些反馈意见,但要对这样一个综合性问题进行正式调查费用很高,在当前可用的资源范围内根本不可能想象。

5

作为其职责,行政负责人应当开展一项调查,更好地评估用户对于会议和信息发布中不同语言服务的满意程度;该项调查的目标群体不仅应当包括成员国的语言团体、还应包括非政府部门的代表和新闻媒体的授权代表。

当前,并未开展用户对提供给会议的语言服务的满意情况的正式评估。但是,与一些代表和会议秘书处就不同语言的笔译和口译质量进行了一些非正式讨论。对于这些反馈意见均予以了必要的关注。现正在计划以较正式的方法评估用户对语言服务的满意情况。

另外,必须注意的是,粮农组织预算紧缩问题的累积影响已经导致大幅度削减笔译和口译人员,从而带来了这两项服务工作的困难,特别是笔译,难以保证在短期内出优质产品。粮农组织的翻译任务60%靠外部帮助。口译差不多达85%,但专家认为,为了保证质量,外部笔译最多不得超过40%,口译最多不得超过70%。

6

为了保持或提高各组织用各种语言发布的文件的质量和多语言内容:

a )行政负责人应当经常检查工作量以及语言单位的工作条件,采取权限内必要的修正措施,同时向其管理机构提交其他问题,恳请其考虑、指导或者作决定。

b )管理机构希望重新评估其循环文档的需求,并重新考虑有关来自成员国提交文档的现行要求,以便能够帮助秘书处全面减少文档的数量,并及时提交文档。

联合国语言安排、文件和出版物问题机构间会议(语言会议)正致力解决语言部门的工作量问题和工作条件,并提出了相关建议。语言会议报告通常是提交给联合国大会,但一般不提交给联合国系统其他组织的管理机构。

关于b),为了减少文件的印刷数量,目前正在通过网站向管理机构分发粮农组织所有官方语言的会议电子文件。分发清单已被反复访问,为的是尽可能扩大电子分发。

7

立法机构希望:

a )按照已通过的决议和决定,作为一项政策措施,决定将经常预算作为主要资金来源,赞同努力减少目前语言使用方面的不平衡;

b )要求在为未来预算周期作计划时,行政负责人应当通过与成员国适当的磋商,在所提交的预算计划中提出提高多语言使用的预定目标以及基于阶段性工作重点的预期结果,同时应注意各种合作机会和预算外资金来源;

c )要求行政负责人在预算提议中特别表明计划出版物中将使用的语言以及在不同网站上发布信息时使用的语言;而且,应说明这些发表物所用的语言和相关资源跟预期取得的成果相关;

d )监督考虑有关多语言使用的特定报告的进度,或者考虑有关包含相关指标的项目成果报告的进度。根据有关多语言使用的专门报告,或者根据包含相关指标的项目执行报告来监测所取得的进展。

应忆及,自2000-2001两年度以来,计划实体222P5“加强语言覆盖面计划”为支持5个官方语言的基础设施强化建设和克服语言覆盖面长期不足方面提供了主要支持。

还应忆及,制定工作计划和预算草案的指示,明确地提出了要关注粮农组织的语言政策和语言平衡。工作计划和预算及计划实施报告的文件里以及放在网站上的相关数据库均提及使用语言的有关情况。

在支持语言政策方面,最近采取的一些行动包括:在粮农组织的网站上、音像制品和重要的出版物,以及语言培训方面,语言覆盖率更为广泛。电视筹资网站进行了重新设计,而且采用了所有语言,定期地增加新的文章。为了进一步增加粮农组织网站上中文信息量,为此做了专门努力。另外,在一些技术司网站上挑选了一些高端的网页,采用所有语言。

所有进展均由一般事务及新闻司监督,而且如上面所忆及的,将以各种方式进行汇报。

8

行政负责人应当鼓励或继续鼓励其职员,特别是高级职员,更加充分地利用语言能力,使这种能力在工作场所内转换成更易于为人觉察的标志,促进秘书处内的文化改变。

一直在极力鼓励高级人员扩大其语言技能,包括专门安排的培训机会,这项工作还会继续下去。

联合检查组报告2002/8的落实情况:
审查联合国粮食及农业组织的管理

上述联合检查组报告完全集中在粮农组织方面,该报告已于2003年5月提交给计划和财务两个委员会(文件号CL 124/INF/14)。这两个委员会在2003年9月召开的会议上对检查组的建议进行了深入的研究,鉴于两个补充文件:“行动计划”提出了与人力资源管理无关的一些建议(PC 90/6 b),为财务委员会准备的正常“人力资源管理问题进展报告”(FC 104/15)也涉及了联合检查组报告中与人力资源管理范围有关的一些建议。本附件把联合检查组的所有建议集中在一起放在第一栏,并在第2至第4栏复制了在上述“行动计划”和人力资源管理进展报告中于2003年9月向这两个委员会提供的信息。

