CL 123/23 |
| CL 123/23 |
第一二三届会议 |
2002年10月28日 - 11月2日，罗马 |
财政委员会第一O一届会议报告 |
目 录
通过议程和时间表
(文件FC 101/1及FC 101/INF/1)关于预算执行情况的报告(2000-2001年)
(文件WFP/EB.3/2002/5-B/1)两年度审定决算(2000-2001年)
(文件WFP/EB.3/2002/5-A/1/1-5)关于世界粮食计划署现金结余的最终报告
(文件WFP/EB.3/2002/5-D/1)关于2001年以前已经结束并已转入世界粮食计划署
信息网络和全球系统的项目的最终报告
(文件WFP/EB.3/2002/5-E/1)
1. 委员会向理事会提交财政委员会一O一届会议的如下报告。
2. 下列代表出席了会议：
| 副主席： | Anthony Beattie先生(联合王国) |
| 成员： | Antonio A. Plaza Jiménez先生(智利) Fumihiro Kabuta先生(日本) Fatimah Hasan J. Hayat女士(科威特) Adnan Bashir Khan先生(巴基斯坦) Alassane Wele先生(塞内加尔) Rolf Gerber先生(瑞士) Perpetua M. Simon Hingi女士(坦桑尼亚) Carolee Heileman女士(美利坚合众国) |
3. 委员会注意到Alassane Wele先生被任命完成塞内加尔在财政委员会代表的任期。
4. 副主席告知委员会，很遗憾，财政委员会主席Humberto Molina Reyes先生(智利)以及Eiji Suzuki先生(日本)将不能够出席本届会议。委员会注意到在Molina Reyes先生缺席期间Antonio A. Plaza Jiménez先生被任命代表智利出席会议，在Suzuki 先生缺席期间Fumihiro Kabuta先生被任命代表日本出席会议。
5. 在通过议程时，委员会忆及在其上届会议上世界粮食计划署未以必要的语言为与粮食计划前有关的议题提供必要的文件，因此委员会决定召开财政委员会本届特别会议，以便在粮食计划署执行局下届会议以前对这些议题予以适当的审议。委员会还忆及粮食计划署将负担本届特别会议的费用。
6. 主席宣布会议开幕时，提醒委员会注意粮食计划署总条例第XIV条第4款规定的本委员会的职责：“对于所有与世界粮食计划署财务管理有关的事项，执行局均应听取联合国行政及预算问题咨询委员会和粮农组织财政委员会的意见”。
7. 委员会已审查和注意到提交其讨论并向执行局提出建议的2000-2001年预算执行情况报告(WFP/EB.3/2002/5-B/1)，并对报告中清晰和透明的陈述表示赞赏。委员会还注意到，今后该报告将构成年度管理报告的一部分。
8. 在行政助理执行干事介绍以后，委员会提出了如下问题，秘书处就这些问题作出了澄清：
计划支持与行政追加资源的使用与执行水平的关系：使用计划支持与行政追加预算的建议是在提交2002 - 2003两年度预算时向执行局提出的。约50%的计划支持与行政追加预算可能与执行水平增加有关， 例如人员、脆弱性分析与绘图、应急反应、基础情况调查与通讯。另外50%主要用于系统改进、人员保险与执行水平增加间接相连，但是这将导致对项目支出更好的监督。
在计划支持与行政预算增加之前估计可利用的额外收入：秘书处解释称，计划支持与行政追加预算是执行干事根据估计的收入批准的。不过，这些估计的收入只能在该两年度结束以后收到。
9. 委员会注意到对开发性活动的认捐在持续下降。这是某些成员国特别关注的一个问题。除其它后果外，人们认为认捐下降对粮食计划署的整体使命和战略有重大影响。更广泛而言，它提出了计划署未来将面临潜在风险的问题。
10. 委员会的结论是，向执行局介绍财务信息必须合理。
11. 外聘审计员的代表忆及，审计法院院长已经向委员会第一O一届会议提交了审计报告(第二节：外聘审计员关于2000 - 2001年审定财务报表的意见、第三节：外聘审计员的长期报告)，并强调了如下几点：
外聘审计员对粮食计划署财务报表发表了无条件的意见。
长期报告中包括36项建议以及一个关于审查权力下放过程的调查结果的附件。
各项建议按主题分类， 即财务事项(12)、金库管理(12)、权力下放过程(5)以及财务管理改进计划的实施(7)。
这些建议亦按其优先顺序和实施期限作了分类。
