FAO - FC 99º período de sesiones

Para información de los Miembros del Comité de Finanzas, se adjunta el informe sobre las actividades anuales de la Oficina del Inspector General en el año 2001.

I. Introducción

1. Cuando se preparó por primera vez el informe sobre las actividades anuales en 1995, tenía por objeto presentar al Director General un resumen del trabajo realizado por la Oficina del Inspector General. En efecto, era una refundición de los informes semestrales sobre las actividades preparados a lo largo del año. A partir de 1996, el Director General ha puesto los informes anuales de la Oficina a disposición del Comité de Finanzas, a fin de permitir a sus miembros examinar la naturaleza de la labor llevada a cabo por la Oficina. Los miembros del Comité acogieron positivamente esta iniciativa y se ha convertido en un tema permanente de su programa para el período de sesiones de mayo. Así pues, éste es el sexto de tales informes y se entrega a la Secretaría del Comité para su traducción y distribución al mismo tiempo que se presenta al Director General.

2. A lo largo de los años, el informe anual ha despertado un interés considerable y en varias ocasiones los miembros han formulado propuestas de mejoras en la presentación. Éstas se han incorporado siempre que ha sido posible, y en particular en el presente informe se han tratado con mayor detalle los temas señalados como de especial importancia, aunque esa sección del informe tiene como objetivo primordial indicar el tipo y el carácter de los asuntos comprendidos en la información sobre los resultados de las auditorías amplias.

3. El pasado año, la Oficina publicó en total 88 informes. Éstos se señalan en el Anexo A, que está estructurado por grupos de organización dentro de la Oficina. Esta presentación coincide con los elementos del programa expuestos en el PLP. La situación de la plantilla figura en el Anexo B. El trabajo de la Oficina se llevó a cabo sin superar la asignación neta (1 611 600 dólares) proporcionada para el segundo año en el Programa de Labores y Presupuesto para el bienio 2000-2001.

II. Asuntos de especial importancia

4. En esta sección se exponen diversos asuntos de los que se ha ocupado la Oficina en el año 2001. Cuando es oportuno, se indican también las medidas adoptadas en diversos niveles de la administración en respuesta a los problemas observados.

5. La Carta está reconocida ahora como elemento integrante de las actividades de supervisión de la Organización. Se cita y menciona con frecuencia en relación con la labor de la Oficina y ya está a disposición de todos los funcionarios. Por ejemplo, se presentó inicialmente en el año 2000 por medio de un Boletín del Director General y se ha incorporado al Manual Administrativo de la FAO, se explica a todos los nuevos funcionarios su importancia durante el programa de orientación y está constantemente disponible en Intranet.

6. La Carta también ofrece al Inspector General la oportunidad de presentar, a su discreción, cualquier informe concreto al Comité de Finanzas, cuando considere que la administración superior no ha conseguido abordar de manera apropiada cualquier cuestión planteada. Tampoco este año se ha dado esa situación.

7. Los auditores internos situados en las cuatro Oficinas Regionales principales, así como las misiones ocasionales desde la Sede, prestaron particular atención a las nuevas disposiciones para el programa de campo; los nuevos sistemas informáticos y los procedimientos conexos; la gestión de los recursos humanos; los asuntos relativos a contratos y adquisiciones; y la gestión administrativa y financiera. Con respecto a las cuestiones financieras, se observó que en general las transacciones estaban debidamente autorizadas, respaldadas y contabilizadas en los libros y registros de conformidad con las normas y procedimientos de la FAO. Cuando se hicieron recomendaciones específicas de medidas correctoras o mejoras, los diversos niveles de la administración adoptaron las medidas apropiadas para abordar las cuestiones planteadas.

8. Coincidiendo con las misiones de auditoría a las Representaciones de la FAO, la Oficina suele programar exámenes de proyectos concretos, a menudo proyectos del Programa de Cooperación Técnica y proyectos en el marco del Programa Especial para la Seguridad Alimentaria.

9. Al proseguir la aplicación de las nuevas disposiciones para el programa de campo durante todo el año, la actividad de auditoría en las Representaciones de la FAO se concentró cada vez más en las responsabilidades delegadas, en particular en relación con asuntos relativos al sistema de contabilidad, el presupuesto y la presentación de informes. Otros aspectos examinados fueron el ciclo de los proyectos y el mejoramiento del programa de campo, así como los informes financieros y los asuntos de control, administrativos y de personal, las relaciones con el gobierno del país y otras cuestiones de enlace. Una vez más, hay que señalar que la administración a nivel local ha sido receptiva a las recomendaciones de mejora y que el personal encargado de la Sede ha efectuado un seguimiento enérgico.