落实情况的报告列于第5栏,这是最新评估情况。

 

2003年的管理情况

 

建议

已经或正在采取的行动(如适用)

未来拟采取的行动

时间安排(负责单位)

落实情况(2005年2月)

1.总干事应当确保

       

1(a) 继续努力提供准确的业绩指标和目标,明确秘书处能够直接负责的事项;

成果指标是强化后计划模式的组成部分。为了在《2004-2009年中期计划》中收录更为准确的成果指标,已经做了大量工作。

下一个计划周期(自2006-2011年中期计划开始)中,将力争进一步完善成果指标。在2006-2011年中期计划中,以成果为依据的预算编制工作还将扩大到非技术性计划。

在2004-2005年期间,将会大力开展这项工作,但就其性质而言,这是个长期过程。

(由计划、预算和评价办公室领导)

2006-2011年中期计划尽可能完善了一些指标,虽然这是第一次。但在同样的文件中,以成果为依据的预算编制原则已用于非技术性合作计划和技术性合作计划,并有一个全新的实体结构。

建议

已经或正在采取的行动(如适用)

未来拟采取的行动

时间安排(负责单位)

落实情况(2005年2月)

1(b)明确确定各部门业务工作计划中所说明的活动与总体战略目标之间的联系;

技术部门必须说明其计划实体、两年期产出和整体战略目标之间的联系,这是编制工作计划和预算的强制性要求。

将继续开展工作,确定联系并说明原因。通过进一步完善与优先事项的设定有关的方法,加强活动和战略目标间的联系。

持续性的过程,但是在征求计划委员会建议的基础上,应于2004年完成对方法的改进。

(计划、预算和评价办公室和所有相关单位。)

为了确定2006-2011年中期计划制定过程中技术计划的计划实体与战略目标的联系(加上参加者贡献的说明),曾付出很大的努力。

1(c)制定监督和问责机制,确保跨学科行动重点领域(PAIA)的实施。

业已为跨学科行动重点领域小组制定了程序和报告模板,以便进行年度评估并向副总干事汇报所得的成绩。.

根据2003年获取的经验,将在2004-2005年审议现行措施,并予以必要的修改。.

具有持续性,但2004年将会就机制的有效性进行具体评议。

(计划、预算和评价办公室提供总体指导,并制定报告格式。)

所有跨学科行动重点领域 主席首次将整个2002-03两年度期间的实施跨学科行动重点领域的进展报告呈交给副总干事,(性别与发展除外,该领域是个特例,归性别与发展行动计划管理,该计划将把报告呈交给大会)。报告程序已经回到原计划的年度周期, 2005年初呈交的进展报告包括2004年实施情况。计划委员会准备在2005年9月会议上审议与跨学科行动重点领域有关的经验报告。

2.总干事应当通过在总部和区域办事处为管理人员和相关工作人员开展多方面培训课程,确保新的计划编制过程在机构内获得广泛赞同并得以彻底实施。课程将:

       

2(a)强调跨学科方法,以及结果预算制的一般原则;

跨学科方法和更通用的结果预算制的原则是计划编制新模式的核心。业已存在推动性的统一配给,为PAIA提供支持。

《2006-2011年中期计划》将作进一步完善,重点是跨学科工作和结果预算制原则的应用。将会就跨学科性强化战略的实施继续进行方法上的完善。

持续性。

(计划、预算和评价办公室提供概念指导,支持计划编排活动。将会对推动性基金的要求进行评估,从而为PAIA提供支持。)

2006-11年中期计划包括了“处理跨机构问题战略”有关加强跨学科的最新内容。为210S5实体的跨学科行动重点领域制定的具有促进作用的条款正在继续实施。

2(b)培养具体的技能,例如目标和指标的拟定,以及自我评估的技巧。

自计划编制的新模式开始实施以来,业已组织了培训,运用概念上的进步和现有的系统支持。

预计将进一步开展培训,侧重于各部门内能够为同事们提供支持的“顾问人员”。2003-2004年将通过计划、预算和评价办公室为自行评估提供支持,这项工作已有确定的预算外资金。

