C. REGLAMENTO FINANCIERO

Artículo I: Aplicación

Artículo II: El Ejercicio Económico

Artículo III: El Presupuesto

Artículo IV: Consignación de Créditos

Artículo V: Provisión de Fondos

Artículo VI: Fondos

Artículo VII: Otros Ingresos

Artículo VIII: Custodia de los Fondos

Artículo IX: Inversión de Fondos

Artículo X: Fiscalización Interna

Artículo XI: Contabilidad

Artículo XII: Comprobación de las Cuentas por Auditores Externos

Artículo XIII: Resoluciones que Impliquen Gastos

Artículo XIV: Delegación de Autoridad

Artículo XV: Disposiciones Generales

Apéndice I: Atribuciones Adicionales de los Auditores Externos¹

Artículo I
Aplicación

1.1 El presente reglamento regirá la gestión financiera de la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación.

Artículo II
El Ejercicio Económico

2.1 El ejercicio económico comprenderá dos años civiles, de conformidad con el Artículo XVIII, párrafo 4 de la Constitución.

Artículo III
El Presupuesto

3.1 El proyecto de presupuesto será preparado por el Director General.

3.2 El proyecto de presupuesto comprenderá los ingresos y gastos corres pondientes al ejercicio económico a que se refiera y las cifras serán expresadas en dólares de los Estados Unidos de América.

3.3 El proyecto de presupuesto se presentará sobre la base de presupuesto por programas y estará dividido en capítulos y objetivos por programas y, cuando sea necesario, en programas y subprogramas. El proyecto de presupuesto incluirá el programa de labores del correspondiente ejercicio económico y los datos, anexos o exposiciones explicativas que hayan sido solicitados en nombre de la Conferencia y el Consejo, así como los anexos y exposiciones adicionales que considere pertinentes el Director General.

3.4 El Director General presentará a la Conferencia, en cada uno de sus períodos ordinarios de sesiones, un proyecto detallado de presupuesto para el ejercicio económico siguiente. El proyecto de presupuesto será remitido a todos los Estados Miembros y Miembros Asociados por lo menos 60 días antes de la fecha fijada para la apertura del período de sesiones.

3.5 El Director General tomará las disposiciones necesarias para que el Consejo examine el resumen del presupuesto por lo menos 90 días antes de la fecha fijada para la apertura del período ordinario de sesiones de la Conferencia.

3.6 El Consejo preparará un informe a la Conferencia sobre los proyectos de presupuesto presentados por el Director General. Este informe será remitido a todos los Estados Miembros y Miembros Asociados junto con los proyectos aludidos.

3.7 El presupuesto para el ejercicio económico siguiente será aprobado por la Conferencia en su período ordinario de sesiones, después de haber hecho el debido examen del proyecto respectivo.

3.8 El Director General podrá presentar proyectos de presupuesto suplementarios cuando y conforme lo estime preciso, para cubrir gastos de urgencia, de acuerdo con el Artículo 6.3.

3.9 El Director General preparará los proyectos de presupuestos suplementarios en forma congruente con el proyecto de presupuesto para el mismo ejercicio económico y los presentará a la Conferencia y al Consejo. Este examinará tales proyectos e informará a la Conferencia.

Artículo IV
Consignación de Créditos

4.1

1. Las consignaciones de créditos aprobadas por la Conferencia para el ejercicio económico siguiente constituirán una autorización en cuya virtud el Director General podrá contraer obligaciones y efectuar pagos en relación con los fines para los cuales fueron votadas las consignaciones y sin rebasar el importe de los créditos así votados.
2. El Director General podrá contraer asimismo obligaciones referidas a ejercicios futuros antes de que hayan sido aprobadas las consignaciones de créditos respectivas cuando esas obligaciones resulten necesarias para la gestión eficaz e ininterrumpida de la Organización, a condición de que dichas obligaciones se limiten a necesidades administrativas de carácter permanente y no rebasen la cuantía de las autorizadas en el presupuesto del ejercicio económico en curso.

4.2 Salvo lo dispuesto en el párrafo 4.3 del Reglamento Financiero respecto del Programa de Cooperación Técnica, los créditos consignados estarán dis ponibles para cubrir las obligaciones durante el ejercicio económico para el cual hayan sido aprobados y los créditos no comprometidos al cierre del ejercicio económico deberán ser anulados.

4.3 Los créditos aprobados por la Conferencia para el Programa de Cooperación Técnica, junto con los fondos transferidos al Programa de Cooperación Técnica con arreglo al párrafo 4.5 (b) del Reglamento Financiero, seguirán estando disponibles para cubrir las obligaciones durante el ejercicio económico siguiente a aquel durante el cual los fondos fueron aprobados o transferidos. Quedarán anulados los créditos no utilizados al cierre del ejercicio económico siguiente a aquel durante el cual los fondos fueron aprobados o transferidos.

