财政委员会

第一○四届会议

2003年9月15－19日，罗马

关于外聘审计员各项
建议落实情况的进展报告

详 细 报 告

外聘审计员的建议

优先程度

外聘审计员建议的
时间表

采取的行动和状况

审计员的意见

财务事项

财务报表的格式

手工调整

我建议本组织严格审查会计科目表，确定进一步减少手工调整的可能性（见第12段）。

重 要

在2002－03两年度结束之前

对会计科目表的审查正在进行中，以便精简临时和财务周期末的结帐。这项任务预计将在本两年度末完成。

状况：正在实施中

将在对2002－2003帐目的审计中核查有关这一事项的进展。

报表I的陈述

下列披露项目更加严格遵循联合国会计标准附件II所规定的陈述方式及有关财务金额的相对重要性：

• 汇贷收益或损失应在题为“货币汇贷调整”一行单独披露；
• 信息产品的销售收益和此类产品的广告和赞助收入应在“创收活动”一行单独披露;
• 政府现金捐款也应在“当地费用的政府现金捐款”一行单独披露；

题为“杂项收入”的一行，也应按照财务条例第4.4条和第7.1条的规定，对应计负债的延付和其它杂项收入重新归类[第15段]

值得重视

从2002－03年帐目开始

2002年12月31日结束的周期的临时帐目已经如下单独列示所示项目：

1. 汇贷收益/损失；
2. 信息产品周转基金；
3. 政府现金捐款；及
4. 杂项收入。

状况：已经实施

已经核实

舍取原则

我建议从2002－03年财务报表起，增加一项有关舍取政策的说明，明确表明舍取程度[第18段]

值得重视

从2002－03年帐目开始

适用于本组织财务报表的舍取原则将在2002－03年财务报表的一份说明中加以陈述。

状况：正在实施中

将在对2002－03年帐目的审计过程中核查有关这一事项的进展

本组织的财务状况

聘用退休人员的适用规章和条例

我建议如下：

• 关于已经离职的原工作人员的现行返聘准则和做法应合并为一项综合的政策，并应特别处理以下事项：解雇与返聘之间的最短时间间隔、聘用的最长时限、任务性质、聘用的财务条件及其它条件。
• 对于第一点，我认为联合国至少间隔三年的标准规则是适当的做法。在所有解聘协议中均应充分说明。但总干事当然可以在详细说明原委的基础上给予豁免。聘用的最长时限可以退休人员的最长聘用时限（六个月）为基础。
• 有关离职人员返聘的规章一旦制定，应收入《粮农组织手册》第300节[第31段]

重 要

2003年初

本组织坚持认为，内部行政文件（重要信息通函－KIC 99/7，1999年7月1日）中所说明的现行办法，应继续适用，即在协议解聘赔偿期内不得考虑原工作人员的返聘问题。正在对有关手册章节进行修正。

状况：正在实施中，但上述情形除外。

已注意到这一情况

管理事项

“石油换食品”计划的执行

现金及贵重物品的安全

我建议尽快为粮农组织所有办事处颁发有关安全处理现金和贵重物品的详细规章和准则，并处理伊拉克的具体情况。[第56段]

重 要

至2003年中

已经制定和颁发关于实地办事处安全处理现金和贵重物品的详细准则。就伊拉克的具体情形而言，已经为实施这项建议采取行动。

状况：已经实施

将在对伊拉克实地帐目记录的审计中核查这一领域的进展。

当地筹集资金的管理

我建议本组织继续作出必要的努力，解决有关当地筹集资金程序的所有未决事项，并将当地筹集资金的收支情况适当列入粮农组织2002－03两年度的财务报表。[第97段]

根 本

2002－03年结束
之前

当地筹集资金准则已由伊拉克计划办公室颁布，并发至粮农组织驻伊拉克办事处。外聘审计员所指未决事项现已得到解决。当地筹集资金的收支情况将纳入粮农组织2002－03两年度财务报表。

状况：正在实施中，但上述情况除外。

将在对伊拉克实地帐目记录的审计过程中核查这一领域的进展。

采购过程的延误

我建议启动一项研究，以便准确确定出现延误的时间和地点，并对其原因进行调查，目的是在必要时重新设计采购程序或调整人员配置水平。[第105段]

重 要

至2003年年中

按照外聘审计员的建议已经进行了一项研究。经查明采购过程中的大多数延误是由于所审查时期内有关单位的人员大量短缺。然而，这些延误的根源已经在2002年上半年通过加强人员配置水平加以解决。

