FC 104/14

Comité financier

Table des matières

Introduction

Généralités et motifs

Proposition révisée et élargie concernant la budgétisation

des investissements

Conclusion et recommandation

Introduction

1. À sa session de mai 2003, le Comité financier a examiné le document sur la Budgétisation des investissements (FC 102/12) dans lequel son accord de principe était demandé pour la création d’un dispositif permettant à l’Organisation de mieux gérer les activités qui comportent des dépenses d’équipement, définies comme les dépenses engagées pour des actifs corporels ou incorporels ayant une durée de vie utile supérieure à l’exercice financier biennal de la FAO et qui nécessitent généralement un niveau de ressources tel que les ouvertures de crédit d’un seul exercice biennal n’y suffisent pas.

2. Le dispositif pour les dépenses d’équipement qui était proposé (ci-après «le dispositif») comprendrait deux éléments distincts, mais interdépendants:

• le Chapitre 8 du budget qui pourrait également comprendre plusieurs grands programmes (technologie d’information et de communication, locaux, etc.); et

• un fonds de réserve, intitulé Fonds pour les dépenses d’équipement, constitué par la Conférence conformément à l’article 6.8 du Règlement financier.

3. Le Comité a noté que le dispositif proposé et les procédures d’accompagnement prévoyaient:

• l’intégration complète dans le Plan à moyen terme et le Programme de travail et budget;
• une autorisation spécifique de dépenses dans le cadre de la Résolution portant ouverture de crédits;
• l’application des règles habituelles en matière de virements de crédits à l’intérieur du budget, prévues à l’article 4.5 du Règlement financier; et
• une complète transparence grâce à l’inscription a posteriori dans les états financiers, le Rapport annuel sur l’exécution du budget et le Rapport sur l’exécution du programme.

4. Le Comité n’était pas prêt à approuver les modalités détaillées du dispositif proposé, et a demandé au Secrétariat d’établir des propositions révisées en tenant compte des points suivants:

• il fallait éviter la création d’un fonds de réserve dans le dispositif;
• les propositions devaient au préalable être examinées par le Comité financier;
• les propositions devaient être approuvées par une résolution distincte de la Conférence; et
• il fallait reprendre les modalités arrêtées pour le Fonds d’équipement du Programme alimentaire mondial (PAM), que le Comité avait approuvées récemment.

5. Le Secrétariat a également été chargé de préparer un projet de résolution et de définir les modifications qu’il serait nécessaire d’apporter au Règlement financier pour les soumettre en dernier lieu pour examen au Comité financier, au Comité des questions constitutionnelles et juridiques, au Conseil et à la Conférence.

Généralités et motifs

6. La mise en place d’une budgétisation des investissements à la FAO, recommandée par au moins deux sources indépendantes¹, serait une mesure appropriée et bénéfique qui s’accorderait bien avec le cadre de planification de la FAO. L’intégration des investissements dans les document de la planification, qui mettrait fin aux demandes d’utilisation d’excédents budgétaires incertains, adressées au coup par coup aux organes directeurs, est la principale caractéristique qui différencie la proposition de la FAO des systèmes existants dans de nombreuses autres organisations des Nations Unies.

7. Les budgets d’investissement de la FAO devraient avoir et auraient pour point de départ le Cadre stratégique, et chaque proposition devrait être liée d’une façon ou d’une autre à l’une des six Stratégies pour aborder les questions intersectorielles que les Membres ont approuvées dans le Cadre stratégique 2000-2015, à savoir:

• Garantir l’excellence;
• Promouvoir l’approche interdisciplinaire;
• Élargir les partenariats et les alliances;
• Continuer à améliorer le processus de gestion;
• Assurer un effet multiplicateur des ressources pour la FAO et ses Membres;
• Diffusion des messages de la FAO.

8. L’actuel Plan à moyen terme (PMT) 2004-2009 contient, par exemple, des propositions d’investissements dans plusieurs domaines:

• mise au point de matériel de formation spécifique, adapté à la mise en œuvre des stratégies Garantir l’excellence et Promouvoir l’approche interdisciplinaire (1 à 2 millions de dollars EU pour les six années); et
• mise au point de systèmes administratifs à l’appui de la stratégie intitulée Continuer à améliorer le processus de gestion à appliquer dans cette période à moyen terme, achèvement du Système PIRES (Système de planification, de suivi de l’exécution et d’appui à l’évaluation du programme), développement du volet Ressources humaines (RH) qui doit s’appuyer sur une fonctionnalité standard Oracle RH en incorporant le traitement de la paie, et la poursuite de l’expansion et de la mise à jour du nouveau Grand réseau (WAN) qui permettra aux Représentants de la FAO d’accéder aux installations de télécommunication et aux systèmes administratifs de l’Organisation, en leur donnant la possibilité d’exploiter en ligne les bases de données et les outils à gestion centralisée (estimation totale de 25,7 millions de dollars EU).

