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87/4 d)  |
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87º período de sesiones |
Roma, 6-10 de mayo de 2002 |
Examen temático de las actividades de capacitación de la FAO - |
Fomento de las competencias del personal de la FAO (capacitación interna del personal)
Fomento de la capacidad de apoyo a la capacitación en la FAO
1. Parte del mandato básico de la FAO consiste en reunir, analizar, interpretar y divulgar información relativa a la nutrición, la alimentación y la agricultura, incluidas la pesca y la silvicultura. La difusión de la información depende no sólo de la calidad de la producción intelectual de la Organización, sino también de la capacidad de los usuarios para utilizar dicha información. La capacitación desempeña un papel importante, al facilitar la transferencia de conocimientos teóricos y prácticos a determinados destinatarios. La capacitación es un componente de la mayor parte de los programas técnicos y los proyectos de campo de la FAO.
2. En 2000-2001, y a petición del Comité del Programa en su 86º período de sesiones, se realizó un examen temático de la capacitación externa de la FAO para evaluar la calidad de los enfoques sobre capacitación, así como de los materiales elaborados en la FAO durante 1994-99. El examen llegó a la conclusión de que, aunque las actividades de capacitación de la FAO habían sido en general satisfactorias en cuanto a su calidad y utilidad en las circunstancias en las que se habían llevado a cabo, quedan aún varias cuestiones importantes que requieren atención.
3. En respuesta al examen, la administración superior de la FAO solicitó la creación de un Grupo de Acción interdepartamental sobre las actividades de capacitación de la Organización, que convocaría por el Servicio de Extensión, Enseñanza y Comunicación (SDRE), con el fin de formular un conjunto de propuestas relativas a medidas complementarias para abordar las recomendaciones sobre la evaluación y las repercusiones en los recursos de las mejoras propuestas.
4. El Comité del Programa apreció la línea indicada en la respuesta de la administración y pidió que, en su próximo período de sesiones de mayo de 2002, se le presentara un informe parcial sobre las medidas complementarias de la administración relativas a las recomendaciones.
5. El presente informe parcial debe leerse conjuntamente con el documento PC 86/3 a), Examen temático de las actividades de capacitación de la FAO. Tiene un carácter preliminar, puesto que aún no se ha completado la tarea asignada al grupo. Se continuará informando al Comité en futuros períodos de sesiones.
6. El Grupo de Acción convocó su primera reunión para el 30 de octubre de 2001 y decidió apoyar la labor de seguimiento con la asistencia de consultores que comenzaron su trabajo el 9 de enero de 2002. Se organizaron más de 30 reuniones individuales en las que los funcionarios de diversos departamentos de la FAO describieron los problemas que encontraban, así como sus necesidades y expectativas en cuanto a la capacitación. Se obtuvieron de los oficiales técnicos con una experiencia dilatada de capacitación las mejores prácticas. Se establecieron cinco grupos de trabajo formados por miembros del Grupo de Acción, cada uno de ellos con un mandato específico. Asimismo, se organizó una reunión con oficiales de campo procedentes de América Latina, Asia, África y el Cercano Oriente, que estaba en la Sede en febrero de 2002. Con la ayuda de centros de coordinación y mediante el correo electrónico se recogió retroinformación procedente de otros cinco oficiales de campo.
7. En este informe parcial se presentan las recomendaciones formuladas hasta el momento por el Grupo de Acción relativas a:
