COMITÉ DE FINANZAS

99º período de sesiones

Roma, 6 - 10 de mayo de 2002

Informe sobre la aplicación de las recomendaciones del Auditor Externo

Recomendación del Auditor Externo

Medidas adoptadas

Observaciones del Auditor Externo

ASUNTOS FINANCIEROS

Cuestiones específicas financieras y contables

Planes relativos al personal

Reitero mi anterior recomendación de que se examinen de manera pormenorizada la finalidad y el funcionamiento del Fondo para Liquidaciones con vistas a establecer un mecanismo unificado que prevea la financiación de todas las obligaciones reconocidas de final de servicio.

[véase el párrafo 29 del informe de 1998-99]

En la preparación de las cuentas del bienio 2000/2001, la Organización examinó a fondo la Resolución 10/2001 aprobada por la Conferencia el 13 de noviembre de 2001, en relación con el pasivo no financiado de las liquidaciones.

Situación: Realizada.

Se tomó nota.

Fondo de Nivelación de Impuestos

Más de 1 millón de dólares EE.UU. en anticipos, que habían sido registrados en la cuenta correspondiente del Fondo de Nivelación de Impuestos, todavía estaban contabilizados en dos cuentas de cuentas por cobrar, a saber la 2 800 "prepayments", por lo que respecta al personal de la FAO, y la 2 805 "WFP", para el personal del PMA. En el momento de redactar el presente informe, este problema está siendo abordado. A la vista de la necesidad recurrente de acelerar el proceso de recuperación de los anticipos, recomiendo que se ponga en marcha algún tipo de recuperación automática de sueldos y que se aplique el correspondiente cambio de sistema.

[véase el párrafo 33 del informe de 1998-99]

Se ha introducido un cambio en el sistema de modo que los anticipos de impuestos y las reclamaciones que tramitaba la Oficina de Enlace de la FAO en Washington se registran ahora directamente en el libro mayor secundario de cuentas por pagar de Oracle. Cualquier saldo pendiente de un funcionario puede cubrirse con una deducción del sueldo utilizando la cuenta por pagar de la interface de la Nómina FINSYS.

Situación: Realizado.

Las consecuencias del cambio en el sistema se examinarán durante la auditoría de los estados de cuentas de 2000-01.

Cuentas por pagar y por cobrar

Cantidad por cobrar del PMA

Tal como ya recomendé al PMA, la conciliación iniciada entre ambas organizaciones debería convertirse en un ejercicio habitual realizado mensualmente.

[véase el párrafo 35 del informe de 1998-99]

Las conciliaciones oficiales entre la Organización y el PMA se efectúan ahora mensualmente como algo habitual. Además se ha llegado a un acuerdo revisado con el PMA en virtud del cual cada mes dicha Organización anticipa ahora el costo de los sueldos brutos en vez del de los sueldos netos.

Situación: Realizado.

El examen de los estados de cuentas provisionales del PMA para 2000, que se facilitaron en octubre de 2001, mostraba que seguía habiendo discrepancia con los libros de la FAO. Por ello, reiteramos nuestra anterior recomendación de que continúe la actividad de conciliación para explicarlos plenamente. Los progresos que se realicen se examinarán durante la auditoría de los estados de cuentas de la FAO y el PMA para 2000-01.

Compensación y conciliación de cuentas por cobrar y por pagar

En mi anterior informe recomendé que, de conformidad con la aplicación del nuevo sistema financiero, se examinaran los procedimientos contables y de organización para registrar transacciones en las cuentas por pagar y por cobrar, con vistas a facilitar su identificación, seguimiento y liquidación a lo largo del bienio. En parte este objetivo ya se ha alcanzado. [...] Además, una empresa consultora emitió varias recomendaciones, con las cuales estoy de acuerdo, a fin de mejorar el control interno, los procedimientos de obtención de contratos y la documentación justificativa en lo referente a los gastos pagados por anticipado y un mayor rigor en los sistemas de contabilidad en lo referente al registro de transacciones.

[véanse los párrafos 36 y 37 del informe de

1998-99]

Se elaboró un nuevo módulo de conciliación de compensación de cuentas que se introdujo en abril de 2001; mejoró nuestra capacidad de seguimiento y compensación de transacciones registradas para esas cuentas.

Aunque se halla en curso el trabajo de conciliación en estas esferas, se señala que, con respecto a un gran número de cuentas de compensación del libro mayor general, la labor inicial de las transacciones se completó para el final del año 2001. Se han establecido responsabilidades específicas sobre estas cuentas que ahora se examinan y supervisan regularmente cada mes.

Situación: En curso de realización

Las consecuencias del nuevo módulo de conciliación de la cuenta de compensación se examinarán durante la auditoría de los estados financieros de 2000-01.

Recuperación de los anticipos para viajes

Recomiendo que se reanude lo antes posible la recuperación automática de los anticipos para viajes de funcionarios, que quedó en suspenso al final de abril de 2000 debido a los atrasos en las solicitudes de reembolso de los gastos de viaje.

