CL 123/23


Consejo

123º período de sesiones

Roma, 28 de octubre – 2 de noviembre de 2002

Informe del 101º período de sesiones del
Comité de Finanzas
Roma, 7 y 8 de octubre de 2002

Índice

 

INFORME DEL 101º PERÍODO DE SESIONES DEL
COMITÉ DE FINANZAS

7 y 8 de octubre de 2002

 

INTRODUCCIÓN

1. El Comité presentó al Consejo el siguiente informe de su 101° período de sesiones.

2. Estaban presentes los siguientes representantes:

     Vicepresidente: Sr. Anthony Beattie (Reino Unido)
     Miembros: Sr. Antonio A. Plaza Jiménez (Chile)
Sr. Fumihiro Kabuta (Japón)
Sra. Fatimah Hasan J. Hayat (Kuwait)
Sr. Adnan Bashir Khan (Pakistán)
Sr. Alassane Wele (Senegal)
Sr. Rolf Gerber (Suiza)
Sra. Perpetua M. Simon Hingi (Tanzanía)
Sra. Carolee Heileman (Estados Unidos de América)

 3. El Comité tomó nota de que el Sr. Alassane Wele había sido designado para completar el mandato del Senegal en el Comité de Finanzas.

4. El Vicepresidente informó al Comité de que, desafortunadamente, tanto el Sr. Humberto Molina Reyes (Chile), Presidente del Comité de Finanzas, como el Sr. Eiji Suzuki (Japón) no podían asistir al período de sesiones. El Comité tomó nota de que el Sr. Antonio A. Plaza Jiménez había sido designado para representar a Chile en la ausencia del Sr. Molina Reyes y de que el Sr. Fumihiro Kabuta había sido designado para representar al Japón en la ausencia del Sr. Suzuki.

5. Al aprobar el programa, el Comité recordó que en su último período de sesiones el Programa Mundial de Alimentos (PMA) no había presentado en todos los idiomas requeridos la documentación necesaria sobre los asuntos relacionados con el PMA. Por esa razón el Comité había decidido convocar el presente período de sesiones del Comité de Finanzas con objeto de examinar debidamente dichos asuntos antes del siguiente período de sesiones de la Junta Ejecutiva del PMA. Recordó también que los costos del presente período de sesiones especial corrían a cargo del PMA.

APROBACIÓN DEL PROGRAMA Y EL CALENDARIO
(documentos FC 101/1 y FC 101/INF/1)

6. El Presidente declaró abierta la sesión y le recordó al Comité su cometido, previsto en el párrafo 4 del Artículo XIV del Estatuto del PMA: “Respecto de todos los asuntos relacionados con la administración financiera del PMA, la Junta recurrirá al asesoramiento de la Comisión Consultiva en Asuntos Administrativos y de Presupuesto (CCAAP) de las Naciones Unidas y del Comité de Finanzas de la FAO”.

INFORME SOBRE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE 2000-2001
(documento WFP/EB.3/2002/5-B/1)

7. El Comité examinó y tomó nota del Informe sobre la ejecución del presupuesto de 2000-2001 (WFP/EB.3/2002/5-B/1) que le fuera presentado para su examen y la formulación de recomendaciones a la Junta Ejecutiva, y manifestó su reconocimiento por la claridad y transparencia de su presentación. El Comité tomó nota de que, en adelante, éste formaría parte del informe de ejecución de la gestión.