8. En el Cuadro 1 que aparece a continuación se presenta un plan de acción preliminar para 2002-2003.
Cuadro 1: Plan de acción propuesto para 2002-2003
Medidas recomendadas |
Principales asociados |
Plazos |
Elaboración de un enfoque de toda la Organización y un proceso estructurado de planificación y realización de las actividades de capacitación de la FAO sobre el terreno | ||
Aumentar la sensibilización y la aceptación de un enfoque de la FAO sobre capacitación, incluida la comunicación interna sobre la definición habitual de capacitación y el proceso de planificación |
SDRE, AFHO |
Comienzo en el tercer trimestre de 2002 |
Elaborar materiales de capacitación sobre los principios de la educación de adultos y capacitar a los miembros de la red |
AFHO (dirección), SDRE |
2002-2003 |
Preparar directrices para planificar las actividades/módulos de capacitación del personal |
AFHO (dirección), SDRE |
2002-2003 |
Elaborar una estrategia de aprendizaje a distancia para transformar los materiales en recursos de ese tipo de enseñanza |
SDRE/GILF (dirección) |
Comienzo el cuarto trimestre de 2002 |
Fomento de las competencias del personal (capacitación interna del personal) | ||
Estudio para identificar a los destinatarios y evaluar sus necesidades de capacitación |
AFHO |
Tercer trimestre de 2002 |
Capacitación del personal |
AFHO |
Tras la publicación de los resultados de la encuesta |
Fomento de la capacidad de apoyo a la capacitación | ||
Crear una red interna de instructores |
SDRE (dirección) |
Tercer trimestre de 2002 |
Elaborar un sitio web sobre capacitación |
GILW, GIII y SDRE |
Comienzo el cuarta trimestre de 2002 |
Diseñar y aplicar el apoyo al sistema de información: Sistema de gestión del contenido del aprendizaje |
AFI, GILF y SDRE |
Se determinará en marzo de 2002 |
Otros asuntos: Establecimiento de un sistema de seguimiento y presentación de informes | ||
Evaluar las necesidades de datos para el seguimiento y la presentación de informes de las actividades de capacitación de los Programas Ordinario y de Campo |
SDRE, PBE |
Para junio de 2002 |
Estudiar la viabilidad y el costo de la incorporación de requisitos en el PIRES y el FPMIS, respectivamente |
PBEP y TCOM |
Para septiembre de 2002 |
Examinar los resultados del estudio de viabilidad y formular recomendaciones al Comité de Gestión y Tecnología de la Información (CGTI) sobre las mejoras propuestas en el sistema de recogida de datos |
SDRE |
Noviembre de 2002 |
9. El Grupo de Acción destacó la necesidad de un enfoque de toda la Organización para que ésta prepare e imparta capacitación en los programas y proyectos de campo. Tener una idea clara de la capacitación (definición), así como disponer de un proceso de planificación estructurado, mejorará la capacitación de la FAO en cuanto a su calidad y eficacia.
10. Teniendo presente el mandato de la FAO, el Grupo de Acción propone la definición siguiente para la capacitación en la Organización: "Proceso de aprendizaje interactivo que permite a las personas y las comunidades adquirir conocimientos teóricos y prácticos y actitudes, así como compartir las enseñanzas aprendidas, con el fin de contribuir de forma activa a la seguridad alimentaria y la mitigación de la pobreza". Hay que destacar que esta definición es abierta por naturaleza y no tiene un carácter global. Su aplicación puede comprender actividades que sólo se refieren a algunos de sus aspectos, siempre que se incluya un proceso de aprendizaje. En el informe final se distinguirá claramente entre educación, capacitación y extensión. Asimismo, proporcionará un catálogo de intervenciones correspondientes al tipo de capacitación basándose en la definición propuesta.
11. El Grupo de Acción considera que una planificación sistemática de las intervenciones de aprendizaje basada en los principios de la educación de adultos debe incluir los siguientes pasos:
12. El Grupo de Acción recomienda que, con el fin de capacitar al personal, se elabore un módulo sobre los principios de la educación de adultos como marco de trabajo para planificar la capacitación. El contenido debe incluir los principios más importantes de la educación de adultos, y cada uno de ellos debe ir acompañado de ejemplos prácticos de materiales de capacitación ya preparados en la FAO que han dado buenos resultados. El Grupo de Acción también recomienda la obligatoriedad de asistir al curso sobre los principios de la educación de adultos para todo el personal involucrado en actividades de capacitación.
13. El Grupo de Acción recomienda la elaboración de directrices en forma de módulo de aprendizaje para cada una de las fases de la planificación, con el fin de garantizar la aplicación de la planificación sistemática de la capacitación. Se instruiría al personal encargado de la capacitación, y en particular a los oficiales de campo, sobre el proceso esbozado en las directrices.
14. La definición propuesta de capacitación, junto con el proceso de planificación de las actividades de capacitación de la FAO sobre el terreno, se deben "comercializar" de forma eficaz mediante la capacitación del personal y con un sitio web sobre capacitación y publicaciones específicas.
15. Durante 2000-2001, la Organización ha comenzado a ocuparse de los enfoques eficaces en función de los costos para la difusión de conocimientos. El SDRE y la GILW elaboraron para la FAO un marco para la educación y el aprendizaje a distancia, y estas dos dependencias técnicas establecieron recientemente un grupo de acción interdepartamental de carácter oficioso sobre el aprendizaje a distancia. El Grupo de Acción continuará estudiando la posible utilización de este enfoque.
