Las características de los ingredientes entrantes deben coincidir con la información mencionada en la etiqueta, que debe incluir especificaciones acerca del producto adquirido, el destino de la carga, el número/fecha del lote y la sujeción a las reglas correspondientes, especialmente en el caso de los materiales destinados a la elaboración de alimentos con medicación.
Antes de comenzar los trámites de aceptación y descarga, deben verificarse los siguientes factores: color, olor, textura, densidad, humedad, peso y temperatura del producto, así como la presencia de cualquier sustancia ajena o infestación por insectos.
Una comparación visual de la carga con una muestra conocida del ingrediente es otra de las medidas necesarias. Conviene observar también si existen hundimientos, los cuales podrían indicar pérdidas.
Antes o durante la descarga de los ingredientes embalados (es decir, premezclas, minerales, medicaciones, etc.), éstos deben contarse físicamente y comparar las cifras resultantes con las que figuran en los documentos de salida y en las pólizas de carga. Cualquier variación en el número de los sacos o deterioro de los productos debe anotarse en los documentos de recepción y en la póliza de carga. Estas variaciones tendrán que comunicarse al director de la fábrica, así como al gerente de compras, de manera que pueda reclamarse al abastecedor y/o transportista.
Al hacer un muestreo, conviene seguir los procedimientos que figuran en la sección 13 de estas orientaciones, referida a métodos de muestreo y análisis.
Periódicamente deben realizarse análisis aleatorios de todos los ingredientes, para controlar su humedad y que su contenido de proteínas, grasas, fibras, cenizas, calcio, fósforo, sal y otros componentes sea el apropiado. También puede ser conveniente efectuar un examen microscópico para determinar la calidad de los ingredientes y premezclas (AOAC, 1990; Bates, Akiyama y Lee, 1995; Jones, 2000; Khajarern y Khajarern, 1999).
Si antes o durante la descarga se observa que un ingrediente no cumple con los requisitos de compra, debe informarse inmediatamente al jefe de producción y/o al jefe de compras, quienes deberían tener la autoridad suficiente para ejercer el «derecho de rechazo».
No aceptar una carga puede ser una decisión muy difícil, especialmente si en la fábrica queda poca cantidad de cierto ingrediente que debe ser rechazado por encontrarse contaminado, presentar deficiencias o cualquier otra razón válida. Resulta muy arriesgado para todos los clientes y para la estabilidad financiera del establecimiento que se admitan ingredientes contaminados en su sistema. Según la naturaleza de la contaminación, eliminarla puede ser muy difícil y costoso.
Durante toda la operación debe mantenerse una documentación de respaldo que permita el rastreo de la mercadería y consigne el tipo de ingrediente recibido, la fecha de recepción, los nombres del expedidor y el abastecedor, la asignación de la descarga, el número de sacos, la dimensión del saco, el número de lote, observaciones sobre la calidad del producto y la firma de la persona que recibe la mercadería.
Trátese de ingredientes empaquetados o sueltos, deben usarse de acuerdo con el principio según el cual el primero en entrar es el primero en salir.
Se debe controlar diariamente, o según lo aconsejen las características del ingrediente, que en ningún depósito se produzcan estados de compactación. Cuando se comprueben compactaciones o bloqueos, deben iniciarse de inmediato acciones para disolverlos o removerlos. Hay que tener mucho cuidado de no exponer a los empleados a la posibilidad de sufrir asfixia y/o de ser sepultados vivos por un repentino colapso del material compactado. La masa de grano o harina endurecida, al desintegrarse repentinamente, puede causar la implosión de la tapa del silo, con riesgo de producir serios daños a los empleados que se encuentran alrededor.
Los ingredientes arribados por ferrocarril, en balsas o camiones deben ser controlados para detectar posibles pérdidas resultantes de un defecto físico del vehículo transportador. Es necesario inspeccionar los escotillones de los vagones y contenedores para asegurarse de que las puertas no hayan sido abiertas o forzadas. Cualquier cierre roto o puerta no sellada deben ser consignados y comunicada la irregularidad al jefe de compras.
Cuando sea posible, deben controlarse el peso de todos los ingredientes entrantes, ya sean éstos empaquetados o a granel, y compararse con el consignado en los documentos de expedición. Las variaciones deben ser anotadas y comunicadas al jefe de compras.
El adecuado mantenimiento y la seguridad del área de descarga a granel debe examinarse diariamente. Cuando se cambia de ingrediente es necesario hacer una limpieza total.
La ruta que seguirá un ingrediente tiene que ser cuidadosamente planificada por el administrador de la planta y supervisada por el superintendente antes de la descarga. La contaminación cruzada de ingredientes es un gravoso error, que pone en riesgo la producción y perjudica a los clientes y consumidores de los alimentos.