8. Tras la presentación realizada por la Subdirectora Ejecutiva de Administración, el Comité pidió aclaraciones sobre los siguientes temas, a los que la Secretaría respondió como sigue:

    1. Cuál era la diferencia entre el Informe sobre la ejecución del presupuesto y el Informe del Director Ejecutivo que figura en las cuentas bienales comprobadas, y sobre qué se basaba la preparación de uno y otro. La Secretaría informó de que ambos eran informes que debían presentarse a la Junta. El Informe sobre la ejecución del presupuesto, que antes se presentaba anualmente, ahora se presenta cada dos años, conforme lo establece el inciso 2. (b) (iii) del Artículo VI del Estatuto. El Informe del Director Ejecutivo formaba parte de la presentación de las cuentas bienales comprobadas, exigida por el inciso 6. (b) del Artículo XIV del Estatuto. El Informe del Director Ejecutivo, que era de carácter voluntario, resumía todos los aspectos operacionales más destacados de la administración financiera del Programa y unificaba las recomendaciones sobre los asuntos financieros comprendidos en los demás documentos financieros presentados a la Junta.
    2. La utilización de economías de escala en el transporte marítimo para obtener costos más bajos y ahorros. La Secretaría indicó que el PMA continuaba ejerciendo la gestión de los costos de transporte y que trataba de lograr la eficacia en función de los costos y aprovechar las economías de escala siempre que le fuera posible. Por ejemplo, en todas las actividades de expedición y transporte las expediciones pequeñas se agrupaban para limitar y reducir los costos.
    3. Solidez de las cifras presupuestarias en las fases de formulación y revisión. La Secretaría explicó que la formulación de los presupuestos operacionales generales correspondientes a cada categoría de programas se hacía de manera global al presentar el presupuesto inicial. Al final de 2000 éste se había revisado en base a los datos reales del primer año del bienio y a las estimaciones para el segundo, actualizándolo en consecuencia. En cambio, en el ámbito de los proyectos, las revisiones del presupuesto eran más funcionales y hechas en tiempo real. La Secretaría convino en que era posible introducir mejoras en esta esfera mediante, por ejemplo, un seguimiento oportuno de los presupuestos y revisiones de los mismos, lo que ahora sería posible gracias al Sistema Mundial y Red de Información del PMA (WINGS).
    4. Filosofía y justificación de la utilización de recursos adicionales en concepto de gastos administrativos y de apoyo a los programas (AAP):
       
      1. Vínculo entre la utilización de recursos adicionales en concepto de AAP y el aumento del volumen de las operaciones:
        La propuesta de utilizar recursos AAP adicionales se había formulado a la Junta al presentarse el presupuesto para el bienio de 2002-2003. Alrededor del 50 por ciento de los recursos AAP adicionales estaban relacionados con el aumento del volumen de las operaciones, por ejemplo, personal, análisis y cartografía de la vulnerabilidad (VAM), operaciones de urgencia, estudios de referencia y comunicaciones. El otro 50 por ciento, destinado primordialmente a la mejora de sistemas y a la seguridad del personal, estaba indirectamente relacionado con el aumento del volumen de las operaciones, pero redundaría en un seguimiento mejor de los gastos de los proyectos.
      2. Estimación de la disponibilidad de ingresos adicionales antes de incrementar el presupuesto AAP:
        La Secretaría indicó que el Director Ejecutivo había aprobado la utilización de fondos AAP adicionales basándose en la estimación de ingresos que, sin embargo, sólo se habían recibido una vez terminado el bienio.

9. El Comité tomó nota de la constante disminución de contribuciones destinadas al desarrollo, un asunto de especial preocupación para algunos miembros. Se consideraba que, entre otras cosas, tal disminución podía tener importantes repercusiones en la misión y la estrategia del PMA y, de manera más general, se habló de los posibles riesgos implícitos para el PMA en el futuro.

10. El Comité concluyó que era preciso racionalizar la presentación de información financiera a la Junta Ejecutiva.

CUENTAS BIENALES COMPROBADAS (2000-2001)
(documentos WFP/EB.3/2002/5-A/1/1-5)

11. El representante del Auditor Externo recordó que el Presidente de la Cour des Comptes había presentado el informe de comprobación de cuentas (Sección II: Dictamen del Auditor Externo sobre los estados financieros comprobados correspondientes a 2000-2001 y Sección III: Informe detallado del Auditor Externo) al Comité en su 100º período de sesiones y había destacado las siguientes cuestiones:

    1. El Auditor Externo había manifestado su opinión sin reservas sobre los estados financieros.
    2. El informe detallado incluía 36 recomendaciones y un anexo sobre los resultados del estudio relativo al examen del proceso de descentralización.
    3. Las recomendaciones estaban clasificadas por temas; es decir, asuntos financieros (12), gestión de la tesorería (12), proceso de descentralización (5) y aplicación del Programa de Mejora de la Gestión Financiera (FMIP) (7).
    4. Las recomendaciones también estaban clasificadas según sus prioridades y plazo de aplicación.