[véase el párrafo 37 del informe de 1998-99]

El sistema proyectado está funcionando ahora plenamente. Se señala que se publican estados de cuentas mensualmente a fin de informar al personal sobre los saldos que adeudan a la Organización y sobre cualquier deducción inminente del sueldo. El proceso de deducción es ahora un proceso de rutina que es objeto de un seguimiento extenso con carácter mensual.

Situación: Realizado.

Las consecuencias de la reactivación del sistema de cobro de los anticipos para gastos de viajes dados al personal se examinaron durante la auditoría de los estados de cuentas de 2000-01.

Efectivo e inversiones

Número de cuentas bancarias

En mi informe anterior, había recomendado que se redujera el número de cuentas corrientes. [...]

La Organización reconoció de hecho la necesidad de reestructurar sus acuerdos bancarios y elaboró un sistema de tres etapas, pero debido a problemas de conciliación bancaria sobre el terreno, y sobre todo, a la carencia de personal, solamente se ha podido efectuar hasta la fecha una aplicación parcial. La estrategia considerada implicaba:

• Una relación bancaria que permitiera administrar los pagos de la Sede en liras y euros y las cuentas del personal mantenidas en Italia.
  
  
• Una relación bancaria con uno de los principales bancos internacionales a fin de administrar los pagos internacionales fuera de Italia.
  
  
• Diversas relaciones bancarias con otros bancos internacionales de fuerte implantación en determinadas regiones del mundo, para llevar a cabo otro tipo de operaciones bancarias sobre el terreno que sean necesarias.

En el momento de redactar el presente informe, la primera etapa de la estrategia estaba en marcha. Por lo que respecta a la segunda etapa se había suscrito otro contrato, cuya plena aplicación se esperaba que tuviera lugar en los meses siguientes. No se había emprendido acción alguna respecto de la tercera etapa. [véanse los párrafos 42 a 44 del informe de 1998-99]

Se cerraron muchas cuentas bancarias al final del bienio basándose en análisis y conciliaciones de las antiguas cuentas bancarias de campo.

Se han tomado medidas en relación con la primera etapa de la estrategia, mientras que se están tomando en relación con las otras dos. A este respecto, se entablaron contactos con importantes bancos internacionales a fin de ofrecer propuestas para reestructurar las actuales funciones de desembolso tanto de los pagos de la Sede como de campo. Con respecto a la segunda etapa, se ha examinado una nueva estructura de los pagos internacionales fuera de Italia con una institución financiera internacional y los contratos correspondientes propuestos por el banco se han presentado al Consejo Jurídico para que los examine y haga observaciones. Las observaciones formuladas por el Consejo Jurídico se han notificado al banco y la Organización se halla ahora a la espera del visto bueno del banco. Además, se han resuelto en gran medida los problemas planteados en relación con los datos del código de cuenta bancaria del vendedor y se han introducido otros cambios en el sistema que ayudarán a reducir los costos bancarios.

Se está trabajando en relación con la tercera etapa de la estructura bancaria, que simplificará y racionalizará las operaciones bancarias de la FAO sobre el terreno. A este respecto, aunque la FAO ha entablado contactos con algunas de las principales instituciones financieras internacionales ampliamente presentes en regiones como las de África, América del Sur y el Cercano Oriente, no se han elaborado todavía relaciones específicas.

Situación: En curso.

La magnitud de los progresos realizados en este sector se examinarán durante la auditoría de los estados financieros de

2000-2001.

Inversiones a largo plazo

En el momento de redactar mi informe no se había transferido a nuevos administradores ninguno de los activos a largo plazo. Si bien debo reconocer que el actual gestor, hablando en términos generales, se ha excedido de sus puntos de referencia en 1999 y 2000, continúo reiterando mi recomendación anterior en el sentido de revisar los acuerdos existentes mediante un proceso de licitación. [`...]En el momento de redactar el presente informe, mis colaboradores fueron informados de que ninguno de los activos a largo plazo había sido transferido a los nuevos gestores debido a la carencia de personal y de disponibilidad de tiempo para llevar a cabo los complejos y engorrosos procesos que se requieren para llevar adelante este programa de trabajo. También se les ha informado de que la Organización no iba a dar ningún paso en este sentido hasta: i) completar la colocación de la cartera a corto plazo; ii) cerrar el acuerdo con el FIDA sobre apoyo en materia de administración de inversiones; y iii) examinar la cuestión de las inversiones a largo plazo en la reunión del CAI de mayo de 2001.

[véase el párrafo 64 del informe de 1998-99]

Por asesoramiento del Comité de Finanzas, la Organización no mantendrá el acuerdo con el FIDA relativo a la gestión de la cartera de inversiones a largo plazo. En su lugar, para asumir esta y otras funciones y responsabilidades de tesorería, se creó un puesto de Oficial Superior de Tesorería de categoría P-5. Se está procediendo ahora a contratar a este funcionario y, tan pronto como tengamos confianza en que hemos establecido controles adecuados, proyectamos aplicar las recomendaciones del CAI con respecto a la cartera de inversiones a largo plazo, a saber:

• pasar el componente de renta fija de la cartera a largo plazo a gestores especializados en la cartera de renta fija, y
  
  
• dividir la cartera de acciones entre un gestor de crecimiento y un gestor de valor.

