CL
123/15理 事 会 |
第一二三届会议 |
2002年10月28日-11月2日,罗马 |
财政委员会第一OO届会议报告 |
目 录
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1. 委员会向理事会提交其第一OO届会议的以下报告。
2. 以下代表出席了会议:
主席: | Humberto Oscar Molina Reyes先生(智利) |
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副主席: | Anthony Beattie先生(联合王国) Hideki Moronuki先生(日本) Fatimah Hasan J. Hayat女士(科威特) Adnan Bashir Khan先生(巴基斯坦) Abdoukarim Diouf先生(塞内加尔) Rolf Gerber先生(瑞士) Perpetua M.S. Hingi女士(坦桑尼亚) Carolee Heileman女士(美利坚合众国)
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3. 主席通知委员会,很遗憾,Eiji Suzuki先生(日本)不能出席本届会议。委员会注意到已经指定Hideki Moronuki先生代替Suzuki先生。
4. 委员会在通过其议程时,对于世界粮食计划署(粮食署)尚未以所有要求的语言提供关于粮食署事项的必要文件表示关注。委员会忆及,这些文件应在会议开始前至少一个月提供。委员会决定,为了在粮食署执行局下届会议之前适当审议这些事项,必须于2002年10月7日和8日举行一次财政委员会特别会议。粮食署代表指出,所有文件将在本届会议结束之前提供,粮食署将负担特别会议的费用。
5. 委员会对于2000-01年计划执行报告表示满意,并对报告的格式和形式的改进表示欢迎。该报告是关于提供本组织成就的数量信息方面的一个重要责任文件,因而是成员的一个重要信息来源。
6. 委员会注意到,从2002-03两年度开始计划执行报告的格式将有很大变动。关于这方面,委员会获悉,计划执行报告新模式的格式草案将提交明年计划委员会审议。委员会建议今后的计划执行报告包括执行指标和效益指标,并包括范围广泛的战略以处理全组织的问题。委员会注意到,需要执行概要对整个报告进行简要综合,并建议将可比较信息列入包含财务和其他数量数据的表格中以便于成员分析。
7. 委员会注意到2001-02年本组织的支出低于批准的数额,并对主要由于人事费用结余而章与章之间不必进行预算转拨表示赞赏。
8. 虽然由于伊拉克“以油换粮”计划的增长而自愿捐助总额上升,但委员会对于非紧急活动的预算外资金不断减少表示关注,希望这一趋势得到扭转。委员会注意到紧急援助要求继续增加,并对粮农组织与粮食计划署之间在处理紧急情况方面的合作得到加强表示赞赏。委员会还对与农发基金和粮食署在粮食安全和扶贫领域的合作得到了加强表示欢迎。
9. 一些成员表示支持粮食安全特别计划,并表示这些资源应集中在低收入缺粮国。委员会对最近有关本计划评价中所提建议付诸实施表示赞赏。
10. 委员会对于语言范围方面的改善表示欢迎,并促请本组织在这方面继续努力。
11. 委员会对于1956年确立的粮农组织职员的地域代表性评价依据已经过时表示了关注。委员会获悉将向理事会第一二三届会议提交关于这个问题的文件。
12. 委员会注意到权力下放产生有效成本节约,并注意到在这一领域,如果系统发展和培训方面做更多准备工作,则将促进更有效实施权力下放。委员会获悉,计划在2003年对权力下放进行评价。
13. 委员会注意到,《计划执行报告》并未讨论该两年度提高效益产生节约问题。已向理事会第一一九届会议提交了关于提高效益产生节约的一个文件,秘书处保证尽快更新这方面的信息。
14. 委员会赞同将计划执行报告提交理事会和大会。
15. 委员会欢迎2004-09年中期计划,委员会认为该文件非常重要,比前一个中期计划有重大改进。委员会对于采用内容全面的战略处理全组织问题表示赞赏,这些战略为有关中期计划的其他方面提供了适当平衡。
16. 委员会注意到中期计划的重要性,并考虑到主要国际论坛的结果,包括世界粮食首脑会议:五年之后、蒙特里会议和约翰内斯堡会议的结果。