12. La Subdirectora Ejecutiva de Administración formuló las siguientes observaciones respecto de las cuestiones principales determinadas por el Presidente de la Cour des Comptes en la reunión precedente:

    1. Con respecto a las operaciones de tesorería, el Presidente indicó que los recursos en efectivo donados o confiados al Programa se habían administrado prudentemente y se habían realizado progresos en la mejora de la gestión y las actividades de tesorería, sobre todo en las medidas adoptadas por la Secretaría para reforzar el seguimiento de la actuación de los administradores de las inversiones y los costos de inversión. A estos efectos, el Director Ejecutivo había establecido un puesto para un oficial de inversiones, cuya confirmación requería la aprobación de la Junta Ejecutiva.
    2. La Secretaría estuvo de acuerdo con las observaciones del Presidente respecto del FMIP, en particular la que se refería a la necesidad de seguir trabajando en las cuestiones de transferencia de datos pendientes.
    3. En lo que se refiere al proceso de descentralización, la Secretaría convino con el Presidente en la necesidad de emprender estudios comparativos más pertinentes antes del establecimiento o la reconfiguración de los despachos y de acelerar el análisis de costos-beneficios de la descentralización. Asimismo, estuvo de acuerdo con que era preciso seguir trabajando en el ámbito de las contribuciones gubernamentales de contraparte en efectivo (CGCE).

13. Al concluir la presentación, la Secretaría manifestó su aprecio al Premier President de la Cour des Comptes de la Republique Française y agradeció al Director de la Auditoría Externa y a los miembros de su equipo el amplio y exhaustivo trabajo realizado a lo largo de los años.

14. El Auditor Externo manifestó su satisfacción general por la manera en que la Secretaría había reaccionado a las recomendaciones del informe de auditoría de 2000-2001, y por las medidas complementarias adoptadas en relación con las recomendaciones recogidas en el informe de auditoría de 1998-1999, salvo por lo que se refiere al tratamiento de las CGCE y el análisis de costos-beneficios de la descentralización.

15. Durante el examen del informe del Auditor Externo, el Comité tomó nota de los retrasos en la preparación del documento de gestión relativo a los acuerdos con los gobiernos anfitriones sobre las CGCE, así como de la explicación de la Secretaría indicando que mientras tanto se estaba haciendo mucho trabajo de fondo y que la cuestión de las CGCE se incluiría en el examen de las políticas de recursos y financiación a largo plazo de la que se hablaba en el documento relativo a los costos de apoyo indirecto (CAI) (documento WFP/EB.3/2002/5-C/1). La Secretaría comunicó al Comité que se estaba realizando el análisis de la relación costo-beneficio de la descentralización con miras a presentar los resultados de éste a la Junta Ejecutiva en 2003.

16. El Comité tomó nota del aumento de los costos del FMIP con respecto a la estimación originaria y de la explicación de la Secretaría, quien indicó que dichos costos coincidían con los niveles de referencia dentro del sector y eran el resultado de la ampliación del alcance para incluir los módulos de Recursos Humanos/Nómina, que no estaban previstos en el plan original.