16. La disponibilidad de su propio personal capacitado conforme a un enfoque estructurado es un requisito previo para que la FAO ofrezca en los Estados Miembros una capacitación profesional, eficiente y eficaz en función de los costos. Por tanto, el Grupo de Acción recomienda que los funcionarios involucrados en actividades de capacitación externa participen en los cursos pertinentes y específicos organizados por el Servicio de Desarrollo de Recursos Humanos (AFHO) de la FAO. La capacitación interna responde al mismo enfoque sistemático expuesto más arriba.
17. El Grupo de Acción recomienda la realización de una encuesta para conocer que funcionarios de la FAO están involucrados en la capacitación externa. Una vez determinados los destinatarios, se llevarán a cabo entrevistas individuales para evaluar las necesidades de capacitación según la función asumida al respecto y los conocimientos prácticos o de desarrollo específicos necesarios. Se está preparando un cuestionario para la encuesta.
18. En la elaboración de un programa de Capacitación del instructor hay que distinguir entre las siguientes esferas de actividad por separado:
Aunque parte del personal puede necesitar mejorar sus conocimientos en todos los sectores mencionados, otros funcionarios pueden intervenir sólo en algunos de ellos, por lo que requerirán menor capacitación.
19. El Grupo de Acción recomienda que todos los oficiales técnicos que intervienen en la gestión o realización de programas de capacitación completen un curso de formación apropiado. Esta práctica no sólo debe aplicarse a los funcionarios, sino también al personal no permanente. En la actualidad, el AFHO está estudiando la acreditación y/o las maneras de establecer normas adecuadas sobre capacitación. Este servicio intentará también encontrar la mejor forma de impartir la capacitación del personal en cuanto a duración, enfoque de los módulos, etc., con el fin de garantizar la flexibilidad y la eficacia.
20. La motivación de los oficiales técnicos para asistir a la capacitación, junto con la disponibilidad de fondos para el mejoramiento del personal y la voluntad del AFHO de ofrecer la capacitación pertinente del personal, hacen que esta recomendación sea realista. Es necesario sensibilizar a los distintos niveles de la administración acerca de la importancia de la capacitación del personal.
21. Mientras dure la preparación del programa de Capacitación del instructor por parte del AFHO, el Grupo de Acción recomienda como solución transitoria que los funcionarios involucrados en actividades de capacitación externa asistan a los cursos sobre facilitación o sobre presentación práctica de información ofrecidos en la actualidad por la FAO. Estos cursos se centran en cómo llevar a cabo una capacitación eficaz y permitirán a los participantes desenvolverse mejor y sentirse más cómodos cuando se enfrenten a un público.
22. El Grupo de Acción notificará esta recomendación a las direcciones técnicas y alentará a los posibles participantes a inscribirse, mientras que el AFHO garantizará la disponibilidad de estos dos cursos de capacitación durante los próximos meses.
23. El Grupo de Acción recomienda el establecimiento de una red de personas con conocimientos teóricos y prácticos sobre enfoques pedagógicos y didácticos relativos a la capacitación. Una red de este tipo facilitaría el acercamiento a un enfoque de toda la Organización sobre este tema, por encima de las fronteras de los departamentos y las direcciones. Otro tipo de apoyo a la capacitación incluiría la elaboración de una lista de consultores/expertos en este asunto, una página web y un sistema de información.
24. El Grupo de Acción recomienda el establecimiento de una red oficiosa de expertos en capacitación dentro de la FAO. La red actuará como puente entre los oficiales técnicos que intervienen en actividades de capacitación, pero con una experiencia limitada en este tema, y los funcionarios que tienen dicha experiencia. Este grupo interdepartamental de expertos fomentará el intercambio1 de ideas y de información, las mejores prácticas y las enseñanzas aprendidas entre los distintos departamento, y asesorará y prestará asistencia en relación con la capacitación. Esta función debería considerarse como parte del trabajo de los miembros de la red dentro de la Organización.