9. Bien préparé, un PMT des dépenses d’équipement comprendrait aussi le remplacement des biens d’équipement à prévoir dans les six années suivantes (par exemple remplacement de serveurs, de terminaux d’ordinateurs, de véhicules, de matériel de chauffage et de refroidissement, etc.).

10. Il faut reconnaître que la mise en place d’une bonne budgétisation des investissements présente souvent des avantages mesurables. En soi, le processus mettra de l’ordre dans les propositions de dépenses puisqu’il nécessitera l’application des outils financiers permettant de déterminer les taux internes de rentabilité et/ou les durées d’amortissement.

11. Dans certains cas, les avantages seront immédiats et se traduiront par une réduction des coûts. Par exemple, l’une des principales raisons pour lesquelles KPMG a recommandé la budgétisation des investissements était que la Division des techniques de l’information devait assurer simultanément la maintenance de plusieurs environnements informatiques, la raison étant que le remplacement du matériel concerné dépendait des ressources disponibles dans chaque division. Avec une prévision budgétaire intégrant pleinement les investissements, il devient possible de remplacer le matériel et les logiciels au fur et à mesure de leur vieillissement, et de réduire ainsi le nombre des personnes affectées à la maintenance informatique.

12. L’intégration de la budgétisation des investissements se poursuivrait à un niveau plus détaillé dans le Programme de travail et budget (PTB) de sorte que la FAO pourrait exécuter ses programmes d’une manière rentable et efficiente sans les perturbations dues aux périodes de besoins financiers critiques.

13. L’élément déterminant de la budgétisation de l’investissement est la possibilité d’avoir accès à un mécanisme de financement portant sur plusieurs périodes biennales. La création d’un dispositif pour les dépenses d’équipement constituerait le mécanisme de financement approprié pour introduire la notion de budgétisation des investissements à la FAO. Les caractéristiques et les modalités du dispositif proposé sont développées dans le texte qui suit en tenant compte des préoccupations exprimées par le Comité financier.

Proposition révisée et élargie concernant la budgétisation des investissements

Éviter la constitution d’un fonds de réserve

14. Comme on l’a dit plus haut, les dépenses d’équipement se définissent comme les dépenses engagées pour des actifs dont la durée de vie utile est supérieure à l’exercice financier biennal de la FAO et qui nécessitent généralement un niveau de ressources tel que les ouvertures de crédits d’un seul exercice biennal n’y suffisent pas. Pour cette raison, le dispositif devrait, par définition, permettre le report des soldes d’une période biennale à la suivante.

15. Toutefois, compte tenu du fait que le Comité a demandé que l’on évite de recourir à un fonds de réserve, le Secrétariat ne propose plus que la Conférence constitue un tel fonds, selon l’article 6.8 du Règlement financier, mais propose plutôt la création d’un compte de dépenses d’équipement en vertu de dispositions d’un nouvel article du Règlement financier qui stipulerait que le solde du compte peut être reporté d’une période budgétaire à la suivante.

Projet de résolution et modifications à apporter au Règlement financier

16. On trouvera en annexe un projet de résolution comprenant un projet de texte pour l’article du Règlement financier proposé (Article 6.10), portant création du compte de dépenses d’équipement. Ce projet est soumis pour examen au Comité financier et au Comité des questions constitutionnelles et juridiques, avant d’être soumis au Conseil et à la Conférence.

Examen des propositions par le Comité financier

17. Une fois autorisée la création du dispositif pour les dépenses d’équipement (qui, selon la proposition actuelle, se composerait du Chapitre 8 du budget et du compte de dépenses d’équipement) l’examen des propositions s’inscrirait dans le cycle de planification du Programme ordinaire. Le Plan à moyen terme (PMT) comprendrait un plan de dépenses d’équipement définissant les grandes lignes des projets de dépenses envisagés à moyen terme (c’est-à-dire pendant les six années suivantes). Le Programme de travail et budget comprendrait, au Chapitre 8, des détails supplémentaires sous la forme d’un budget de dépenses d’équipement pour les deux années suivantes.