17. Al examinar el tema de la administración y la inversión de los fondos del PMA, el Comité hizo una serie de preguntas relativas al proceso de selección de los administradores de las inversiones, el Comité de Inversiones del PMA y la Caja Común de Pensiones del Personal de las Naciones Unidas (CCPPNU), a las que la Secretaría respondió oportunamente. Asimismo quiso saber la opinión del Auditor Externo respecto de la administración de las inversiones del PMA. El Auditor Externo explicó que la Secretaría había adoptado un enfoque precavido, según el cual tal vez los rendimientos no fueran tan consistentes pero, con todo, habían arrojado buenos resultados en 2000-2001. El Comité pidió información sobre la política del PMA relativa a la composición de su comité interno de inversiones, a lo que la Secretaría respondió explicando las ventajas derivadas del hecho de contar con representantes de otras organizaciones de las Naciones Unidas con quienes poder compartir las lecciones extraídas y explorar posibilidades de colaboración en nuevas esferas.

18. Al examinar las recomendaciones formuladas por el Director Ejecutivo en el párrafo 84 del documento (WFP/EB.3/2002/5-A/1/1), el Comité hizo referencia a otras partes de las cuentas bienales comprobadas y los demás documentos financieros (sobre los saldos de caja, el cierre de los proyectos y la tasa de CAI). El Comité pidió que se le aclararan ciertos aspectos y recibió las respuestas siguientes:

    1. Fondo de bienes de capital (párrafo 84e): La Secretaría explicó que el fondo de bienes de capital se había concebido con la intención de financiar bienes y el desarrollo de sistemas que duraran más de un bienio y que fueran de carácter continuo o no recurrente. Se irían cargando a los proyectos determinadas sumas a lo largo del tiempo que se asignarían a dicho fondo. La facultad de establecer el fondo y de adoptar decisiones al respecto recaería en la Junta, tal como estaba dispuesto en el Reglamento Financiero.
    2. Superávit de 13,5 millones de dólares relativo a los fondos anteriores a 1996 procedentes de donantes no identificados (párrafo 84g): La Secretaría explicó el carácter de dicho superávit y confirmó que con el nuevo sistema no volvería a darse el caso de que fuera imposible determinar la procedencia de los saldos.
    3. Base utilizada para formular el plan de gastos propuesto por el Director Ejecutivo (Cuadro 13, párrafo 81): La Secretaría explicó que del total de 200,25 millones de dólares EE.UU. previstos en el plan, los proyectos y programas representaban 180 millones de dólares, de los cuales 20 millones se utilizarían para el reembolso de los pagos del Fondo Rotatorio Central para Emergencias. Los principales criterios por los que se regía la asignación de recursos propuesta entre las categorías de programas eran la urgencia de los gastos y la determinación de los proyectos que no contaban con financiación suficiente. La Secretaría indicó también que la sincronización de los gastos efectivos dependía de que los donantes interesados aprobaran la reasignación de los fondos. El otro componente principal de gastos no estaba directamente relacionado con los proyectos pero resultaba esencial para apoyarlos y realizar un seguimiento eficaz de la ejecución de los mismos.
    4. Aprobaciones a posteriori: El Comité señaló a la atención la necesidad de contar con un instrumento idóneo para que la Junta pudiera aprobar a posteriori los gastos específicos y confirmarlos. Propuso que este asunto se examinara en el ámbito del proyecto del PMA relativo al sistema de gobierno.

19. El Auditor Externo saliente determinó los principales riesgos a los que se enfrentaba el Programa, como sigue:

    1. En los últimos años, el Programa se había enfrentado a una serie de desafíos externos y había experimentado diversos cambios importantes, entre los que cabía destacar el notable aumento de sus recursos, la aplicación del FMIP, la introducción de las políticas de recursos y financiación a largo plazo y la descentralización de sus operaciones. El riesgo residía en cómo consolidar esos cambios manteniendo a la vez la estabilidad de las operaciones, lo que exigiría un nuevo enfoque. El Programa tendría que adaptarse a esta nueva situación.
    2. Por lo que se refiere al flujo de caja, el Programa tenía una situación financiera sólida pero tal vez debería adaptarse a una nueva época de reducción de ingresos. Era, pues, cada vez más necesario proyectar los ingresos de manera más precisa, teniendo en cuenta las similitudes con otras organizaciones del sistema de las Naciones Unidas.
    3. Todavía quedaban por completar determinados proyectos de sistemas, por ejemplo, el componente de HR/Nómina del sistema WINGS. Era probable que otras organizaciones de las Naciones Unidas también estuvieran interesadas en este aspecto.

