2. La informatización y las cooperativas agrícolas

Proyecto de informatización: es una tarea de gran envergadura que requiere un esfuerzo y planificación coordinados, y tiene por objeto la introducción de una o más tecnologías informáticas.

Así que está considerando la posibilidad de informatizar el sistema de contabilidad de la cooperativa, como ya ha hecho la cooperativa de crédito vecina... ¡Enhorabuena! Pero, ¿ha pensado en cómo va a hacerlo?

Ha visto que otras empresas utilizan computadoras y sabe que éstas pueden resultar, para usted y para su equipo, de gran ayuda para gestionar las actividades de la cooperativa de forma más eficiente y rentable. Sin embargo, sus conocimientos acerca de la instalación, el manejo y el mantenimiento de los sistemas informáticos se limitan a lo que le han contado. Por ejemplo, el administrador de la cooperativa de crédito le ha dicho que el proceso de informatización puede tener un coste elevado (lo que no suele agradar a los miembros de las cooperativas) y que puede pasar bastante tiempo antes de que se vean claramente sus ventajas. Por lo tanto, no va a ser fácil convencer al personal, a la junta directiva elegida ni a los miembros ordinarios; no obstante, usted cree que merece la pena estudiar la posibilidad de desarrollar un sistema computerizado de gestión de la información adaptado especialmente a las necesidades de su cooperativa. De modo que deberá plantearse algunas preguntas antes de continuar. ¿Cuáles son algunos de los problemas con los que podría encontrarse? ¿Cuáles son las necesidades de información empresarial prioritarias de la cooperativa que es preciso satisfacer? ¿Cuántas computadoras harán falta? ¿Cuánto va a costar? ¿Cuánto tiempo se tardará?

Lo primero que debe saber es que cada proyecto de informatización es diferente. Aunque muchos de los pasos que componen un proceso de informatización pueden ser similares, cada tarea se adapta a las necesidades concretas de cada cooperativa y dependerá del sector empresarial en el que esté centrada, la escala de sus actividades, las circunstancias externas que condicionan el funcionamiento de la cooperativa y las necesidades concretas de gestión de la información que quiera satisfacer mediante el uso de esta tecnología.

DEFINICIÓN DE UN SISTEMA INFORMÁTICO

El segundo aspecto que debe tener presente es que cualquier proyecto de informatización conlleva el desarrollo de un sistema informático: es decir, hay que determinar qué equipos (hardware) y qué programas (software) se va a utilizar, cómo van a combinarse y qué competencias técnicas tienen las personas que van a utilizar, manejar y mantener estos componentes. La mayoría de los sistemas informáticos constan de los siguientes elementos:

El hardware. Este término se refiere a los equipos físicos que ejecutarán los programas, como computadoras, pantallas, impresoras, unidades de CD-ROM y discos duros (donde se almacenan los datos). Si las computadoras se conectan en red (LAN o WAN), también necesitará otros equipos como tarjetas y cables de red, concentradores, enrutadores, módem, etc.

El software. Una computadora no puede hacer nada por sí misma. Necesita un conjunto de instrucciones que le indiquen qué hacer, qué operaciones realizar. Al conjunto de estas instrucciones se les denomina «programas informáticos» o, en inglés, «software». Los puede desarrollar e instalar en la máquina un especialista informático local o bien pueden adquirirse a una gran empresa de software.

Una conexión a Internet. En la actualidad, los sistemas informáticos modernos no se pueden mantener si la cooperativa no dispone de un acceso a Internet fiable, preferiblemente de alta velocidad. La mayoría de las actualizaciones de software y firmware se reciben ahora a través de Internet. El sistema experimentará importantes problemas al cabo de poco tiempo si se carece de acceso a Internet.

El personal. Es necesario contar con personal cualificado y motivado para diseñar, programar, manejar y mantener los sistemas. Es importante seleccionar a las personas adecuadas para trabajar en el proyecto. Algunos de los requisitos básicos que deben cumplir son los siguientes: jóvenes(de18 a 30 años), muy motivados, con una forma de trabajar lógica y sistemática, con buenas aptitudes matemáticas y con experiencia en contabilidad y gestión de la información. De hecho, la mayoría de los problemas surge por prestar una atención insuficiente a este importante factor.

