FAO - FC 99ème session

1. À sa quatre-vingt-septième session qui s'est tenue à Rome du 17 au 22 septembre 2001, le Comité a examiné le rapport intérimaire FC 97/12 où sont indiquées les mesures prises par l'Organisation en réponse aux recommandations du Commissaire aux comptes, telles que formulées dans son rapport in extenso sur l'exercice biennal 1998-99. On trouvera ci-après le résumé des progrès accomplis par l'Organisation depuis la précédente session pour donner suite aux recommandations dont la mise en œuvre n'avait pas été menée à terme.

2. Le rapport sur l'application de certaines recommandations du précédent exercice, qui n'ont pas été réitérées par le Commissaire aux comptes dans son rapport pour l'exercice 1998-99, figure à l'Annexe 1 du présent document.

RAPPORT IN EXTENSO

Recommandation du Commissaire aux comptes

Mesures prises

Observations du Commissaire aux comptes

QUESTIONS FINANCIÈRES

Questions financières et comptables spécifiques

Plans relatifs au personnel

Je réitère ma recommandation précédente, à savoir procéder à un examen approfondi de l'objet et du fonctionnement du Régime des indemnités pour cessation de service, en vue d'établir un mécanisme consolidé permettant d'assurer le financement de toutes les obligations comptabilisées de cessation de service.

[voir paragraphe 29 du rapport 1998-99]

En préparant les comptes pour l'exercice biennal 2000/01, l'Organisation a tenu pleinement compte de la Résolution 10/2001, adoptée par la Conférence le 13 novembre 2001, concernant les obligations non financées au titre des indemnités pour cessation de service.

Situation: exécuté

Noté.

Fonds de péréquation des impôts

Plus d'un million de dollars E.-U. sous forme d'avances, qui aurait dû être reporté au compte pertinent du Fonds de péréquation des impôts, était encore inscrit dans deux comptes recueillant les comptes à recevoir - en l'occurrence 2 800 "prépaiements" destinés à des fonctionnaires de la FAO et 2 805 à des fonctionnaires du PAM.

Au moment de la rédaction de ce rapport, les problèmes étaient en cours de règlement.

Compte tenu de la nécessité récurrente d'accélérer le recouvrement des avances, je recommande que soit mis en place un système de recouvrement automatique sur salaire, et que le système soit modifié en conséquence.

[voir paragraphe 33 du rapport 1998-99]

Une modification du système a été mise en œuvre, permettant désormais de reporter directement les avances et les remboursements d'impôts relevant de la responsabilité du Bureau de liaison situé à Washington au sous-registre des comptes créditeurs d'Oracle. Tout solde correspondant au montant dû par un fonctionnaire de la FAO peut être déduit de son salaire en passant par l'interface entre le système FINSYS des états de paie et les comptes créditeurs d'Oracle

Situation: exécuté

L'impact de la modification du système sera examiné dans le cadre de la vérification des états financiers 2000-01

Comptes créditeurs et débiteurs

Montant à recevoir du PAM

Comme je l'ai déjà recommandé au PAM, l'apurement des comptes amorcé entre les deux organisations devrait devenir un exercice de routine, effectué chaque mois

[voir paragraphe 35 du rapport 1998-99]

La procédure d'apurement mensuel est désormais un exercice de routine entre l'Organisation et le PAM. En outre, suite à une révision de l'accord entre les deux organisations, la somme avancée par le PAM au titre de la paie prévoit le versement du montant des salaires bruts et non plus nets.

Situation: exécuté

L'examen des états financiers provisoires pour 2000, qui nous ont été remis en octobre 2001, révèle encore des écarts par rapport aux livres comptables de la FAO. Nous avons donc réitéré notre précédente recommandation de poursuivre l'apurement jusqu'à complète explication de ces écarts. Les progrès accomplis seront examinés lors de la vérification des états financiers 2000-01 de la FAO et du PAM.

Recouvrement des avances pour frais de voyage

Je recommande en outre que l'on réinstaure dès que possible le recouvrement automatique des avances pour frais de voyage aux fonctionnaires, pratique qui avait été suspendue à la fin d'avril 2000 en raison du retard accumulé dans le traitement des demandes de remboursement des frais de voyage.