主要活动在2003-2004年期间开展,但此后还会继续。

(计划、预算和评价办公室负责指导培训)

正如所料,已获得的预算外支持极大地促进了技术计划内自我评估的前期实施。在4个层次上进行了基于结果的预算编制的培训,成为了2004年上半年制定2006-11年中期计划的组成部分:高级官员信息论坛上各位领导的简单介绍;为官员和工作人员进行的中期计划简单介绍(参加者共250人)包括完善指标和战略联系的指南;修订和分发带自助功能的制定计划实体的培训材料,重点指标格式;以及在制定基于结果的实体期间,计划和预算处联系人向非技术和技术合作司提供了方便的支持。

3. 总干事应当:

       

3(a)至少在轮流安排的基础上,邀请区域代表(RR)参与高级管理会议(为此可以考虑采用电视会议);

最近,总干事与各位区域代表举行了一系列的电视会议,讨论了当前关心的问题。.

将继续同区域代表举行电视会议。计划与分区域办事处举办类似电话会议。同时还忆及规范、执行及下放活动协调办公室(OCD)应参与高级管理会议,其明确的职能之一就是审议和汇报区域代表最终关注事项。

频繁程度取决于总部和区域办事处共同关心讨论问题的迫切性。

(总干事办公室和规范、执行及下放活动协调办公室)

作为连续过程,还与区域代表和亚区域代表召开了其他电视会议。

3(b) 酌情考虑如何更广泛、更系统地宣传会议结论。

如果高级管理会议的结论不涉及保密内容,则由与会人员自行向广大工作人员传达。规范、执行及下放活动协调办公室通过季度发行的《OCD公报》向各权力下放办公室传达信息、讨论重点以及在高级管理会议期间所做出的决定。

将会采取同样的办法。

《OCD公报》将继续作为传递这类信息的工具。

同目前状况

(总干事办公室和规范、执行及下放活动协调办公室)

报告未作改动。

4.在授予总部和权力下放办公室的管理人员以权责之时,总干事应当编制一份全面的行动计划,其中包括:

       

4(a)明确划定哪些责任区需要将行政权力留归中央。

各处室的职能说明规定了中央掌握的权利、代表权限和职责。

通过当前的两项研究:对区域办事处的评审和粮农组织驻代表的评审,可能会提出进一步的授权建议,或者工作关系的修订建议。

程序和行政规则的更新是一个不断发展的过程。

(财务司、人力资源管理司)

粮农组织行政管理手册第119部分(涉及授予行政事务权力)已经更新,以反映为简化人事管理所作的决定,以及自2001年以来所公布的有关授予特定权力的一些指示。授予权力的清单已经公布,作为前面所提的手册部分的附件。有关司目前正在对本手册部分的修订版进行最后校对,以便在不久的将来出版。正如以前所报告的,这是一个不断发展的过程而且还会涉及到其他领域,特别是既定计划的实施方面,这将成为粮农组织权力下放的独立评价结果,并于2005年5月提交给计划委员会/财务委员会。

4(b)明确职责分工,清楚说明各中央行政部门之间的沟通渠道,包括财务司(AFF)、人力资源管理司(AFH)、管理和支助司(MSS)以及规范、执行及权力下放活动协调办公室下属管理支助组;

《规范、执行及权力下放活动协调办公室关于责任和关系的通知》阐明了在各组织部门在履行指定职能过程中的职责分工以及指挥系统,特别是:

(a)总部和权力下放办公室的官员和机构实体间的关系;以及(b)权力下放办公室对机构规划和实施活动的参与。

目前正对《规范、执行及权力下放活动协调办公室关于责任和关系的通知》进行修改,以反映移交给粮农组织驻国家代表的执行权力。

2003年10月

(规范、执行及权力下放活动协调办公室)

公布并下发了新版《规范、执行及权力下放活动协调办公室关于责任和关系的通知》。该《通知》尤其反映了移交给粮农组织驻国家代表行动权力新内容。

4(c)透明而全面的问责制;