10. La Oficina realizó un examen del sistema de controles internos concebido para impedir la utilización no apropiada de los recursos de la Organización. Como parte del examen, la Oficina realizó una encuesta en toda la Organización sobre los posibles usuarios y receptores de solicitudes de asistencia, abarcando un período de tres años, desde agosto de 1998 hasta agosto de 2001. El examen se llevó a cabo en respuesta al informe del Auditor Externo para 1998- 99, examinado por el Comité de Finanzas en mayo de 2001.

11. En el examen se llegó a la conclusión de que, en conjunto, la Organización había preparado e introducido un sistema adecuado de controles internos para la utilización apropiada de los recursos tanto humanos como materiales. Sin embargo, se requiere una mejora en la aplicación de estos controles y se formularon recomendaciones a la administración para que comunicara periódicamente al personal lo que la Organización considera que son prácticas aceptables e inaceptables, la conducta que se espera del personal y la función de la Oficina del Inspector General en el sistema de control interno, incluida su disponibilidad como canal confidencial de comunicación sin temor a represalias. Otras propuestas fueron la actualización de las políticas y directrices básicas y su incorporación a un solo instrumento autorizado, a fin de facilitar el acceso y evitar la confusión.

12. En la encuesta del personal no se descubrió ningún problema significativo, sino sólo pequeñas cuestiones. Sin embargo, tuvo repercusiones importantes en el aumento de la sensibilización del personal acerca de la conducta que se espera de él y el hecho de que la Organización esté decidida a detectar y eliminar cualquier actividad no apropiada.

13. En el informe anual de las actividades de la Oficina del Inspector General para el año 2000 se indicaba que se había establecido contacto con el Grupo de Auditores Externos de las Naciones Unidas, los Organismos Especializados y el Organismo Internacional de Energía Atómica para aclarar su definición de fraude real o presunto. En el año 2001 se recibió la respuesta. A este respecto, fraude se define como "... un acto intencional de una o más personas de la administración, personal o terceros que da como resultado una representación equivocada de los estados financieros .... El fraude puede implicar manipulación, falsificación o alteración de registros o documentos, malversación de activos, supresión u omisión de los efectos de ciertas transacciones en los registros, registro de transacciones sin sustancia o respaldo y mala aplicación de políticas contables". El fraude presunto se define como " .... un fraude que, aunque no se haya establecido claramente con pruebas documentales o testimoniales que lo ha cometido el infractor, provoca la pérdida de recursos valiosos de la organización".

14. Hemos examinado los casos notificados al Auditor Externo para el bienio 1998-1999 a la vista de estas definiciones y no tenemos ninguna nueva observación que hacer, considerando que desde la perspectiva de la auditoría los casos están cerrados.

15. En el año 2001, se publicaron dos informes que abarcaban específicamente pérdidas de dinero y de bienes. Uno se refería al robo armado de 6 000 dólares pertenecientes a un proyecto de Indonesia. De la investigación realizada por la Oficina parece deducirse que la negligencia de un funcionario había contribuido a la pérdida, pero las autoridades judiciales competentes fueron de la opinión de que no se podía demostrar una "negligencia grave" y no se pudo seguir adelante con el caso.

16. La segunda investigación sobre pérdidas de dinero, billetes de avión y equipo no fungible por un valor de 3 870 dólares se produjo en un proyecto de Angola. Se recuperaron 2 435 dólares de la auxiliar administrativa considerada la principal responsable. Ya no pertenece a la Organización. El resto se canceló, ya que no se pudo atribuir la responsabilidad a ningún funcionario en particular.

17. La Oficina examinó la utilización de cartas de acuerdo en toda la Organización. Son instrumentos firmados con instituciones gubernamentales, intergubernamentales regionales, paraestatales u otras no lucrativas para el suministro de servicios particulares u otro trabajo específico. Con un volumen de compromisos de más de 25 millones de dólares en el año 2001, las cartas de acuerdo representan un desembolso sustancial para la Organización.