[voir paragraphe 37 du rapport 1998-99]

Le système fonctionne à plein régime tel qu'il avait été conçu. Il est noté que les états de comptes sont publiés une fois par mois afin de communiquer au personnel les sommes restant dues à l'Organisation ainsi que tout recouvrement futur. Le recouvrement est devenu un processus automatique dont le suivi rapproché est effectué chaque mois.

Situation: exécuté

L'impact de la réactivation du système de recouvrement de sommes à recevoir du personnel sera examiné lors de la vérification des états financiers 2000-01.

Liquidités et placements

Nombre de comptes bancaires

Dans mon rapport précédent, j'avais recommandé de réduire le nombre de comptes bancaires. [...]L'Organisation avait en effet reconnu la nécessité de restructurer ses dispositions bancaires et avait formulé à cet effet une approche à trois niveaux; toutefois, en raison des problèmes posés par l'apurement des comptes de terrain, et le manque de personnel en particulier, la mise en œuvre n'en est que partielle à ce jour. La stratégie envisagée comprenait les éléments suivants :

un lien bancaire pour la gestion des décaissements du siège en lires et en euro ainsi que les comptes des fonctionnaires en Italie;
un lien bancaire avec une banque internationale de premier plan pour le traitement des paiements internationaux hors Italie.
l'établissement de plusieurs liens bancaires avec d'autres banques internationales ayant un grand nombre de succursales dans des régions données du monde, pour exécuter les autres transactions bancaires requises sur le terrain.

Au moment de la rédaction de ce rapport, la première tranche de la stratégie était en place. Un autre contrat avait également été conclu pour la deuxième tranche, mais son parachèvement ne devait être réalisé que durant les mois à venir. Aucune mesure n'a encore été prise en ce qui concerne la troisième tranche.

[voir paragraphes 42 à 44 du rapport 1998-99]

De nombreux comptes bancaires ont été fermés à la fin de l'exercice biennal sur la base des analyses et des apurements effectués sur les anciens comptes relatifs aux transactions de terrain.

La première tranche de la stratégie est en place et les mesures prévues pour les deux autres tranches sont en cours d'exécution. À cet égard, des contacts ont été pris avec plusieurs banques internationales de premier plan en vue d'obtenir des propositions de restructuration des fonctions de décaissement du siège et du terrain. En ce qui

concerne la deuxième tranche, la nouvelle structure pour les paiements internationaux hors Italie a été examinée avec un établissement financier international et les contrats correspondants, proposés par la banque, ont été soumis au conseiller juridique pour examen et commentaires. Les observations du conseiller juridique ont été communiquées à la banque et l'Organisation attend l'agrément de cette dernière. De plus, les problèmes posés par la nomenclature des comptes bancaires pour les fournisseurs sont largement résolus et d'autres modifications ont été apportées au système pour contribuer à réduire le coût des transactions bancaires.

Pour la troisième tranche de la structure bancaire, qui vise la simplification et la rationalisation des transactions bancaires sur le terrain, des mesures ont déjà été prises. Dans ce contexte, plusieurs grands établissements financiers internationaux ayant une présence diffuse comme banques des particuliers dans des régions telles que l'Afrique, l'Amérique du Sud et le Proche-Orient ont été contactés par l'Organisation, mais aucun lien précis n'a encore été défini.

Situation: en cours d'exécution

Les progrès accomplis dans ce domaine seront examinés lors de la vérification des états financiers 2000-01.

Investissements à long terme

Au moment de la rédaction de ce rapport, aucun actif à long terme n'avait été transféré aux nouveaux gestionnaires. Tout en reconnaissant que le gestionnaire avait dépassé la cote de référence assignée en 1999 et 2000, je réitère ma recommandation précédente, à savoir réaménager les mécanismes en vigueur par voie de concours. [`...]Au moment de la rédaction de ce rapport, mes collaborateurs ont été informés qu'aucun actif à long terme n'avait été transféré aux nouveaux gestionnaires, par suite du manque d'effectifs et du temps nécessaire aux cadres responsables pour mettre en œuvre les processus longs et complexes que requiert une telle action. Mes collaborateurs ont en outre été informés que l'Organisation ne comptait pas s'atteler à cette tâche avant d'avoir: i) achevé le placement du portefeuille à court terme; ii) conclu l'accord prévu avec le FIDA concernant le soutien en gestion des actifs; iii) examiné la question des placements à long terme à la session de l'ACI de mai 2001.

