Comité de Finanzas

INFORME DETALLADO

Recomendación del Auditor Externo

Prioridad

Calendario propuesto por el Auditor Externo

Medidas adoptadas y situación

Observaciones del Auditor

ASUNTOS FINANCIEROS

Forma de presentación de los estados de cuentas

Ajustes manuales

Recomiendo que la Organización examine críticamente el plan contable para determinar otras posibilidades de reducir los ajustes manuales (véase el párrafo 12).

Considerable

Antes del cierre del ejercicio 2002-03

Se está examinando el plan contable a fin de mejorar los balances contables provisionales y de cierre de ejercicio. Se prevé concluir esta labor para el final del bienio en curso.

Situación: En curso de realización

Se verificarán los progresos realizados en esta materia durante la comprobación de los estados de cuentas de 2002-03.

Presentación del Estado de cuentas I

Recomiendo la siguiente declaración, que está más en consonancia con la presentación prescrita por el Anexo II de las Normas de Contabilidad del Sistema de las Naciones Unidas (UNAS) y la importancia respectiva de las cantidades financieras en cuestión:

• Las ganancias o pérdidas cambiarias se mostrarán por separado en una línea titulada “Ajustes por variaciones cambiarias”;
• El producto de la venta de los productos de información y los ingresos de la publicidad hecha en tales productos o recibidos de los patrocinadores de los mismos se mostrarán por separado en una línea titulada “Actividades productoras de ingresos”;
• Las CEG se mostrarán también por separado en la línea “Contribuciones en efectivo de los gobiernos para gastos locales”;

En la línea titulada “Ingresos diversos” se reagruparán, según lo prescrito en los Artículos 4.4. y 7.1. del Reglamento Financiero, la caducidad del pasivo acumulado y otros ingresos diversos. [párrafo 15]

Merece atención

Para los estados de cuentas de 2002-03

Las cuentas provisionales para el ejercicio que se cierra a 31 de diciembre de 2002 ya incluyen declaraciones por separado para los siguientes epígrafes:

1. Ganancias/pérdidas derivadas del cambio de moneda.
2. Fondo Rotatorio para Productos de Información.
3. Contribuciones en efectivo de los gobiernos; y
4. Ingresos diversos.

Situación: Se ha aplicado

Verificado.

Política de redondeo

Recomiendo que, a partir de los estados de cuentas de 2002-03, se incluya una nota relativa a la política de redondeo que indique claramente el nivel de redondeo. [párrafo 18]

Merece atención

Para las cuentas de 2002-03

En las cuentas del bienio 2002-03 se incluirá una nota donde se especifique la política de redondeo aplicable a los estados de cuentas de la Organización.

Situación: En curso de aplicación

Se verificarán los progresos realizados en esta materia durante la comprobación de los estados de cuentas de 2002-03.

Situación financiera de la Organización

Reglamentos y estatutos aplicables al empleo de jubilados

Recomiendo lo siguiente:

• Las directrices y prácticas vigentes para la contratación de ex funcionarios que han cesado en el servicio deben consolidarse en un marco normativo global, que deberá resolver, en particular, las cuestiones siguientes: el intervalo mínimo entre la rescisión del nombramiento y el nuevo contrato, el período máximo de empleo, la naturaleza de las tareas asignadas y las condiciones financieras y de otra índole del empleo.
• Por lo que respecta al primer punto, considero que es una buena práctica la norma de las Naciones Unidas de un mínimo de tres años. Deberá recordarse debidamente en todos los acuerdos de rescisión de contrato. El Director General podría, por supuesto, conceder siempre una exención a esta norma basándose en justificaciones detalladas. El período máximo de contratación podría basarse en el establecido para los jubilados (seis meses).
• Una vez definidas, las normas que rijan la contratación del personal que ha cesado en el servicio deberán incorporarse en el Manual de la FAO en la Sección 300 [párrafo 31].

Considerable

A principios de 2003

La Organización sostiene que debe seguir aplicándose la práctica actual, que se describe en un documento administrativo interno (Circular de Información Clave - KIC 99/7 de fecha 1º de julio de 1999), es decir, que no debe contratarse de nuevo a un antiguo funcionario durante el período cubierto por la indemnización por rescisión de mutuo acuerdo del nombramiento. Se están introduciendo las modificaciones en la sección pertinente del Manual.