4.4 La parte de los créditos consignados que se necesite para cubrir las obligaciones jurídicas pendientes el último día del ejercicio económico permanecería disponible durante doce meses, excepto que, en el caso de obligaciones jurídicas pendientes de cumplimiento relativas a las becas, la parte del crédito necesario continuará disponible hasta que el becario concluya sus estudios o éstos se den por terminados de alguna otra manera. Después de transcurridos dichos doce meses, o cuando se trate de becas, a la terminación de la beca, todo saldo pendiente se acreditará a los Ingresos Diversos del ejercicio económico en curso. Toda obligación (excepto las relativas a las becas) que conserve aún su validez, se cargará a los créditos del ejercicio económico corriente.

4.5

1. El Director General podrá efectuar transferencias dentro de un mismo capítulo del Presupuesto. El Director General comunicará tales transferencias al Comité de Finanzas en los casos en que los fondos se transfieran de una Dirección (o dependencia equivalente) a otra y en los que, además, la cuantía de cada transferencia exceda de una suma específica, establecida de acuerdo con lo estipulado en el Artículo 10.1(a) del Reglamento Financiero y en el Reglamento General de la Organización.
2. 1. Las transferencias de un capítulo a otro del presupuesto relativas a gastos que no entrañen obligaciones, corrientes o futuras, para los Estados Miembros y Miembros Asociados, podrá efectuarlas el Director General previa aprobación del Comité de Finanzas, o del Consejo en los intervalos entre los períodos de sesiones del Comité.
   2. Las transferencias de un capítulo a otro del presupuesto que no estén comprendidas en la esfera de competencia del Comité; podrá efectuarlas el Director General previa aprobación del Consejo.
3. 1. El Director General podrá gastar cualquier suma (o parte de la misma) que hubiera sido votada en el presupuesto para cubrir imprevistos.
   2. Las economías que se acumulen durante un ejercicio económico podrán ser transferidas por el Director General al capítulo de Imprevistos. La transferencia de dichas economías del capítulo de Imprevistos estará sujeta a la aprobación del Comité de Finanzas o del Consejo, según lo dispuesto en el párrafo 4.5 (b).

4.6

1. El Director General distribuirá y administrará las consignaciones del ejercicio económico en forma que se asegure la disponibilidad de fondos suficientes para atender a las obligaciones de todo el ejercicio económico y que las obligaciones y los gastos se ajusten en general, a los planes financieros previstos en el Programa de Labores y Presupuesto aprobado por la Conferencia. No podrán concentrarse en uno de los dos años civiles obligaciones ni gastos, salvo que lo haya aprobado la Conferencia, ni podrán utilizarse en ningún caso las economías acumuladas durante el ejercicio económico para proyectos o actividades que de continuarse en futuros ejercicios económicos, pueden acarrear entonces a los Estados Miembros y Miembros Asociados nuevas obligaciones.
2. El Comité de Finanzas examinará todos los años las medidas de control adoptadas por el Director General para la asignación y distribución de fondos, con objeto de comprobar si llenan de una manera adecuada los objetivos de este precepto.

Artículo V
Provisión de Fondos

5.1 Las consignaciones de un ejercicio económico, habida cuenta de los ajus tes pertinentes que se efectúen conforme a lo dispuesto en el párrafo 5.2, serán financiadas mediante las contribuciones anuales de los Estados Miembros y Miembros Asociados. Las cuotas de los Estados Miembros se calcularán con arreglo a la escala de prorrateo determinada por la Conferencia, escala en que no se incluirán las cuotas de los Miembros Asociados. Las cuotas de los Miembros Asociados se calcularán en lo posible con arreglo a la mis ma base que las cuotas de los Estados Miembros, reduciéndose la cantidad así obtenida en cuatro décimos, habida cuenta de la diferencia de condición jurídica entre los Estados Miembros y los Miembros Asociados, y se acreditarán a Ingresos Diversos. En espera de la recaudación de todas estas cuotas, las consignaciones podrán ser financiadas con cargo al Fondo de Operaciones.

5.2 Se ajustará el importe de las cuotas asignadas a los Estados Miembros y Miembros Asociados para cada ejercicio económico habida cuenta de:

1. los Ingresos Diversos previstos para el ejercicio económico a que se refiera la cuota que se trata de determinar;
2. los créditos que devenguen los Estados Miembros como consecuencia de la aplicación del párrafo 6.1(b) del presente Reglamento;
3. las consignaciones de créditos suplementarios respecto a las cuales no se haya asignado previamente una cuota a los Estados Miembros y Miembros Asociados.

5.3 Para determinar la contribución anual de los Estados Miembros y Miembros Asociados se dividirá la cuota fijada a cada uno para el ejercicio económico en dos plazos de la misma cuantía, uno de los cuales será pagadero el primer año civil del ejercicio económico y el otro en el segundo año.

