PC
87/4 d)  |
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Quatre-vingt-septième session |
Rome, 6 - 10 mai 2002 |
Examen thématique des activités de formation de la FAO - |
Renforcement des compétences du personnel de la FAO (formation interne)
Renforcement des capacités d'appui à la formation à la FAO
Activité supplémentaire: création d'un système d'établissement de rapports et de suivi
1. La FAO a notamment pour mandat de réunir, analyser, interpréter et diffuser tous renseignements relatifs à la nutrition, l'alimentation et l'agriculture, y compris les pêches et les forêts. La diffusion des informations est tributaire non seulement de la qualité des produits intellectuels de l'Organisation, mais aussi de l'aptitude des utilisateurs à les employer. La formation joue un rôle important en facilitant le transfert des connaissances et des compétences aux audiences visées. La formation intervient dans le cadre de la plupart des programmes techniques de la FAO, ainsi que dans les projets de terrain.
2. Un examen thématique de la formation dispensée par la FAO à l'externe a été effectué en 2000-01 à la demande du Comité du programme qui, à l'occasion de sa quatre-vingt-sixième session, avait demandé que soit effectuée une évaluation de la qualité des approches et matériels pédagogiques élaborés à la FAO entre 1994 et 1999. L'examen a permis de conclure que les activités de formation de la FAO étaient dans l'ensemble satisfaisantes sur le plan de la qualité et de l'utilité, compte tenu des circonstances dans lesquelles elles se sont déroulées, mais que plusieurs questions importantes devaient être examinées.
3. Suite aux conclusions de l'examen thématique, la direction de la FAO a demandé la création d'un groupe d'action interdépartemental chargé des activités de formation de la FAO, organisé par le Service de la vulgarisation, de l'éducation et de la communication, et ayant pour finalité de proposer des actions de suivi permettant de donner suite aux recommandations émises à l'issue de l'évaluation et de faire face aux implications des améliorations proposées sur les ressources.
4. Le Comité s'est félicité des orientations de la réponse de la direction, telles qu'elles lui ont été rapportées, et a demandé qu'un rapport intérimaire sur les mesures de suivi des recommandations de la part de la direction lui soit soumis à sa prochaine session en mai 2002.
5. Le présent rapport, qualifié d'intérimaire car les tâches imparties au groupe n'ont pas encore été menées à terme, devrait être lu à la lumière du document portant la cote PC 86/3 (a) (Examen thématique des activités de formation de la FAO). Des informations supplémentaires seront portées à la connaissance du Comité lors de ses prochaines sessions.
6. Le Groupe d'action, qui s'est réuni pour la première fois le 30 octobre 2001, est convenu d'apporter son appui au suivi grâce à l'aide de consultants, qui ont amorcé leurs travaux le 9 janvier 2002. Lors de la trentaine de réunions particulières organisées, les membres du personnel de différents départements de la FAO ont décrit les problèmes auxquels ils étaient confrontés et ont fait état de leurs besoins et de leurs attentes dans le domaine de la formation. Les fonctionnaires techniques bénéficiant d'une grande expérience dans ce domaine ont permis de cibler les bonnes pratiques à mettre en œuvre. Cinq groupes de travail incluant des membres du Groupe d'action ont été créés, chacun se voyant confier un mandat spécifique. Une réunion regroupant des représentants des bureaux extérieurs (Amérique latine, Asie, Afrique et Proche-Orient) se trouvant au siège de l'Organisation a également été organisée en février 2002. Les observations de cinq autres représentants de bureaux extérieurs ont également été recueillies grâce aux centres de liaison et par courrier électronique.
7. Le présent rapport intérimaire fait état des premières recommandations émises par le Groupe d'action sur les thèmes suivants:
8. Une proposition de plan d'action pour la période 2002-2003 est présentée ci-après, au Tableau 1.
Actions recommandées |
Principaux partenaires |
Période |
Définition d'une approche coordonnée et d'un processus structuré en matière de planification et d'exécution des activités de formation de la FAO sur le terrain | ||
| Sensibilisation vis-à-vis d'une approche coordonnée en matière de formation, notamment communication interne sur une définition commune de la formation et sur le processus de planification, et promotion de cette approche | SDRE, AFHO Groupe d'action chargé de la formation | Début: troisième trimestre 2002 |
| Mise au point de matériel didactique sur les principes d'éducation des adultes et formation des membres du réseau | AFHO (chef de file), SDRE | 2002-2003 |
| Élaboration de principes directeurs relatifs à la planification des activités/modules de formation du personnel | AFHO (chef de file), SDRE | 2002-2003 |
| Définition de stratégies de télé-enseignement visant à transformer le matériel didactique en ressources utilisables pour le télé-enseignement | Unités techniques SDRE/GILF (chef de file) | Début: dernier trimestre 2002 |
| Renforcement des compétences du personnel (formation interne) | ||
| Enquête permettant l'identification d'un public cible et l'évaluation des besoins sur le plan de la formation | AFHO | Troisième trimestre 2002 |
| Formation du personnel | AFHO | Suite aux résultats de l'enquête |
| Renforcement des capacités d'appui à la formation | ||
| Mise en place d'un réseau interne de formateurs | SDRE (chef de file) | Troisième trimestre 2002 |
| Création d'un site Internet consacré à la formation | GILW, GIII et SDRE | Début: dernier trimestre 2002 |
| Définition et mise en œuvre d'un mécanisme d'appui aux systèmes d'information - Système de gestion du contenu consacré à la formation | AFI, GILF et SDRE | À définir en mars 2002 |
| Activité supplémentaire: Création d'un système d'établissement de rapports et de suivi | ||
| Données: évaluation des besoins pour l'établissement de rapports et le suivi des activités de formation relevant du Programme ordinaire et des programmes de terrain | Groupe d'action sur la formation SDRE, PBE | Juin 2002 au plus tard |
| Analyse de la faisabilité de la prise en compte des besoins dans les systèmes PIRES et FPMIS et des coûts y afférents | PBEP et TCOM | Septembre 2002 au plus tard |
| Évaluation des résultats de l'analyse de faisabilité et proposition de recommandations au CGTI sur les améliorations proposées quant au système de collecte des données | Groupe d'action sur la formation SDRE | Novembre 2002 |
9. Le Groupe d'action a souligné qu'il était nécessaire d'adopter une approche coordonnée en ce qui concerne l'organisation et l'exécution de la formation par la FAO au niveau des programmes de terrain et des projets. Grâce à une perception commune de la formation (définition) et à une planification structurée, la FAO sera en mesure de dispenser une meilleure formation, aussi bien sur le plan de la qualité que de l'efficacité.
10. Dans le respect du mandat de la FAO, le Groupe d'action a proposé la définition suivante pour la formation dispensée par l'Organisation: "Processus d'apprentissage interactif permettant aux individus et aux communautés d'acquérir des compétences et des connaissances, de découvrir un nouvel état d'esprit et de partager les acquis, afin de participer activement au renforcement de la sécurité alimentaire et à la lutte contre la pauvreté." Il convient de souligner que cette définition, de nature évolutive, n'est pas exhaustive. Son application peut concerner des activités ne respectant que certains des éléments qu'elle évoque, à condition que ces activités incluent un volet apprentissage. Dans le rapport final, une distinction sera clairement établie entre l'éducation, la formation et la vulgarisation. Ce rapport présentera également, sur la base de la définition proposée, une liste d'interventions relevant de la formation.
11. Le Groupe d'action estime que les éléments suivants devraient être inclus dans toute planification systématique des interventions liées à l'apprentissage, sur la base des principes d'enseignement aux adultes:
12. En ce qui concerne la formation du personnel, le Groupe d'action recommande l'élaboration d'un module consacré aux principes d'enseignement aux adultes, qui servira de cadre pour la planification de la formation. Ce module devrait couvrir les grands principes de l'enseignement aux adultes, et chaque principe devrait être étayé par des exemples pratiques tirés d'un matériel didactique préparé par la FAO et ayant déjà fait ses preuves. Le Groupe d'action recommande également la participation obligatoire du personnel impliqué dans des activités de formation au cours sur les principes d'enseignement aux adultes.
13. Le Groupe d'action a recommandé la définition de principes directeurs- sous forme d'un module d'apprentissage pour chaque étape de planification - afin de garantir l'application de la planification systématique de la formation. Les membres du personnel impliqués dans la formation, notamment ceux des bureaux extérieurs, recevraient ainsi une formation sur le processus défini dans les directives.
14. La formation du personnel, le site Internet consacré à la formation et les ouvrages publiés dans ce domaine devrait permettre de mieux faire connaître non seulement la définition proposée pour la formation, mais également le processus de planification des activités de formation de la FAO sur le terrain.
15. La FAO s'était déjà penchée sur la question de la rentabilité en matière de diffusion des connaissances, en 2000-2001. Un cadre pour la formation à distance et le télé-enseignement a été mis au point pour la FAO par le SDRE et le GILW, qui viennent également de créer un Groupe d'action interdépartemental informel sur le télé-enseignement. Le Groupe d'action poursuit son évaluation de la pertinence de cette approche.