[voir paragraphe 64 du rapport 1998-99]

Sur avis du Comité financier, l'Organisation a abandonné l'idée d'un arrangement avec le FIDA concernant les services de gestion du portefeuille des avoirs à long terme. L'Organisation a préféré ouvrir un poste de Fonctionnaire principal de la trésorerie de classe P5 qui sera chargé de ces responsabilités et d'autres fonctions de Trésorerie. Le fonctionnaire est en cours de recrutement et dès que des contrôles adéquats seront en place, nous avons l'intention de mettre en œuvre les recommandations de l'ACI sur le portefeuille à long terme, à savoir:

confier les valeurs à revenu fixe du portefeuille à long terme à des gestionnaires spécialisés, et
répartir le portefeuille d'actions entre un gestionnaire de croissance et un gestionnaire de valeur.

Situation: en cours d'exécution

Aucune mesure concrète n'ayant encore été prise, nous n'avons aucune observation à faire.

Le Comité consultatif FAO pour les placements (ACI)

À sa vingt-sixième session tenue le 26 mai 2000, l'ACI a demandé "d'être tenu informé, avant les réunions, de tout changement substantiel apporté aux activités de placement de la FAO". J'appuie vivement cette demande visant à tenir l'ACI régulièrement informé des activités de placement. Je recommande, en outre, que l'on envisage de renforcer le rôle de ce Comité en appliquant les mesures suivantes :

réviser son mandat;
diffuser les compte rendus des réunions en temps opportun;
revoir la composition du Comité, qui ne devrait comprendre que des membres extérieurs.

[voir paragraphes 66 et 67 du rapport 1998-99]

Le mandat de l'ACI a été récemment revu et soumis au Directeur général pour approbation.

Le procès verbal de la réunion de l'ACI du 25 mai 2001 a été distribué aux membres du Comité en juin 2001.

L'ACI est composé exclusivement de membres extérieurs qui ont été nommés par le Directeur général en les personnes de:

M. Gunther Pleines, Directeur adjoint, Département des services bancaires - Banque des règlements internationaux, Bâle, Suisse,
M. Marcus Fedder, Trésorier, Banque européenne pour la reconstruction et le développement, Londres, Royaume-Uni,
M. Bernard Holland, Conseiller principal, Gestion stratégique des investissements, Washington D.C., États-Unis d'Amérique, et
M. Kenneth Miranda, Conseiller en investissements, Bureau du Directeur général, Fonds monétaire international, Washington D.C., États-Unis d'Amérique.

Le compte rendu de la réunion de l'ACI a été distribué aux membres du Comité en juin 2001.

Situation: en cours d'exécution

Noté.

Le programme "pétrole-contre-vivres"

Procédures d'achat d'urgence

Bien que des dispositions d'urgence en matière d'achats aient été incorporées au "Manuel de la FAO sur la prévision et la réaction face aux catastrophes" publié en 1998, elles n'avaient pas été complètement intégrées dans l'article 502 du Manuel de la FAO. Certes, les dispositions concernant les missions d'achats d'urgence existaient bel et bien (article 502.24), mais la dérogation concernant le Comité d'achats n'y figurait pas. Si l'Organisation décide de pérenniser de tels mécanismes, je recommande qu'on les étaie juridiquement en modifiant le Manuel de la FAO.