Situación: En curso de aplicación, con las excepciones anteriormente indicadas.

Se toma nota.

ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

Ejecución del programa "Petróleo por Alimentos”

Protección del efectivo y los valores

Recomiendo que se emitan lo antes posible normas y directrices detalladas sobre el manejo seguro del efectivo y los valores para todos los Representantes de la FAO y que se aborde también el caso concreto del Iraq [párrafo 56].

Considerable

Para mediados de 2003

Se han elaborado y emitido directrices detalladas sobre el manejo seguro del efectivo y los valores destinadas a las oficinas de campo. En el caso específico del Iraq, se han tomado medidas para aplicar la recomendación.

Situación: Se han aplicado

Se verificarán los progresos realizados en esta materia durante la comprobación de los estados de cuentas de la Oficina de la FAO en el Iraq.

Gestión de los fondos generados localmente

Recomiendo que la Organización siga realizando los esfuerzos necesarios para resolver todos los asuntos pendientes relativos a los procedimientos de los fondos generados localmente y que los ingresos y gastos relacionados con esos fondos se incluyan debidamente en los estados de cuentas de la FAO correspondientes al bienio 2002-03. [párrafo 97]

Fundamental

Antes del cierre del ejercicio 2002-03

La Oficina del Programa para el Iraq ya ha emitido las directrices sobre los fondos generados localmente y éstas se han transmitido a la Oficina de la FAO en el Iraq. Se han resuelto las cuestiones pendientes a que hace referencia el Auditor Externo. Los ingresos y gastos relacionados con los fondos generados localmente se incluirán en los estados de cuentas de la FAO correspondientes al bienio 2002-03.

Situación: En curso de aplicación, con las excepciones anteriormente indicadas.

Se verificarán los progresos realizados en esta materia durante la comprobación de los estados de cuentas de la Oficina de la FAO en el Iraq.

Retrasos en el proceso de compras

Recomiendo que se inicie un estudio para determinar con exactitud cuándo y dónde se produjeron los retrasos e investigar sus motivos con el objetivo de volver a planificar el proceso de compras o de ajustar el nivel de dotación de personal, de ser necesario. [párrafo 105]

Considerable

Para mediados de 2003

Se llevó a cabo un estudio de acuerdo con la recomendación del Auditor Externo. La mayoría de los retrasos hallados en el proceso de compras fueron causados por una notoria falta de personal en las correspondientes dependencias durante el período estudiado. Sin embargo, ya se han abordado las causas de dichos retrasos en el primer semestre de 2002 reforzando la dotación de personal.

Situación: Se ha aplicado

Se toma nota.

EXAMEN DE LOS CONTROLES INTERNOS DE LA ORGANIZACIÓN

Organización de la función general de supervisión en la FAO

Normas y reglamentos aplicables

Recomiendo que se actualicen lo antes posible las Normas financieras que constituyen la Sección 202 del Manual de la FAO y la Sección 108 relativa al Departamento de Administración y Finanzas, sobre todo a fin de proporcionar una idea general de las funciones de supervisión en la Organización. [párrafo 131]

Merece atención

Antes del final de 2002

Se está actualizando la declaración de funciones relativa a la Dirección de Finanzas (Sección 108 del Manual) como parte de la preparación del PLP para 2004-05 y se está revisando la Sección 202 del Manual en el marco de un examen más amplio de las políticas y procedimientos contables y del reglamento financiero. Se prevé continuar con esta labor a lo largo del 2004.

Situación: En curso de aplicación

Se verificarán los progresos realizados en esta materia una vez se haya comunicado su aplicación.

Organización general y mandatos respectivos

Recomiendo que la FAO estudie la posibilidad de fusionar la AUD y el PBEE a fin de crear una única oficina o dirección de supervisión. La actual Subdirección de Controles, que actúa en un ámbito diferente, podría permanecer dentro de la Dirección de Finanzas. No obstante, deberían establecerse oficialmente relaciones de trabajo para evitar toda duplicación de la labor [párrafo 137].