5.4 Al comienzo de cada año civil el Director General deberá:

1. comunicar a los Estados Miembros y Miembros Asociados el importe de sus obligaciones en concepto de contribución anual al presupuesto;
2. comunicar a los Estados Miembros el importe de sus obligaciones en concepto de anticipos al Fondo de Operaciones;
3. pedir a los Estados Miembros y a los Miembros Asociados, según corresponda, que se sirvan hacer efectivo el importe de todas sus cuotas y anticipos.

5.5 El importe de las contribuciones y de los anticipos deberá considerarse como adeudado y pagadero íntegramente dentro de los 30 días siguientes al recibo de la comunicación del Director General mencionada en el precedente párrafo 5.4, o el primer día del año civil al cual correspondan, según cuál sea el plazo que venza más tarde. El l_ de enero del siguiente año civil se considerará que el saldo que quede por pagar de esas contribuciones y anticipos lleva un año de mora.

5.6 Las contribuciones anuales al presupuesto serán calculadas en dólares de los Estados Unidos de América. En la medida en que la Conferencia, después de averiguar en qué moneda se proponen los Estados Miembros y Miembros Asociados hacer el pago de sus cuotas en el ejercicio económico siguiente, estime que los ingresos previstos en dólares resultarán insuficientes para cubrir los gastos que en esa moneda tenga que hacer la Organización conforme a las disposiciones de la Conferencia, ésta determinará la parte proporcional de las cuotas que han de pagar en dólares estadounidenses aquellos Estados Miembros y Miembros Asociados que no hagan efectivas sus contribuciones enteramente en esa moneda. Cada Estado Miembro y Miembro Asociado pagará el resto de su cuota en liras o en su propia moneda que, para los efectos del pago de las cuotas a la Organización, deberá ser libremente convertible en liras, recayendo en cada gobierno contribuyente la responsabilidad de asegurar dicha convertibilidad. El tipo de cambio aplicable será el oficial de la lira con relación al dólar, en el primer día de operaciones cambiarias del mes de enero del año civil a que corresponda la contribución, o bien al tipo del día en que se efectúe el pago, debiendo aplicarse el más alto de los dos.

5.7 Las obligaciones económicas de los Estados Miembros y de los Miembros Asociados, incluso las cuotas atrasadas, seguirán siendo pagaderas en la moneda en que debieron abonarse el año correspondiente.

5.8 Todo Estado que sea admitido como Miembro y todo territorio o grupo de territorios que sea admitido como Miembro Asociado deberá pagar una contribución para el presupuesto del ejercicio económico en que ingrese de manera efectiva. Esta cuota será fijada por la Conferencia y comenzará a correr en el trimestre en que se acepte la solicitud de admisión. De acuerdo con el párrafo 6.2 (b) (ii), todos los Estados Miembros de nuevo ingreso tendrán que hacer anticipos al Fondo de Operaciones.

5.9 Los Estados no miembros de la Organización que lo sean de los grupos intergubernamentales sobre productos; subcomités, grupos de trabajo auxiliares y grupos de estudio creados por el Comité de Pesca; o de los organismos establecidos por convenciones o acuerdos concertados en virtud del Artículo XIV de la Constitución, contribuirán a los gastos que ocasionen a la Organización las actividades de tales grupos u organismos, en la cuantía que determine el Director General, salvo que la Conferencia o el Consejo acuerden otra cosa.

5.10 El Consejo podrá, en cualquiera de sus períodos de sesiones, aconsejar al Director General sobre las medidas que sea conveniente adoptar para activar el pago de las cuotas. El Consejo podrá someter a la consideración de la Conferencia las recomendaciones que a este respecto estime pertinentes.

Artículo VI
Fondos

6.1

1. Se establecerá un Fondo General en cuyo haber se inscribirán las cuotas recibidas de los Estados Miembros, ya sean corrientes o atrasadas, los Ingresos Diversos y los anticipos hechos con cargo al Fondo de Operaciones y con el cual se hará frente a todos los gastos generales, así como los reembolsos al Fondo de Operaciones previstos en el párrafo 6.5 (a) del Reglamento Financiero.
2. Todo superávit en efectivo que quede en el Fondo General al cerrarse un ejercicio económico se repartirá entre los Estados Miembros de conformidad con la escala de cuotas correspondiente al mismo ejercicio económico y, el primero de enero siguiente al año en que se terminó la comprobación definitiva de las cuentas del ejercicio económico, será liberado y se aplicará a la amortización, total o parcial de: primero, todo anticipo adeudado al Fondo de Operaciones; segundo, todos los atrasos de contribución y, tercero, las contribuciones correspondientes al año civil siguiente a aquel en que se terminó la comprobación de cuentas.