[voir paragraphe 86 du rapport 1998-99]

Les contrats et achats pour les pays désignés comme répondant aux critères d'urgence ont été exonérés de l'examen préalable par le Comité d'achats sur proposition du Chef du service AFSP, approuvée par le Directeur général adjoint. Il convient de noter toutefois, que la procédure de dérogation à l'examen préalable du Comité d'achats établie pour les situations d'URGENCE remonte au moins à 1986, date à laquelle le Directeur général adjoint de l'époque avait dispensé de soumission préalable les achats relatifs aux opérations d'urgences de l'ECLO. Par la suite, cette procédure a été reconduite et étendue à toutes les opérations d'urgence et à été mise en œuvre pour éviter une perte de temps précieux pour les approvisionnements dans ces pays. À cet égard, la section 502 du Manuel de la FAO a été amendée afin d'y incorporer toutes les pratiques opérationnelles relatives aux achats d'urgence et de garantir que les achats effectués au titre de programmes d'urgence soient eux aussi soumis, selon les besoins et sous réserve de délais suffisants, à un examen préalable. Les amendements pertinents ont été approuvés et publiés.

Situation: exécuté

L'amendement du paragraphe 502.24 du Manuel de la FAO a été noté.

Processus d'achats

Aux termes des conditions figurant dans les appels d'offres et applicables à toutes les commandes examinées, lorsque les articles n'atteignent pas leur destination finale à la date promise, la FAO applique une clause de pénalité de 2,5 pour cent par semaine. [...] Je recommande que ces informations soient systématiquement consignées au dossier, et que la pratique concernant la clause de pénalité, actuellement laissée à la discrétion de AFSP, soit officialisée.

[voir paragraphe 89 du rapport 1998-99]

En ce qui concerne les commentaires du Commissaire aux comptes sur les commandes d'achat pour lesquelles les fournisseurs ont été choisis selon le critère des meilleures conditions de livraison comme facteur principal, il est noté que les commandes d'achat en question portaient sur de l'équipement d'irrigation et des aliments du bétail requis d'urgence et financés, au terme de la phase IV du programme, par une allocation spéciale mise à la disposition de la FAO afin d'atténuer par des mesures immédiates les effets d'une grave sécheresse dans le nord de l'Iraq. Pour garantir la livraison urgente de l'équipement d'irrigation et des aliments du bétail, il a été décidé, à titre exceptionnel, de sélectionner les fournisseurs sur la base des conditions de livraison. Toutefois, aucun des retards de livraison enregistrés n'a vicié le processus d'achat. En d'autres termes, même si la FAO avait connu d'avance l'ampleur de ces retards, les mêmes fournisseurs auraient obtenu ces marchés. Enfin, il est souligné qu'il s'agissait d'un cas exceptionnel pour lequel les conditions de livraison était le facteur principal pour l'adjudication. Il convient de noter que les fournisseurs sont normalement sélectionnés sur la base du prix le plus bas. Cette procédure, dont il n'est pas prévu de se servir à nouveau, reste un recours exceptionnel. Concernant la recommandation du commissaire aux comptes de consigner ces informations au dossier, il est noté que des mesures appropriées ont été prises pour que les fichiers relatifs aux achats soient tenus régulièrement à jour.

Situation: exécuté

Au mois de mars 2002, nous effectuerons un autre examen d'un échantillon de commandes d'achat traitées en 2001 qui nous permettra de vérifier dans quelle mesure les fournisseurs sont choisis selon le critère des meilleures conditions de livraison.

TeleFood

Comptabilisation

Je recommande que les recettes et les dépenses liées au projet TeleFood soient enregistrées dans les livres de la FAO sous la rubrique "Recettes accessoires". Je recommande également que l'on établisse une distinction claire entre les recettes provenant véritablement du TeleFood, lesquelles doivent être enregistrées dans le Compte spécial susmentionné, et les autres recettes; ces dernières, compte tenu des exigences spéciales des donateurs, devraient faire l'objet d'un accord de fonds fiduciaire.

[voir paragraphe 96 du rapport 1998-99]

Tandis que l'Organisation estimait à l'origine qu'il n'y avait aucune difficulté à enregistrer le Fonds spécial sous la rubrique "Recettes accessoires", elle juge aujourd'hui que les complications techniques entraînées par ces changements en compromettent les avantages.

Situation: aucune suite prévue

Nous examinerons l'étendue de ces complications techniques lors de la vérification des états financiers 2000-01.