状况：已经实施

已注意到这一情况

对本组织内部监督的审查

粮农组织总体监督职能的组织

适用规则和条例

我建议及时对作为《粮农组织手册》第202节的财务条例和涉及行政及财务部的第108节进行修订，主要以便全面反映粮农组织的监督职能。[第131段]

值得重视

在2002年年底之前

作为《2004－05年工作计划和预算》编制过程的一部分，正在修订有关财务司的职能声明（手册第108节），并作为更广泛地修订会计政策和程序及财务条例的一部分，正在修订手册第202节。预计这项活动将在2004年全年持续进行。

状况：正在实施中

报告实施情况后将核查这一领域的进展情况

总体组织及各自职责

我建议粮农组织研究将监察办和评价处合并，创建一个单一的监督办公室或司的可能性。目前在不同层次上运作的控制科可继续保留在财务司内部。然而，应当正式确立工作关系，以便避免任何重复劳动。[第137段]

值得重视

在2003年年底之前

一份题为“评价处的独立性和位置”的文件已提交2003年5月份的计划与财政委员会联席会议。这一事项尚未决定，因为联席会议要求向2003年9月份的会议再提交一份有关这一事项的文件。

状况：正在实施中

报告实施情况后将核查这一领域的进展情况

对监察长办公室的审查

审计规划

我建议执行风险评估程序并定期加以更新（至少每两年度一次）。其总体目标将是收集和分析定量和定性数据，说明本组织所面临的风险的形式、程度和特点。[第156段]

重 要

至2003年中

监察办在根本上改变了其审计工作规划方式，利用基于风险的评估来查明有待审计的关键领域和活动。这一方法将导致对象更加明确的审查和对人力资源更有效的利用。在这一方面，监察办已经雇佣一名高级顾问，协助监察长办公室开展必要的风险评估和审计规划的应用。这项研究将在2003年10月份之前最终结束，监察办2004－05两年度的审计计划将根据这一修订的方法制定。

状况：正在实施中

报告实施情况后将核查这一领域的进展

培 训

我建议加强培训，并特别注重对信息系统的审计。此外，应鼓励一些现有审计员成为注册的信息系统审计员或奥拉克尔“注册专业人员”。[第168段]

重 要

用于2003年培训
计划

培训和培养仍然是监察长办公室总体管理工作的重要方面。这类培训包括三个部分：

· 专业审计培训，

· 语言培训，

· 办公室技术使用培训。

作为正在进行的培训努力的一部分，2003年11月份将在罗马为监察办全体人员组织一个关于信息系统审计的培训班，注重对奥拉克尔应用程序的审计。此外，鼓励审计人员登记参加注册信息系统审计员计划。

状况：正在实施中

已注意到这一情况

审计工作执行情况

我建议如下：

对《审计手册》进行重大改进，使之成为审计人员的有益工具。应优先重视包括有关风险评估、统计抽样及实质性等章节。应扩充有关总部的章节，使之涵盖信息系统、财务职能和投资、采购和人力资源审计[第172段]。

重 要

至2003年中

监察办已经开始了更新审计手册的工作。已经编写了有关风险评估方法的一个章节，将纳入审计手册第1卷(审计概述)，并包括：

(a) 2002年6月采纳的内部审计专业行为新标准，

(b) 统计抽样和实质性指南。

此外，随着监察办进行任何审计或审查时，适当时将根据修改或新的审计工作计划更新《手册》,不断审查手册第2卷(审计计划)。在这一方面，由于执行奥拉克尔系统，有必要为财务领域和采购制定新的审计计划。其中一些计划已经制定完毕，另外一些计划将联系对特定领域的审计加以制定。

状况：正在实施中

报告实施情况后将核查这一领域的进展

审计结论的报告和落实

我建议如下：

为各种审计任务编写一份标准的报告。对是否符合商定的内容和格式应认真监督[第175段]。

重 要

立即生效

监察办已经对其它机构的方法进行了一项对比研究，将审议使该报告某些方面标准化的优点。然而，这一事项需要进一步研究之后才能作出最终决定。

状况：正在实施中

报告实施情况后将核查这一领域的进展

对本组织资源利用状况的内部监管的审查

鉴于所作审查的不足和结果的不可靠性，我建议采用适当方法即风险评估法尽快再次进行审查。评估应首先回顾舞弊及粮农组织资源滥用的案例，以确定导致这些案例发生的诱因。在查明现行规章、条例和程序如何实际应用的基础上，评价应当展望未来，努力预测本组织资源被滥用的可能风险，并提出预防建议[第187段]。

