1. À sa dernière session, le Comité a demandé qu'un document soit préparé pour sa prochaine session décrivant les mécanismes existants destinés à permettre à la FAO de faire face avec souplesse aux demandes supplémentaires urgentes tout en protégeant l'exécution du Programme de travail approuvé.¹

2. Le présent document résume les mécanismes existants, à l'attention des membres du Comité.

3. Il est rappelé que "les demandes non inscrites au budget" font partie intégrante du travail quotidien de la FAO et ne doivent pas être nécessairement considérées comme extra-ordinaires. En effet, certaines parties du Programme de travail ordinaire sont implicitement destinées à satisfaire ces demandes. Il n'en demeure pas moins que de nouvelles demandes de grande ampleur peuvent être difficiles à absorber, même s'il existe des mécanismes à cet effet.

MÉCANISMES DISPONIBLES

CRÉDITS BUDGÉTAIRES À ALLOUER EN FONCTION DE LA DEMANDE

4. Les parties ci-après des ouvertures de crédits concernant des crédits destinés essentiellement à couvrir des activités entreprises à la demande:

Programme de coopération technique (PCT)

5. Comme il est dit dans le Programme de travail et budget 2000-2001², le Programme de coopération technique répond aux demandes d'assistance technique urgentes ou imprévues des États membres, en étroite collaboration avec les autres composantes du Programme ordinaire. Ses principales caractéristiques sont les suivantes: capacité de répondre aux demandes urgentes, rapidité d'adoption, durée limitée des projets, faibles coûts, orientation pratique, rôle de catalyseur et complémentarité avec les efforts nationaux et les autres sources d'assistance.

Accords de service technique

6. Au sein de chaque programme technique, les divisions peuvent planifier les ressources au titre d'accords de service technique. Ce type d'entité de programme est défini ³ comme suit:

(il) couvre les services orientés sur la demande tels que les services consultatifs destinés aux membres ou le soutien technique aux projets de terrain. Il peut aussi comprendre les services de secrétariat des réunions ordinaires. Toutefois, ces deux types de crédit ont des finalités spécifiques et ne peuvent être détournés vers des utilisations n'entrant pas dans les critères fixés pour leur application.

Chapitre 7: Imprévus

7. L'article 4.5(c) du règlement financier stipule ce qui suit:

Le Directeur général peut utiliser en tout ou en partie tout crédit voté au budget pour couvrir les imprévus.

8. Le niveau actuel des crédits pour imprévus - 600 000 dollars E-U - a été fixé par la Conférence dès 1979 pour l'exercice biennal 1980-81, lorsque le budget total approuvé était de 278 millions de dollars E-U. Aucun changement n'est proposé pour l'exercice 2002-2003.

9. Ces crédits ont rarement été utilisés, en partie parce que ce montant n'est guère important. De plus, il n'est pas réaliste de gérer l'ensemble des dépenses du Programme ordinaire avec une telle précision que l'on en arrive à planifier des crédits pour imprévus sans même courir le risque d'un dépassement des dépenses au titre des ouvertures de crédit.

ARRANGEMENTS STATUTAIRES POUR LES DEMANDES NON INSCRITES AU BUDGET

10. Pour faire face aux situations non couvertes par les crédits budgétaires fournis en fonction de la demande, les mécanismes statutaires ci-après peuvent être envisagés au cas par cas.

Virements à l'intérieur d'un chapitre

11. L'article 4.5(a) du Règlement financier stipule ce qui suit:

Le Directeur général peut effectuer des virements à l'intérieur d'un même chapitre du budget. Il rend compte de ces virements au Comité financier en cas de transfert de crédits d'une division (ou unité équivalente) à une autre et lorsque, en outre, le montant transféré dépasse un certain chiffre, déterminé conformément aux dispositions de l'article 10.1(a) du Règlement financier et à celles du Règlement général de l'Organisation.

12. Cette disposition est généralement appliquée par les divisions pour répondre aux demandes non inscrites au budget afin de réorienter leurs propres ressources pour faire face à une nouvelle demande. Toutes choses étant égales par ailleurs, cela aboutira à une réorientation des ressources d'un programme planifié à un autre qui ne l'est pas. Toutefois, il faut reconnaître qu'il peut aussi y avoir des économies imprévues et que par conséquent cela n'entraîne pas forcément une annulation ou un report de programme.

Transferts entre chapitres

13. L'article 4.5(b) du Règlement financier stipule ce qui suit:

Le Directeur général, après avoir obtenu l'approbation du Comité financier, ou du Conseil dans l'intervalle des sessions du Comité financier, peut procéder à des virements entre chapitres du budget pour des dépenses qui n'entraîneront pas de nouvelles obligations financières pour les États membres et les membres associés.