16. Pour la FAO, le professionnalisme, l'efficacité et la rentabilité de la formation professionnelle dispensée dans les pays membres ne peuvent être garantis que si la formation du personnel de l'Organisation se fait de manière structurée. Par conséquent, le Groupe d'action recommande que le personnel impliqué dans des activités externes de formation suive des cours « sur mesure » organisés à la FAO par le Service de la valorisation des ressources humaines (AFHO). Cette formation interne se fait conformément à l'approche systématique mentionnée plus haut.
17. Le Groupe d'action recommande la réalisation d'une enquête ayant pour objectif d'identifier le personnel de la FAO impliqué dans une formation externe. Une fois défini le public cible, des entretiens individuels seront effectués en vue d'évaluer les besoins selon le type de formation entreprise et selon les compétences spécifiques ou les améliorations nécessaires. Un questionnaire est en cours d'élaboration pour l'enquête.
18. Lors de l'élaboration d'un programme de formation des formateurs, il est nécessaire d'établir une distinction entre les domaines d'activité suivants :
Certaines personnes peuvent avoir besoin de suivre une formation dans l'ensemble des domaines cités plus haut, alors que d'autres, déjà impliquées dans certains de ces domaines, peuvent n'avoir besoin que d'une formation ponctuelle.
19. Le Groupe d'action recommande que tous les fonctionnaires techniques impliqués dans la gestion ou l'exécution des programmes de formation suivent un cours de formation pertinent. Seraient concernés non seulement les membres permanents du personnel, mais également les employés à contrat de durée déterminée. Le Service de la valorisation des ressources humaines étudie actuellement la question de la reconnaissance professionnelle et les façons d'élaborer des normes de formation pertinentes. Il se penchera également sur la meilleure formation possible quant à la durée, l'approche par module, etc., en vue de garantir la souplesse et l'efficacité du processus.
20. Cette recommandation est réaliste en ce qu'elle repose sur la motivation des fonctionnaires techniques vis-à-vis de leur participation à la formation, de la disponibilité de fonds alloués à la valorisation du personnel et de la volonté du Service de la valorisation des ressources humaines de proposer une formation pertinente aux membres de l'Organisation. Il faut sensibiliser les responsables à tous les niveaux sur l'importance de la formation du personnel.
21. Pendant que le Service de la valorisation des ressources humaines travaille à l'élaboration du programme de formation des formateurs, le Groupe d'action recommande, à titre provisoire, que le personnel impliqué dans des activités de formation externe suive la formation sur « l'animation» ou sur les « techniques de présentation » proposées actuellement par la FAO. Ces formations sont axées sur les façons de dispenser une formation efficace et permettent aux participants d'être plus performants et de se sentir plus à l'aise lorsque confrontés à un public.
22. Le Groupe d'action transmettra cette recommandation aux divisions techniques et encouragera les participants potentiels à s'inscrire. De son côté, le Service de valorisation des ressources humaines garantira l'exécution de ces deux formations au cours des prochains mois.
23. Le Groupe d'action recommande la création d'un réseau de personnes possédant des compétences et des connaissances en matière d'approches pédagogiques et didactiques de la formation. Ce réseau pourrait faciliter la transition vers une approche coordonnée allant au-delà des départements et des divisions. Parmi les autres formes d'appui à la formation figurent la mise au point d'une liste de réserve d'experts/consultants, d'un site Internet spécialisé et d'un système d'information.
24. Le Groupe d'action recommande la création d'un réseau informel d'experts en formation au sein de la FAO. Ce réseau pourrait établir un lien entre les fonctionnaires techniques impliqués dans des activités de formation mais dont l'expertise dans ce domaine est restreinte, et les membres du personnel qui disposent de cette expertise. Ce regroupement interdépartemental d'experts permettra de stimuler le foisonnement1 d'idées, le partage de l'information, des meilleures pratiques et des enseignements tirés par les différents départements, et de dispenser des conseils et de l'aide dans le domaine de la formation. Ce rôle devrait faire partie des tâches imparties aux membres du réseau au sein de l'Organisation.
25. Le Groupe d'action a mis au point un questionnaire permettant de cerner l'expertise existant à l'interne en ce qui concerne la formation sur les différents aspects de la planification, ainsi que sur différents thèmes, aussi bien au siège de l'Organisation que sur le terrain. Les informations seront recueillies grâce aux membres du Groupe d'action. L'ensemble du personnel de la FAO, au siège et dans les programmes de terrain, seront informés de l'existence de ce bassin d'expertise, par les membres du Groupe d'action au sein de leur propre division et par courrier électronique et Intranet. De plus, les services proposant une assistance et incluant le nom des personnes ressources devraient être inclus sur le site Internet sur la formation.