Situación: En curso.

Ninguna observación por el momento, ya que todavía no se han adoptado medidas.

Comité Asesor sobre Inversiones (CAI)

En su 26ª reunión de 26 de mayo de 2000, el CAI solicitó "que antes de las reuniones, se le pusiera al corriente de cualquier cambio importante en las actividades de inversión de la FAO". Doy mi firme apoyo a la petición de que se mantenga al CAI sistemáticamente informado de las actividades inversoras. Recomiendo además que se tenga en cuenta la posibilidad de reforzar el papel del CAI mediante:

• la revisión de su mandato;
  
  
• la publicación puntual de las actas de las reuniones;
  
  
• el reexamen de la composición del Comité y la limitación de la pertenencia al mismo sólo a miembros externos.

[véanse los párrafos 66 y 67 del informe 1998-99]

El mandato del CAI fue examinado recientemente y sometido a la aprobación del Director General.

Las actas de la reunión del CAI celebrada el 25 de mayo de 2001 se distribuyeron a los miembros del Comité en junio de 2001.

La pertenencia al mismo se limita sólo a miembros externos que han sido designados por el Director General, a saber:

• Sr. Gunther Pleines, Jefe Adjunto, Departamento de Bancos, Banco de Pagos Internacionales, Basilea, Suiza;
  
  
• Sr. Marcus Fedder, Tesorero, Banco Europeo de Reconstrucción y Fomento, Londres, Reino Unido;
  
  
• Sr. Bernard Holland, Asesor Superior, Strategic Investment Management, Washington D.C., Estados Unidos de América; y
  
  
• Sr. Kenneth Miranda, Asesor en Inversiones, Oficina del Director Gerente, Fondo Monetario Internacional, Washington D.C., Estados Unidos de América.

Situación: En curso de ejecución.

Se tomó nota.

Programa de petróleo por alimentos

Acuerdos de compras de emergencia

Pese a que los acuerdos de compras de emergencia figuraban en el "Manual de la FAO de preparación para emergencias y respuesta a las mismas" publicado en 1998, no se habían formalizado del todo en la Sección 502 del Manual de la FAO. Si bien era cierto que existían disposiciones relativas a las misiones de compras de emergencia (Sección 502.24 del Manual de la FAO) no se establecía el pasar por alto al Comité de Compras. En caso de que la Organización decida continuar con dichos acuerdos, recomiendo que se les dé fundamento jurídico mediante la modificación del actual Manual de la FAO. También recomiendo que en la emisión de las solicitudes de compra se cumplan las normas y reglamentos existentes.

[véase el párrafo 86 del informe de 1998-99]

Las compras para países que habían sido designados como situaciones de emergencia quedaron exentas de un examen previo por parte del Comité de Compras, en función de una propuesta presentada por el Jefe, AFSP, y aprobada por el entonces Director General Adjunto. Cabe señalar, sin embargo, que la práctica de "renunciar" al examen previo del Comité de Compras, PARA LAS SITUACIONES DE EMERGENCIA se remonta por lo menos a 1986, cuando el entonces Director General Adjunto aprobó una exención de que se realizase el examen previo para las emergencias del COEL. Este procedimiento se amplió luego y abarcó todas las situaciones de emergencia, y se puso en práctica para garantizar que no se desperdiciara el tiempo para la compra en dichos países. En este sentido, se ha enmendado la Sección 502 del Manual a fin de incorporar plenamente los aspectos prácticos de las compras de emergencia para asegurarse de que, incluso las compras efectuadas dentro de los programas de emergencia, estén sujetas, cuando sea necesario y el tiempo lo permita, a un examen previo. La correspondiente enmienda a la Sección 502 del Manual ha sido aprobada y se ha publicado.

Situación: Realizado.

Se tomó nota de la enmienda al párrafo 502.24 del Manual de la FAO.

Proceso de Compras

Según el pliego de condiciones aplicables a todos los pedidos examinados, si los productos no llegaban a su destino final en la fecha pactada, la FAO tendría derecho a aplicar una cláusula de penalización del 2,5% semanal [...]. Recomendaría que esta información se hiciera constar siempre en el archivo, y que se formalizara la práctica relativa a la cláusula de penalización, que actualmente queda a discreción del Servicio de Compras.