6.2

1. Se mantendrá un Fondo de Operaciones en dólares de los Estados Unidos de América, en la cantidad que determine periódicamente la Conferencia, y con los fines de:
1. anticipar numerario al Fondo General para hacer frente a los gastos previstos en el presupuesto mientras se reciben las cuotas;
2. anticipar numerario al Fondo General para hacer frente a gastos de urgencia que no hubieran sido previstos en el presupuesto corriente;
3. hacer préstamos reintegrables para los fines que el Consejo autorice en casos concretos. Se considerará que los anticipos hechos por el Fondo de Operaciones con esos fines forman parte del Fondo.
2. La cantidad así determinada del Fondo de Operaciones será aportada por los Estados Miembros en dólares de los Estados Unidos de América, de acuerdo con los preceptos siguientes:
1. Las aportaciones de los Estados Miembros se fijarán para el 1° de enero de 1956 de acuerdo con la Escala de Cuotas del mismo año. Todas las cantidades que figuren a su favor en el Fondo en 31 de diciembre de 1955 se aplicarán al pago de esa aportación.
2. La Conferencia determinará la cuantía de la aportación de todo nuevo Estado Miembro. A menos que la Conferencia decida en contrario, la cantidad fijada como aportación del nuevo Estado Miembro se considerará como aumento en la cuantía del Fondo de Operaciones.
3. La aportación fijada a los Estados Miembros para el Fondo de Operaciones, conforme al párrafo (i) anterior, no estará sujeta a los cambios introducidos en la Escala de Cuotas o en el número de miembros de la Organización, a menos que la Conferencia decida lo contrario.
4. Si la Conferencia resolviera modificar la cuantía del Fondo de Operaciones, se verificará una nueva fijación de las aportaciones al mismo.
5. Todo reajuste en las aportaciones se aplicará desde el primer día del ejercicio económico siguiente a la decisión de la Conferencia y se calculará con arreglo a la Escala de Cuotas para dicho ejercicio.
6. Al hacerse tal reajuste, todos los excedentes de crédito que figuren a favor de los Estados Miembros se liberarán inmediatamente del Fondo de Operaciones y se aplicarán (después de haberse liberado y destinado todo superávit del Fondo General de conformidad con lo dispuesto en el apartado (b) del párrafo (6.1): primero, al pago de las cuotas atrasadas; segundo, al pago de las cuotas corrientes; tercero, a opción de los Estados Miembros, les serán reembolsados o aplicados al pago de sus futuras cuotas.

6.3 La retirada de cantidades del Fondo de Operaciones para sufragar gastos de urgencia deberá ser previamente aprobada por el Consejo.

6.4 Los fondos que aporte cada Estado Miembro con arreglo al Artículo 6.2 (b) serán abonados a la cuenta de este Estado Miembro en el Fondo de Operaciones.

6.5

1. Los anticipos del Fondo de Operaciones destinados a hacer frente a los gastos previstos en el presupuesto y efectuados de acuerdo con el Artículo 6.2 (a) (i) del Reglamento Financiero, los reembolsará el Fondo General tan pronto como sea posible, pero siempre dentro del siguiente ejercicio económico, mediante reajustes en el programa si fuere necesario.
2. Los anticipos del Fondo de Operaciones destinados a hacer frente a los gastos urgentes y efectuados de acuerdo con el Artículo 6.2 (a) (ii) del Reglamento Financiero se reembolsarán de conformidad con el sistema que determine la Conferencia.

6.6

1. Los ingresos procedentes de inversiones del Fondo de Operaciones serán acreditados en la cuenta de Ingresos Diversos de la Organización y se acumularán al Fondo General.
2. Si un Estado se retirara de la Organización, las cantidades que a su favor tenga en el Fondo de Operaciones serán utilizadas para liquidar las obligaciones económicas que ese Estado pudiera tener con la Organización. Si después de eso quedara un saldo a favor del Estado que se retira, se le reembolsará en los términos y en las condiciones que la Conferencia determine.

6.7 El Director General podrá aceptar contribuciones voluntarias, en efectivo o en alguna otra forma, así como establecer fondos fiduciarios y especiales con los dineros que se entreguen a la Organización con un determinado objeto, siempre que las finalidades asignadas a tales contribuciones y fondos estén en consonancia con las normas, propósitos y actividades de la Organización. El objeto y alcance de los fondos fiduciarios y especiales serán definidos con claridad. La aceptación de cualesquiera contribuciones y fondos que directa o indirectamente impongan a los Estados Miembros y Miembros Asociados obligaciones económicas adicionales requerirá el asentimiento de la Conferencia. A menos que esta última disponga otra cosa, los fondos fiduciarios y especiales y las contribuciones voluntarias se administrarán conforme al Reglamento Financiero de la Organización. De los fondos fiduciarios y especiales se informará al Comité de Finanzas.