17. 委员会对于有关自愿额外捐助估计额的补充信息表示赞赏,这些信息提供了关于用于执行计划的资源的较全面情况。委员会还欢迎关于获得更多预算外资源前景及这些资源如何用于中期计划中提出的活动方面所提供的补充信息。
18. 委员会获悉可能影响《中期计划》成功实施的风险:
《处理全组织问题的战略》中人力资源开发活动实施工作成功地适应技能基础的程度;
19. 委员会欢迎中期计划中有关人力资源开发的建议,认为这些建议对于处理关于确保优秀、加强跨学科性及继续改进管理过程等全组织问题极为重要。委员会还重视扩大与其他联合国机构、国际金融机构、非政府组织、民间社会组织的伙伴关系和联合。
20. 委员会获悉,本组织可能从编制资本预算以便为一次性资本项目供资受益。委员会虽然认识到编制资本预算是一种普遍接受的做法,但要求提供进一步信息以便能够审议这种做法的利弊。委员会获悉,将准备关于编制资本预算的一个更加具体的文件供委员会审议。
21. 委员会成员支持为中期计划中的一些优先重点领域提供更多资金,这些领域包括:林业、渔业、植物检疫措施、《国际植物保护公约》、农药、食典和植物遗传资源。许多成员特别重视为技术合作计划和粮食安全特别计划提供更多资源,而其他成员对于拟议为这些计划提供更多资源是否合理有疑问。
22. 委员会指出,中期计划中的预算数字是指示性的,对于成员国没有约束力。关于这一讨论情况,一些成员认为中期计划中的预计预算水平太高,因此准备一些资源水平接近前几年批准的预算水平的额外方案将是有益的。另一种观点是,中期计划跨越六个年头,需要表明增长趋势,从而使本组织能够有效执行其任务,并考虑到成员国提出的要求及最近举行的首脑会议期间所做的承诺,因此应接受目前形式的文件。
23. 委员会对于本组织对其关于就职能货币及保护工作计划和预算不受汇率波动影响这一题目征求外部专家意见的早期承诺所作的反应表示赞赏,并对秘书处的信息丰富而全面的介绍表示欢迎。
职 能 货 币
24. 委员会注意到外部专家意见是,根据普遍接受的会计原则,确定职能货币时主要考虑的因素是,按现金活动衡量(收入和支出)的一个实体运作的主要经济环境。
25. 委员会注意到外部专家得出的结论是,美元是粮农组织目前的职能货币,应当监测选择职能货币的决定条件以便作变动。委员会要求提供关于职能货币有变动的其他联合国机构,特别是工发组织的经验信息。
保护工作计划和预算不受汇率波动影响
26. 委员会忆及,自2000年9月以来,不时向委员会提出两年度之内及两年度之间保护工作计划和预算不受汇率波动影响的问题。委员会忆及,普遍认为应当最大程度地保护批准的工作计划和预算不受波动汇率的影响。
27. 委员会注意到外部专家的建议,即赞成使用两种货币分算会费的概念,外聘审计员在2002年5月财政委员会会议上也表示了类似的意见。
28. 委员会认识到关于使用两种货币分算会费建议的最初文件提出了两种备选方案:第一种备选方案是成员以两种货币支付会费,即按确定的欧元比例支付及其余部分以美元支付;第二种方案是,由成员选择以哪种货币(即欧元还是美元)支付。秘书处偏爱第一种备选方案,即要求每个成员以预先确定的欧元比例支付会费,其余部分以美元支付。委员会审议了秘书处偏爱这第一种备选方案的理由包括:
29. 委员会注意到这一问题的复杂性,同时认识到需要大会在2004-05年工作计划和预算范畴内作出一项决定。如果下次预算采用的汇率保持2002-2003年工作计划和预算的汇率,那么下次预算不会产生货币影响。然而,委员会关切地获悉,按当前1美元大致等于1欧元的汇率,2004-2005年工作计划和预算的不利影响将高达3 500万美元。委员会要求秘书处通过在2002年10月理事会开会之前为所有成员国举行一次情况介绍会,促进更加广泛地了解这一问题。委员会还认为,秘书处应继续进行(该文件所确定并且财政委员会所要求的)关于实际执行方面所需的筹备工作,以便向委员会2003年5月会议报告,并考虑到在2003年11月大会就2004-05年工作计划和预算作出决定之前,需得到理事会赞同。
结 论
