FC 104/15


Comité financier

Cent quatrième session

Rome, 15 – 19 septembre 2003

Rapport d’activité sur les questions relatives à la gestion des ressources humaines (notamment les recommandations connexes du Corps commun d’inspection)

 

Introduction

1. Ce rapport fait le point de la situation actuelle et de l’état d’avancement des cibles définies dans les documents sur la gestion des ressources humaines examinés jusqu’ici par le Comité financier. Il vise à présenter en un seul document la synthèse des progrès enregistrés sur un ensemble de questions touchant aux ressources humaines qui ont été mises en lumière dans le rapport soumis au Comité financier en 2001 (FC 97/15), le rapport du Corps commun d’inspection des Nations Unies (CCI) sur la gestion et l’administration de la FAO (JIU/REP/2002/8) et le Plan à moyen terme 2004-2009.

2. Le tableau présenté ci-après est une mise à jour du rapport d’activité préparé par la Division de la gestion des ressources humaines à l’intention du Comité. Il signale également l’origine de chaque question/activité, précise la position actuelle et les cibles à atteindre suite aux propositions formulées dans le rapport du CCI sur les ressources humaines.

3. Des dates limites d’exécution ont été indiquées pour la plupart des actions envisagées. On notera cependant que leur respect sera fonction de la disponibilité des ressources nécessaires à la mise en œuvre des programmes. Il faudra notamment identifier les ressources requises pour l’exécution des nouvelles initiatives sur les ressources humaines prévues dans le Plan à moyen terme. De plus, il n’existe toujours pas de système d’information opérationnel sur la gestion des ressources humaines. À l’évidence, tant que ces ressources feront défaut, le respect des dates d’exécution indiquées imposera d’intenses pressions sur les systèmes actuels et les membres du personnel et sont donc peut-être optimistes. Signalons toutefois le démarrage de la première phase des travaux relatifs à la mise en place du système de gestion des ressources humaines basé sur Oracle, système qui devrait être pleinement opérationnel d’ici 2006.

 

Questions/Activités

Tâches

Indicateurs de performance

Date d’exécution

Responsabilité

Planification des ressources humaines

Plan à moyen terme 2004-2009
La concrétisation des objectifs de l’Organisation exige une définition claire du rôle de la Division des ressources humaines (AFH) en matière de planification des ressources humaines. Il convient de procéder à un examen stratégique des ressources humaines de l’Organisation et de se fonder sur les tendances, les orientations et les objectifs pour formuler des politiques novatrices dans ce domaine.


Pour être en mesure de fournir des informations pertinentes sur la planification des ressources humaines, AFH doit disposer de données complètes sur les agents et les postes et pouvoir y accéder aisément.

Les données concernant les personnes doivent couvrir:
· informations démographiques de base;
· qualifications;
· expérience (avant l’entrée en fonctions et à la FAO);
· carrière à la FAO (promotions, mobilité, etc.);
· compétences;
· appréciations;
· perfectionnement;
· plan d’évolution de carrière; et
· plan de développement personnel.


Mise en place d’un système de gestion des ressources humaines fournissant les renseignements nécessaires.


Sera fonction de l’introduction progressive des composantes du système de gestion des ressources humaines (décembre 2005)


Division des ressources humaines (AFH)

FC 97/15
AFH organisera une réunion annuelle avec chacun des départements et bureaux du siège et des bureaux régionaux pour les aider à analyser et à planifier leurs besoins en ressources humaines et à formuler un plan en la matière.


Des consultations ont été engagées avec les gestionnaires des départements afin de développer une vision commune de la planification des ressources humaines et d’identifier les besoins essentiels.


Chaque département, bureau et bureau régional dispose d’un plan approuvé fixant les cibles à atteindre pour satisfaire ses besoins en ressources humaines ainsi que les objectifs connexes de l’Organisation. Les plans de ressources humaines devraient être conformes aux plans énoncésdans le Programme de travail et budget.