Contributions non liquides

Les dépenses directement couvertes par des contributions non liquides pourraient être très importantes et équivaloir à une véritable contribution financière. Du point de vue de la gestion, les contributions en nature les plus importantes, notamment lorsqu'elles sont associées à des donations de parrainage en liquidités destinées à couvrir directement les dépenses engagées au nom de la FAO ou sur ses directives, doivent être évaluées et conservées dans le système d'information et d'enregistrement du TeleFood.

[voir paragraphe 102 du rapport 1998-99]

Comme l'indique le Commissaire aux comptes, les dépenses du TeleFood défrayées par des contributions non liquides ne sont pas enregistrées dans les livres et n'apparaissent pas non plus dans les états financiers. Tandis que le Commissaire aux comptes recommande que ces dépenses soient évaluées et conservées dans le système d'information et d'enregistrement, il convient de mentionner que, dans la pratique, la juste valeur de ces contributions serait extrêmement difficile à calculer. En conséquence, à supposer qu'il soit possible d'en produire une estimation raisonnable, une telle information, intégrée aux états financiers, aurait probablement une utilité limitée pour les organes directeurs et les pays membres. Cependant, ces informations sont gardées sous la forme de fichiers, détenus par le représentant de la FAO, qui sont désormais soumis au siège.

Situation: exécuté

Noté.

QUESTIONS DE GESTION

Gestion des ressources humaines

Évolution du nombre de fonctionnaires de la FAO

Comme l'indiquent les états financiers, les frais associés aux redéploiements et aux cessations de service se sont montés à 10 576 000 dollars E.-U. pour l'exercice biennal. Afin d'éviter à nouveau de tels frais supplémentaires dans un contexte financier incertain et compte tenu du fait qu'on prévoit le remplacement d'un grand nombre de fonctionnaires du Siège dans les années à venir, je recommande que l'Organisation utilise tous les moyens dont elle dispose - planification des ressources humaines, gestion des niveaux de recrutement et types de contrats - pour une plus grande souplesse.

[voir paragraphe 112 du rapport 1998-99]

Comme cela est indiqué dans le Plan à moyen terme 2002-2007, compte tenu du taux de renouvellement attendu, il faudra des mesures appropriées de remplacement du personnel partant à la retraite par de nouveaux fonctionnaires, du cadre organique et des services généraux, ayant les compétences et les connaissances que l'Organisation juge indispensables à ses activités futures. Ces mesures vont dans le sens des recommandations du Commissaire aux comptes et comprennent les mesures suivantes, spécifiées dans le Plan à moyen terme:

Systèmes efficaces de planification des effectifs pour régler des problèmes tels que: le remplacement des compétences perdues; la création d'une structure des effectifs conforme aux nouvelles manières de travailler; l'amélioration de l'équilibre entre les sexes et de l'équilibre géographique.
Programmes de recrutement ciblés pour les jeunes cadres, qui doivent bénéficier d'un soutien sous forme d'initiation aux connaissances spécialisées et compétences essentielles durant leurs premières années de service.
Contrôle continu des tâches du personnel de la catégorie des services généraux pour s'assurer qu'elles correspondent aux besoins futurs de l'Organisation, en tenant compte également de l'incidence des techniques de bureautique et de la nécessité d'identifier des connaissances spécialisées et des compétences d'un niveau supérieur ainsi que des besoins de formation pour accroître la souplesse lors du redéploiement du personnel.
Système de compétences organisationnelles de base pour le personnel du cadre organique et la direction et programmes de formation associés qui leur permettront d'acquérir les compétences et les connaissances nécessaires; et
Importance des mesures visant à retenir les fonctionnaires débutants compétents.

La Division des ressources humaines entreprend un cycle de réunions avec les chefs de départements pour appuyer l'élaboration de plans départementaux relatifs aux ressources humaines et, en particulier, pour examiner la situation globale des effectifs et prévoir les modifications susceptibles de se produire d'ici deux à cinq ans.

Situation: en cours d'exécution

Noté.