12. 行政助理执行干事对审计法院院长向本委员会上届会议提出的主要问题发表了如下意见：
关于金库业务， 审计法院院长指 出， 对捐献和(或)委托计划署的现金资源进行了慎重的管理，在改善金库管理和一些活动方面取得了进展。其中尤其包括秘书处为强化对投资管理人员绩效及投资成本的监督而 采取的措施。为此目的，执行干事设立了一个投资官员职位，并正在寻求执行局的批准。
秘书处同意审计法院院长关于财务管理改进计划的意见，尤其是关于需要就尚未解决的转移问题继续开展工作的意见。
关于权力下放过程，秘书处同意审计法院院长的意见，即在建立或重新组合办事处以前需要进行适当的比较研究，并需加快对权力下放的成本效益分析。秘书处还认为必须进一步开展关于政府配套现金认捐(GCCC)的工作。
13. 在介绍结束时，秘书处向法兰西共和国审计法院院长表示赞赏，并感谢外部审计处处长及该处职员多年所做的广泛而全面的工作。
14. 除政府配套现金认捐的处理和权力下放成本效益分析以外，外聘审计员对秘书处对2000 - 2001年度审计报告中的建议以及落实1998 - 1999年度审计报告中的建议所做的回答总体上表示满意。
15. 在讨论外聘审计员的报告时，委员会注意到在准备与东道国政府关于政府配套现金认捐协定的管理文件方面出现了延误，并注意到秘书处解释称在此期间正在进行大量的基础性工作，正如有关间接支持费用的文件(文件WFP/EB.3/2002/5-C/1)中指出的那样，政府配套现金认捐问题将作为资源及长期供资政策审查的一部分。秘书处告知委员会，正在对权力下放进行成本效益分析，以便在2003年提交执行局。
16. 委员会注意到，与原来的估计数相比，财务管理改进计划的费用增加了。秘书处解释称这些费用符合行业标准，而且是规模扩大的结果，其中包括原来计划中没有的人力资源/工资模块。
17. 在讨论粮食计划署资金的管理与投资时，委员会提出了投资管理员选择过程、向粮食计划署投资委员会和联合国职工联合养恤基金提供建议的来源问题，秘书处对此作了解释。委员会还征询了外聘审计员对粮食计划署投资管理的意见。外聘审计员解释称，秘书处采用的方法是谨慎的。这种方法的产出也许不很强，但采用该方法在2000 - 2001年取得了良好效果。委员会询问了粮食计划署有关内部投资委员会成员资格的政策。秘书处解释称，邀请联合国其它组织的代表参加内部投资委员会，通过分享得到的经验教训并探索在其它领域可能的合作机会，粮食计划署已经从中受益。
18. 在审议执行干事在文件(WFP/EB.3/2002/5-A/1/1)第84段中提出的建议时，委员会提到了两年度审定决算的其它部分以及其它财务文件(关于现金结余、已结束的项目以及间接支持费率)。委员会寻求并得到了对如下事项的澄清：
固定资产基金(第84段e)：秘书处澄清称，固定资产基金旨在向超过一个两年度， 并具有连续或非重复 性质的资产与系统发展提供资金。随时间进展向项目收费，收取的费用将留用于该基金。按照财务条例的规定，建立该基金的权力及基金使用的决策权属于执行局。
1996年以前结余的无法确认捐助方的1350万h) 美元资金(第84段g)：秘书处解释了这些结余资金的性质，并确认在新的制度下过去无法确认结余资金捐助方的情况将不 会再发生。
编制执行干事提出的支出计划(第81段，表13)所采用的依据：秘书处解释称， 在2亿零25万美元的计划支出中，项目及计划占1.8亿美元， 其中2000万 美元将用于偿还中央紧急周转基金。其中各计划类别之间的拟议资金分配遵循的主要标准是支出的紧迫性和认定资金不足的项目。秘书处进一步解释称， 实际支出的时间安排取决于有关捐助方批准重新编制计划。另一项主要支出虽然与项目无直接关系，但对支持和监测项目的有效实施至关重要。
事后批准：委员会提请注意， 在寻求事后批准及由执行局确认特殊支出时， 必需有一个适当的手段。委员会建议该事项由粮食计划署管理项目考虑。
19. 离任的外聘审计员指出了计划署面临的如下主要风险：
近几年来，计划署遇到了一些外部挑战， 也发生了若干重大变化，尤其是资源显著增加、实施财务管理改进计划、采用资源与长期供资政策、权力下放。在巩固这些变化并保持业务稳定性方面存在着风险，需要采用新的方法。计划署将需要适应这一新的形势。
在现金流量方面， 计划署处于财务强势地位。然而，它可能需要适应一个资源减少的时期。因此考虑到联合国其它组织的类似情况，更有必要对收入情况做出更准确的预测。
某些系统项目尚待完成， 尤其是世界粮食计划署信息网络和全球系统的人力资源/工资组成部分。联合国其它机构可能对这些系统的发展感兴趣。