《2002-2003年工作计划和预算》中有关产出的定义为改善问责制提供了框架

紧密结合业绩管理,充分实施成果模式,将会进一步强化问责制。

在实施《2004-2005年工作计划和预算》的过程中,将进一步发挥成果预算对于加强管理人员问责制的作用。

(计划、预算及评价办公室)

Oracle人力资源管理系统软件的开发包括业绩管理模板,这项工作打算在两年度产出上纳入到本组织计划系统(计划制定、执行报告和评价支持系统)内,这样可以产生必要的责任相关。正如上面所述,在对所有领域应用基于结果的预算编制原则方面也取得了一些进展,而且迄今为止不仅仅是技术计划。

4(d)更新并简化重要行政指示的确切时限。

 

同上

同上

 

5.总干事确保在界定Oracle项目II期系统设计的相关业务要求时,特别是在制定人力资源/薪金模块时,应充分咨询总部以外办事机构的意见。

从2003年区域研讨会报告以及亚洲区域业务处/管理支助组评审期间举行的访谈中已经获取了有用的信息。通过规范、执行及下放活动协调办公室对粮农组织驻国家代表的评审,还将会获取进一步的信息。

将成立一个人力资源用户小组,让粮农组织的用户充分参与Oracle 人力资源管理系统项目。小组成员分别来自技术合作部、规范、执行及下放活动协调办公室、区域办事处和粮农组织驻国家代表。如果适当的话,还可以下设外地分组,解决权力下放办公室的具体要求。

将会采取类似方法,充分评估权力下放办公室对于制定新的外地会计制定的要求。已有一个项目将其考虑在内,项目资金为Oracle项目I期整合的尾款。

将于2003年成立人力资源用户小组,并将在整个项目期间发生效力,项目预计将在2006年年中前完成。

(人力资源管理司/信息系统及技术司负责人力资源管理系统。)

制定新的外地会计制度的项目计划于2003年晚期/2004年早期开始进行。

(财务司/信息系统及技术司负责实地会计制度。)

人力资源用户小组已按计划于2003年成立,并定期举行会议。小组包括区域办事处的代表,小组可以通过规范、执行及下放活动协调办公室与粮农组织区域办事处的有关代表保持联系。与地区办事处组织了电视会议。人力资源用户小组掌握着最新进展情况,并在积极制定人力资源管理要求定义。可从总部和实地办事处直接访问的网站已经建立,可以交流项目进展情况。在更换实地会计系统(FAS)方面也取得了进展。

6.理事会可能希望批准《2004-2009中期计划》中包含的引进资本预算的提案,从而确保有充足而稳定的资金,用于整体行政系统的进一步发展。

财政委员会正在审议相关事项(向委员会2003年5月的会议呈交了一份文件,根据该项建议的精神,提出设立最终融资便利,——注:不仅仅是与整体行政系统有关的要求)。

财政委员会将就此问题继续开展讨论,包括条例的最终变化。

成果和时间安排将取决于财政委员会、理事会和大会成员达成一致意见的进度。不过,2003年9月的财政委员会会议上将会进一步审议该事项。

(计划、预算及评价办公室,并与财务司进行磋商。)

2003年12月,粮农组织大会批准正式设立资本预算基金,使用基金的首批方案已列入2006-11年中期计划,供财务委员会和理事会批准。

建议

已经或正在采取的行动(如适用)

未来拟采取的行动

时间安排(负责单位)

落实情况(2005年2月)

7. 总干事应迅速审议区域办事处的工作范围、授予他们的资源和权力,并考虑:

       

7(a)对过去三年所施行的执行权力下放粮农组织驻国家代表的做法的评估;

由粮农组织的评价处负责,正在开展权力下放的综合评估。

评估结论将首先交由计划委员会,后交由粮农组织理事会予以审议。

对评估的审议很有可能安排在计划委员会2004年9月的会议上。

(评价处,PBEE)

计划委员会和财务委员会在2004年9月召开的会议上审议了权力下放和有关管理方面意见的评估。这两个委员会想在2005年5月再审议这个问题上,并审议秘书处准备的后续实施计划。

7 (e ) 应咨询权力下放办公室,对《关于责任和关系的通知》做出相应的更新、阐释和修订。

通知更新的草案已经递交总部各单位和权力下放办公室,并请他们提出意见。

征求总部各单位和权力下放办公室的意见后,将立即分发修订版。

2003年10月

(规范、执行及下放活动协调办公室)