L'utilisation d'autres ressources humaines

La complexité des dispositions contractuelles utilisées par la FAO et le renouvellement régulier des contrats alourdissent fortement le fardeau administratif et financier. À mon avis, pour limiter les frais et les effets connexes, l'Organisation devrait mettre en œuvre sans plus tarder la rationalisation qu'elle envisage depuis cinq ans. Je recommande la normalisation des conditions de travail et des contrats ainsi que la mise en place d'un système de contrôle et de suivi de l'utilisation de collaborateurs extérieurs par l'Organisation.

[voir paragraphe 119 du rapport 1998-99]

Les procédures en place pour le recrutement de collaborateurs extérieurs sont très complexes et comprennent diverses catégories de personnel. Le Rapport évalue correctement la situation en ce qui concerne les types de contrats utilisés par l'Organisation et note, à raison, que les exigences et les caractéristiques propres à chaque groupe nécessitent des dispositions contractuelles différentes. L'Organisation est elle-même consciente depuis longtemps de cette complexité et admet qu'une simplification de ces dispositions peut engendrer des économies supplémentaires.

Un nouvel arrangement contractuel appelé "Accord de services personnels" qui remplace les quatre types de contrats existants (accord de prêt remboursable, contrat de louage de services, emploi d'administrateurs de projets recrutés sur le plan national et contrats d'auteurs) a été élaboré et sera mis en œuvre en 2002.

Situation: en cours d'exécution.

Aucune mesure concrète n'ayant encore été prise (notamment la publication de la nouvelle section du Manuel de la FAO portant sur le nouvel "accord de services personnels" envisagé, nous n'avons aucune observation à faire

Programme spécial pour la sécurité alimentaire (PSSA)

Dans l'ensemble, mes collaborateurs ont pu constater les résultats positifs de la phase I du PSSA dans les pays qu'ils ont visités. Un des enseignements à retenir est toutefois que la détermination manifestée par les pays participants a été cruciale pour la réussite du programme. Même si la situation varie inévitablement d'un pays à un autre, la FAO devrait toujours s'assurer que le pays bénéficiaire est clairement conscient de ses responsabilités. De façon générale, je recommande que les activités du PSSA ne commencent jamais avant l'achèvement de toutes les négociations et la signature du Document de programme national du PSSA. Dans certains cas, des activités ont commencé avant la conclusion des négociations afin de ne pas laisser passer la campagne agricole, ce qui devrait être évité.

[voir paragraphe 164 du rapport 1998-99]

Il s'est avéré que d'autres facteurs clés de la réussite du programme étaient le niveau de participation des agriculteurs (à titre individuel et collectif) et la mobilisation de techniciens de terrain capables de convaincre les agriculteurs de participer aux activités aussi bien que de leur prêter main forte. Vu l'importance de ces facteurs, je recommande la constitution d'un groupe d'experts pour les évaluer dans les 15 premiers pays où le PSSA a été lancé.

[voir paragraphe 165 du rapport 1998-99]

L'Organisation note avec satisfaction l'évaluation globale du Commissaire aux comptes sur le PSSA, tel qu'indiqué dans les conclusions figurant aux paragraphes 164 à 166 de son rapport in extenso. Elle est également d'accord sur le fait que le succès du PSSA dépend aussi de la détermination des pays participants comme le mentionne le Commissaire aux comptes. C'est la raison pour laquelle, dès réception des demandes des pays pour le PSSA, des missions exploratoires sont organisées qui, entre autres, garantissent l'engagement des pays concernés avant le début des activités. Par conséquent, la démarche pragmatique du PSSA, consistant à lancer les activités dès que possible sans perdre de temps, va dans le sens de la recommandation du Commissaire aux comptes.

De plus, le Document de programme national, malgré son importance, n'est pas le descriptif de projet ou le plan opérationnel. Ce sont ces derniers documents qui sont signés, et non le Document de programme national.

L'Organisation est entièrement d'accord sur le commentaire du Commissaire aux comptes concernant l'importance de la participation de la population au succès du PSSA. Le Commissaire aux comptes recommande aussi la création d'un groupe d'experts pour évaluer le PSSA dans le premier groupe de 15 pays. A cet égard, le Directeur général, conformément à la demande des organes directeurs, a donné instruction au PBE de réaliser une évaluation du PSSA en utilisant les services d'une équipe d'experts indépendants. L'équipe chargée de l'évaluation extérieure s'est rendue dans 15 pays au cours du deuxième semestre 2001 et a terminé son travail début 2002.