[véase el párrafo 89 del informe de 1998-99]

Con respecto a los comentarios del Auditor en relación con los pedidos de compra para los cuales los proveedores habían sido elegidos sobre la base del criterio del factor principal de la mejor entrega, se observó que dichos pedidos de compra se referían al equipo de riego y los piensos que se necesitaban con urgencia y que estaban financiados, de conformidad con la fase VI del programa, por una asignación especial que se había entregado a la FAO para actuar inmediatamente con miras a mitigar los efectos de una grave sequía en el norte del Iraq. Para asegurarse de la entrega urgente del equipo de riego y los piensos, se había decidido a título excepcional seleccionar a los proveedores basándose en las condiciones de la mejor entrega. Sin embargo, ninguna de las demoras en la entrega de los insumos había invalidado el proceso de compra. En otras palabras, aun cuando la FAO hubiese sabido que las empresas iban a entregar en fecha tan tardía, los proveedores habrían ganado asimismo las licitaciones en cuestión. Por último, se señaló que se trataba de una excepción en la que los términos de entrega habían sido el factor principal para la adjudicación de la licitación. Cabría notar que, en otras circunstancias, los proveedores se seleccionan siempre basándose en el menor precio ofrecido. No se prevé utilizar nuevamente este proceso, a menos que surjan circunstancias excepcionales. Con respecto a la recomendación del Auditor relativa al archivado, se están adoptando las medidas adecuadas para mantener actualizados todos los archivos de compra.

Situación: Realizado.

Durante el mes de marzo de 2002, realizaremos otro examen de una muestra de pedidos de compra tramitados en 2001, lo que nos permitirá evaluar el alcance de la elección de proveedores basándose en el criterio del factor de la mejor entrega.

TeleFood

Presentación de informes

Recomiendo que los ingresos y gastos de los proyectos de TeleFood se consignen en los libros de la FAO como "Otros Fondos". También recomiendo que se haga una clara distinción entre los verdaderos ingresos de TeleFood, que se deben registrar en la susodicha Cuenta Especial, y los otros ingresos, los cuales, habida cuenta de los requisitos especiales impuestos por los donantes, deberían ser objeto de un Acuerdo de Fondo Fiduciario.

[véase el párrafo 96 del informe de 1998-99]

Aunque al comienzo la Organización consideró que no planteaba problemas contabilizar el Fondo Especial bajo "Otros Fondos", ahora cree que existen inconvenientes técnicos para efectuar los cambios propuestos, que superan a las ventajas que implicarían dichos cambios.

Situación: No se aplica.

Examinaremos el alcance de los inconvenientes técnicos durante el curso de la auditoría de los estados de cuentas de 2000-01.

Contribuciones no monetarias

Los gastos sufragados directamente con las contribuciones no monetarias [...] podrían ser muy importantes y equivaler a una sustancial contribución financiera. Desde un punto de vista de gestión, las contribuciones en especie más sustanciales, especialmente cuando van asociadas a donaciones de patrocinio en efectivo para cubrir los gastos de una acción llevada a cabo directamente en nombre de la FAO o bajo las directrices de la Organización, deberían valorarse y conservarse en el sistema de información y presentación de informes de TeleFood.

[véase el párrafo 102 del informe de 1998-99]

Como informó el Auditor, los gastos de TeleFood sufragados directamente con las contribuciones en especie actualmente no se contabilizan en los libros de la FAO ni aparecen en los estados de cuentas. Aunque el Auditor recomienda que estos gastos se evalúen y mantengan en el sistema de notificación, cabría mencionar que, en la práctica, es extremadamente difícil estimar a su justo valor dichas contribuciones. En consecuencia, el valor para los órganos rectores y para los Estados Miembros de una notificación en los estados de cuentas del justo valor estimado de dichas contribuciones, si se pudiese efectuar dicha estimación razonablemente, resultaría limitado. Sin embargo, se está manteniendo esta información en los registros de las representaciones de la FAO que se presentan ahora a la Sede.

Situación: Realizado.

Se tomó nota.

ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

Gestión de los recursos humanos

Evolución de la plantilla de personal de la FAO

Como se publica en los estados de cuentas, los gastos de redistribución o cese en el servicio ascendieron a 10 576 000 dólares EE.UU. durante el bienio. Para evitar la repetición de dichos gastos adicionales en un entorno financiero incierto, y con el fin de prever la sustitución de la mayor parte del personal de la Sede en los próximos años, recomiendo que la Organización haga uso de todas las herramientas a su alcance, como la planificación de los recursos humanos, la gestión de los niveles de contratación y los tipos de contratos, para permitir una mayor flexibilidad.

[véase el párrafo 112 del informe de 1998-99]

Como se indicó en el Plan a Plazo Medio 2002-2007, teniendo en cuenta la renovación prevista del personal de la FAO durante el período del Plan, se necesitan medidas para la sustitución ordenada del actual personal que se jubilará con nuevo personal, tanto de categoría profesional como de servicios generales, que tenga los conocimientos técnicos y competencia determinados por la Organización como decisivos para su futura labor. Estas medidas coinciden con las recomendaciones del Auditor e incluyen las siguientes que se mencionan específicamente en el Plan a Plazo Medio:

• Sistemas eficaces de planificación de la fuerza de trabajo para afrontar aspectos como: la sustitución de conocimientos técnicos que se pierden; el desarrollo de estructuras de personal para tener en cuenta nuevas formas de trabajo; mejoras en la distribución por sexos y geográfica.
  