18. Se publicaron seis informes específicos correspondientes a cuatro departamentos de la Sede y dos Oficinas Regionales. En ellos se abordaron las políticas y directrices presentes, la eficacia del uso de los recursos, aspectos de supervisión y el cumplimiento de requisitos concretos. En los informes se observó que rara vez se indicaba la justificación de la selección de una organización receptora particular, el seguimiento y evaluación de las actividades previstas en virtud de las cartas de acuerdo era escaso o nulo y el control financiero era inadecuado. Se expresó preocupación porque no siempre se seguía la reglamentación aplicable, en particular cuando se utilizaban cartas de acuerdo en lugar de instrumentos de adquisición más apropiados con requisitos más estrictos. Se recomendó la revisión de las directrices y el aumento de su claridad, la mejora del seguimiento para garantizar la obtención oportuna de los resultados previstos, la mejora del control financiero y la contabilidad, el fomento de la competencia cuando fuera posible, la justificación apropiada de la elección de una organización receptora particular y la imposición del cumplimiento de los requisitos obligatorios. La administración está abordando ahora las cuestiones planteadas en los exámenes y la Oficina tiene prevista una actuación de seguimiento en el próximo bienio.

19. El Programa de petróleo por alimentos sigue siendo una esfera a la que presta una atención importante la auditoría y una prioridad máxima para la Organización. Como consecuencia del aumento del tamaño y la complejidad del programa y el mayor riesgo de auditoría, la Organización inició medidas para reforzar la administración, la gestión y el control del programa aumentando los recursos de personal dedicados a él durante el bienio 2000-2001. Para ello se destacó a un auditor residente en el Iraq y, a este respecto, se potenció la función y la responsabilidad del auditor interno residente en El Cairo.

20. La Oficina publicó durante 2001 ocho informes específicos relativos a diversos asuntos, como se indica en el Anexo A iii). Se recomendó el aumento de la eficacia de las iniciativas de gestión para solucionar las dificultades en relación con la contratación, la gestión financiera, la planificación y evaluación del programa, la protección y la seguridad del personal, la mejora de la gestión y la seguridad del dinero en efectivo, la mejora de los controles internos, la competencia y la transparencia de las adquisiciones locales y el aumento de la eficacia y la efectividad de la función de observación de la FAO en la zona central/meridional del Iraq. La administración, tanto sobre el terreno como en la Sede, recibió positivamente estas recomendaciones. Se han adoptado medidas correctoras siempre que ha sido posible o se están adoptando o estudiando activamente.

21. La FAO mantiene normas rigurosas en cuanto a la preparación académica de los funcionarios, y a lo largo del año la Oficina realizó una amplia labor de control en relación con este importante sector. Se observó que, si bien en general se siguen las políticas, procedimientos y directrices pertinentes, se habían detectado ciertos incidentes de falsificación o interpretación equivocada de títulos académicos. Por consiguiente, la Oficina recomendó tanto una intensificación del control como la solución de los incidentes aislados identificados. En estos informes se reconoció la influencia de Internet en el aprendizaje a distancia, así como la proliferación de las llamadas "fábricas de títulos". Las recomendaciones tenían por objeto el aumento del control, en particular la introducción de mejoras en el Formulario de antecedentes personales, a fin de garantizar que los candidatos señalaran sus títulos con mayor precisión sin intentar equipararlos a los de otros países o de otros idiomas; fomentar un examen por parte de las direcciones técnicas de la calidad y la pertinencia de la documentación presentada por los candidatos; promover la participación de la Dirección de Gestión de Recursos Humanos en su función de asesoramiento y proporcionar una evaluación más transparente y equitativa de los títulos académicos de las diversas categorías de personal. La respuesta de la administración superior a esta labor ha sido extraordinariamente positiva, habiéndose aceptado y comenzado a aplicar todas las recomendaciones.

22. Basándose en informes anteriores sobre las actividades de TeleFood en la Sede (Cuentas Bancarias de TeleFood, 1999, y Operaciones de TeleFood, 2000), la Oficina realizó una evaluación de los progresos realizados en la administración y su previsión de las actividades de TeleFood en el año 2001. Se observó que se habían realizado avances considerables en la agilización de los asuntos administrativos de TeleFood. Se habían aplicado muchas de las recomendaciones de nuestros informes anteriores y otras estaban en proceso de aplicación. Abarcaban sectores como la necesidad de mejor comunicación con los países en relación con el funcionamiento del ciclo de los proyectos, el fortalecimiento de las responsabilidades de gestión y control sobre los aspectos financieros de los microproyectos de TeleFood, la aplicación de una metodología contable perfeccionada, la responsabilidad y la eficacia en la contabilidad de TeleFood, el control de la exactitud de la información bancaria publicada en Internet para solicitar contribuciones del público y la gestión del efectivo sobre las contribuciones de TeleFood. La administración aceptó las recomendaciones y ya se han comenzado a aplicar.