Devra être aligné sur le processus d’élaboration du Programme de travail et budget à compter de 2006-2007


AFH/cadres de direction techniques/ Bureau du programme, du budget et de l’évaluation (PBE)

Recommandation 8(a) du rapport du CCI
Les bureaux des Représentants de la FAO devraient être dotés de ressources humaines adéquates et recevoir les indications nécessaires pour pouvoir s'acquitter de leurs tâches, et le Directeur général devrait en particulier:

       

a) mettre au point une description type des compétences, des capacités et de l'expérience dont lesReprésentants de la FAO doivent être dotés;

Les fonctions et responsabilités des bureaux des Représentants de la FAO font l’objet de descriptions détaillées à l’article 118 du Manuel. Un profil type de Représentant de la FAO, basé sur ces indications, a déjà été dressé; on y indique les exigences minimales en matière d’éducation, d’expérience, de compétences et de qualifications. Le Comité du Programme et le Comité financier ont été informés des compétences minimales requises pour ces postes à leur session conjointe de septembre 2000 (document JM 2000/2).

Les descriptifs de fonctions des postes de Représentants de la FAO sont en cours de révision; on y intègre les nouvelles fonctions exigées pour les opérations de projets, après quoi ils seront de nouveau diffusés. Le profil de Représentant de la FAO est également en cours de révision; on y mettra davantage l’accent sur les compétences opérationnelles et de gestion.

Septembre 2003

Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées (OCD)/AFH

Suivi du comportement professionnel

FC 97/15
AFH travaillera avec PBE et les directeurs de département pour améliorer et relier les plans individuels de comportement professionnel à celui de l’Organisation et renforcer l’actuel processus de suivi du comportement professionnel.


Dans le nouveau système d’examen et de suivi du comportement professionnel, chaque membre du personnel disposera d’un plan de travail énonçant les objectifs individuels et les prestations attendues à ce poste, lesquelles seront reliées aux objectifs du programme, au plan d’évolution de carrière, aux besoins de formation et aux compétences de gestion exigées.


Le nouveau système d’examen et de suivi du comportement professionnel sera en place:
· dans un département pilote

· pour tous les membres du personnel


Début 2004 (dépend du système de gestion des ressources humaines)



Début 2005 (dépend du système de gestion des ressources humaines)


AFH

Renforcement du processus de recrutement – Recrutement des fonctionnaires du cadre organique

Délais de recrutement

FC 97/15
Les délais sont très longs et il arrive fréquemment que l’on perde de bons candidats pour cette raison. AFH engagera des mesures pour réduire les délais de recrutement.


Le but est de réduire sensiblement le délai moyen de recrutement des fonctionnaires du cadre organique.


L’objectif est de ramener ces délais à 140 jours.


décembre 2004


AFH

(a) Soutien aux cadres de direction techniques - AFH renforcera ses services de conseil et d’appui aux cadres de direction techniques, suivra la situation des postes et fournira une formation accrue et des lignes directrices aux cadres de direction techniques.

Des lignes directrices révisées ont été publiées sur l’Intranet et la formation des cadres de direction techniques a démarré en juin 2003. Les ateliers sur la rédaction des descriptifs de fonctions seront organisés dans les différents départements au second semestre 2003.

AFH veille à ce que les divisions accusent systématiquement réception des candidatures.

Tous les cadres de direction techniques sont parfaitement familiarisés avec le processus de recrutement, comme en témoignent:
· leur adhésion aux objectifs;
· les lignes directrices disponibles et la présence d’un système effectif de soutien.
Il en résulte une amélioration de la gestion des candidatures, dont il est accusé réception.

octobre 2003

 

 

 

 


En cours

AFH

 

 

 

 


AFH

(b) Recours accru aux technologies pour la publication des avis de vacances de postes – Les délais d’approbation et de traduction des avis de vacances de postes seront raccourcis.

Une base de données des descriptifs de fonctions est prévue dans le nouveau système de gestion des ressources humaines.

80% des avis de vacance de poste sont approuvés, traduits et publiés sous 20 jours en moyenne.

décembre 2004

AFH

Recommandation 11a) et b) du CCI:
À court terme, et afin de:
· réduire le nombre excessif de postes vacants,
· d'accélérer le processus de recrutement…
Le Directeur général devrait:

a) charger la Division de la gestion des ressources humaines de publier sous forme électronique et sur papier, un recueil de toutes les vacances de poste actuelles, et demander aux départements et aux bureaux de procéder sans tarder à la publication des postes à pouvoir;

AFH a mis en place un système de suivi des vacances de postes par lequel la direction générale est tenue informée de toutes les vacances de postes de cadres. Il serait donc superflu d’établir un recueil supplémentaire.