Sin embargo, el resultado final de cualquier proyecto de informatización es un sistema funcional integrado, implantado en un entorno local de actividad empresarial que permite a los usuarios individuales obtener, compartir y gestionar la información mediante una combinación específica de software y hardware. La complejidad del sistema dependerá normalmente del tamaño y de la escala de las actividades de la cooperativa de que se trate, como se muestra a continuación:

Cooperativa Jawahar Shetkari Sahakari Sakhar Karkhana, de Maharashtra (India)La informatización de las actividades relacionadas con la producción de azúcar ha mejorado la eficiencia y aumentado los beneficios en esta cooperativa agrícola.

VENTAJAS DE LA INFORMATIZACIÓN

Si la informatización conlleva tantos riesgos y es tan costosa, ¿por qué se están informatizando las cooperativas agrícolas? Principalmente porque comienzan a darse cuenta de que una mejora en la eficiencia con que obtienen,

En general, las ventajas esperadas son las habituales de los sistemas informatizados, es decir, su velocidad, su fiabilidad y la posibilidad de analizar grandes volúmenes de datos almacenados; sin embargo, puesto que una de las primeras tareas que deberá llevar a cabo será convencerse usted mismo de las ventajas reales de la informatización y convencer a los miembros indecisos, recopile tanta información como pueda sobre analizan y utilizan la información facilitará la consecución de sus objetivos empresariales. Las mejoras que persiguen se enmarcan en uno o varios de las aspectos citados en la siguiente ilustración: experiencias reales de otras cooperativas cercanas o situadas en zonas urbanas más grandes que ya se hayan informatizado y que puedan proporcionarle información de primera mano. Si desconoce la ubicación de estas cooperativas, póngase en contacto con la federación de cooperativas de su país. Seguramente dispondrán de una lista con los nombres de las cooperativas existentes y le podrán ayudar a ponerse en contacto con ellas.

Según lo que hemos constatado a partir de las experiencias utilizadas para elaborar este manual, algunas de las ventajas que la informatización puede aportar a las cooperativas agrícolas generalmente son las siguientes:

a) Administración y servicios empresariales:

• Contabilidad y administración: la informatización de los registros contables y administrativos (nóminas, facturas, contabilidad, compras y ventas), así como de las obligaciones fiscales (cálculo de impuestos y tasas) reduce el papeleo y ofrece la posibilidad de mantener los registros contables actualizados en tiempo real.

Cooperativa de productores de leche Githungiri Dairy Farmer Cooperative, de Githungiri (Kenya) Esta gran cooperativa formada por 6.000 miembros, cercana a Nairobi, tenía en plantilla a 30 contables para mantener el sistema de contabilidad manual. Ahora se está informatizando; el ahorro conseguido redundará en beneficio de sus miembros. Cooperativa agrícola de Muang Uttaradit (Tailandia) El uso de computadoras aumenta el rendimiento, ahorra tiempo y reduce los errores.

• Control de inventarios: los registros de existencias de productos se pueden actualizar con facilidad y es posible incluir información adicional sobre factores de producción (productos agroquímicos, fertilizantes, maquinaria, semillas, etc.). Esto permite un mejor control de las existencias, lo que se puede traducir en ahorro.

b) Dirección y relaciones con los cooperativistas:

• Administración de la participación y las acciones de los cooperativistas: la informatización permite controlar de forma automatizada las transacciones y balances de cada miembro, así como calcular de forma rápida los reembolsos que les corresponden y los dividendos obtenidos por acción. De este modo, se mejora la calidad de los servicios prestados a los miembros.

El sistema bancario del grupo de mujeres PIYELI, de Bamako (Malí) se informatizó en 1996 mediante el programa informático MicroBanker de la FAO. A los cinco años, contaba con cuatro sucursales y gestionaba con eficacia a 14.000 clientes de créditos.

• Mejora de las relaciones entre los cooperativistas y la administración: la automatización ofrece a la administración la oportunidad de elaborar informes para los miembros más frecuentes y con mayor detalle, además de facilitarles el acceso individual a información más precisa y actualizada sobre sus transacciones comerciales con la cooperativa.

Cooperativa de productores de leche de Wang-Nam-Yen (Tailandia) La computadora permite gestionar fácilmente la base de datos de los miembros y los datos de recogida de leche cruda. Cooperativa financiera Solidarité, de Lomé (Togo) L'informatisation a permis de suivre les transactions des membres de manière plus précise et plus fréquente. Dix-huit mois après l'informatisation de 1992, le nombre de membres était passé de 300 à 1.500, l'épargne avait augmenté de 75 pour cent et les prêts aux membres de 120pour cent.