23. Después de varios retrasos, plazos no cumplidos y aumentos de los costos, el sistema financiero Oracle, que sustituyó el antiguo sistema FINSYS, ya está funcionando plenamente. Durante el año 2001, la Oficina realizó una auditoría financiera y operacional completa del módulo de Cuentas por pagar de Oracle y de la gestión de la dependencia encargada. El examen dio lugar a cuatro informes, relativos a cuestiones de organización y plantilla; asuntos de procedimiento; cuestiones de transacción y seguridad de datos; y aspectos técnicos del módulo de Cuentas por pagar de Oracle. Se formularon recomendaciones en relación con los niveles de personal, el volumen de trabajo y la gestión de las horas extraordinarias, la utilización de recursos humanos distintos del personal y la gestión de las vacaciones; las cuestiones de procedimiento que habían dado lugar a retrasos y errores; la seguridad de las transacciones y los datos, con inclusión de la separación de funciones, el seguimiento de comprobación y los controles de conexión y acceso; y cuestiones técnicas, en particular la interacción de los usuarios con la interfaz gráfica del usuario, el rendimiento del sistema y la funcionalidad de la impresión. La administración aceptó en principio las recomendaciones y cuando ha sido oportuno ya se han comenzado a aplicar.

24. El Fondo Rotatorio de Productos de Información (FRPI) está administrado por el Grupo de Ventas y Comercialización, del Departamento de Asuntos Generales e Información. Este Fondo ha ido acumulando déficit de caja durante cerca de seis años. En consecuencia, la Oficina realizó un examen de la situación financiera, así como de las estrategias e iniciativas adoptadas por la administración del FRPI para conseguir la autosuficiencia. El examen se concentró en la evaluación del Plan de actividades para 2000-2001, destinado a establecer el marco de trabajo del FRPI.

25. La Oficina comunicó que el Plan de actividades sólo se había aplicado parcialmente y que el FRPI no había conseguido todavía eliminar el déficit. Es más, el déficit había aumentado durante los dos últimos años. Sin embargo, se observó que la organización interna del grupo había mejorado considerablemente y debería tener efectos positivos para el futuro. Se recomendó que se prestara mayor atención a la comercialización, tomando ciertas iniciativas para mejorar el potencial comercial de las publicaciones, dotar al FRPI de mayor flexibilidad a la hora de decidir los títulos que se han de imprimir e intensificar la cooperación y coordinación con los departamentos técnicos en la formulación y ejecución de los planes de publicación. La administración reconoció la necesidad de estas actuaciones y se están adoptando las medidas apropiadas para abordar las cuestiones planteadas.

26. Las Órdenes de compra local (OCL) se utilizan para comprar material de escritorio que no hay en existencias y otros pequeños artículos, con un límite máximo determinado, sin pasar por el Servicio de Compras. La Oficina examinó la utilización de las OCL en siete direcciones o departamentos de la Sede y llegó a la conclusión de que los procedimientos normalizados vigentes eran anticuados y había que actualizarlos para reflejar la situación y organización presente y ofrecer una orientación apropiada a los usuarios de este instrumento. Sin embargo, se observó que las direcciones o departamentos en general se habían ajustado a principios aceptables en las compras. Los informes también indicaron que el Servicio de Compras debería aumentar su vigilancia del uso de las OCL y realizar análisis periódicos de la tendencia de las compras para facilitar la adopción de decisiones.

27. Durante el año, la Oficina realizó un examen de determinados aspectos de la seguridad de la tecnología de la información. El examen indicó que no se había realizado ninguna evaluación general del riesgo de la tecnología de la información desde 1991, y se expresó preocupación en el sentido de que la FAO podría no estar debidamente protegida de las amenazas presentes. Se recomendó la realización de una evaluación apropiada del riesgo y su repetición de manera periódica. La administración está de acuerdo con esta recomendación y está redactando especificaciones para dicha evaluación del riesgo.

28. El 1º de enero de 2002 se introdujeron los billetes y monedas de euros en sustitución de la moneda nacional de 12 países de la Unión Europea. Como preparación para la introducción de la nueva moneda, la Oficina realizó un examen de las disposiciones aplicadas en la FAO. El examen abarcó las nóminas, las actividades bancarias, las cuentas por pagar, Oracle, las cuentas por cobrar, los viajes, Monedas y Medallas, la Cooperativa de Crédito, el Economato y otros servicios in situ. Como consecuencia de este examen, la Oficina preparó un informe de garantía, con la conclusión de que los principales sistemas de actividades comerciales de la FAO podían efectuar transacciones en euros a partir de enero de 2002. Había un pequeño número de actividades secundarias de la FAO que no estaban totalmente preparadas para la introducción del euro, y el informe advirtió a la administración de ello, habiéndose adoptado las medidas apropiadas.