6.8 La Conferencia podrá establecer fondos de reserva.

6.9 Se creará:

1. un Fondo Rotatorio de productos de información en el que se ingresará el producto de la venta de los productos de información y los ingresos obtenidos de la publicidad realizada en dichos productos y del patrocinio de los mismos; cuando tales productos de información se financien con fondos extrapresupuestarios, el producto de su venta podrá ser acreditado a tales fondos. El empleo de dicho Fondo quedará restringido a los siguientes fines:
1. sufragar los gastos directos de reproducción de aquellos productos de información que sean objeto de demanda o la producción de nuevos productos de información;
2. sufragar, con los recursos disponibles en el Fondo los costos directos, incluidos los costos de los recursos humanos y equipo, no cubiertos por el Programa de Labores y Presupuesto, que sean necesarios para la venta y comercialización de tales productos de información; y
3. acreditar a las direcciones de origen la proporción de los ingresos acreditados al Fondo, hasta un 20 por ciento de los mismos, que determine el Director General, para su utilización dentro del bienio en que ha sido acreditada.

Al expirar cada ejercicio económico, todo saldo en exceso de la suma que apruebe el Comité de Finanzas para sufragar compromisos relacionados con gastos propuestos por el Director General para el siguiente bienio será transferido a Ingresos Diversos.



2. un Fondo Rotatorio para Productos de la FAO y Servicios Conexos Distintos de los Productos de Información, al cual se acreditarán los ingresos procedentes de la venta de tales productos, así como los derivados de la concesión de licencias y otros acuerdos para su uso, salvo cuando se utilicen fondos extrapresupuestarios para financiar la obtención de los productos, en cuyo caso dichos ingresos podrán acreditarse a los mencionados fondos. El Fondo deberá utilizarse solamente con los siguientes fines:
1. sufragar los gastos directos de mantenimiento y perfeccionamiento de tales productos y su disponibilidad amplia, y para la obtención de nuevos productos;
2. sufragar los gastos directos de la producción, venta y comercialización de todos los productos indicados y la protección de los derechos de propiedad de esos productos.

Al expirar cada ejercicio económico, todo saldo en exceso de las sumas que apruebe el Comité de Finanzas para sufragar compromisos relacionados con gastos propuestos por el Director General para el siguiente bienio será transferido a Ingresos diversos.




Artículo VII
Otros Ingresos

7.1 Las cuotas de los Miembros Asociados y los demás ingresos con excepción de:

1. las cuotas aportadas por los Estados Miembros para financiar el presupuesto;
2. los reembolsos directos de gastos hechos durante el ejercicio económico;
3. los anticipos de los Estados Miembros al Fondo de Operaciones o los depósitos hechos en los Fondos Fiduciarios y Especiales, así como otros ingresos directamente relacionados con estos fondos; y
4. el producto de la venta de productos de información y los ingresos procedentes de la publicidad realizada en tales productos y del patrocinio de los mismos, así como los ingresos de la venta de productos de la FAO y servicios conexos distintos de los productos de información obtenidos por la FAO y los ingresos derivados de la concesión de licencias y de otros acuerdos para su utilización;

serán clasificados como Ingresos diversos, para su inscripción en el haber del Fondo General. Los intereses u otros ingresos procedentes de Fondos Fiduciarios o Fondos Especiales que hubieran sido aceptados por la Organización se acreditarán en el haber del Fondo correspondiente, a no ser que en el acuerdo referente al Fondo Fiduciario o Fondo Especial se disponga de otro modo.

7.2 Los fondos que se acepten para fines especificados por el donante serán tratados como Fondos Fiduciarios o Especiales, con arreglo al párrafo 6.7.

7.3 Los fondos aceptados respecto de los cuales no se haya especificado ningún fin serán considerados como Ingresos Diversos e inscritos como «Donaciones» en las cuentas del Fondo General.

7.4 Se calcularán los Ingresos Diversos para cada ejercicio económico. Si los Ingresos Diversos recaudados durante el ejercicio económico difirieren de la suma calculada, su exceso o defecto pasará a formar parte del superávit o déficit de ese ejercicio económico.




Artículo VIII
Custodia de los Fondos

8.1 El Director General designará el banco o los bancos en que serán depositados fondos en custodia de la Organización.




Artículo IX
Inversión de Fondos

9.1 El Director General podrá invertir los fondos que no sean indispensables para atender necesidades inmediatas, recurriendo, siempre que sea posible, al asesoramiento de un Comité Asesor sobre Inversiones integrado por no menos de tres y no más de cinco miembros nombrados por el Director General entre personas externas a la Organización que tengan una notable experiencia en el sector financiero. La inversión de haberes existentes en algún fondo fiduciario, fondo de reserva o cuenta especial, estará sujeta a directrices de la autoridad correspondiente.