La proportion de postes de cadres vacants sera réduite de 21% des postes du cadre organique en moyenne (juillet 2002) à une moyenne de 15% d’ici décembre 2003. En mai 2003, 18% des postes permanents étaient vacants.

décembre 2003

Département /suivi de AFH

b) envisager de déléguer aux représentants régionaux – à titre pilote et avec des instructions et un suivi adéquats de la part des départements situés au siège – le pouvoir de présenter des candidats pour les postes permanents à pourvoir dans les bureaux régionaux jusqu'au niveau P-4…

Des consultations doivent être engagées entre les départements du siège et les bureaux régionaux pour voir s’il serait possible de définir des critères permettant aux bureaux régionaux d’évaluer les candidats aux postes les concernant.

Des analyses et des propositions appropriées seront préparées en vue de leur examen par le Comité des ressources humaines (HRC).

mars 2004

Départements/ Bureaux régionaux/OCD/ AFH

Passage d’un recrutement passif à un recrutement actif

FC 97/15
À l’heure actuelle, l’Organisation se borne à traiter les candidatures des personnes qui répondent aux avis de vacances de poste publiés sur son site Web.


La sélection des candidats selon divers critères sera améliorée par un affichage ciblé des avis de vacance.


La FAO adoptera une démarche active et ciblée de recrutement des cadres qui permettra de corriger les déséquilibres entre le sexes, les nationalités et les fourchettes d’âge.


En cours


Départements/AFH


(a) Profil d’âge – jeunes cadres– En 2000, l’âge moyen des cadres professionnels recrutés était de 43 ans.


Augmentation de 10% du nombre de postes pourvus par de jeunes cadres, qui passerait ainsi de 365 à 403 dans le Programme de travail et budget 2004-2005.


L’âge moyen au moment du recrutement sera abaissé.


décembre 2005


Départements/AFH


(b) Représentation géographique équitable – Au 1er janvier 2000, la représentation géographique se présentait comme suit:
· pays équitablement représentés - 63;
· pays sous-représentés - 7;
· pays non représentés - 27; et
· pays sur-représentés – 83


Les mesures suivantes seront mises en œuvre:
· les avis de vacance de poste à la FAO sont publiés dans d’autres sites Web consultés par des candidats potentiels, par exemple Monster.com;
· participation à des réunions de spécialistes et diffusion de matériels d’information sur la FAO;
· démarches directes auprès de certains gouvernements et institutions


Cette mesure permettra de réduire le nombre de pays sous-représentés. Le fait que la Conférence ait demandé au Conseil d’examiner la méthodologie de répartition géographique aura sans doute une incidence sur la manière dont seront évalués les résultats enregistrés dans ce domaine.


décembre 2005


Départements/AFH


(c) Parité hommes –femmes – Au 1er janvier 2000, les femmes représentaient 24% du total des fonctionnaires du cadre organique de l’ensemble de l’Organisation


Le projet de plan d’action sur la parité hommes-femmes a été achevé et diffusé aux parties concernées pour examen. Il propose la définition de cibles tant au niveau de l’Organisation que de ses différents départements.


Le pourcentage de femmes employées comme fonctionnaires du cadre organique passerait à 35%.


décembre 2005


Départements/AFH

Recrutement des Représentants de la FAO

Recommandation 8 b) du CCI:
Les bureaux des Représentants de la FAO devraient être dotés de ressources humaines adéquates et
recevoir les indications nécessaires pour pouvoir s'acquitter de leurs tâches, et le Directeur général devrait en particulier:

       

b) veiller à ce que la sélection des représentants soit un processus ouvert et équitable, qui tienne dûment compte de l'expérience acquise au sein du système des Nations Unies;

Une liste de candidats qualifiés satisfaisant aux exigences des profils types est tenue à jour depuis de nombreuses années.


Les candidatures externes et internes sont les bienvenues et font systématiquement l’objet d’un accusé de réception.

 

 

Un avis de vacance pour constitution de liste de réserve a récemment été publié sur l’Internet et on espère qu’il permettra de réunir davantage de candidats. En cas de vacance de poste, une liste restreinte de candidats est établie à partir de la liste de réserve. Le processus de sélection est exhaustif; la parité et l’équilibre géographique sont pris en considération. Des entretiens sont organisés avec les candidats qui sont évalués par un groupe de cadres de direction; la candidature de la personne retenue est soumise au gouvernement hôte pour accord.

La liste d’aptitude a été informatisée, ce qui facilite sa mise à jour et son exploitation et permet un suivi efficace des candidats.

Les candidatures anciennes ou nouvelles sont passées en revue et maintenues sur la liste d’aptitude s’il y a lieu. Un courrier est adressé à tous les candidats pour les informer de leur situation.