根 本

2003年

监察办与现任外聘审计员讨论了所述审查的方法，并在2003年第二季度中开展了这一
领域的工作。预计审查将在2003年年底之前结束。

状况：正在实施中

报告实施情况后将核查这一领域的进展

对奥拉克尔监督设置的审查

系统开发过程

我建议优先重视以下领域：

• 正式制定一项总体战略；
• 对人力资源和预算项目以及今后任何其它项目采用经过验证的项目方法；
• 应完成并/或更新现有的文件记录（尤其是所有的参数指南）并制定对其进行维护的程序；
• 信息系统及技术司或监督组一级进行的所有监督工作应正式记录在案。[第195]

根 本

2002年年底之前

与系统登录安全有关的程序和控制现已正式记录在案，并发表在财务司内联网网上。其它事项已经实施（见财政委员会FC 102/8号文件）。

状况：正在实施中，但上述内容除外。

按照2004－05年计划，将由外聘审计员在下次审查中核查。

界 面

尽管我意识到监督组已开始通过监督和报告界面活动及对出现的问题采取后续行动来解决这些问题，我建议继续努力确定以下程序：更新频率；对拒绝的定期分析；反复使用和审计踪迹。[第196段]

重 要

立即实施

正如外聘审计员所指出的那样，已经对界
面活动进行定期审查和报告。此外，正在开展的工作包括记录和更新所有现行界面程序，预计2003年和2004年全年将继续这项工作。

状况：正在实施中

报告实施情况后将核查这一领域的进展

对财务管理的后续审查

组织安排

投资咨询委员会

我建议投资咨询委员会每年举行两次电视会议，并鼓励休会期间进行非正式磋商。按照原先的建议，所有情况下，即使进行非正式磋商时，应编写会议记录并及时分发。[第213段]

值得重视

2003年

从2003年起，取决于投资咨询委员会成员能否参加和有待讨论的事项，正在实施所建议的方法。紧迫事项将通过电话会议加以讨论。这一年期间，投资咨询委员会已经于2003年4月份举行了一次会议。

状况：正在实施中

报告实施情况后将核查这一领域的进展

银行安排

我建议为实施这项战略的第三层面迅速采取行动，以便进一步精简小额银行业务关系的数量，降低银行业务成本。[第215段]

重 要

在2003年年底之前

关于银行业务战略的第三层面，现已聘用一位银行业务专家协助改革粮农组织实地银行业务关系，已经与粮农组织各地区的主要银行业务提供者联络。

状况：正在实施中

报告实施情况后将核查这一领域的进展

长期投资

2002年最新情况

对此前未能按照我上一份报告中提出的建议对现行安排进行审查表示遗憾，鉴于现已任命财务科科长，我促请粮农组织尽快进行这项工作（长期投资的转拨）。[第224段]

根 本

至2003年中

关于所提及的长期投资安排，本组织已经终止了原先的投资经理人的合同。在实施长期投资战略剩余时期之前，已将债券和证券临时转交给两位投资经理人。

这项战略有待完成一项详细的资产负债研究。这项研究正在进行，预期将在2003年第四季度前完成。

状况：正在实施中

报告实施情况后将核查这一领域的进展

对财务司改组和人员配备的后续审查

人员配备审查

我建议在咨询公司最终报告的基础上，制定一项有关如何解决财务司所面临的未决问题的详细行动计划，并通过定期提出进展报告对该计划的执行进行密切监督。[第254段]

重 要

在2002年年底之前制定详细行动计划

作为预算编制过程的一部分正在审议咨询公司提出的各项建议，并已将处理人员配置状况的建议纳入《2004－05年工作计划和预算》。

状况：正在实施中

报告实施情况后将核查这一领域的进展

对前几份报告采取的行动

人力资源管理

其他人力资源的使用

关于其他人力资源的使用，我建议对服务和合同条件实行标准化，并对全组织使用外部合作人员建立一个控制和监督系统[本人1998－99年报告的第119段]。到编写本报告时为止，我的工作人员获悉将在2002年10月实施设想的称为“人事服务协定”的新的合同安排，取代原先的四种合同。

未标明

未标明

对称为“人事服务协定”的新的合同安排的执行经历进行了审查，正在对合同文件作一些调整，已考虑到用户的反馈和需要。

状况：正在实施中

报告实施情况后将核查这一领域的进展