29. Durante este año se mantuvo una amplia colaboración con otros organismos de las Naciones Unidas. En una ocasión, el PMA señaló a la atención del Inspector General un caso especial de personal existente en una de las Oficinas Regionales. Este asunto se abordó activamente y se solucionó. El examen puso de manifiesto deficiencias en el proceso de contratación, en particular en relación con las insuficientes verificaciones de las referencias. En otro caso, la Oficina solicitó la asistencia de los auditores del PNUD para aclarar algunos aspectos pendientes relativos a las actividades de compra sobre el terreno. Gracias a dicha asistencia, se adoptaron con rapidez medidas complementarias y se estipularon pagos más bajos en virtud del contrato objeto de examen. Del mismo modo, la Oficina colaboró en otras cuestiones de personal con la Oficina de Supervisión Interna de las Naciones Unidas en Nueva York y con el OIEA en Viena.

30. Como se señaló el año pasado y conviene repetir, el asunto de la "resolución de auditoría" se toma muy en serio en la FAO. Se ha asignado al Subdirector General/ /Director de Gabinete la responsabilidad de la aplicación de las recomendaciones de auditoría. Lleva a cabo esta tarea informando a cada uno de los directores de programa de las instrucciones del Director General con respecto a la aplicación, estableciendo fechas concretas para la información sobre las medidas adoptadas y llevando a cabo actividades complementarias posteriores en caso necesario. Este es un instrumento de "resolución de auditoría" extraordinariamente valioso, que unido a las actividades complementarias normales de la Oficina del Director General ha resultado muy eficaz.

31. Los Representantes de los Servicios de Auditoría Interna de las Naciones Unidas y las Instituciones Financieras Multilaterales se reunieron en Bangkok en junio de 2001. Esto brindó al Inspector General la oportunidad de visitar la Oficina Regional de la FAO y reunirse con otros contactos profesionales que actúan en Bangkok. Las sesiones oficiales de la reunión ofrecieron un excelente foro para el intercambio de opiniones y experiencias de los auditores internos y otros órganos de supervisión de la comunidad internacional de profesionales de la auditoría. La tercera Conferencia de Investigadores de Organizaciones de las Naciones Unidas e Instituciones Financieras Multilaterales, organizada por el Banco Mundial en Washington y programada inicialmente para la semana del 11 de septiembre de 2001, se canceló debido a los trágicos acontecimientos de esa semana.

32. La Oficina organizó un seminario in situ en Roma, que tuvo un gran éxito. Los temas fueron las tendencias de la auditoría interna y las mejores prácticas/evaluación del riesgo y un simposio avanzado sobre el fraude. Estuvieron a cargo de expertos reconocidos internacionalmente en el sector y asistió todo el personal de la Oficina. Además, participaron funcionarios de otras organizaciones del sistema, como el PMA, el FIDA, el OIEA, la ONUDI, la UENSCO, la OMS, la UIT, la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra y la OSCE, compartiendo los gastos. También en relación con la divulgación, el Inspector General celebró reuniones mensuales con las contrapartes de los organismos con sede en Roma y se mantuvo en estrecho contacto con los jefes de las dependencias de auditoría e investigación de otros organismos de las Naciones Unidas e instituciones internacionales.

III. Operaciones de auditoría

33. Las actividades de auditoría de la Oficina se planifican, organizan, administran y notifican por elementos del programa. Debido a que el Programa de Labores y Presupuesto de la FAO se elabora con carácter bienal, lo mismo se hace con el plan de trabajo de auditoría. Se han concebido con carácter descendente, teniendo en cuenta el Marco Estratégico, el Plan a Plazo Medio, el Programa de Labores y Presupuesto y los debates en la Conferencia, el Consejo y los Comités del Programa y de Finanzas, así como las declaraciones sobre políticas y las iniciativas del Director General. Posteriormente se elabora el plan con mayor detalle en la Oficina en sentido ascendente y se presenta al Director General para su examen y aceptación. No obstante lo expuesto, se trata de un plan flexible. Se puede modificar en función del cambio de circunstancias, ya sea a petición de la administración superior o por el propio Inspector General.

34. Las actividades de auditoría suelen dar lugar a informes de auditoría específicos. Sin embargo, la contribución de la Oficina del Inspector General al proceso global de control de la gestión en la Organización va considerablemente más allá de la presentación de informes oficiales. Estas actividades se exponen en los siguientes párrafos, indicando el carácter y el alcance de la labor realizada en el curso del año, y en el Anexo A se indican los informes específicos publicados en el año 2001.