9.2 Por lo menos una vez al año el Director General incluirá en los estados financieros presentados al Comité de Finanzas un estado de las inversiones corrientes.

9.3 Los ingresos de inversiones se acreditarán en el fondo o cuenta de que procedan los fondos invertidos a menos que se establezca otra cosa en las normas, reglamentos o resoluciones relativas a ese fondo o cuenta.




Artículo X
Fiscalización Interna

10.1 El Director General deberá:

1. establecer con todo detalle las disposiciones reglamentarias y métodos aplicables con objeto de lograr:
1. en materia de finanzas una gestión financiera eficaz y económica, y
2. una custodia eficaz de los activos materiales de la Organización;
2. salvo cuando estén previstos expresamente en el contrato pagos antici pados o parciales, según fuere necesario por el uso comercial normal y los intereses de la Organización asegurar que todo pago se efectúe a base de comprobantes y otros documentos que demuestren que han sido recibidos servicios o artículos y no han sido pagados con anterioridad;
3. designar a los funcionarios autorizados, y a otras personas que convengan, para recibir fondos, contraer compromisos u obligaciones y efectuar pagos en nombre de la Organización;
4. mantener un control financiero interno y una fiscalización interna que permitan ejercer una vigilancia o una revisión, o ambas cosas, constantes y efectivas de las transacciones financieras con el fin de asegurar:
1. la regularidad de las operaciones de recaudación, custodia y desembolso de todos los fondos y otros recursos de la Organización;
2. la conformidad de los compromisos u obligaciones y los gastos con las consignaciones de crédito y otras disposiciones financieras votadas por la Conferencia, o con las finalidades, normas y disposiciones relativas al fondo correspondiente, y
3. la utilización económica de los recursos de la Organización.

10.2 No se contraerán compromisos u obligaciones y no se efectuarán pagos a menos que se haya hecho por escrito, bajo la autoridad del Director General, la autorización apropiada.

10.3 El Director General podrá efectuar los pagos en concepto de indemnizaciones graciables que estime necesarios. Se presentará un estado de dichos pagos con las cuentas definitivas.

10.4 El Director General podrá, previa investigación completa, autorizar que se pasen a pérdidas y ganancias las pérdidas de numerario, suministros, equipo y otros haberes que no sean las cuotas atrasadas. Se presentará al Auditor Externo, con las cuentas definitivas, un estado de todas esas pérdidas pasadas a pérdidas y ganancias durante el ejercicio.

10.5 El Director General fijará normas para la adquisición de equipo, suministros y demás artículos necesarios, incluidas las normas por que se rija la solicitud de ofertas.




Artículo XI
Contabilidad

11.1 El Director General llevará los libros de contabilidad que sean necesarios y presentará cuentas definitivas para cada ejercicio económico, que indiquen:

1. los ingresos y gastos de todos los fondos;
2. la situación de las consignaciones de crédito, incluyendo:
1. las consignaciones presupuestarias iniciales;
2. cualesquiera consignaciones suplementarias;
3. las consignaciones de crédito modificadas a raíz de cualesquiera transferencias;
4. los créditos distintos de los aprobados por la Conferencia, si los hubiera, y
5. las sumas cargadas a las consignaciones y otros créditos;
3. estados del activo y del pasivo al cierre del ejercicio económico. Asimismo facilitará cualquier otra información que pueda ser necesaria para mostrar la situación financiera actual de la Organización.

11.2 Además de las cuentas definitivas para el ejercicio económico, el Director General preparará cuando así lo justifique el carácter de las cuentas, o en los casos excepcionales que determine el Comité de Finanzas, cuentas provisionales al final de cada uno de los años intermedios.

11.3 Se llevarán cuentas separadas en relación con todos los fondos fiduciarios, reservas y cuentas especiales.

11.4 Las cuentas definitivas y cualesquiera cuentas provisionales de la Organización se presentarán en dólares de los Estados Unidos de América. En cambio, los registros de contabilidad podrán llevarse en la moneda o monedas que el Director General considere necesario.

11.5 Las cuentas definitivas y cualesquiera cuentas provisionales se presentarán al Auditor Externo a más tardar el 31 de marzo siguiente a la finalización del ejercicio a que se refieren.




Artículo XII
Comprobación de las Cuentas por Auditores Externos

Nombramiento

12.1 Se nombrará un Auditor Externo que será el Auditor General (o persona que ejerciere función equivalente) de un Estado Miembro, en la forma y por el período que decida el Consejo.

Mandato

12.2 Si el Auditor Externo cesa en el cargo de Auditor General (o función equivalente) de su propio país, su mandato expirará inmediatamente y le sucederá en sus funciones de Auditor Externo la persona que le sustituya como Auditor General. En ningún otro caso podrá ser separado de su cargo el Auditor Externo, salvo por decisión del Consejo.