18. Selon cette proposition, le Comité financier pourrait être chargé d’examiner la section du PMT relative à la budgétisation des investissements et d’approuver le Chapitre 8 du PTB.

19. De plus, pendant la mise en œuvre, tous les grands projets feraient l’objet de rapports d’activité soumis au Comité financier.

Approbation par une Résolution séparée de la Conférence

20. Étant donné que le Chapitre 8 ferait partie intégrante du budget du Programme ordinaire, l’adoption par la Conférence de la Résolution portant ouverture de crédits (Article 4.1 du R.F) porterait aussi sur les propositions de dépenses d’équipement indiquées au Chapitre 8.

21. Le souhait d’avoir une résolution distincte de la Conférence selon la pratique suivie à l’OMS par exemple, ne serait pas réalisable dans le cas d’un budget de dépenses d’équipement intégré dans la structure du budget lui-même. Dans le cadre d’une période biennale, les dotations de crédit pourraient provenir de crédits affectés au Programme ordinaire ou de revenus constitués par tout ou partie des ressources déjà affectées au compte de dépenses d’équipement.

22. De plus, le conseiller juridique a noté qu’il existait un principe bien ancré dans la tradition, voulant qu’il n’y ait qu’un budget consolidé et qu’il n’y ait donc qu’une seule résolution.

Modalités arrêtées pour le fonds d’investissement du PAM

23. Selon la suggestion du Comité financier, le Secrétariat a examiné les propositions du PAM concernant un Fonds d’équipement présentées dans le Rapport financier général du PAM². Les procédures définies pour le Fonds ont été approuvées en principe par le Conseil d’administration en octobre 2002. Par ailleurs, la FAO a engagé des consultations avec les hauts fonctionnaires du PAM à ce sujet.

24. Le Secrétariat appelle l’attention sur le fait que le dispositif de la FAO correspond assez fidèlement au Fonds d’équipement récemment constitué par le PAM, comme l’indiquent les modalités ci-dessous.

25. Objet: Le Fonds d’équipement a été créé à titre de mécanisme de financement des dépenses d’investissement alors que le dispositif de la FAO vise à permettre à la FAO de mieux gérer les activités comportant des dépenses d’investissement et, ce faisant, de créer les mécanismes de financement nécessaires.

26. Critères d’intervention du fonds: Pour pouvoir bénéficier d’un financement par le fonds, une dépense d’équipement doit satisfaire à deux critères: la dépense aura des avantages à long terme au-delà de l’exercice biennal en cours, et la dépense ne pouvait pas être financée dans le cadre du budget de l’exercice biennal en cours. La FAO a établi comme critères que les actifs ont une durée de vie utile supérieure à l’exercice financier biennal de la FAO et qu’ils nécessitent généralement un niveau de ressources tel que les ouvertures de crédit d’un seul exercice biennal n’y suffisent pas.

27. Mécanisme d’approbation: Le PAM présente au Conseil d’administration, pour approbation, un plan de gestion et un budget pour l’exercice biennal donnant le détail des sources de financement et de l’utilisation du Fonds d’équipement. La FAO présentera des propositions de dépenses d’équipement s’inscrivant dans le processus de planification du PMT et du PTB et soumettra donc ces propositions au Comité financier, au Conseil et à la Conférence.

28. Mise en œuvre: Un comité désigné par le Directeur exécutif assure la mise en œuvre des projets entrepris grâce au Fonds d’équipement. À la FAO, les directeurs seront responsables des projets et tout grand projet fera l’objet de rapports d’activité soumis au Comité financier.

29. Sources de financement: Le PAM propose trois sources de financement: 1) la reprogrammation à partir d’autres fonds; 2) les contributions spécifiques des donateurs; 3) les recouvrements provenant des activités et d’autres utilisateurs des biens d’équipement par le biais d’un processus de facturation interne. Dans son document établi pour la session de mai 2003 du Comité financier, la FAO proposait les trois sources de financement suivantes: 1) les crédits budgétaires du Programme ordinaire; 2) les revenus des produits nets des intérêts et 3) les contributions à titre volontaire.