A. ACTIVIDADES DE LA SEDE

35. La atención del grupo de la Sede se concentra fundamentalmente en la realización de auditorías amplias en el Departamento de Administración y Finanzas. Sin embargo, cada vez se orienta un volumen mayor de trabajo de auditoría de la Oficina hacia los departamentos técnicos. Aunque la mayoría de los expertos de este grupo siguen correspondiendo a las disciplinas asociadas con las finanzas, la tesorería, la contabilidad y la administración, también se centra la atención en la ofimática, los sistemas de información y otros aspectos del tratamiento electrónico de datos. El grupo de la Sede se encarga de las auditorías anuales de la Cooperativa de Crédito, el Economato y ciertos elementos del PMA, todo ello con el sistema de recuperación de los costos.

36. En el presente año este grupo publicó en total 19 informes, que aparecen señalados en el Anexo A i).

B. ACTIVIDADES DESCENTRALIZADAS

37. Este grupo se encarga primordialmente de todas las auditorías en las Oficinas Regionales, Subregionales y de Enlace, así como en las Representaciones de la FAO y en determinados proyectos específicos sobre el terreno. La única excepción es el Programa de petróleo por alimentos. Debido a su volumen, complejidad y necesidades especiales de personal, esta responsabilidad se ha asignado al Grupo de Misiones Especiales de Gestión.

38. Las actividades descentralizadas comprenden no sólo la labor llevada a cabo por el personal de auditoría asignado a las cuatro Oficinas Regionales, sino que también comprende las funciones correspondientes en la Sede. El trabajo en las Oficinas Regionales se extiende a toda la gama de actividades de comprobación asociadas con las auditorías amplias. Está incluido aquí el asesoramiento a las dependencias de gestión y técnicas sobre cuestiones como los asuntos financieros, contables y administrativos, la plantilla y la contratación y selección de personal, así como la organización, control interno y otros asuntos que surgen de cuando en cuando.

39. Este grupo también sigue de cerca el trabajo de las empresas de auditoría locales contratadas como parte del mecanismo de verificación o control interno dependiente de la Dirección de Finanzas y con frecuencia se remite a sus informes como parte de su función de planificación y supervisión. También se utilizan éstos en relación con el programa de información y orientación para los Representantes de la FAO recién nombrados y para las contribuciones posteriores a la evaluación del rendimiento durante el servicio y los procedimientos de transferencia al terminar el nombramiento de los Representantes.

40. En el año 2001, este grupo preparó en total 45 informes: 15 relativos a diversos aspectos de las Oficinas Regionales y Subregionales, 16 sobre Representaciones de la FAO y 14 sobre proyectos específicos, que se indican en el Anexo A ii).

C. MISIONES ESPECIALES DE GESTIÓN

41. Este grupo se ocupa prácticamente de la totalidad de las solicitudes, inspecciones, auditorías especiales e investigaciones de la Oficina del Inspector General. Muchas de éstas proceden de la Oficina de Director General o de otros miembros de la administración superior, y en ocasiones de algún funcionario en particular. Estas actividades, sobre todo las investigaciones especiales, no siempre dan lugar a informes oficiales de auditoría, sino que con mayor frecuencia se concluyen con informaciones extraoficiales o memorandos confidenciales.

42. Este grupo también se ocupa de asuntos relativos a las adquisiciones (en particular el examen de las solicitudes de dispensa del proceso de licitación y las operaciones del Grupo de Bancos Licitantes), las comunicaciones, los viajes, el seguro de enfermedad y las prestaciones a los empleados. Representa asimismo la Oficina del Director General en el Comité de Apelación de la FAO. En el ámbito de la reciente reasignación de responsabilidades dentro de la Oficina, este grupo respalda al Inspector General en muchos de los asuntos de gestión, de personal y administrativos internos.

43. Este grupo también tiene a su cargo el examen de la formulación de dictámenes sobre la situación financiera y los gastos mensuales de la Oficina Inmediata del Director General y los gastos conexos efectuados con cargo a los presupuestos de los departamentos.

44. A lo largo del año se prepararon 24 informes de auditoría específicos, que se indican en el Anexo A iii).

IV. Operaciones del grupo de bancos licitantes

45. La adquisición de equipo, suministros y servicios se rige por los principios y procedimientos establecidos en el Manual Administrativo de la FAO. En éste se asigna a la Oficina del Inspector General la responsabilidad de recibir, abrir, registrar y mantener en condiciones seguras todas las ofertas en respuesta a las licitaciones. De esta manera se garantiza la independencia, objetividad, seguridad y transparencia del proceso de licitación.