  
• Programas de contratación selectivos para jóvenes profesionales, con la identificación de conocimientos técnicos y competencias esenciales dentro de los primeros años de servicio.
  
  
• Examen continuo de los puestos de trabajo en la categoría de servicios generales para garantizar que se adapten a las necesidades y exigencias futuras de la Organización, teniendo en cuenta también los efectos de la tecnología de oficina y la necesidad de identificar conocimientos técnicos y competencias de nivel superior y necesidades de capacitación para aumentar la flexibilidad en la distribución del personal.
  
  
• Sistema de competencias organizativas esenciales para el personal profesional y de gestión y los correspondientes programas de formación que permitirán al personal adquirir la competencia y conocimientos técnicos necesarios.
  
  
• Prestar la debida atención a las medidas encaminadas a retener al personal joven competente.

La Dirección de Recursos Humanos está realizando un ciclo de reuniones con los Jefes de Departamento para ayudarles a elaborar planes de su Departamento relacionados con los recursos humanos y, en particular, para examinar la actual situación general del personal y prever los cambios que probablemente ocurrirán en los próximos dos a cinco años.

Situación: En curso de realización.

Se tomó nota.

Utilización de otros recursos humanos

La complejidad de las modalidades contractuales de la FAO y la práctica de su habitual renovación generaron una cantidad significativa de trabajo y gastos administrativos. En mi opinión, para limitar los gastos y los efectos colaterales, la Organización debería aplicar, sin más tardanza, la racionalización que ha estado persiguiendo en los últimos cinco años. Recomiendo que se normalicen las condiciones de los servicios y contratos y que se implante un sistema de control y seguimiento de la utilización de colaboradores externos por parte de la Organización.

[véase el párrafo 119 del informe de 1998-99]

Los procedimientos existentes para los recursos humanos distintos del personal de plantilla son, por su naturaleza misma, complejos e incluyen diversos grupos de personal. El Informe del Auditor evalúa correctamente la situación con respecto al número de instrumentos contractuales en uso por la Organización y observa acertadamente que las distintas necesidades y características específicas de cada grupo exigen diferentes acuerdos contractuales. La propia Organización ha reconocido desde hace mucho esta complejidad y está de acuerdo en que podrían lograrse ahorros adicionales simplificando dichos acuerdos contractuales.

Se ha preparado para su aplicación en 2002 un nuevo tipo de contrato denominado "acuerdo sobre servicios de personal" que sustituye a cuatro tipos anteriores de contratos (acuerdos de préstamos reembolsables, acuerdos de servicios especiales, empleo de personal profesional nacional de proyectos y contratos de autores).

Situación: En curso de realización.

Por el momento no es posible formular observaciones, ya que aún han de tomarse medidas concretas (sobre todo la publicación de la nueva sección del Manual de la FAO relativa al previsto "Acuerdo sobre servicios de personal").

Programa Especial para la Seguridad Alimentaria (PESA)

En general, el examen llevado a cabo por mis colaboradores condujo a logros positivos en la Fase I del PESA en la medida en que pudieron observar en los países visitados. Una de las enseñanzas que han de extraerse es que el compromiso del país participante resulta un factor clave del éxito. Aunque inevitablemente éste varía de un país a otro, la FAO debería asegurarse siempre de que el país receptor es claramente consciente de sus responsabilidades. Por norma, recomiendo que las actividades del PESA no comiencen nunca hasta que no se hayan finalizado todas las negociaciones y se haya suscrito el documento del programa nacional del PESA. Debería evitarse la tendencia observada en algunos casos de iniciar las actividades antes de finalizar el documento del programa nacional para no perder la temporada agrícola.

[véase el párrafo 164 del informe de 1998-99]

Otro factor clave del éxito resultó estar relacionado con el nivel de participación de los agricultores (individual y colectivamente) y con la movilización de técnicos sobre el terreno capaces de convencer a los agricultores para que participaran, así como de apoyarlos. Dada la importancia de estos factores, recomiendo que para evaluarlos se cree un cuadro de expertos en los 15 países en los que se ha emprendido inicialmente el PESA.

[véase el párrafo 165 del informe de 1998-99]

La Organización se complace en tomar nota de la evaluación general del Auditor relativa al PESA, según se indica en las conclusiones que figuran en los párrafos 164 a 166 del informe detallado. Además concuerda con la importancia que reviste el compromiso de los países participantes para el éxito del PESA, según lo indicado por el Auditor. Por este motivo, al recibir solicitudes de países relativas al PESA, se envían misiones de exploración, las cuales, entre otras cosas, garantizan el compromiso de los países interesados antes del inicio de las actividades. Por lo tanto, el enfoque pragmático del PESA de comenzar las actividades de campo lo antes posible, sin perder tiempo, coincide con las recomendación del Auditor.

Más aún, el documento del programa nacional, aunque es muy importante, no es el documento del proyecto ni el plan de operaciones. Son estos últimos los que deben firmarse y no el primero.