Situation: exécuté

L'examen de la mise en œuvre du PSSA a été poursuivi en 2001 avec la visite de quatre autres pays (trois en Afrique et un en Asie) et continuera en 2002 avec les cinq missions de visite sur le terrain (trois en Asie et deux en Amérique latine). Les résultats seront inclus dans le rapport de l'exercice biennal 2000-01.

Décentralisation

Je reconnais que la décentralisation est également un phénomène culturel qui met un certain temps à s'enraciner et à produire tous les résultats souhaités, mais je recommande néanmoins qu'une évaluation détaillée soit réalisée dans les meilleurs délais pour avoir une meilleure idée des principaux effets et résultats observés jusqu'à présent. Cette évaluation devrait porter sur l'ensemble de la structure décentralisée de la FAO et, autant que possible, mesurer les progrès réalisés en fonction des objectifs adoptés par le Conseil lors de sa 106^esession [...] et devrait être effectuée avant de s'engager davantage sur la voie de la décentralisation.

[voir paragraphes 174 et 175 du rapport 1998-99]

En ce qui concerne l'évaluation proposée par le Commissaire aux comptes, il est noté que le Directeur général, en consultation avec le Comité du Programme, a décidé d'inclure cette évaluation dans l'actuel plan d'évaluation. Le Service de l'évaluation est chargé de la réaliser pendant l'exercice 2002-2003; les résultats et recommandations découlant de l'évaluation seront soumis au Conseil en 2003 par le truchement du Comité du Programme.

Situation: exécution prévue dans le courant de l'exercice 2002-2003.

Aucune mesure concrète n'ayant encore été prise, nous n'avons aucune observation à faire.

Mise en place du nouveau système financier

Conclusion générale

Passage à la version 11I d'Oracle

Outre les problèmes de mise en œuvre restant à résoudre, une mise à niveau d'Oracle devrait être entreprise afin de remplacer la version actuelle d'Oracle Finances (version 10.7), que l'éditeur devrait abandonner après 2001, par une version plus récente (version 11i). Compte tenu de ce que mes collaborateurs ont pu observer jusqu'à présent, les progrès sont apparus limités à ce stade. Par conséquent, je prie instamment l'Organisation de tenir dûment compte des leçons tirées de l'expérience de la version 10.7 afin de veiller à ce que l'histoire ne se répète pas, et en particulier de méditer sur le fait que "le projet avait souffert dès le départ de l'insuffisance des effectifs et des ressources financières qui lui avaient été alloués et que la lutte menée pour trouver des ressources supplémentaires expliquait largement l'incapacité de la FAO à résoudre les problèmes rapidement", comme cela était mentionné dans les documents fournis à la réunion conjointe du Comité du Programme et du Comité financier en mai 2000.

[voir paragraphe 210 du rapport 1998-99]

En mai 2000, le Comité financier a soutenu la requête du Directeur général d'allouer des crédits supplémentaires au projet pour résoudre les difficultés initiales de mise en œuvre, préparer la première mise à niveau d'Oracle Finances et commencer à travailler à la Phase II (Salaires et Ressources humaines). La réalisation du programme prévu pour résoudre les problèmes de mise en œuvre de la phase I et préparer la prochaine mise à niveau d'Oracle est pratiquement terminée.