20. Al examinar los riesgos a los que se enfrentaba el Programa, el Comité tomó nota de la disminución de los recursos destinados a actividades de desarrollo, el mayor acento puesto en las operaciones de urgencia, y la exposición cada vez mayor al riesgo de desgaste profesional y pérdidas humanas al que se enfrentaba el personal destinado a lugares con condiciones de vida difíciles, así como sus familiares. La complejidad cada vez más patente de los países que no contaban con un gobierno viable o con infraestructura adecuada dificultaba las operaciones y podía tener repercusiones en los costos y las estrategias. La Secretaría explicó brevemente que se había ultimado un amplio examen de las políticas de personal, que se sometería al examen del personal ejecutivo durante el período de sesiones de octubre.

21. En vista de los diversos desafíos a los que se enfrentaba el Programa, el Comité sugirió que tal vez la Junta Ejecutiva deseara encargar un pronto examen de estos riesgos y la manera de hacerles frente.

22. Tras ultimar los debates sobre los demás documentos y las recomendaciones conexas, el Comité examinó las recomendaciones del Director Ejecutivo, que figuraban en el párrafo 84 de la Sección I de las cuentas bienales comprobadas, y convino en informar a la Junta Ejecutiva de que tomara nota o aprobara, según procediera, dichas recomendaciones, salvo al referirse al punto f, en cuyo caso el Comité recomendó a la Junta que “aprobara” (en lugar de “confirmar”) la financiación del déficit de gastos AAP de 40,7 millones de dólares EE.UU.

INFORME FINAL SOBRE LOS SALDOS DE CAJA DEL PMA (documento WFP/EB.3/2002/5-D/1)

23. La Subdirectora Ejecutiva de Administración presentó el informe final sobre los saldos de caja como un informe complementario al informe sobre la cuantía de las inversiones y las políticas relativas a las mismas, que había sido examinado por el Comité y la Junta Ejecutiva en febrero de este año. Al 31 de diciembre de 2001, el saldo de caja del Programa ascendía a 905 millones de dólares EE.UU., de los cuales la cantidad de 325,7 millones era dinero no relacionado con proyectos y los 579,3 millones restantes correspondían a dinero relacionado con proyectos.

24. En su análisis de la cuantía actual del efectivo y el examen de las pautas de la Secretaría en materia de ingresos y desembolsos, se estableció que el nivel apropiado de efectivo era el total de los requisitos de operación para tres meses más las reservas, es decir 360,3 millones de dólares EE.UU. Comparado con el saldo de caja relacionado con proyectos del 31 de diciembre de 2001, había un superávit de efectivo de 219 millones de dólares, debido principalmente a los saldos de caja no utilizados de proyectos cerrados y terminados (77,6 millones de dólares EE.UU.), que se estaba proponiendo reasignar o reembolsar, y a un efectivo disponible de 161,8 millones de dólares para programación y habilitación de créditos.

25. La Secretaría estuvo de acuerdo con la recomendación del Auditor Externo de mejorar las previsiones de la disponibilidad de efectivo y coincidió con que las previsiones presentadas se basaban, sobre todo, en tendencias anteriores, pero que también se estaban haciendo esfuerzos por proyectar desembolsos futuros y se estaban adoptando medidas para aprovechar la funcionalidad de WINGS, concebida para efectuar dichas previsiones. La Secretaría indicó que algunos de esos saldos derivaban de proyectos cerrados y terminados y que su utilización inmediata reducía el saldo de caja del Programa. Sin embargo, hizo hincapié en que ello dependía primordialmente de la decisión del donante y los plazos de tiempo conexos.