Alcance de la comprobación de cuentas

12.3 La comprobación de las cuentas se realizará de conformidad con las normas corrientes generalmente aceptadas en la materia y, con sujeción a cuales quiera instrucciones especiales del Comité de Finanzas, de acuerdo con las atribuciones adicionales indicadas en el Apéndice I de este Reglamento.

12.4 El Auditor Externo podrá formular observaciones acerca de la eficiencia de los procedimientos financieros, el sistema de contabilidad, la fiscalización financiera interna y, en general, la administración y gestión de la Organización.

12.5 El Auditor Externo actuará con absoluta independencia y será exclusivamente responsable de la comprobación de las cuentas.

12.6 El Comité de Finanzas podrá pedir al Auditor Externo que realice el examen de determinadas cuestiones específicas y rinda informes por separado sobre los resultados.

Facilidades

12.7 El Director General dará al Auditor Externo las facilidades que necesite para el desempeño de sus funciones.

12.8 A los efectos de proceder a un examen local o especial, o de efectuar economías en los costos de comprobación de las cuentas, el Auditor Externo podrá contratar los servicios de cualquier Auditor General (o persona que ejerce función equivalente) de un país, de auditores comerciales públicos de reconocido prestigio o de cualquier otra persona o empresa que, a juicio del Auditor Externo, reúna las calificaciones técnicas necesarias.

Presentación de informes

12.9 El Auditor Externo publicará un informe sobre la comprobación de los estados financieros y cuadros correspondientes, en que incluirá las observaciones que estime oportunas respecto de las cuestiones mencionadas en el pá rrafo 12.4 y en las atribuciones adicionales.

12.10 Los informes del Auditor Externo, junto con los estados financieros comprobados, serán transmitidos por conducto del Comité de Finanzas al Consejo, según con las instrucciones dadas por el Comité de Finanzas. El Consejo examinará los estados financieros y los informes de comprobación y los transmitirá a la Conferencia con los comentarios que estime oportunos. El informe sobre cualesquiera cuentas provisionales será presentado al Comité de Finanzas.




Artículo XIII
Resoluciones que Impliquen Gastos

13.1 Antes de adoptar una decisión que implique gastos, el Consejo o cualquier comisión o comité que designe el Consejo o la Conferencia, deberá haber recibido un informe del Director General sobre las consecuencias adminis trativas y financieras de la propuesta.




Artículo XIV
Delegación de Autoridad

14.1 El Director General podrá delegar en otros funcionarios de la Organización las facultades que considere necesarias para la aplicación eficaz del presente Reglamento.




Artículo XV
Disposiciones Generales

15.1 El presente Reglamento entrará en vigor al comienzo del ejercicio económico siguiente al de su aprobación por la Conferencia.

15.2 Este Reglamento podrá ser reformado por la Conferencia en la misma forma que el Reglamento General de la Organización (véase Artículo XLVIII).




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Apéndice I

ATRIBUCIONES ADICIONALES DE LOS AUDITORES EXTERNOS¹




1. El Auditor Externo procederá a la comprobación de aquellas cuentas de la Organización, incluidos todos los fondos fiduciarios y cuentas especiales, que crea conveniente a fin de cerciorarse de que:

1. los estados financieros concuerdan con los libros y comprobantes de la Organización;
2. las operaciones financieras consignadas en los estados de cuentas seajustan a las disposiciones reglamentarias, al presupuesto y a las demás instrucciones aplicables;
3. los valores y el efectivo que se encuentren depositados o en caja han sido comprobados por certificados directamente por los depositarios de la Organización mediante recuento directo;
4. los controles internos, incluida la comprobación interna de cuentas, son adecuados a la medida en que se confia en ellos;
5. los procedimientos que se han aplicado para la determinación de todos los haberes y obligaciones y del superávit o el déficit son, en su opinión, satisfactorios.

2. El Auditor Externo será la única autoridad facultada para decidir sobre la aceptación total o parcial de las certificaciones y exposiciones del Director General, y podrá proceder a efectuar los análisis y fiscalización detallados que estime oportunos de todas las anotaciones de contabilidad, incluso las relativas a suministros y equipos.

3. El Auditor Externo y el personal a sus órdenes tendrán acceso en todo momento conveniente a todos los libros, comprobantes y demás documentos que, a juicio del Auditor Externo, sea necesario consultar para llevar a efecto la comprobación de cuentas. Toda información clasificada como secreta y que el Director General (o un alto funcionario designado por éste) convenga en que es necesaria al Auditor Externo para los fines de la comprobación de cuentas y también toda información clasificada como confidencial, se pondrán a disposición de éste previa solicitud al efecto. El Auditor Externo y el personal a sus órdenes respetarán el carácter secreto y confidencial de toda información así clasificada que haya sido puesta a su disposición y no deberán hacer uso de la misma salvo en lo que se refiere directamente a las operaciones de comprobación de cuentas. El Auditor Externo podrá señalar a la atención del Comité de Finanzas toda denegación de información clasificada como secreta que a su juicio sea necesaria para los fines de la comprobación de cuentas.