30. Comme on l’a vu plus haut, le PAM a proposé une source de financement qui n’a pas été envisagée au départ par la FAO: les recouvrements auprès d’utilisateurs des biens d’équipement par le biais d’un processus de facturation interne. Le Secrétariat pense qu’il conviendrait d’avoir une source de financement analogue pour le dispositif. Une redevance d’utilisation pourrait être mise en place pour la fourniture aux projets et aux activités du Programme ordinaire de biens d’équipement tels que l’utilisation d’espace, de l’infrastructure téléphonique ou du matériel informatique. Le Secrétariat demande un accord de principe, comme il en a été accordé au PAM, mais propose aussi qu’une étude soit effectuée pour déterminer les modalités précises à appliquer, en veillant à ce que la procédure de rétrocession des coûts ne fasse pas double emploi avec la perception des redevances déjà en place, et en veillant au respect des meilleures pratiques des États et des organisations des Nations Unies.

31. De plus, la proposition qui avait été faite auparavant d’utiliser les produits des intérêts pour le dispositif de la FAO a été retirée, en raison non seulement des observations qu’elle a suscitées de la part du Comité financier, mais aussi de propositions concomitantes d’utiliser une partie de ces revenus pour contribuer au financement de dépenses afférentes aux placements.

Conclusion et recommandation

32. Le Comité financier est invité à examiner et à donner son accord pour que soit examinée par le Conseil la création d’un dispositif pour les dépenses d’équipement comportant deux éléments distincts mais interdépendants, à savoir:

• le Chapitre 8 du budget qui pourrait également comprendre plusieurs grands programmes (par exemple, technologie d’information et de communication, locaux, etc.); et
• un compte de dépenses d’équipement, établi en application des dispositions d’un nouvel article du Règlement financier.

33. Le Comité est également invité à examiner et à approuver le projet de texte proposé pour le projet de résolution et le projet d’article 6.10 du Règlement financier, en vue de leur présentation au Conseil.

Annexe

Résolution ../03

Budgétisation des investissements

La Conférence

34. Notant les recommandations formulées par les experts externes et par le CCI, selon lesquels l’Organisation devrait mettre en place une budgétisation des investissements;

35. Reconnaissant qu’il est souhaitable d’intégrer la prévision des dépenses d’investissement dans le cadre de la planification existante:

36. Décide:

1. de créer un dispositif pour les dépenses d’équipement comprenant un chapitre budgétaire distinct et un compte de dépenses d’équipement;
2. que le Chapitre 8 du Programme de travail et budget servira à définir et à autoriser les dépenses d’équipement;
3. de réaffecter à un nouveau Chapitre 10 le Chapitre 8 existant (Transfert au fonds de péréquation des impôts); et
4. de créer un compte pour les dépenses d’équipement en ajoutant au Règlement financier de l’Organisation un nouvel Article 6.10, libellé de la manière suivante:

Projet de Règlement financier portant création d’un compte de dépenses d’équipement

6.10 Il est créé:

1. Un compte de dépenses d’équipement qui sera utilisé aux fins de gérer les activités comportant des dépenses d’équipement définies comme étant les dépenses:

1. engagées pour des actifs corporels ou incorporels ayant une durée de vie utile supérieure à l’exercice financier biennal de la FAO; et qui
2. nécessitent généralement un niveau de ressources tel que les ouvertures de crédit d’un seul exercice biennal n’y suffisent pas.

2. Les crédits seront fournis par:

1. des crédits du Programme ordinaire approuvés par la Conférence,
2. des contributions à titre volontaire et
3. le recouvrement auprès d’usagers de redevances pour la fourniture de biens d’équipement.

3. L’utilisation du compte sera autorisée en vertu des dispositions du Chapitre 8 par le biais de l’approbation par la Conférence de la Résolution portant ouverture de crédits (Article 4.1 du Règlement financier) ou par l’application de l’article 4.5 du Règlement financier concernant les virements de crédit.
4. À la fin de chaque exercice financier, le solde du Chapitre 8 du budget sera transféré au compte de dépenses d’équipement pour être utilisé lors d’un exercice financier ultérieur.

_______________________

¹ Le cabinet international d’experts-comptables KPMG (après avoir examiné la structure du personnel de la Division des systèmes et des techniques d’information (AFI) ) et le CCI dans son «Examen de la gestion et de l’administration de la FAO».

² Voir la section F du document WFP/EB.A/2003/6-B/1.