La posibilidad de controlar la producción diaria de cada vaca permite a los miembros de la Sociedad Cooperativa de Tamberos de la Zona de Rosario Ltda., en Argentina, venderlas a mejor precio, puesto que puede garantizarse la producción de su progenie y respaldarse mediante la información genealógica registrada durante muchos años.
Aunque todos los proyectos de informatización tienen una fecha de comienzo y una de finalización, la informatización en sí misma, una vez que comienza, es un proyecto que se transforma y mejora continuamente a medida que cambian los requisitos, las personas y la tecnología. Esto se conoce como evolución del proyecto.
Numerosos estudios sobre los efectos de la informatización demuestran que sus efectos principales son dos:
uno se aprecia de inmediato, que es la agilización de las actividades o la reducción de los procedimientos manuales.
el segundo, que suele tener mayor importancia, se produce varios años después. Se manifiesta a medida que las empresas aprenden a organizarse mejor y, por tanto, se hacen más competitivas y realizan nuevas inversiones que son posibles gracias a la informatización.
La evolución efectiva del proyecto dependerá de diversos factores: podría optarse por cambiar la tecnología o modificar los procedimientos, o bien por ampliar el sistema a otros campos u ofertar más servicios.
La capacitación debe ser una actividad continua. La tecnología está en constante evolución; la capacitación continua contribuye a mantener al personal satisfecho y a disipar sus temores de ser sustituidos. Las empresas que aprenden a hacer frente a los cambios y se enfrentan a ellos suelen tener éxito en mercados competitivos; sin embargo, aquéllas que se niegan a cambiar suelen fracasar. Por consiguiente, el plan de capacitación de la cooperativa debe definir objetivos a corto y medio plazo, para el final del proyecto y para el período posterior al proyecto.
Actualización del hardware. La vida útil de una computadora oscila entre 24 y 48 meses. La tecnología informática avanza con tal rapidez que se recomienda actualizar (mejorar) los equipos al menos una vez al año. A medida que el proyecto evoluciona, puede adquirir computadoras nuevas más rápidas para las personas que realizarán las tareas que requieren un uso intensivo de los equipos, como la elaboración de informes y gráficos, y dejar las computadoras más lentas para quienes trabajan en contabilidad, presentación de informes o introducción de datos.
Actualización del software. También los programas deben modificarse con el tiempo. Si ha desarrollado su propio software, la mejor forma de actualizar el programa es mantener una lista de cambios que se desea realizar, clasificándolos en los s siguientes tipos: 1) errores (llamados «bugs») que afectan al uso del programa y que hay que solucionar de inmediato; 2) pequeñas correcciones con efectos mínimos en el sistema; y 3) cambios deseables que añaden funciones o mejoran las existentes.
Acceso a Internet. No es posible mantener un proyecto de informatización moderno si la cooperativa no dispone de un acceso a Internet fiable. Todas las actualizaciones del software, los controladores de hardware y el firmware (software grabado en el hardware por el propio fabricante) se reciben a través de Internet. Con el tiempo, el sistema sufrirá graves problemas si no dispone de acceso a Internet.
Sostenibilidad. Deberá asegurarse de que dispone de personas capacitadas y suficientes fondos para garantizar la persistencia del proyecto en el tiempo. Necesitará contar con los fondos necesarios para pagar al personal y hacer frente a los gastos de software, electricidad, y reparaciones y actualizaciones de los equipos. Debe intentar prever, en la medida de lo posible, qué recursos humanos y financieros necesitará para el funcionamiento ininterrumpido del proyecto informático. Dado que los fondos de la cooperativa pueden fluctuar anualmente en función de la rentabilidad, le recomendamos que tome las precauciones necesarias para crear un fondo que le permita mantener y sustituir los equipos.
Duplicación. Si cree que su programa informático podría resultar útil a otras organizaciones, quizá debería considerar la posibilidad de vendérselo o alquilárselo, o de compartir con ellas el costo de su actualización.
Muchas cooperativas han creado un sitio web en el que proporcionan información sobre su historia, sus actividades y sus productos. La instalación de un sitio web, que le proporciona visibilidad mundial a través de Internet, es sencilla y su diseño y mantenimiento económicos.