4. El Auditor Externo carecerá de atribuciones para rechazar partidas de las cuentas pero señalará a la atención del Director General cualesquiera operaciones acerca de cuya regularidad y procedencia abrigue dudas, a fin de que adopten las medidas pertinentes. Las objeciones suscitadas durante la comprobación de cuentas contra esas u otras operaciones serán comunicadas inmediatamente al Director General.

5. El Auditor Externo expresará y firmará su juicio sobre los estados financieros. El juicio incluirá los siguientes elementos fundamentales:

1. la determinación de los estados financieros comprobados;
2. una referencia a la responsabilidad de la administración de la entidad y a la responsabilidad del Auditor;
3. una referencia a las normas de auditoría aplicadas;
4. la descripción del trabajo realizado;
5. la expresión del juicio sobre los estados financieros en lo relativo a si:

- los estados financieros representan fielmente la situación financiera al final del período y los resultados de las operaciones para el período terminado;

- los estados financieros fueron preparados de acuerdo con las políticas contables establecidas; y

- las políticas contables se aplicaron de forma coherente con la del período financiero anterior;

6. la expresión de un juicio sobre si las operaciones se ajustaron al Reglamento Financiero y la autoridad legislativa;
7. la fecha del juicio;
8. el nombre y cargo del Auditor Externo; y
9. en caso necesario, una referencia al informe del Auditor Externo sobre los estados financieros.

6. El informe del Auditor Externo a la Conferencia sobre las operaciones financieras del período indicará:

1. El tipo y el alcance de su examen.
2. Cuestiones relacionadas con la completabilidad o exactitud de las cuentas, incluyendo cuando proceda:
1. datos necesarios para la correcta interpretación de las cuentas;
2. cualesquiera sumas que deberían haberse cobrado y que no aparezcan abonadas en cuenta;
3. cualesquiera sumas respecto de las cuales exista una obligación jurídica o contingente y que no se haya contabilizado o consignado en los estados financieros;
4. gastos que no se hallen debidamente acreditados;
5. si los libros de contabilidad que se llevan son adecuados. Cuando la presentación de los estados financieros se aparte material y sistemáticamente de los principios de contabilidad generalmente aceptados, ello se deberá poner de manifiesto.
3. Otras cuestiones que deben ponerse en conocimiento del Comité de Finanzas tales como:
1. casos de fraude real o presunto;
2. despilfarro o desembolso indebido de dinero y otros haberes de la Organización (aun cuando la contabilización de las operaciones esté en regla);
3. gastos que pueden obligar a la Organización a efectuar nuevos desembolsos apreciables;
4. cualquier defecto que se observe en el sistema general o disposiciones particulares que rijan el control de los ingresos y los gastos, o de los suministros y el equipo;
5. gastos que no respondan a la intención de la Conferencia, aun teniendo en cuenta las transferencias de créditos presupuestarios debidamente autorizadas;
6. gastos que excedan de los créditos consignados, una vez modificados mediante transferencias de créditos presupuestarios debidamente autorizadas;
7. gastos que no se ajusten a las disposiciones que los autorizan.
4. La exactitud o inexactitud de los libros sobre materiales y equipos que pongan de manifiesto el levantamento de inventarios y su cotejo con aquéllos.

Además, los informes podrán hacer mención de:

5. Las Operaciones contabilizadas en un ejercicio anterior y sobre las cuales se hayan obtenido nuevos datos, o las operaciones que deban realizarse en un ejercicio ulterior y de las cuales convenga que el Comité de Finanzas tenga conocimiento cuanto antes.

7. El Auditor Externo podrá formular al Comité de Finanzas, al Consejo o al Director General las observaciones sobre los resultados de la comprobación y los comentarios sobre el informe financiero del Director General que estime pertinentes.

8. Siempre que se le ponga restricción al alcance de la comprobación de cuentas, o siempre que le resulte imposible obtener las pruebas suficientes, el Auditor Externo lo hará constar en su opinión e informe, exponiendo claramente en el informe las razones de sus comentarios y el efecto sobre la situación financiera y las operaciones financieras consignadas.

9. El informe del Auditor Externo no contendrá en ningún caso críticas sin haber dado previamente al Director General una oportunidad adecuada para explicar la cuestión que motiva los comentarios.

10. El Auditor Externo no está obligado a mencionar ninguna cuestión de las arriba citadas que según su opinión resulte insignificante desde todo punto de vista.




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1 Véase el Artículo 12.3 del Reglamento Finaciero

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