Des progrès considérables ont donc été accomplis pour résoudre les problèmes énumérés par le commissaire aux comptes. Plus précisément, à la fin de 2001, le bilan des réalisations de l'Organisation était le suivant:

une nouvelle version du système de comptabilité des bureaux de terrain (notamment l'utilisation d'un programme de communication simplifié) était en place et la FAO avait surmonté les difficultés d'application sur le terrain
l'élément d'entreposage des données avait été mis en œuvre pour assister les responsables du budget au siège et sur le terrain et fonctionnait de manière satisfaisante;
tout le logiciel de bureau avait été révisé pour résoudre les défaillances initiales et ces systèmes (comptes créditeurs, comptes débiteurs, comptabilité de projet, voyages) fonctionnaient de manière satisfaisante;
toutes les interfaces avaient été révisées pour résoudre les problèmes de transfert de données entre les éléments du système financier régis par Oracle et les autres.
les principaux problèmes de migration des données contenues dans les systèmes précédents avaient été éliminés, à un degré suffisant pour permettre au système de fonctionner de manière adéquate; et
de nouvelles spécifications étaient disponibles en vue du renforcement des éléments de l'architecture financière dès le passage à la version 11i d'Oracle en 2002.

Un renforcement des effectifs d'AFF et d'AFI a permis le parachèvement de la phase I. Tandis que les principaux problèmes de mise en œuvre d'Oracle ont été résolus, la poursuite du travail sur l'achèvement de la phase I et sur la phase II au cours de l'exercice 2002-03 n'est que partiellement financée par le Programme ordinaire et dépend encore dans une large mesure du recouvrement des arriérés particulièrement pour la Phase II. Il est noté que le travail ne sera pas entrepris avant d'avoir réussi à mobiliser des ressources suffisantes.

Il est noté qu'Oracle Corporation a récemment annoncé qu'elle prolongerait de décembre 2001 à décembre 2002, son assistance pour l'actuelle version de son logiciel, utilisée par la FAO, étant donné le grand nombre de clients devant encore effectuer le passage à la version 11i. Les plans de conversion de l'Organisation prescrivaient à l'origine l'introduction de la version 11i au plus tard à Pâques 2002 et ce logiciel a été installé et testé par une équipe interne de la FAO. Toutefois, l'insuffisance du personnel de la Division des finances a retardé les tests complets d'acceptation par les usagers qui doivent précéder l'introduction de ce logiciel et la date de mise en œuvre a été reculée à août 2002 pour accorder davantage de temps à la mise en œuvre et à l'achèvement des tests d'acceptation.

Situation: exécution en cours

Les résultats de l'examen de suivi de la mise en œuvre d'Oracle et de la situation des effectifs d'AFF seront inclus dans le rapport sur l'exercice 2000-01.

Le renvoi à une date ultérieure de l'introduction de la version 11i d'Oracle a été noté.

QUESTIONS DIVERSES

Cas de manœuvres frauduleuses

Dans deux cas, il a pu être démontré que les ressources de l'Organisation auraient été utilisées. [...] Les cas ci-dessus ont soulevé, à mon avis, le problème de la vérification interne de l'utilisation des ressources de l'Organisation. J'ai jugé que l'annonce par le Directeur général en mars 2000 d'une enquête interne sur la question était une mesure nécessaire. Au moment de la rédaction de ce rapport, le cadre de référence de cette enquête venait d'être communiqué à mes collaborateurs, et j'attends avec grand intérêt d'en recevoir les résultats.

[voir paragraphes 218 et 219 du rapport 1998-99]

Le Bureau de l'Inspecteur général a effectué un examen de l'utilisation des ressources de l'Organisation pendant le deuxième semestre de 2001. Les résultats de cet examen figuraient dans un rapport de vérification interne publié en décembre 2001, remis au commissaire aux comptes début janvier 2002 et résumé dans le Rapport d'activités de l'Inspecteur général pour l'année 2001, qui a été transmis au Comité financier à sa session de mai 2002.

Le Département AF a entrepris la mise en œuvre des recommandations de l'Inspecteur général

Situation: exécuté

Nous avons reçu le 11 janvier 2002 le rapport de vérification interne relatif à l'utilisation des ressources de l'Organisation. Les conclusions de notre propre examen seront incluses dans le rapport sur l'exercice 2000-01.

Comité financier

Quatre-vingt-dix-neuvième session

Rome, 6 - 10 mai 2002

Rapport intérimaire sur l'application des recommandations du Commissaire aux comptes

RAPPORT IN EXTENSO

RAPPORT IN EXTENSO

POUR L'EXERCICE FINANCIER ALLANT DU 1ER JANVIER 1996 AU 31 DÉCEMBRE 1997