46. El pasado año, el Grupo de Bancos Licitantes se reunió en 127 ocasiones y se ocupó de 407 licitaciones. Se invitó a 7551 empresas a presentar ofertas para estas licitaciones y se recibieron 2180 ofertas. El nivel de las operaciones ha aumentado considerablemente en todos los aspectos en comparación con los años anteriores, debido sobre todo al Programa de petróleo por alimentos, las actividades en el Kosovo y la verificación deliberada más frecuente y más amplia del mercado para las actividades de compra.

V. Actividades de gestión

47. Se planteó la posibilidad de informar sobre esta sección recurriendo a los elementos de gestión utilizados con frecuencia: planificación, organización, dotación de personal, dirección y control. Sin embargo, se decidió que para el tipo de informes de estas actividades era más apropiado un estilo descriptivo menos oficial.

48. La Oficina está representada en varios "comités permanentes" importantes de la Organización: la Junta Consultiva de Programas y Políticas, el Comité de Gestión y Tecnología de la Información (y sus subcomités), el Comité del WAICENT, el Comité de Compras, el Comité Asesor Mixto sobre Seguro Médico, el Comité de Inversiones y su Comité Asesor, el Comité Directivo de Aplicación de Oracle, el Comité Mixto de Servicios de Comedores y la Junta de la Cooperativa de Crédito. La Oficina también participa en grupos especiales de examen interno, grupos de acción, grupos de evaluación, etc. Sigue de cerca las deliberaciones de los Comité del Programa y de Finanzas, el Consejo y la Conferencia y sus miembros superiores se reúnen de cuando en cuando con oficiales superiores y representantes de los Estados Miembros, el Auditor Externo, la Dependencia Común de Inspección y colegas que tienen a su cargo funciones de supervisión en otras organizaciones de las Naciones Unidas e internacionales.

49. La situación del personal se ilustra gráficamente en el Anexo B del presente informe. Tres de las cuatro vacantes de la categoría profesional están en la fase final de nombramiento y una se va a convocar. Se espera que la Oficina pronto esté completa, con un equipo bien equilibrado de personal muy calificado y experimentado, tanto profesional como de servicios generales. Sin embargo, durante el año 2001 la Oficina tuvo de nuevo dificultades debido a varios puestos vacantes y cesiones a otras direcciones de la FAO. No obstante, pudo compensar esto con el uso de los diversos programas de asociación, consultorías de corta duración y reasignaciones de trabajo, según los casos. En el Anexo B se dan detalles sobre la situación del personal, así como alguna información demográfica resumida.

50. La capacitación y perfeccionamiento sigue siendo un aspecto importante de la gestión global de la Oficina. Esta labor consta de tres elementos: capacitación en auditoría profesional; capacitación en idiomas; y capacitación en el uso de la ofimática. En el aspecto profesional, el seminario y el simposio in situ en dos partes que se describe en la sección 2, al hablar de la divulgación de la auditoría, tuvieron un gran éxito. Se aprovecharon bien los servicios disponibles en la FAO para la capacitación en idiomas y para nuestras necesidades de capacitación sobre ofimática. Un auditor está inscrito en un programa de enseñanza a distancia en una universidad del Reino Unido y también participan funcionarios de cuando en cuando en otros programas de capacitación organizados por medio de las Dirección de Gestión de Recursos Humanos. Este compromiso en relación con la capacitación y perfeccionamiento se mantendrá en el año 2002.

51. La oficina sigue manteniendo la práctica de hacer reuniones periódicas de personal por temas, en las que expertos de la FAO exponen al personal de auditoría las novedades en sus esferas de competencia. Esto no sólo comprende los sectores financieros y administrativos tradicionales, sino que en su mayor parte se basa en oficiales superiores de las direcciones técnicas

52. Un mecanismo útil de gestión interna utilizado en la Oficina es el sistema de control del tiempo. Todos los funcionarios registran su tiempo en unidades de media hora de actividad y las hojas de registro se entregan al Inspector General. De esta manera se coteja la actividad de auditoría con el objetivo establecido al comienzo del año. El objetivo establecido para el año 2001 fue de un 30 por ciento para actividades de la Sede, un 40 por ciento para actividades descentralizadas y un 30 por ciento para actividades especiales de gestión. La actividad efectiva de auditoría notificada en el año 2001 fue de un 26 por ciento para actividades de la Sede, un 54 por ciento para actividades descentralizadas y un 20 por ciento para actividades especiales de gestión. La variación con respecto al objetivo se debió a la creciente atención prestada al trabajo sobre el terreno.