14. Cette disposition est aussi appliquée assez fréquemment (à chaque exercice biennal) pour faire face à des demandes non inscrites au budget. Lors des récents exercices, elle a abouti à des transferts des programmes techniques et économiques vers les programmes administratifs généralement pour couvrir des dépenses comme le coût sous évalué au budget de nouveaux systèmes administratifs ou des baisses imprévues des remboursements des dépenses d'appui dues à la diminution des programmes de terrain.

Fonds de roulement

15. Les articles 6.2, 6.3 et 6.5 du Règlement financier comprennent certaines dispositions pertinentes pour les dépenses d'urgence:

6.2(a) (ii) faire des avances au Fonds général pour couvrir les dépenses de caractère exceptionnel qui ne peuvent être imputées au budget de l'exercice en cours;
6.3 les prélèvements effectués sur le Fonds de roulement pour financer des dépenses de caractère urgent font l'objet d'une approbation préalable du Conseil;
6.5(b) les avances faites par le Fonds de roulement pour financer des dépenses de caractère exceptionnel en vertu de l'article 6.2 (a) (ii) sont remboursées selon les méthodes déterminées par la Conférence.
Ces dispositions ont rarement été appliquées.

16. De même, l'article 6.2 (a) (iii) du Règlement financier contient une disposition relative aux prêts remboursables de montants prélevés sur le Fonds de roulement:

Consentir des prêts remboursables à telles fins que le Conseil autorisera dans des cas particuliers. Les avances prélevées sur le Fonds de roulement à cet effet sont considérées comme faisant partie du Fonds.

17. Cette disposition confirme la décision prise par la Conférence en novembre 1999⁴, visant à:

(autoriser) les avances sur le Fonds de roulement à concurrence de 9 millions de dollars EU pour couvrir les coûts des réaffectations et des cessations de service qui pourraient être nécessaires en tant que dépenses ponctuelles pour achever la restructuration, en attendant l'éventuel paiement des arriérés de contributions du principal bailleur de fonds.....

Compte de réserve spéciale

18. Le Compte de réserve spéciale a été établi et modifié avec les années par une série de résolutions de la Conférence notamment 27/77, 13/81 et 16/91. Le Compte de réserve spéciale est établi à un niveau équivalant à 5% du budget opérationnel effectif et il est généralement financé par les gains de change sur les dépenses de personnel, par les excédents en espèces éventuellement dégagés à la fin d'un exercice biennal et à l'occasion par des contributions spécialement autorisées par une résolution de la Conférence. Au cours des derniers exercices biennaux, le financement a été assuré entièrement par les gains de change.

19. L'objet du Compte de réserve spéciale a été fixé à l'origine par la Résolution 27/77, à savoir:

..........aider à protéger les programmes de travail de l'Organisation contre les effets que pourraient avoir ces dépenses au cours de l'exercice 1978-79 ou de tout exercice ultérieur.

20. La principale utilisation de ce compte a été la suivante⁵:

.........financer les dépenses supplémentaires non inscrites au budget qui résultent de variations du change....
Ce compte est utilisé couramment à cet effet avec grand profit; en effet, cela évite généralement aux administrateurs de planifier les pertes ou les gains très importants qui peuvent survenir dans les dépenses de personnel en raison des variations du taux de change.

21. Toutefois, cette même résolution contient une clause complémentaire⁶:

sous réserve de l'examen et de l'approbation préalables du Comité du Programme et du Comité financier, pour financer les dépenses supplémentaires non inscrites au budget mais afférentes à des programmes approuvés et qui résultent de poussées inflationnistes imprévues, dans la mesure où ces dépenses ne peuvent être couvertes par voie d'économie budgétaire sans nuire à l'exécution de ces programmes.

22. Cette disposition a été appliquée à plusieurs reprises dans le passé ; récemment elle a servi à couvrir le coût rétroactif d'une décision du Tribunal administratif de l'OIT annulant une décision de la Commission de la fonction publique internationale et obligeant la FAO à absorber des coûts rétroactifs imprévus non inscrits au budget pour un montant de plus de 5 millions de dollars E-U.

23. Il convient de signaler que l'utilisation de ce compte pose parfois des problèmes, dus essentiellement à l'incertitude de son financement et accessoirement au fait que certains membres considèrent ce mécanisme comme un moyen d'accroître le budget approuvé par la Conférence, ce qui est inacceptable, dans l'optique de leurs politiques nationales.

CONCLUSIONS

24. Les mécanismes ci-dessus offrent un degré de souplesse raisonnable à l'Organisation pour répondre aux demandes non inscrites au budget. Bien entendu, les montants importants non inscrits au budget présenteront toujours un problème et entraîneront des difficultés pour le Programme de travail approuvé. Par ailleurs, il est difficile d'envisager d'autres moyens de faire face à ce type de situation, par conséquent, l'approche actuelle au cas par cas est probablement la seule solution praticable.