20. 在讨论计划署面临的风险时，委员会注意到开发活动的资源在减少、对紧急行动的重视在增加以及艰苦工作地点的职工在其本人及家属健康和生命方面面临风险。在一些国家情况更加复杂，不具备可靠的政府或基础设施，使得执行活动复杂化，可能影响成本和战略。秘书处简要解释称，一次广泛的人事政策审查已经完成，并将在十月份的管理人员会议上由管理人员审查。
21. 委员会建议，鉴于计划署面临各种挑战，执行局不妨授权对风险及处理风险的方式及早进行审查。
22. 在完成了对其它文件及有关建议的讨论后，委员会审议了两年度审定决算第I节84段中执行干事的建议，并同意向执行局建议酌情注意或批准除f项以外的这些建议。在f项中，委员会建议执行局“批准”而非“确认”为计划支持与行政支出的4070万美元缺口拨款。
23. 助理执行干事介绍了关于现金结余的最终报告，这是本委员会和执行局今年2月曾审查的粮食计划署投资水平与政策的后续报告。截至2001年12月31日，计划署现金结余额为9.05亿美元，其中3.257亿美元现金与项目无关，5.793亿美元属于与项目有关的现金。
24. 根据对目前现金水平的分析以及对秘书处收取与拨付形式的审查，已确定的适当现金水平是三个月执行需要加上储备资金的总和，金额达到3.603亿美元。与截止2001年12月31日与项目有关的现金结余相比，现金余额为2.19亿美元，这主要归因于建议重新计划和退款的已结束和完成项目未利用的7760万美元现金结余，以及可用于计划与拨款的1.618亿美元。
25. 秘书处同意外聘审计员关于改进现金预测的建议。介绍的现金预测主要以过去的趋势为依据，但是也为预测未来拨付情况作了一些努力，目前正在采取行动以发挥粮食计划署信息网络和全球系统的作用，该系统就是为预测现金而建立的。秘书处指出，一些结余是来自结束和完成的项目，立即使用这些结余将减少计划署的现金结余。然而，秘书处强调这将主要取决于有关捐助方的决定及相关的时间安排。
26. 在进行讨论以后，委员会决定建议执行局通过拟议的决定草案，但表示对监测减少现金结余及加快项目实施取得的进展非常有兴趣。
27. 行政助理总干事介绍了该议题，并强调了文件中包含的主要问题。正在实施一些战略和程序以保证项目按规定的完成日期结束。实施以粮食计划署信息网络和全球系统为基础的战略，加上高级管理部门更严格的审查，将防止今后已结束项目结余的积累，这种积累会影响计划署的现金结余水平。
28. 应委员会要求，外部审计处长解释称，改进项目结束过程将影响所持现金的结余，因为需要时间与捐助方就重新制定计划和利用重新计划的资金进行磋商。她进一步指出，结束项目的资金结余既反映了与超额预算有关的消极方面，也反映了与实施过程中实现经费节约有关的积极方面，秘书处需要在未来处理此事项。
29. 一些成员认为已结束项目的结余可能为资金不足的开发活动重新编制计划提供了机会，并敦促有关捐助方加快对此类活动的审议。其它成员对探讨开发计划类别的替代概念、命名或分类的可能性发表了意见。
30. 委员会建议执行局通过文件WFP/EB.3/2002/5-E/1第37段中的决定草案。
31. 秘书处采用Powerpoint幻灯片形式介绍了关于分析间接支持费率的最终报告(WFP/EB.3/2002/5-C/1)及有关的文件。这主要是根据执行局在五月份初步审议间接支持费用(文件WFP/EB.A/2002/6-A/1)时决定的“下一步骤”进行的。
32. 委员会审议了文件第173段中包含的执行干事的建议，并强调了供执行局考虑的如下问题：
利息收入：
会计政策变化：
计划支持及行政平衡帐户：
将可变计划支持及行政费用按直接支持费用重新分类：
将2003年度间接支持费率降低到7.0%：
2003年计划支持与行政预算降低10%：
对联合国其它组织费用的比较研究：
33. 主席代表委员会，赞同秘书处早先的赞赏意见，对离任外聘审计员、法国审计法院表示感谢，感谢他们在过去八年中对委员会、世界粮食计划署和粮农组织所做的工作和重要贡献。
34. 主席对到任的外聘审计员、大不列颠及北爱尔兰联合王国国家审计办公室表示欢迎。除了期待国家审计办公室对委员会的工作作出贡献并提出意见以外，主席还提出了一个需要解决的问题，即如何精简审计报告的陈述及向执行局提交的方式，亦即更频繁地而不是每两年提交一次。主席进一步告知委员会，国家审计办公室将在2003年2月执行局的会议上介绍其对世界粮食计划署的审计战略。