• Mejora de la comunicación y de la difusión de información: la informatización también contribuye a ampliar los canales de comunicación entre los miembros, los proveedores y los consultores mediante la publicación de información en sitios web de acceso restringido (intranets), envío de noticias por correo electrónico, grupos de noticias, foros de debate de temas de interés, publicaciones electrónicas, etcétera.

Cooperativas de productores de leche en Gujarat (India)Algunas cooperativas utilizan ahora básculas y medidores del contenido de materia grasa de la leche electrónicas y computerizadas, así como lectores de tarjetas. De este modo, se garantizan precios más equitativos de la leche vendida por los cooperativistas y una gestión más rápida de la información sobre las transacciones de los cooperativistas.

c) Nivel gerencial:

• Acceso a los datos: los datos no procesados² se pueden almacenar en formato digital y es posible acceder a ellos con mayor rapidez. Gracias a los sistemas informáticos es posible guardar y recuperar mayores cantidades de datos con facilidad.

• Uso de la información para la toma de decisiones: resulta más sencillo organizar los datos para su análisis o presentación con el fin de facilitar la gestión y la toma de decisiones. Por ejemplo, se pueden analizar los datos históricos de producción acumulada para prever la evolución futura con el fin de planificar el modo de actuar ante circunstancias futuras. Las computadoras conectadas en red pueden realizar múltiples análisis de los datos de forma sencilla.

• Optimización de procedimientos: la configuración lógica de los sistemas informáticos favorece la normalización de los métodos de trabajo, facilita el cumplimiento de las normas y requisitos legales y mejora en general la calidad de la administración.

² Dato: Antecedente necesario para llegar al conocimiento exacto de algo o para deducir las consecuencias legítimas de un hecho. (DRAE)

d) Fomento de la capacidad en la administración empresarial de la cooperativa

• Aprendizaje: la capacitación en el uso de computadoras para resolver los problemas cotidianos de la cooperativa, tanto empresariales como de servicio a los miembros, contribuye a fomentar nuevas capacidades en el personal de la cooperativa y los cooperativistas.

• Información en tiempo real: permite el acceso instantáneo a información empresarial real que se puede utilizar para apoyar las actividades de capacitación del personal.

e) Movilización del capital de los miembros

• Nuevos servicios para los miembros: facilita la distribución periódica y frecuente de información actualizada sobre las acciones o participaciones, las transacciones y los balances de cada cooperativista, además de contribuir a la gestión del pago puntual de los reembolsos que les correspondan. El pago de beneficios del capital de los cooperativistas ayuda a aumentar su confianza en la cooperativa, fomentando así la realización de nuevas inversiones.

• Nuevos mecanismos de capitalización de la cooperativa por sus miembros: también posibilita la introducción de mecanismos nuevos más eficaces para movilizar el capital de los miembros, como los fondos rotatorios de pago diferido, cuya gestión resulta complicada mediante un sistema manual; mantiene a los miembros informados puntualmente de los cambios en la cotización de sus acciones y garantiza la entrega de los pagos diferidos a los miembros en la fecha prevista.

Cooperativa multipropósito Amalsad Multipurpose Cooperative Society (India) La informatización de la oficina principal de esta cooperativa, integrada por 2.300 miembros, ha aumentado la eficiencia de sus servicios de comercialización de créditos, gasolina y fruta, además de permitir la introducción de un sistema más eficaz de capitalización por sus miembros i en el que las contribuciones de éstos se determinan en función del uso que hagan de los servicios de la cooperativa.

f) Comunicación de la cooperativa con el exterior:

• Correo electrónico, listas de correo y boletines informativos: las computadoras, conectadas mediante módem a la línea telefónica y a Internet, permiten el uso del correo electrónico, ofreciendo una alternativa de comunicación más rápida, económica y sencilla entre los administradores y los compradores y proveedores de productos y servicios de la cooperativa ubicados lejos de la misma.

• Sitios web: una cooperativa puede crear fácilmente su propio sitio web de acceso público para proporcionar a las personas interesadas, sean o no miembros de la cooperativa, ya los posibles clientes y proveedores información sobre el funcionamiento y los servicios de la cooperativa.

• Redes de información: las intranets y extranets permiten el acceso restringido (protegido mediante contraseña), en tiempo real, a los sistemas de información permitiendo que, por ejemplo, los miembros consulten el estado de sus cuentas.

Cooperativa Nacional de Productores de Leche (CONAPROLE), de Uruguay Gracias a la informatización, muchos de los miembros ahora pueden enviar y recibir correo electrónico más fácilmente, recibir los boletines informativos de CONAPROLE, y acceder a Internet y a información meteorológica y del mercado.

