CAPITULO 5 DEL PLP: SERVICIOS DE APOYO

PROGRAMA PRINCIPAL 5.1: INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

Resultados del programa

Realizaciones

314. El Programa Principal tiene por objeto informar a un amplio público, que incluye los gobiernos, los asociados técnicos e institucionales, las ONG y el público en general, sobre las principales políticas, programas y actividades de la Organización; mejorar el acceso de los usuarios a la biblioteca de la FAO y a los recursos de la literatura mundial en todos los sectores de la FAO; y difundir las publicaciones y documentos de la Organización. El gasto en exceso de este Programa Principal se debe a la aplicación del marco no financiero para publicaciones y documentos. Se necesitó para ello el costo de 12 puestos de personal y algunos gastos distintos de los de personal relacionados con la gestión de los servicios de imprenta exterior que han de financiarse directamente con este presupuesto, en lugar de cargarlo a otras dependencias, como se hacía en el pasado.

Programa 5.1.1 - Información pública

315. El Programa siguió ayudando a comunicar mensajes generales relacionados con el mandato global de la FAO, así como mensajes específicos relacionados con las prioridades y programas de la Organización y dirigidos a determinados públicos. Se preparó una política de comunicaciones para toda la Organización en consulta con todos los departamentos y estructuras descentralizadas de la FAO. Dicha política constituye ahora el marco para la coordinación y cooperación, a la vez que fomenta la planificación y ejecución participativas y descentralizadas. Se realizó un esfuerzo importante en relación con la CMA, que atrajo la atención de los medios de comunicación mundiales. Como se indica en el Cuadro 5.1-1, esta atención de los medios de comunicación hizo que aumentaran el número de comunicados de prensa, entrevistas, conferencias de prensa, reuniones con periodistas, producciones en audio y vídeo y exposiciones. Entre otros elementos fundamentales, cabe señalar el mejoramiento ulterior del sitio Web de la FAO y la conversión de la revista bimensual Ceres en una publicación electrónica en Internet. Se introdujo una base de datos digital en la biblioteca fotográfica, lo que mejoró mucho la accesibilidad y facilidad de transmisión de imágenes.

Cuadro 5.1-1: Actividades de información pública (indicadores elegidos)

316. Las actividades del Día Mundial de la Alimentación (DMA) de 1996 que culminaron en la Cumbre Mundial sobre la Alimentación (CMA), incluyeron la organización de un concurso literario mundial sobre la CMA, en el que participaron 100 países. A nivel nacional, unos 112 países realizaron actividades de la CMA en 1996 que sirvieron para intensificar la sensibilización del público con respecto a la Cumbre. Se prestó también apoyo para el Foro Internacional de la Juventud, uno de los acontecimientos paralelos celebrados durante la CMA, en el que se reunieron unos 500 jóvenes de unos 130 países. En 1997, se emprendió la iniciativa TeleFood en el marco del DMA y unos 110 países realizaron actividades relacionadas con la CMA.

317. Como parte de la reestructuración de la labor relacionada con la información pública, se estableció una Oficina de Enlace con los Comités Nacionales (GIDN) como punto de contacto para sensibilizar al público y realizar actividades de promoción relacionadas con el seguimiento de la CMA y la supervisión de las actividades de la Campaña Alimentos para Todos, DMA y TeleFood, así como el Programa de Monedas y Medallas.

Programa 5.1.2 - Biblioteca

318. La Biblioteca siguió centrando sus esfuerzos en el acceso a los recursos de información. Sin embargo, como se indica en el Cuadro 5.1-2, se trató de promover que, en lugar de las visitas personales a la Biblioteca y el préstamo de volúmenes impresos, se tendiera a una mayor utilización de los medios electrónicos. La adquisición de recursos informativos, libros y publicaciones periódicas se limitó a las esferas prioritarias de los programas de la FAO y a los recursos de información para la Biblioteca Virtual. Se creó un Servidor de Lista de la Biblioteca para informar a los usuarios sobre las novedades y evolución en los servicios de información. En colaboración con el Consorcio de Bibliotecas de las Naciones Unidas, se modernizó la entrega de información de la Biblioteca Virtual a los ordenadores del personal de la FAO de todo el mundo, proporcionando un acceso rentable a estos recursos de biblioteca. La FAO siguió desempeñando su función de líder en la comunicación de recursos de información como centro coordinador de la Red de Bibliotecas Agrícolas (AGLINET) y promoviendo el aumento de los miembros de AGLINET, que ascendió a 48.

Cuadro 5.1-2: Utilización de la Biblioteca (indicadores elegidos)

Programa 5.1.3 - Publicaciones

319. Se realizó un examen importante de las disposiciones de la FAO sobre publicaciones (documento PC 74/2-FC 84/4 - Sup.1 Propuestas para la aplicación de un nuevo marco financiero para las publicaciones y documentos de la FAO). Los Comités del Programa y de Finanzas aprobaron las propuestas en sus períodos de sesiones de mayo de 1996. Los cambios introducidos para reducir el costo del Programa de Publicaciones de la Organización son: aumentar la proporción de la traducción, edición, composición e imprenta exteriores; reducir la impresión en off-set y utilizar más las técnicas de imprenta que requieren una intervención humana mínima para la imprenta interior; racionalización de la tramitación y el envío de los documentos para su distribución interna y externa; y mejora del producto de la venta de los documentos de la FAO. La reestructuración incluyó la supresión de la Dirección de Publicaciones (GIP) y la transferencia de algunas de sus responsabilidades a otras direcciones, en particular, la Dirección de la Conferencia y del Consejo y de Protocolo (GIC) en lo que respecta a traducción, composición e imprenta interna de la documentación de reuniones y correspondencia; la Dirección de Información (GII) para la edición, autoedición, distribución de la imprenta exterior y ventas; y la Dirección de Servicios Administrativos (AFS) para la distribución interna de los documentos y publicaciones y la distribución externa de la documentación de reuniones. Como consecuencia de la reestructuración, se eliminaron 11 puestos de categoría profesional y 66 de Servicios Generales y se redujeron sensiblemente los costos de las publicaciones. Estas reducciones no se reflejan en el cuadro introductorio del Programa Principal, ya que las consignaciones para documentos y publicaciones están distribuidas entre los distintos programas de la Organización.

320. Se dio la máxima prioridad a las publicaciones para la CMA y su seguimiento. Se hizo lo posible para intensificar la cooperación con las dependencias pertinentes a fin de establecer un depósito central de documentos. Se elaboraron formatos uniformes para la preparación de documentos que se difundieron a todas las dependencias de la Organización. Se facilitaron servicios y expertos en publicaciones para apoyar las estructuras descentralizadas. Como se indica en el Cuadro 5.1-3 el número de publicaciones y el número total de páginas impresas disminuyeron más del 25 por ciento en 1996-97 con respecto a 1994-95, en parte debido a las reducciones presupuestarias, pero también gracias a la política general de centrar los esfuerzos más en la calidad que en la cantidad.

Cuadro 5.1-3: Producción de publicaciones (indicadores elegidos)