25. El Grupo de Acción ha elaborado un cuestionario para la identificación de los expertos en capacitación internos especializados en distintos aspectos del proceso de planificación y en diversos temas, tanto en la Sede como fuera de ella. La información se recogerá con la ayuda de los miembros del Grupo de Acción. Se informará de la existencia de este grupo de expertos a todo el personal de la FAO de la Sede y de los programas de campo, tanto a través de los miembros del Grupo de Acción en sus propias direcciones como mediante correo electrónico e Intranet. Además, en la página web de capacitación se incluirán los servicios que ofrecen asistencia, incluidos los nombres de las personas de contacto.
26. Existe una tendencia creciente a subcontratar la producción de material de capacitación, incluidos los multimedia. El Grupo de Acción recomienda la elaboración de una lista de toda la FAO de consultores e instructores externos competentes con el fin de facilitar el intercambio de conocimientos entre los departamentos. Sin embargo, hay que intentar que la FAO también retenga parte de la capacidad interna en este sector y que la fomente.
27. Como apoyo a la red y el intercambio de la información recogida anteriormente, el Grupo de Acción recomienda la creación de una página web en Intranet de la FAO que suministre la información pertinente sobre capacitación y fomente su intercambio dentro de las dependencias técnicas de la Sede y en los programas de campo. La página web sea una contribución valiosa a la eficacia y el ahorro en los costos de la capacitación, al suministrar información y materiales fácilmente accesibles y reducir al mismo tiempo el riesgo de duplicar esfuerzos. También puede ofrecer la oportunidad de intercambiar resultados sobre la evaluación y el seguimiento de la capacitación, creando así un valor añadido para otros usuarios.
28. En principio, la página web sobre capacitación contendría información sobre:
29. Esta página web, destinada en principio a fines internos, se prepararía en inglés. Sin embargo, se alentaría a los funcionarios a incluir materiales de capacitación disponibles en diversos idiomas. Durante un período de prueba de un año se supervisaría su utilización con el fin de evaluar el interés del personal por la página. Al final de dicho plazo se determinarían el contenido y la accesibilidad de la página web en el futuro para el público externo. Los oficiales de campo (incluidos los Representantes de la FAO y las Oficinas Regionales y Subregionales) pueden encontrarse con dificultades a la hora de acceder a Intranet de la FAO. Por lo tanto, se propone la preparación y actualización periódicas para ellos de un CD-ROM con el contenido más pertinente de la página web.
30. El Grupo de Acción recomienda que se almacenen todos los materiales elaborados por la FAO que estén relacionados con la capacitación para garantizar la memoria institucional. Se propone la utilización como depósito de un sistema de gestión del contenido de aprendizaje con acceso para toda la Organización por medio de la página web sobre capacitación. Queda pendiente de estudio si este sistema debe incluirse en el depósito que se está diseñando y preparando actualmente en la Organización o si es mejor comprarlo. El Grupo de Acción, en consulta con la Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información, se encargará de examinar a fondo esta cuestión.
31. La labor del Grupo de Acción se ha concentrado en la elaboración de un enfoque de toda la Organización sobre la planificación y realización de las actividades de capacitación de la FAO, así como en el fomento de la competencia del personal y el apoyo a su capacitación. Por lo tanto, no se han realizado muchos avances en cuanto al seguimiento y la presentación de informes.
32. Se prevé que el Grupo de Acción identificará en primer lugar los requisitos esenciales de los datos que se han de cumplir para supervisar estos programas de una forma eficaz. A continuación se evaluarían los dos sistemas fundamentales de planificación y supervisión con vistas a determinar la viabilidad y el costo de la incorporación de estos requisitos en los sistemas existentes. Por último, se formularían propuestas al Comité de Gestión y Tecnología de la Información para adoptar una decisión a este respecto.
33. El presente documento se ha presentado con fines informativos, tal como lo solicitó el Comité del Programa. La administración superior examinará en breve las recomendaciones del Grupo de Acción incluidas en este informe provisional. En su próximo período de sesiones se facilitarán al Comité las últimas novedades sobre la reacción de la administración superior.
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1 Los equipos interdepartamentales facilitan el intercambio de información. Ejemplo: en el contexto del Programa de apoyo a los medios de vida sostenibles, diversos servicios de Silvicultura, Pesca y Ganadería decidieron adoptar y adaptar una capacitación sobre solución de conflictos que había desarrollado la Subdirección de Políticas e Instituciones Forestales (FONP)
2 Las páginas web de las direcciones técnicas sobre capacitación continuarían perteneciendo a ellas, mientras que la de capacitación de toda la FAO suministraría breves descripciones de la información disponible y/o de los enlaces a esas páginas.