La Organización está plenamente de acuerdo con las observaciones del Auditor relativas a la importancia de la participación popular en el éxito del PESA. El Auditor recomienda además que se cree un cuadro de expertos para evaluar el PESA en el primer grupo de los 15 países. Al respecto, el Director General, de conformidad con la solicitud de los Órganos Rectores, ha encargado que se haga una evaluación del PESA utilizando un equipo de expertos independientes. El equipo externo para la evaluación temática visitó doce países durante la segunda mitad de 2001 y completó el proceso a comienzos de 2002.

Situación: Realizado.

El examen de la ejecución del PESA continuó en 2001 con la visita a cuatro países más (tres de África y uno de Asia) y proseguirá en 2002 con cinco misiones de visitas de campo (tres en Asia y dos en América Latina). Los resultados se incluirán en el informe del bienio 2000-01.

Descentralización

Aunque reconozco que la descentralización es también un proceso cultural que tarda en enraizar y producir todos los resultados deseados, sigo recomendando que se lleve a cabo con presteza una evaluación pormenorizada para ofrecer una visión más clara de sus principales efectos y resultados hasta ahora. Esta evaluación debería tener en cuenta toda la estructura descentralizada de la FAO y, en la medida de lo posible, comparar el progreso con todos los objetivos adoptados por el Consejo en su 106º período de sesiones, [...] y debería efectuarse antes de dar ningún otro paso en el proceso de descentralización.

[véanse los párrafos 174 y 175 del informe de 1998-99]

Con respecto a la evaluación propuesta por el Auditor Externo, se observó que, en consulta con el Comité del Programa, el Director General había decidido incluir dicha evaluación en el plan actual de evaluaciones. Está previsto que la realice el Servicio de Evaluación durante el bienio 2002-2003; las conclusiones y recomendaciones se comunicarán al Consejo por conducto del Comité del Programa en 2003.

Situación: Se realizará durante el bienio 2002-2003.

Ninguna observación por el momento, ya que aún han de tomarse medidas concretas.

Aplicación del nuevo sistema financiero

Conclusión general

Actualización de Oracle a la versión 11i

Además de los problemas de aplicación pendientes, que siguen teniendo que resolverse, tendría que llevarse a cabo una importante actualización de Oracle para sustituir la versión actual del módulo de finanzas de Oracle (versión 10.7), que no debería mantenerse más allá de 2001, por otra más reciente (versión 11i). Sobre la base de lo que mis colaboradores han podido observar hasta ahora, el progreso parece estar limitado en esta fase. Por tanto, instó a la Organización a tener debidamente en cuenta las lecciones aprendidas de la experiencia con la versión 10.7 para evitar que se repita la historia. En particular, debería meditarse sobre el hecho, debidamente mencionado en los documentos facilitados a la Reunión Conjunta de los Comités del Programa y de Finanzas en mayo de 2000, de que "el proyecto había adolecido de insuficiencia de personal y fondos desde el comienzo y que la lucha para obtener recursos suficientes había sido una causa importante de la incapacidad de la FAO para afrontar y resolver los problemas rápidamente".

[véase el párrafo 210 del informe de 1998-99]

En mayo de 2000, el Comité de Finanzas apoyó la petición del Director General de que se asignaran fondos adicionales al proyecto para resolver los problemas iniciales de su ejecución, crear el marco para la primera actualización de los sistemas financieros de Oracle y comenzar los trabajos de la Fase II (nómina y recursos humanos). Se ha completado ya en gran medida el programa de trabajo para resolver los problemas de iniciación de la Fase I y crear el marco para la siguiente actualización del Oracle.

Como consecuencia de este trabajo, se han logrado notables progresos en la solución de una serie de cuestiones señaladas por el Auditor Externo. En concreto, para el final de diciembre de 2001, la Organización había logrado los progresos siguientes:

• estaba funcionando una nueva versión del sistema de contabilidad de las oficinas externas (incluyendo la utilización de un plan de comunicación más simplificado) y la FAO no tenía ya otros problemas con el componente externo del sistema;
  
  
• se había realizado el componente del almacén de datos del sistema para ayudar a los administradores presupuestarios de la Sede y externos y está funcionando bien;
  
  
• se han revisado todos los programas informáticos de la actividad empresarial para resolver las deficiencias iniciales y estos sistemas (Cuentas por pagar, Cuentas por cobrar, Contabilidad de proyectos, Viajes) están funcionando debidamente;
  
  
• se han revisado todas las interfaces del sistema para resolver las cuestiones de transferencia de datos entre los componentes de Oracle y distintos de Oracle del sistema financiero;
  
  
• se han resuelto todos los principales problemas de migración de datos, según ha sido necesario, para que el sistema funcione adecuadamente; y
  
  
• se dispone de nuevas especificaciones para fortalecer las partes componentes de la arquitectura financiera cuando se realice en 2002 la actualización a Oracle 11i.