26. Concluido el debate, el Comité decidió recomendar a la Junta que adoptara el proyecto de decisión propuesto, pero expresó un gran interés por supervisar los progresos alcanzados en la reducción de los saldos de caja y la aceleración de la ejecución de los proyectos.

INFORME FINAL SOBRE LOS PROYECTOS CERRADOS ANTES DE 2001 QUE SE HAN TRANSFERIDO AL SISTEMA WINGS (documento WFP/EB.3/2002/5-E/1)

27. La Subdirectora Ejecutiva de Administración presentó el tema y señaló las cuestiones principales abordadas en el documento. Se estaban poniendo en práctica las estrategias y procedimientos oportunos para asegurar que los proyectos se cerraran en las fechas prescritas. A través de la aplicación de dichas estrategias basadas en WINGS y de un examen más intenso por parte del personal directivo superior, se evitaría en el futuro la acumulación de los saldos de proyectos cerrados, que pudiera incidir en los niveles de los saldos de caja del Programa.

28. A petición del Comité, la Directora de la Auditoría Externa explicó que el mejoramiento de los procedimientos seguidos para cerrar los proyectos repercutiría en los saldos de caja retenidos, debido al tiempo que requería la consulta con los donantes sobre la reasignación de los fondos y la utilización de los fondos reasignados. Indicó, además, que los saldos de los proyectos cerrados denotaban aspectos tanto negativos como positivos relacionados con presupuestaciones excesivas y los ahorros de costos logrados en la ejecución, de lo cual la Secretaría tendría que ocuparse en el futuro.

29. Algunos miembros expresaron la opinión de que los saldos de los proyectos cerrados podían constituir una oportunidad para reasignarlos a actividades de desarrollo insuficientemente financiadas, e instó a los donantes interesados a que barajaran esa posibilidad. Otros miembros formularon también observaciones sobre las posibilidades de estudiar otros conceptos, nomenclatura o clasificación para la categoría de programas de desarrollo.

30. El Comité recomendó a la Junta Ejecutiva que aprobara el proyecto de decisión contenido en el párrafo 37 del documento WFP/EB.3/2002/5-E/1.

INFORME FINAL SOBRE LA REVISIÓN DE LA TASA DE COSTOS DE APOYO INDIRECTO (CAI) (documento WFP/EB.3/2002/5-C/1)

31. La Secretaría presentó el Informe final sobre la revisión de la tasa de costos de apoyo indirecto (CAI) (WFP/EB.3/2002/5-C/1) y los documentos conexos utilizando el programa Powerpoint, y que se basaban principalmente en las “medidas futuras” adoptadas por la Junta Ejecutiva durante la revisión preliminar de los CAI en mayo (documento WFP/EB.A/2002/6-A/1).

32. El Comité examinó las recomendaciones del Director Ejecutivo que figuraban en el párrafo 173 del documento, y señaló los asuntos siguientes a la atención de la Junta para que los estudiara:

OTROS ASUNTOS

33. En nombre del Comité, el Presidente se hizo eco de los comentarios de reconocimiento formulados por la Secretaría y agradeció al Auditor Externo saliente, la Cour des Comptes de Francia, la labor realizada y las valiosas contribuciones aportadas al Comité, el PMA y la FAO durante los últimos ocho años.

34. El Presidente dio también la bienvenida al Auditor Externo entrante, la Oficina de Auditoría Nacional (NAO) del Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte y señaló que, además de esperar sus aportes y observaciones sobre la labor del Comité, debía tratarse la cuestión de cómo agilizar la presentación de los informes de comprobación de cuentas a la Junta, es decir, en forma más frecuente que una vez cada dos años. Además, el Presidente comunicó al Comité que la NAO presentaría a la Junta su estrategia relativa a la comprobación de cuentas del PMA en el período de sesiones de febrero de 2003.