L’avis de vacance général sera régulièrement publié.

juillet 2003

 

 

août –octobre 2003

 

 

 

Chaque année

OCD

 

 

OCD

 

 

 

OCD/AFH

Personnel des services généraux

FC 97/15
Examen des activités du personnel des services généraux - L’examen permettra d’actualiser les fonctions professionnelles ainsi que les structures de soutien administratif et d’améliorer les perspectives de carrière du personnel.


On veillera à rationaliser les structures professionnelles, à actualiser les profils de poste et à préciser les possibilités de progression professionnelle pour tenir compte des besoins actuels du programme et de l’impact des nouvelles technologies et apporter les compétences et qualifications requises.


Les structures professionnelles seront rationalisées, ce qui permettra une plus grande mobilité professionnelle. La sélection et la formation seront fondées sur les qualifications et les compétences et tiendront compte des exigences du programme et du recours systématique aux technologies. Le profil de carrière des agents traduira les niveaux accrus de compétence et de responsabilité exigés dans les catégories correspondantes.


Un accord entre les représentants des associations du personnel et HRC devrait intervenir en septembre 2003.

La mise en œuvre devrait débuter en janvier 2004.


AFH

Mobilité du personnel et évolution de la carrière

Recommandation 11c) et d) du CCI:
À court terme, et afin de:
· de fournir au Secrétariat des effectifs plus souples, plus dynamiques et plus réceptifs,
Le Directeur général devrait:

       

c) veiller à ce que les consultants et les experts retraités ne constituent pas une alternative de longue durée au recrutement de personnel permanent…

AFH a déjà adopté des politiques et des procédures qui limitent le recours à long terme aux consultants et aux experts retraités.

AFH/AFDS assurent un suivi régulier de l’emploi de consultants et d’experts retraités.

En cours

AFH/ Service d’appui à la gestion (AFDS)

d) procéder à une analyse coûts-avantages de l'établissement d'un système de mobilité dirigée pour les fonctionnaires du cadre organique AFH réalisera une étude et élaborera un programme pilote de mobilité dirigée, dans le cadre d’un plus vaste programme d’organisation des carrières

Un système de planification de carrière sera mis en œuvre:
· dans un département pilote
· pour l’ensemble du personnel

Une analyse sera réalisée et une nouvelle politique sera élaborée en fonction des besoins.

mars 2004
septembre 2004

 

 

janvier 2005.

AFH

Développement de la gestion

Plan à moyen terme (PMT)
L’amélioration de l’exécution des programmes, notamment dans un environnement pluridisciplinaire, exige une évaluation et une mise en valeur actives des qualifications et des compétences du personnel. Le PMT considère comme prioritaires l’assimilation des compétences essentielles de gestion et d’encadrement, l’évaluation du personnel en fonction de ces critères et la mise en place d’un programme de perfectionnement des gestionnaires afin qu’ils acquièrent les compétences requises.


En concertation avec le personnel et les gestionnaires, il conviendra de développer les compétences essentielles de gestion et d’encadrement en:

· évaluant les compétences et qualifications des membres du personnel par rapport aux compétences jugées essentielles; et
·
recensant les besoins de perfectionnement des membres du personnel.


Achèvement du profil de compétences pour la catégorie des cadres et des directeurs:

· identification des profils existants
·
validation et ralliement du personnel
·
mise en œuvre
·
création d’un groupe de travail
·
présentation et approbation du document
·
mise à l’essai dans un département
·
identification des besoins de perfectionnement pour combler les insuffisances


mars 2004


AFH, avec les cadres de direction techniques

Conditions de travail favorables

Plan à moyen terme (PMT)
Pour attirer et retenir du personnel présentant le niveau élevé d'efficacité et de compétences techniques dont elle a besoin, la FAO doit tenir compte du fait que l'équilibre entre le travail et la vie de famille est une priorité pour les employés.


Conformément au paragraphe 799 b) vi) du MTP:

· une plus grande souplesse des dispositions régissant le travail, y compris le travail à temps partiel et le travail à distance.


Les propositions concernant les horaires de travail souples sont en cours d’examen.


mars 2004


AFH

a) Travail à distance
FC 97/15
Une politique de travail à distance qui contribue à assouplir les conditions de travail a été introduite au siège pour une période d'essai d'un an.


AFH a présenté à HRC pour examen une évaluation de cet essai.