30. 委员会肯定需要更多信息才能就此问题得出结论并向理事会提出建议。委员会特别希望充分了解已经采用使用两种货币分算会费计划的其他联合国机构,特别是原子能机构和教科文组织的经验。委员会还要求了解关于这种计划可能产生的费用增长方面的信息。
31. 委员会审议了自2000年11月理事会批准支持费用偿还的政策以来关于支持费用的第二份报告,支持费用偿还政策在2001年9月略有变动1。
32. 委员会对于提供支持费用偿还率新政策的执行经验方面的情况表示赞赏。
33. 委员会赞同对于为非粮农组织会议提供设施和服务而提供的自愿捐款收取5%的支持费用率。
34. 秘书处介绍了《财务要点》文件,表明本两年度头六个月的财务结果,是关于到2002年9月6日分摊会费状况的一个工作文件。《财务要点》文件按资金来源、资金利用和余额及对正常计划的会费缴纳情况概述了收支情况。
35. 秘书处着重说明了本组织越来越差的财务状况,提请委员会注意下列要点:
2002年1月1日至2002年9月6日收到的会费额高于前几年同期,主要因为世界粮食首脑会议:五年之后;
36. 委员会对于《财务要点》文件表示满意,指出该文件所提供的信息是有益的。秘书处同意以工作文件形式向今后财政委员会会议提供关于现金流量预报和财务状况的最新情况。
37. 委员会对于就流动资金及普通基金不足而言本组织的财务状况恶化表示关注。
38. 委员会认识到,如果未能及时收到会费,可能使本组织不得不向外部借款,但表示希望能够避免向外部借款,因为这种行为可能产生额外费用。
39. 秘书处确认,造成本组织财务状况较差的主要因素有:拖欠分摊会费、长期投资继续损失、过去离职后医疗费用摊还等一些未列入预算的费用支付。
40. 财政委员会认为,为了有效处理本组织的较差财政状况,报告工作应当更为前瞻性,并在这一方面要求秘书处准备到本两年度末不同方案的现金流量和储备金预报数。
41. 按照总规则第27条第7款第(1)项,委员会审议了2000-2001两年度粮农组织的审定决算。
42. 外聘审计员指出,它对2000-2001两年度粮农组织审定决算发表了无保留意见,概述其报告的主要结论如下:
43. 对于委员会提出的问题和意见,秘书处说明如下:
44. 委员会注意到外聘审计员和秘书处所提出的意见和情况说明,建议理事会将2000-2001两年度审定决算提交大会通过。委员会向理事会提交以下决议草案以便转交大会。
大会决议草案
2000-01年粮农组织审定决算
大会,
审议了理事会第一二三届会议报告,
审查了2000-01年粮农组织审定决算及外聘审计员的有关报告
通过审定决算。
45. 委员会对于审计长所做的工作表示赞赏,审计长作为粮农组织外聘审计员的任务在审计2000-2001两年度决算之后结束。
46. 秘书处介绍了该文件,该文件包括2001年粮农组织信用社的决算以及外聘审计员关于这些决算的意见和报告。
47. 外聘审计员解释,决算书观点明确,信用社是一个管理良好的单位,该报告包括了关于贷款保险、执行费用以及信用社决算合并到粮农组织决算等建议。
48. 由于委员会要求对合并问题进行澄清,外聘审计员解释,由于信用社是粮农组织的一个组成部分,信用社决算应同粮农组织的决算相结合,以便向成员国提供全面决算。
49. 秘书处确认,关于落实外聘审计员建议的进展报告将涉及这一问题,该进展报告将提交2003年5月的财政委员会会议。
50. 委员会通过了2001年粮农组织信用社决算。
51. 委员会在批准2001年职工商店的财务决算书时,注意到外聘审计员关于使职工商店决算书同本组织决算书合并的建议。委员会还注意到,秘书处将在下届会议上讨论外聘审计员建议的进展报告中的这一问题。该文件将包括:如果职工商店遇到经济困难,则对本组织和成员国的法律和财政义务进行分析。
52. 新上任的外聘审计员介绍了他本人,并概述了2002-2003两年度的工作计划。
53. 主要活动有:审查财务决算书,审议管理活动,评估内部控制,公布关于这些事项的报告。外聘审计员还将跟踪以前审计检查的建议。此外,正如财政委员会所要求的,还将进行特别审计。
54. 其最初的部分工作是熟悉粮农组织对其内部控制系统的主要活动、总部和权力下放机构的程序。这将为审计方针和战略奠定基础。
55. 建议在本两年度期间审查以下管理领域:
56. 根据委员会的建议并按照《基本文件》和《财务条例》的规定,外聘审计员提及在特别审查结束之后,他可能就这些审查分别提交报告。他还提及,将与管理部门讨论材料和重大问题以及建议的可行性和费用,然后再以适当形式列入审计报告。还由于委员会的询问而简要说明了有关审计工作的资源分配和职员安排。
57. 应委员会的要求,即将离任的外聘审计员(审计长)叙述了她的审计工作经验,特别提到由于本组织过去几年进行了具有深远意义的改革而需要继续进行风险评估。委员会感谢即将离任的外聘审计员和即将上任的外聘审计员,对印度审计长P.K.Mukhopadhyay先生表示欢迎。
58. 委员会对于外聘审计员在上述第55段中提到的头两个审查领域表示赞同。委员会决定在其下届会议上与外聘审计员一起审议外聘审计员关于对主要工作计划的某个领域进行审查的建议。委员会还决定在其2003年5月会议上审议关于就每项具体审查单独提交报告的问题。
59. 秘书处介绍了奖励方案文件,指出根据1991年大会第二十六届会议通过的一项决议,总干事应征得财政委员会的同意才能对2003年会费采用折扣率。该文件着重说明了折扣方案规则以及1997年11月大会第二十九届会议批准的关于确定奖励折扣的现行方法。该文件还提供了关于该方案的统计资料以及2002年有资格获得折扣的国家名单。委员会注意到适当计算后采用的折扣率为0.45%,应用于2003年分摊会费的2002年折扣总额达96 327.25美元。
60. 委员会对于奖励方案在鼓励成员国及时缴纳会费方面的实质影响表示关注,注意到及时缴纳会费的许多成员不大可能因该方案的存在而受到影响。委员会还注意到,一些成员因预算周期而可能很难利用该方案。财政委员会决定着重注意该文件的具体目的,即批准2002年的折扣率。
61. 秘书处确认,应委员会的要求,今后在该文件中将提供关于前几年折扣率的更多情况。这将使委员会在今后作出决定之前能够进行年与年之间比较。
62. 委员会审议和讨论了拟议的折扣率,并批准了这一折扣率。
关于科索沃农场紧急重建项目的外聘审计员报告
63. 财政委员会在其第九十四届会议上通过了世界银行(捐助方)关于为科索沃农场紧急重建项目的财务决算书单独提交一份年度审计报告的要求。委员会在其第九十九届会议上审议了关于在2002年12月31日结束的年度财务决算书的第一份报告。
64. 外聘审计员介绍了为2001年12月31日结束的时期科索沃农场紧急重建项目准备的审计报告,并介绍了主要审计结果,指出有一小点保留意见。外聘审计员主要关心的是记录保持和财务决算书的形式。总的项目执行评估是积极的。
65. 秘书处进一步提供了该项目的详情。提到了对该项目总预算的捐款,概述了项目的主要成分。秘书处解释,该项目是粮农组织在科索沃执行的价值大约达4 000万美元的大型农业恢复计划的一部分(包括由不同捐助国共同供资)。
66. 委员会通过了外部审计报告。
67. 秘书处介绍了该报告,并提供了关于当职员在学年期间死亡时,其子女的教育津贴支付到该学年结束时,但不得超过整个学年的理论基础方面的进一步详情。委员会审议了职工条例新的第301.3.35条并提交理事会通过。该条内容如下:“当职员在学年期间死亡时,按职工条例第301.3.31条规定享受津贴的资格继续保留到该学年结束时,但不得超过整个学年”。
68. 委员会听取了秘书处关于筹备并举办世界粮食首脑会议:五年之后的费用的情况介绍。委员会获悉,只有在2002年中期决算结束之后才能提供关于正常计划和预算外资源的审定开支的信息。委员会注意到,根据理事会商定的安排,将向世界粮食安全委员会(粮安委)2003年5月会议提交关于费用的正式报告,委员会要求也向财政委员会2003年5月的会议提交该报告。
联合检查组报告
2002年联合检查组的工作计划
69. 委员会注意到上述报告。委员会饶有兴趣地注意到联合检查组计划发布题目为“对粮农组织管理工作的审查”的一个报告。委员会还注意到,一般将在计划委员会和财政委员会今后会议上讨论该报告。秘书处保证,一旦最后版本正式传送粮农组织,即翻译该报告并将该报告分发给计财委成员。
70. 秘书处说明了长期资产组合的成分和目的,并对困难的市场条件及截止2002年6月30日长期投资管理机构(诚信国际信托公司)的业绩作了评论。并根据外聘审计员和粮农组织投资咨询委员会的建议,说明了自2002年5月委员会上届会议以来秘书处所采取的行动和措施。要点如下:
71. 委员会注意到,秘书处打算对长期投资组合的目标和有助于实现这些目标的适当资产分配进行一次大审查。该次审查将特别处理长期投资组合的股票部分分别交由一个保值投资机构和增值投资机构管理问题及监测投资组合的适当基准问题。
72. 委员会注意到秘书处的关注,即长期投资组合无论如何管理得好其收益也不足以支付与职工有关的所有债务,在离职后医疗保险费用不断增长的情况下尤其如此。
73. 外聘审计员提及他的报告中提到的要点,包括需要重新评价证券与固定收益证券的比例及管理机构投资组合业绩低于基准。
74. 委员会感谢秘书处在外聘审计员和粮农组织投资咨询委员会关于招聘一名新的高级财务官员的建议实施方面所取得的进展及完成了有关短期投资的所有悬而未决的战略。
75. 委员会欢迎粮农组织投资咨询委员会决定每年4月开会,以便使财政委员会能够审议其建议。
76. 委员会要求向其2003年5月会议提交关于长期投资的最新情况。
77. 秘书处关于Oracle项目的进展情况作了口头报告。
78. 关于目前状况,秘书处报告:11i版本的升级已近完成,迄今用户对新版本的反应非常积极。
79. 秘书处还报告了关于Oracle财务系统、支持“计划制定和实施”的监测和评价的PIRES系统、Oracle人力资源和工资单系统方面正在改进的良好进展情况。
80. 秘书处提及,人力资源和工资单项目的初始阶段将在分配的资金范围内完成,但正如以前向财政委员会报告的,随后主要阶段的工作取决于额外资源的提供。
81. 委员会要求进一步证实粮农组织目前使用的Oracle财务软件版本得到供应商的全面支持,并得到了证实。委员会询问Oracle财务系统版本升级的财务影响,并询问是否必须不断升级。
82. 秘书处的答复是,版本一般每2-4年升级,各组织从新版本所提供的新的功能受益。这种经常性成本是可以列入资本预算的项目的例子。
83. 委员会注意到外聘审计员报告关于Oracle的第202段,并请外聘审计员作说明。
84. 外聘审计员指出,人力资源和工资单项目可能是一个高风险项目,因为主要供应商现有解决办法目前不符合联合国的要求。最近粮食署工资单项目的情况就是如此。
85. 秘书处证实,主要供应商的现有解决办法没有完全符合联合国的要求,但在业务要求完成之前无法对所需的变动程度进行估计。如果所需的变动的费用大大高于估计数,那么将需要考虑其他方案。然而,秘书处指出,正如总干事最初设想,提供一个综合财务、预算和人办资源信息系统是Oracle项目的主要目标。
86. 委员会要求确认:如果没有缴纳欠款用于该项目,Oracle人力资源和工资单项目将需要在2002年12月停止。
87. 秘书处的答复是,由于招聘项目经理延误,有关业务要求确定方面的工作要到2003年中才能完成,因此为该项目的供资到2003年中为止。
88. 委员会询问2003年下半年Oracle人力资源和工资单项目的供资需要。委员会注意到,在要求的2 700万美元中仅提供了230万美元,并注意到如果获得欠款,这些款项也将延迟到2003年底。
89. 秘书处确认,在2003年中之后如果没有提供资金,该项目将需要暂停,并确认在项目合同完成之后将获得关于2003年供资需要的更加确切的估计数。秘书处提及,建立一个资本预算编制机制将有助于在2003年之后重新确定项目的财政期。
90. 在结束其关于这一事项的讨论时,委员会认识到,Oracle项目与粮农组织在全组织问题领域的战略目标直接相关。委员会注意到,Oracle财务系统成功地升级为版本11i。然而,委员会对于缺乏资金对该项目可能产生的影响表示关注。并注意到链接不同系统的技术困难。委员会同意,如果得不到资金则暂停项目的办法,并希望在其2003年5月会议上了解项目新情况。
91. 委员会忆及,根据其在会上的早先决定,第一O一届会议将于2002年10月7-8日在罗马举行。
92. 委员会还获悉,第一O二届会议初步定于2003年5月5-9日在罗马举行。会议的最后日期将与主席协商后确定。
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1 CL 121/4,财政委员会第九十七届会议报告第21-23段提及。