La asignación de personal adicional a las direcciones AFF y AFI ha permitido realizar los trabajos de la Fase I. Aunque se han resuelto los principales problemas de ejecución del Oracle, la continuación de los trabajos para completar la Fase I y ejecutar la Fase II en el bienio 2002-03 está financiada sólo parcialmente en la consignación del Programa Ordinario, mientras que la disponibilidad de una notable suma depende de la recaudación de atrasos. Se señala que no se realizarán los trabajos hasta que se disponga de recursos suficientes.

Se señala que la empresa Oracle anunció la prórroga de su apoyo de diciembre de 2001 a diciembre de 2002 en relación con la versión actual de su programa (que es la versión que utiliza la FAO) debido a la gran base de clientes que queda todavía por convertir a la versión 11i. La Organización proyectó en un principio introducir la versión 11i de Oracle para la Pascua de 2002, y un equipo interno de la FAO ha instalado este programa y ha efectuado pruebas técnicas del mismo. Sin embargo, problemas de recursos de personal en la Dirección de Finanzas han retrasado la realización de las pruebas completas de aceptación de los usuarios que debe preceder a la introducción de este programa, y la fecha prevista de aplicación se ha retrasado a agosto de 2002 a fin de disponer de más tiempo para realizar y completar las pruebas de aceptación.

Situación: En curso de realización.

Los resultados del examen de seguimiento de la situación de dotación de personal de la AFF, así como de los progresos realizados en la actualización de Oracle, se incluirán en el informe del bienio 2000-01.

Se tomó nota del aplazamiento de la introducción de la versión 11i de Oracle.

OTROS ASUNTOS

Casos de fraude

No obstante, la utilización de los recursos de la Organización quedó demostrada en dos casos. [...] Los susodichos casos ponen de relieve, en mi opinión, la cuestión del control interno de la utilización de los recursos de la Organización. Considero que el anuncio realizado por el Director General en marzo de 2000, relativo a una investigación interna del asunto, constituye un paso necesario. En el momento de redactar el presente informe, se había facilitado a mis colaboradores el mandato para la investigación y estoy en espera de recibir los resultados.

[véanse los párrafos 218 y 219 del informe de 1998-99]

La Oficina del Inspector General realizó un examen de la utilización de los recursos de la Organización durante la segunda mitad de 2001. Los resultados del mismo se incluyen en un informe auditorial interno publicado en diciembre de 2001, distribuido al Auditor Externo a comienzos de enero de 2002 y resumido en el informe de la actividad anual del Inspector General correspondiente al año 2001, que se facilitó al Comité de Finanzas para su período de sesiones de mayo de 2002.

El Departamento AF está aplicando las recomendaciones del Inspector General.

Situación: Realizado.

De hecho, el 11 de enero de 2002, se nos facilitó el informe Auditorial interno sobre la utilización de los recursos de la Organización. Los resultados de nuestro propio examen se incluirán en el informe del bienio 2000-01.

APÉNDICE 1

INFORME DETALLADO

CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO ECONÓMICO COMPRENDIDO ENTRE 
EL 1º DE ENERO DE 1996 Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 1997

Recomendación del Auditor Externo

Medidas adoptadas

Observaciones del Auditor

ASUNTOS FINANCIEROS

Acuerdos cambiarios

En general, el registro de los efectos de las variaciones en los tipos de cambio es complicado (se utilizan simultáneamente cuatro tipos de cambio: el tipo presupuestario, el tipo operacional de las Naciones Unidas, el tipo a término y el tipo del mercado) y da origen a la compensación de pérdidas y ganancias teóricas y reales. Esta situación no se modificó en 1996-97 con respecto a la del bienio precedente, cuando mis colaboradores la habían señalado sin hacer recomendaciones concretas. Como resultado de la comprobación de las cuentas de 1996-97, deseo formular las dos recomendaciones siguientes:

a)  que la FAO examine la metodología actual para justificar y registrar las diferencias cambiarias con miras a simplificarla, ampliar su alcance y diferenciar mejor las pérdidas y ganancias teóricas y reales;

b) que la FAO examine su política actual para protegerse contra las fluctuaciones en los tipos de cambio (contrato fijo de compra a término por dos años) con miras a tomar en consideración en mayor medida la nueva coyuntura internacional más inestable en lo que respecta al cambio. Dada la reducción de las diferencias entre los tipos de interés, puede que la compra a término no sea ya la opción preferible.

[véase el párrafo 36 del informe de 1996-97]

a) Como ya se mencionó en el informe sobre la aplicación de las recomendaciones del Auditor Externo, FC 93/11, el único de estos tipos que es un tipo contable es el de las Naciones Unidas porque se trata del tipo que se emplea exclusivamente para registrar todas las transacciones y saldos que no son en dólares. Se trata de una práctica que se ajusta a las normas contables de las Naciones Unidas. Los otros dos tipos mencionados en el Informe del Auditor (el del presupuesto y a término) no son tipos contables porque no se emplean para convertir transacciones o saldos que no están en dólares y no dan lugar a diferencias de cambio que hayan de reconocerse como ingresos o como gastos.