正如上面忆及的,最新版本已于2004年公布。

8.应当为粮农组织驻国家代表提供充分的人力资源并进行指导,便于他们履行自己的职责,总干事特别应当:

       

8(a)制定标准,说明粮农组织驻国家代表应当具备的能力、技术和经验。

粮农组织手册第118节对粮农组织代表的职能和责任进行了详细说明。以此为基础,根据对教育、经验、能力和技能的最低要求,制定了粮农组织代表职位的标准要求。在2000年9月的联席会议上,已将粮农组织代表的职位基本能力要求通告了计划和财政委员会(文件JM2000/2)。

对粮农组织代表的职能说明进行修订后再次予以了公布,使之包括项目实施过程中的新作用。对粮农组织代表的标准要求也进行了修订,更进一步强调管理/业务技能。

2003年9月

(规范、执行及下放活动协调办公室/人力资源管理司)

粮农组织手册第118节已于2003年11月重新公布,对粮农组织代表的标准要求也进行了修订。粮农组织代表的职位能力要求正在制定。

8(b)确保粮农组织驻国家代表选拔过程的公开和公平,并适当考虑在本组织/联合国系统的工作经验。

符合标准要求的候选人名册已记录多年。

外部和内部候选人均受欢迎,应对申请进行系统性地确认。

名册空缺公告最近已在因特网上公布,预计能吸引更多的候选人。当出现空缺时,将从名册中提取一个备选名单。选拔过程要始终考虑性别和区域平衡。候选人要接受一个资深官员小组的面试和评定,一旦入选,将被提交给东道国政府审批。

该名册正在进行电脑化,以便于保存和使用,并可对候选人进行跟踪。

所有现有和新候选人都将被筛选,如果发现合适人选,便将其放入名册。所有候选人都将收到其是否进入名册的确认信。

名册空缺公告将定期更新。

2003年7月

(规范、执行及下放活动协调办公室)

2003年8-10月(规范、执行及下放活动协调办公室)

每年

(规范、执行及下放活动协调办公室/人力资源管理司)

候选人名册已于2003年实现电脑化管理,并对候选人进行了筛选。从2005年起,粮农组织驻国家代表的岗位已在因特网上公布。

8(c)确保广域网项目的迅速完工

所有可行的互联,服务和设备订单均已下。

2003年6月30日,包括总部在内的53个办事机构已经实现了连接。2003年7月至11月,计划在26个粮农组织驻国家代表和4个外派技术官员(OTO)的住所安装广域网。

.

项目范围内全部83处办事机构实现连接。.

2003年12月

(信息系统及技术司/规范、执行及权力下放活动协调办公室)

到2004年12月31日,粮农组织的78个权利下放点均已被广域网所覆盖,尽管有一个可安装点延期到2005年初安装。一项后续项目就是在2005年用虚拟专用网(VPN)技术连接24个以上的点,虚拟专用网技术特别适用于小型办事处以及由其他组织接待的粮农组织办事处,如在纽约。在所有这些网点上,粮农组织的整个内部网都可以进入,包括联合检查组其他建议中所提到的参考材料。

…以及具有搜索功能的在线行政手册的可利用情况

粮农组织内部网的“操作方式”部分为预算负责人和项目提出人感兴趣的一系列活动提供程序上的指导(例如:如何处理差旅、咨询和决算后费用等项目)。另外,财务司内部网站现在提供有关财务司的信息,以及财务司下属各机构的联系方法。

目前财务司正在开展一个项目,修订现有政策和程序指南,编制新材料以便在财务司内部网站上发布。这些政策和程序指南一旦编制完成,即会予以张贴。

人力资源管理司将会继续调整手册各个章节的版式,并将在内部网上张贴,设置全文搜索功能。

正在进行中

(管理支助处/财务司/行政服务司)

正在进行中,也可参见上述8(c)。

8(d)定期组织粮农组织驻国家代表的区域会议

鉴于成本过高,预算方面存在限制,不可能经常性地召开粮农组织驻国家代表的区域会议。然而,本组织正在恰当地利用下列机制和机会,讨论重要的整体事宜,促进粮农组织驻国家代表之间的交往和信息交流;(a)总部和权力下放机构进行的临时特设技术咨询,邀请多位粮农组织驻国家代表参加,(b)区域或分区域一级举办的培训课程;(c)粮农组织驻国家代表在总部进行情况汇报;(d)信息技术通信的基础设施。