En resumen, las tecnologías informáticas y de telecomunicación pueden contribuir de numerosas formas a que las cooperativas optimicen sus resultados empresariales y resuelvan sus problemas, y facilitan la creación de nuevos servicios para los miembros o la mejora de los ya existentes.

CÁLCULO DE COSTOS

Obviamente, estas ventajas no son gratuitas: tienen costos asociados. Afortunadamente, en lo que se refiere al hardware y al software, los costos son relativamente bajos y están al alcance de la mayoría de cooperativas de tamaño medio. Por ejemplo, el costo de un sistema normal de dos o tres computadoras capaz de gestionar un gran volumen de datos no supera los 5.000 dólares. Los programas informáticos comerciales, como Office® o Access®, de Microsoft, que permiten que las computadoras lleven a cabo muchas de las tareas de gestión de la información de una cooperativa agrícola típica, también son relativamente económicos, con un costo medio inferior a los 600 dólares por copia. Los programas de código abierto, como Open Office o MySQL, de Linux, son incluso más baratos; de hecho son casi gratuitos. Los costos de cableado y conexiones para unir las computadoras en red y el costo de acceso a Internet también son relativamente bajos.

Sin embargo, los costos del hardware y el software no son los únicos que hay que tener en cuenta: hay que contabilizar también los gastos relacionados con las personas. Como cada cooperativa tiene diferentes necesidades de gestión de información, estos otros gastos dependerán de numerosos factores como, por ejemplo:

• Tamaño de la cooperativa y volumen de operaciones;

• Actividad comercial de la cooperativa;

• Tipo y número de computadoras y otros equipos auxiliares necesarios;

• Tipo de software seleccionado: comercial o de código abierto.

Por ejemplo, no es probable que exista software comercial ni software gratuito de código abierto que cubra totalmente las necesidades de gestión de información de una cooperativa concreta. Por consiguiente, habrá que realizar ajustes y, a menos que la cooperativa tenga la suerte de contar con su propio «mago de la informática» en plantilla, es casi seguro que tendrá que contratar a personal cualificado para que le ayude a personalizar el programa de modo que satisfaga sus necesidades específicas, y eso tiene un costo.

3 Se llama «software de código abierto» a cualquier programa cuyo código fuente se puede utilizar o modificar y que, por lo general, es gratuito.

Además, hay que contar con el costo de la conservación y mantenimiento de los equipos adquiridos y el costo de actualización de los programas al surgir nuevas versiones. Son gastos con los que también hay que contar. Por último, hay que contabilizar el costo de capacitación de las personas que utilizarán el sistema, no sólo la capacitación básica inicial sino la actualización continua de los conocimientos a medida que se desarrollan actualizaciones y nuevas versiones del software. Generalmente, estos costos relacionados con las personas se subestiman.

GESTIÓN DE LOS RIESGOS

Al igual que sucede con otras iniciativas empresariales, también hay que tener en cuenta los riesgos. Siempre pueden surgir problemas y, si el proceso no se ha planificado de forma adecuada y no se ha previsto el modo de solucionarlos, pueden terminar costando mucho dinero a la cooperativa y a sus miembros. La principal forma de gestionar estos riesgos de forma satisfactoria es realizar una planificación minuciosa y adoptar un enfoque de proyecto.

Como se muestra en el cuadro de la página siguiente, los riesgos de la informatización se pueden desglosar en tres categorías principales: 1) riesgos debidos a factores externos, la mayoría de los cuales escapan al control del proyecto; 2) los relacionados con la administración de la cooperativa y con la aceptación por parte de los miembros de la , solución tecnológica propuesta, que pueden ser parcialmente controlados por el equipo del proyecto, y 3) aquellos relacionados con el diseño y la ejecución del propio proyecto, que deberían estar bajo el control absoluto los riesgos externos. Con el fin de concretar del equipo del proyecto. Los tres factores estos factores de riesgo y de analizar las acciones incidirán en el éxito del proyecto; sin preventivas que se pueden llevar a cabo para embargo, el equipo del proyecto tendrá más gestionarlos, hemos clasificado algunos de los control sobre los riesgos relacionados con el riesgos principales que pueden suceder en proyecto, un control menor sobre los riesgos cualquier proceso de informatización y los relativos a la aceptación del sistema por la hemos agrupado en el cuadro siguiente: organización y apenas ningún control sobre