Con respecto al bienio 2002-03, el tipo presupuestario queda establecido en el mismo nivel que el tipo a término que se ha utilizado para el contrato de compra a término. La División de Tesorería de las Naciones Unidas va a establecer ahora los tipos operacionales de las Naciones Unidas iguales a los tipos de mercado aplicables el último día de cada mes, introduciendo enmiendas durante el mes, cuando sea apropiado.

Situación: Realizado.

b) Esta cuestión se examinó también en el Comité Asesor sobre Inversiones (CAI) de la FAO en su reunión celebrada el 25 de mayo de 2001. El CAI opinó que los planes de la Organización para las conversiones al euro eran adecuados y que, por el momento, la Organización debía proseguir utilizando las técnicas de cobertura de riesgos más simples.

Situación: No se aplica.

Se tomó nota de los cambios introducidos para el bienio 2002-03.

Los resultados de nuestro examen de seguimiento de las disposiciones relativas a los tipos de cambio, junto con una comparación con otras organizaciones de las Naciones Unidas, se incluirán en el informe del bienio 2000-01.

Gastos de apoyo

La política de gastos de apoyo aplicada en 1996 y 1997 se llevó a cabo de conformidad con los objetivos generales de conseguir un "ahorro derivado de la eficacia ... [incluidas medidas para] aumentar la recuperación de los costos del apoyo técnico a las actividades de campo" (CL 110/REP, párr. 24.a) y de "reflejar más exactamente la proporción entre los cargos y los servicios prestados" (CL 113/4, párr. 34). Sin embargo, teniendo en cuenta la proliferación actual de gastos de apoyo de diversos tipos, que perjudica a la finalidad y mensurabilidad de la política, recomiendo que se pida a la Secretaría que prepare un marco de gran alcance pero muy simplificado para los acuerdos sobre gastos de apoyo. En mi opinión, esta cuestión puede resolverse de dos maneras:

1. adaptar los gastos de apoyo a las necesidades de los distintos proyectos y determinar claramente los gastos de apoyo en los presupuestos de los mismos;
   
   
2. o limitar los gastos de apoyo a actividades generales pero bien definidas y cargar esos gastos de apoyo a los proyectos aplicando un porcentaje de recuperación de los gastos convenido de antemano.

Por supuesto, es posible utilizar también una combinación de los dos sistemas, siempre que el documento de políticas resultante que se someta a la aprobación de los Órganos Rectores siga siendo de gran alcance y fácil de aplicar.

[véase el párrafo 49 del informe de 1996-97]

Se observó que el Consejo había adoptado una decisión sobre la revisión de la política de recuperación de gastos de apoyo. En este sentido, se hizo referencia al párrafo pertinente del documento del Consejo, CL 119/Rep, que dice lo siguiente:

"70. El Consejo tomó nota del amplio debate que se había mantenido sobre este asunto en los 94º y 95º períodos de sesiones del Comité de Finanzas, celebrados en mayo y septiembre de 2000, respectivamente. Ratificó la política propuesta con respecto a las tasas de reembolso que se resumía en el Anexo II del Informe del 95º período de sesiones del Comité de Finanzas.

Situación: Realizado.

Los resultados de nuestro examen de seguimiento de los gastos de apoyo se incluirán en el informe de 2000-01.

Comprobación de las transacciones sobre el terreno

Con el fin de que las comprobaciones locales de los gastos sobre el terreno sirvan de base a una estructura contable descentralizada con un costo razonable, recomiendo que se espacie la presentación de informes (uno o dos informes al año), que se reduzca el número de auditores contratados y que se pida a los auditores que aporten una garantía de que los informes sobre las cuentas de anticipos presentan una imagen fiel y adecuada de las operaciones sobre el terreno.

[véase el párrafo 50 del informe de 1996-97]

De conformidad con la recomendación del Auditor Externo, las auditorías de 1999 se están llevando a cabo semestralmente. Este procedimiento ha dado lugar a una reducción del costo de las auditorías locales.

. Como primer paso en esta dirección, la AFF ha recogido información de todas las principales empresas auditoriales internacionales, incluyendo datos relativos a su disponibilidad para prestar servicios en las oficinas de campo. La información recogida se utilizará para decidir los próximos pasos que han de darse con vistas a reducir el número de auditores contratados.

La recomendación del Auditor Externo relativa al seguro de auditoría se tendrá también en cuenta como parte de la revisión de los acuerdos contractuales en vigor.

Situación: En curso de realización.

Las misiones de campo realizadas mostraron que de hecho se habían realizado auditorías cada seis meses o cada año. Sin embargo, a pesar de ello no parecía que la Organización estuviera obteniendo el valor del dinero gastado. Se señalaron sobre todo costos elevados, retrasos en la presentación de los informes y falta de seguro de auditoría en los informes. En caso de que nuestras observaciones se confirmaran en las misiones de campo de 2002, recomendaríamos otras soluciones posibles.