53. Para concluir, la Oficina desea expresar una vez más su agradecimiento al personal de todos los niveles con el que se ha establecido contacto en el curso de la labor de auditoría, y en particular a los miembros de la administración por su apoyo y su respuesta positiva, su cooperación y su asistencia a lo largo de todo el año.

ANEXO A i)

ANEXO A ii)

ANEXO A iii)

ANEXO B i)

		INSPECTOR GENERAL G. Peter Wilson (D-2)

Apoyo de Secretaría					Apoyo administrativo

V. Brooke K. Travers (80% G-4)	G-3 G-3				C. Bricknell M.T. Baiani (Registro)	G-6 G-4
			MISIONES ESPECIALES DE GESTIÓN

ACTIVIDADES DE LA SEDE			A. Lo Faso	D-1	ACTIVIDADES DESCENTRALIZADAS
L. Elliot vacante A. Barrow E. Pezzola M. Carbone	P-5 P-3 P-3 G-6 G-5		vacante M. Abreu D. Ramirez D. Chiodi S. Saluja (Consultor)*	P-4 P-3 P-2 G-4 P-4	J. Cortés Y. Ogino (RAP) vacante (RLC) E. Khalil (RNE)** M. Smith-John (RAF) vacante (HQ) F. Zafar (HQ)	P-5 P-4 P-4 P-5 P-4 P-4 P-2

* Residente en el Iraq para el Programa de petróleo por alimentos - puesto que ha de pasar a plazo fijo en enero de 2002.
** Informes al Auditor Principal sobre asuntos relativos al Programa de petróleo por alimentos.

N.B. Se está actuando para la dotación de personal con respecto a todos los puestos vacantes de AUD.

ANEXO B ii)

* Está incluido un puesto temporal de categoría P-4 para el Programa de petróleo por alimentos en el Iraq, que se transformará en puesto de plazo fijo en enero de 2002.

Índice
			Párrafos
I.	Introducción		1-3
II.	Asuntos de especial importancia		4-32
III.	Operaciones de auditoría		33-34
	A .	Actividades de la Sede	35-36
	B .	Actividades descentralizadas	37-40
	C .	Misiones especiales de gestión	41-44
IV.	Operaciones del grupo de bancos licitantes		45-46
V.	Actividades de gestión		47-53
	Anexo A -	Informes del Auditor Interno
	i)	Actividades de la Sede
	ii)	Actividades descentralizadas
	iii)	Misiones especiales de gestión
	Anexo B -	Estructura de la oficina
	i)	Organigrama
	ii)	Cuadro del personal

	Grado	Hombres	Mujeres	Vacantes	Total
Puestos profesionales de auditoría					16
1 Director	D2	1
1 Auditor Principal	D1		1
2 Auditores superiores	P5	1	1
1 Auditor regional	P5	1
4 Auditores regionales*	P4	2	1	1
2 Auditores	P4			2
3 Auditores	P3	1	1	1
2 Auditores	P2	2
Puestos de servicios generales de auditoría					3
1 Auxiliar de auditoría	G6	1
1 Empleado de auditoría	G5		1
1 Empleado de auditoría	G4		1
Apoyo de secretaría a la auditoría					2
1 Mecanógrafo bilingüe (80%)	G3		1
1 Estenógrafo	G3		1
Otro personal de apoyo					2
1 Secretario del Director	G6		1
1 Empleado de registros	G4		1
		9	10	4	23

País	Profesionales		Servicios Generales	Total
	Sede	Región
Brasil	1			1
Canadá	1	1(RNE)		2
India*		1(Iraq)		1
Italia			4	4
Jamaica		1(RAF)		1
Japón		1(RAP)		1
Pakistán	1			1
España	1			1
Reino Unido	2		3	5
EE.UU.	2			2
Vacantes	3	1(RLC)		4
	11	5	7	23

Comité de Finanzas

99º período de sesiones

Roma, 6 - 10 de mayo de 2002

Informe de las actividades de la Oficina del Inspector General en el año 2001

Índice

I. Introducción

II. Asuntos de especial importancia

III. Operaciones de auditoría

A. ACTIVIDADES DE LA SEDE

B. ACTIVIDADES DESCENTRALIZADAS

C. MISIONES ESPECIALES DE GESTIÓN

IV. Operaciones del grupo de bancos licitantes

V. Actividades de gestión

ANEXO A i)

ANEXO A ii)

ANEXO A ii)

ANEXO A iii)

ANEXO B i)

ANEXO B ii)