Les recommandations de HRC seront soumises pour décision au Directeur général.

S’il les accepte, une nouvelle politique sera mise en place.


Achevé et présenté en juillet 2003 à la HRC


décembre 2003


AFH

 


AFH

b) Emploi du conjoint
FC 97/15
La politique en vigueur ne permet pas le recrutement des conjoints des membres du personnel, bien que le plan d’action pour la promotion des femmes dans le développement (C 95/14-Sup 1-Rev 1, para. 135) signale la nécessité d’une évolution dans ce domaine.
Recommandation 12 du CCI
Afin d'améliorer l'équilibre hommes-femmes parmi le personnel du cadre organique du Secrétariat, et pour donner suite aux déclarations de principe du Conseil des chefs de secrétariat des organismes des Nations Unies, le Directeur général devrait modifier le règlement du personnel et les sections pertinentes du Manuel administratif qui interdisent l'engagement des conjoints des fonctionnaires.

 

AFH a élaboré un projet qui sera examiné par la direction générale avant le démarrage des consultations avec les représentants du personnel.

 

L’article 302.409 du règlement du personnel sera amendé comme il convient à l’issue des consultations.

 

La proposition doit être examinée et discutée avec les représentants du personnel d’ici décembre 2003.

 

AFH

(c) Autres questions liées à la famille
FC 97/15
Comme dans l’ensemble du système des Nations Unies, AFH a engagé un examen des politiques en vigueur dans d’autres organisations internationales et plusieurs États Membres en matière de congés de maternité ou de paternité, de congé parental et de traitement des mariages ou ménages non traditionnels.

 

AFH identifiera les domaines où il serait possible d’adopter de nouvelles politiques ou d’actualiser les politiques actuelles.

 

Des propositions seront élaborées et des consultations seront engagées avec la direction et le personnel.

 

Ces travaux ont été retardés, la Commission de la fonction publique internationale ayant signalé qu’elle comptait examiner plusieurs de ces questions. À l’origine, l’étude de la CFPI devait être entreprise en 2003, mais elle a été repoussée en raison d’un surcroît de travail dans d’autres domaines.

 

AFH

Rationalisation des procédures

FC 97/15
La responsabilité au quotidien de la gestion du personnel étant de plus en plus souvent confiée aux cadres de direction techniques, il devient indispensable de simplifier et de rationaliser les règles et procédures applicables au personnel.


La structure du Manuel administratif sera modifiée. Les procédures, directives, listes de contrôle et formulaires qui sont fréquemment modifiés en seront éliminés. Chaque section du Manuel sera complétée par un énoncé de responsabilité. Le Manuel serait en outre accessible sur l’Intranet.


Approbation par la direction du plan d’action pour la rationalisation du Manuel.

Manuel disponible sur l’Intranet.

Application généralisée.


Achevé

 


Fin 2003


Fin 2004


AFH

Groupe de travail sur les ressources humaines

Recommandation 10 du CCI
Le Directeur général devrait:
a) mettre en place un groupe de travail constitué de spécialistes en gestion des ressources humaines et de gestionnaires de programmes, et chargé de préparer, dans le cadre d'un mandat limité dans le temps, un plan d'action global pour la réforme des politiques et des pratiques relatives à la gestion des ressources humaines;
b) envisager de permettre aux représentants du personnel de participer pleinement, ou du moins d'avoir un accès direct à ce groupe de travail;
c) recommencer à rencontrer personnellement, et à des intervalles raisonnables, les représentants des associations du personnel reconnues.

Observations
Bien que la FAO n’ait pas d’objection de principe à la création d’un groupe de travail chargé de contribuer à l’élaboration d’un plan d'action pour la réforme de la gestion des ressources humaines, toute entité de ce type devrait prendre en considération et compléter les actions déjà engagées et présentées dans les différents documents sur la question communiqués au Comité financier depuis 2001 (ref. FC 97/15, FC 99/10 et FC 102/23) ainsi que le calendrier de réforme figurant au Plan à moyen terme 2004-2009. Il ne faudrait pas, en particulier, que la création d’un groupe de travail ait pour conséquences de détourner les ressources ou l’attention accordées aux plans d'action d’ores et déjà approuvés et décrits dans le document. Un tel groupe de travail devrait par ailleurs tenir compte des processus de consultations existants entre le personnel et la direction et ne devrait pas faire oublier la responsabilité première à l’égard de la réalisation des objectifs préalablement convenus.