广域网的部署,信息网络国家办事处(COIN)和国家办事处网页的设置,将进一步促进粮农组织驻国家代表之间的横向联系,并方便他们获取组织/区域和分区域信息和知识库。

根据《2004/2005年工作计划和预算》的实际增长预案,已经提议召开四次区域或者分区域一级的研讨会,每次会议有15人参加。

正在进行中

(规范、执行及下放活动协调办公室负责,信息系统及技术司提供支持)

2004-2005年取决于资源的可利用性。

(规范、执行及下放活动协调办公室)

由于已批准的工作计划和预算的预算水平较低,列在2004-2005年资源分配表里的研讨会建议必须减少。规范、执行及下放活动协调办公室将继续利用现有的机制来促进粮农组织区域代表之间的横向联系。

9.理事会可能希望正式确定一套客观标准,决定粮农组织国家代表情况的性质和范围。这些标准不仅应当反映国家的具体需要(以人类发展指标和低收入缺粮国的标准为衡量依据),还应反映粮农组织在国家一级的活动的成本效益。因此,这些标准应当包括:

       

9(a)国家一级可预见的计划和活动的级别;

9(b)运营成本与计划整体资源的比例。

9(c)每个粮农组织驻国家代表预计可获取的预算外资源;

9 (d) 联合国人权委员会系统可以提供的实质性服务和行政服务的性质和程度;

9(e)在国家一级,粮农组织其他合作伙伴开展的活动(例如国家委员会开展的相应活动)的性质和级别。

一旦采用了这些标准,理事会可能会要求总干事对粮农组织的国家网络进行评审,联络处也应当在评审的范围内,同时还要考虑国家通讯员计划的当前评审结果。

向计划委员会和财政委员会2000年9月的联席会议提供了成立国家办事处的通行指导原则(文件JM2000/2)。这些原则包括:(a)成员国的正式请求;(b)东道国对于国家办事处运营成本的分摊以及粮农组织驻国家代表可以不受限制地接洽负责相关业务的部局;(c)技术支持的潜力和要求;以及(d)当地驻有其他联合国或非联合国系统的发展合作伙伴。

未来采取进一步的行动时,计划和财政委员会以及理事会提供的任何指导都会被考虑在内。

 

权力下放的独立评估把国家办事处的覆盖面(和联络办事处的作用)放在显要位置,有关建议已在秘书处起草的后续实施计划中进行了审议。各委员会和理事会的其他任何指导将会得到执行。

10.总干事应当:

     

根据财务委员会对人力资源管理的进展报告的考虑(参见CL 125/4,第77-80段),这件事可能要认真审议,尽管财务委员会还会不断收到定期的进展报告。

10 (a) 成立由人力资源管理专家和计划主管组成的工作小组,在规定期限内为人力资源政策和措施改革编制全面的行动计划;

 

.

(人力资源管理司)

10(b)考虑允许工作人员代表正式参加工作小组,或者至少能够直接接触工作小组。

   

(人力资源管理司)

10(c)适当地每隔一段时间,就恢复与认可的工作人员协会代表进行面谈。

   

人力资源管理司

11. 在短期内为了:

减少过多的职位空缺;

加快招聘过程;

向秘书处提供更多灵活、高效以及反应迅速的工作人员;……

总干事应:

       

11(a)指示人力资源管理司(AFH)以电子和书面形式发布当前所有空缺员额的清单,要求各部门和办事处立即着手招聘所有的空缺员额;

人力资源管理司有一个空缺职位监测系统,该系统定期向高级管理部门报告所有专业职位空缺的情况。因此,另外编制一览表是多余的。

专业职位空缺的比例应由已设职位的平均21%(2002年7月)在2003年12月降低至平均15%。2003年5月,有18%的已设职位空缺。

2003年12月

(各部/人力资源管理司负责监督)

正如对财务和计划两个委员会所陈述的,专业人员的空缺程度已按预期的下降。至2003年12月31日,专业职位的空缺指标应是15%,而实际比例是11%。鉴于已批准的2004-2005年工作和预算计划的影响,空缺比例进一步下降,达到8%,这是多年来粮农组织空缺比例最低的。

11(b)在试点基础上并在总部各部适当的指导和监测下,考虑授权区域代表向区域办公室P-4职以下的固定岗位提名候选人;

将在总部和区域办公室之间开展磋商,以确定为区域办公室在这一前提下对人选进行评估设立适当标准的可行性。

应为人力资源委员会编写分析报告和提出适当建议,供其研究考虑。.