26. De plus en plus, la production de matériel didactique, notamment multimédia, a tendance à faire l'objet d'une sous-traitance. Le Groupe d'action recommande l'établissement d'une liste interne des consultants et formateurs externes compétents afin de faciliter le partage de l'expertise par l'ensemble des départements. Cependant, la FAO devrait s'efforcer de retenir les personnes compétentes au sein de son personnel et de renforcer ses effectifs compétents dans ce domaine.
27. En vue de soutenir le réseau et de favoriser le partage des informations recueillies tel que décrit plus haut, le Groupe d'action recommande la création, sur l'Intranet de la FAO, d'un site consacré à la formation, où seraient affichées les informations pertinentes sur la formation et dont l'objectif serait de stimuler le foisonnement d'idées au sein des unités techniques du siège de l'Organisation et au niveau des programmes de terrain. Un tel site peut contribuer de manière inestimable à l'efficacité et à la rentabilité de la formation, puisqu'il permettrait un accès facile à des informations et à du matériel didactique, tout en diminuant le risque de répétitions inutiles. Il permettrait également de partager les informations sur l'évaluation des formations et pourrait s'avérer particulièrement précieux pour les autres utilisateurs.
28. Au départ, le site Internet consacré à la formation contiendrait les informations suivantes:
29. Ce site Internet, créé au départ à des fins internes, serait élaboré en anglais. Cependant, les membres du personnel seraient encouragés à y afficher le matériel didactique disponible dans plusieurs langues. Pendant une période d'essai d'un an, son utilisation ferait l'objet d'un suivi afin d'évaluer l'intérêt du personnel vis-à-vis du site. Au terme de la période d'essai, le contenu futur du site et son accessibilité pour des personnes externes seraient déterminés. Les fonctionnaires de terrain (y compris les représentants de la FAO et des bureaux régionaux et sous-régionaux) pourraient éprouver des difficultés à accéder à l'Intranet de la FAO. Par conséquent, le Groupe d'action propose l'élaboration d'un CD-ROM renfermant les informations les plus pertinentes du site, qui serait mis à jour régulièrement à l'intention des fonctionnaires de terrain.
30. Le Groupe d'action recommande le stockage de l'ensemble du matériel lié à la formation élaboré par la FAO, afin de constituer des archives. Le Groupe propose que l'organe d'archivage soit un Système de gestion des contenus didactiques qui serait accessible à l'ensemble du personnel de l'Organisation par l'intermédiaire du site Internet consacré la formation. Il faut encore décider si un tel système devrait être intégré à l'organe d'archivage en cours d'élaboration à l'interne ou être acquis. La question sera analysée par la Groupe d'action, en consultation avec la Division des systèmes et des techniques d'information.
31. Le Groupe d'action a axé ses efforts sur la définition d'une approche coordonnée en ce qui a trait à la planification et à l'exécution des activités de formation de la FAO et au renforcement des compétences du personnel et de l'appui à la formation. Par conséquent, peu de progrès ont été réalisés en ce qui concerne l'établissement des rapports et le suivi.
32. En principe, le Groupe d'action devrait commencer par identifier les principaux besoins en données devant être satisfaits pour pouvoir effectuer un suivi efficace des programmes. Ensuite, les deux principaux systèmes de planification et de suivi seraient évalués afin de déterminer la faisabilité et les coûts liés à l'intégration de ces besoins fondamentaux aux systèmes en place. Enfin, des propositions seraient soumises au Comité sur la gestion et les technologies de l'information (CGTI), pour décision.
33. Tel que sollicité par le Comité du programme, le présent document est soumis à titre indicatif. Les recommandations du Groupe d'action figurant dans le rapport intérimaire seront bientôt analysées par la direction de l'Organisation. A l'occasion de sa prochaine session, le Comité sera informé de la réaction de la direction.
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1 Les équipes interdépartementales facilitent l'échange d'informations. Ex: Dans le cadre du Programme d'appui aux modes de subsistances, différents services chargés de la foresterie, des pêches et de l'élevage sont convenus d'adopter une formation sur la "gestion des conflits" mise au point par la Sous-Division des politiques et des institutions forestières et de l'adapter à leurs besoins.
2 Les sites Internet des divisions techniques consacrés à la formation demeureraient au sein des divisions, comme c'est le cas pour l'instant, alors que le site de la FAO consacré à la formation présenterait de brèves descriptions des informations disponibles et fournirait des liens vers les sites pertinents.