2004年3月

(各部/区域办公室/规范、执行及下放活动协调办公室/人力资源管理司

这个问题会在一些研究中和区域办事处及技术部门的权力下放和职责报告里予以考虑、

11(c) 确保顾问和退休专家不会长期替代正式工作人员,告知理事会过去两个两年期内,将先前某一部门聘用的顾问招募为该部门工作人员的比例;

人力资源管理司已经制订了限制长期使用咨询和退休人员的政策。

人力资源管理司/管理支持处继续监督咨询和退休人员的使用。

正在进行中

(人力资源管理司/管理支持处)

没有其他进展。

11(d)对建立专业人员流动管理体制开展成本利益分析

作为更广泛的职业发展计划的一部分,人力资源管理司将开展一项研究并制订一个有计划的流动试点计划。

职业计划系统将实施:

· 试点部门

· 全体雇员

应进行分析并酌情制定新的政策。

2004年3月

2004年9月

2005年1月

(人力资源管理司)

人力资源管理司就制定一个有计划的流动试点计划进行了初步研究。现在正在对流动政策的方案进行评估,鉴于粮农组织内的流动政策是一个涉及费用的政策, 在将政策方案呈交高级管理部门审议前,要进一步分析最可行的、可以实施的轮换计划,即强制的和非强制的计划。另外,是否应该把焦点集中在一个类别或所有职员身上。与其他人力资源管理政策的结合也将进行研究,如职业发展体系,等等。

12. 为了提高秘书处专业工作人员的性别均衡状况,遵循联合国系统行政长官理事会的政策说明,总干事应当修改手册中工作人员的相关守则和章节,即禁止雇用工作人员的配偶。

人力资源管理司已制定了一份政策草案,先供高级管理层审议,然后再征求雇员代表的意见。.

若磋商后雇员代表认为适宜,将对雇员条例302.409进行修订。

将于2003年12月前与雇员代表审议和讨论该建议。

(人力资源管理司)

工作人员规则302.4.8已做了修改,所以,自2004年4月19日起采用了修订后的政策。

13.理事会可能希望考虑向大会建议修改本组织财务条例,以便限制外聘审计员的任期。

2003年9月的财政委员会会议将审议该文件,其中包括:

· 财政委员会此前对该议题的审议;

· 外聘审计员轮调的利弊;

· 最新法规动态;

· 联合国系统中外聘审计员的轮调措施;

结论和建议。

未来的行动将取决于领导机构的决定。

2003年9月

(助理总干事办公室)

财务委员会在2004年5月召开的会议上讨论了这件事,结论如下:

“…..财务委员会确认外部审计员的聘任以4年(二个两年度)为期是适宜的,可以再延长两年(一个两年度),继这之后,外部审计员的合同必须重新投标。财务委员会还决定,在任何投标过程中,现任外部审计员都可以参加投标。”

1 根据总干事对其新格式的意见,各委员会也审议了联合检查组2001/4报告“加强管理监督作用:关于处理监督报告的结构、工作方法和做法”(CL 123/INF/18)和联合检查组2002/1报告“非政府组织和私营部门以外的民间社会组织参与技术合作活动:联合国系统的经验和前景”(CL 124/INF/18),但对审批今后的后续行动报告没有提出建议。

2 在公布本报告时,这个建议尚未获得批准,不过已经纳入该后续报告。

3 “联合国大会可以通过可持续发展委员会及联合国经济及社会理事会要求联合国常驻协调员利用“可操作的联合国发展援助框架”进程,对现有联合国发展援助框架进行加强和补充。在这一“可操作的框架”下,联合国各组织在全面的国家层次工作及具体的水领域工作中,若在计划/项目设计阶段认为具有可以协作和相互补充的内容,则可以在各自职责内尽可能使其在受援国的计划/项目朝共同干预的方向努力。联合国大会也可以建议通过可持续发展委员会及经济社会理事会在共同选定的某个国家的有这一需要的地区进行共同干预,并通过国家和地方当局及在其它捐助者的帮助下将之作为在国家层次上推广的试点项目/计划。”