Merece atención

Antes del final de 2003

En mayo de 2003, se presentó a la Reunión Conjunta de los Comités del Programa y de Finanzas un documento titulado “Independencia y emplazamiento del Servicio de Evaluación”. El tema no está zanjado aún ya que la Reunión Conjunta ha solicitado que se le presente un documento adicional al respecto en su período de sesiones de septiembre de 2003.

Situación: En curso de aplicación

Se verificarán los progresos realizados en esta materia una vez se haya comunicado su aplicación.

Examen de la Oficina del Inspector General

Planificación de las auditorías

Debería llevarse a cabo un proceso de evaluación de los riesgos y actualizarse periódicamente (al menos una vez cada dos años). Su objetivo general sería reunir y analizar datos, cuantitativos y cualitativos, a fin de describir la forma, dimensión y características de los riesgos a los que se enfrenta la Organización. [párrafo 156]

Considerable

Para mediados de 2003

La AUD ha experimentado un cambio fundamental en su enfoque del proceso de planificación de las auditorías mediante el uso de evaluaciones basadas en los riesgos para determinar las actividades y sectores críticos que deben auditarse. La aplicación de este enfoque dará lugar a estudios más acordes con los objetivos y a un uso más eficaz de los recursos humanos. En este sentido, la AUD ya ha contratado a un consultor superior para que preste asistencia a la Oficina del Inspector General con el fin de elaborar la necesaria metodología para la evaluación de riesgos y la planificación de las auditorías. Dicho estudio quedará ultimado hacia octubre de 2003 y se preparará el plan de auditoría de la AUD para el bienio 2004-05 sobre la base de este enfoque revisado.

Situación: En curso de aplicación

Se verificarán los progresos realizados en esta materia una vez se haya comunicado su aplicación.

Capacitación

Recomiendo que la capacitación se intensifique y se centre, en especial, en la comprobación de los sistemas de información. Por otro lado, debería alentarse a algunos auditores a que se conviertan en auditores de sistemas de información titulados o “expertos titulados” en Oracle. [párrafo 168]

Considerable

Para el plan de capacitación de 2003

La capacitación y el desarrollo siguen siendo aspectos importantes de la administración global de la Oficina del Inspector General. Esta labor consta de tres elementos:

• capacitación de auditores profesionales,
• capacitación en idiomas; y
• capacitación en el uso de la ofimática.

Situación: En curso de aplicación

Se toma nota.

Rendimiento del trabajo de auditoría

Recomiendo lo siguiente:

Deberían hacerse mejoras drásticas en el manual de auditoría para que sea un instrumento útil para los auditores. Debería darse prioridad a la inclusión de secciones sobre evaluación de los riesgos, muestreo estadístico e importancia relativa. La sección dedicada a la Sede debería ampliarse de modo que abarque el sistema de información, las funciones de tesorería y las inversiones y las comprobaciones de las adquisiciones y de los recursos humanos [párrafo 172].

Considerable

Para mediados de 2003

La AUD ha empezado a trabajar en la actualización del manual de auditoría. Se ha elaborado una sección sobre metodología de la evaluación de los riesgos, que se incorporará en el Volumen 1 (Visión general de la comprobación de cuentas) del manual de auditoría, junto con:

a) las nuevas normas para la práctica profesional de la auditoría interna, que se aprobaron en junio de 2002, y

b) las orientaciones sobre muestreo estadístico e importancia relativa.

Por otro lado, se revisa regularmente el Volumen 2 (Programas de auditoría) del manual, ya que la AUD lo actualiza con programas de trabajo nuevos o revisados, según proceda, cuando se realizan auditorías o revisiones. A este respecto, con la aplicación del Oracle, se hizo necesaria la formulación de nuevos programas de auditoría para los ámbitos financieros y el proceso de compras. Algunos ya han sido elaborados y otros se prepararán en colaboración con los auditores de los ámbitos específicos.

Situación: En curso de aplicación

Se verificarán los progresos realizados en esta materia una vez se haya comunicado su aplicación.

Presentación de informes y seguimiento de las recomendaciones formuladas a raíz de las auditorías

Recomiendo lo siguiente:

Debería elaborarse un modelo de informe para cada tipo de auditoría. Debería vigilarse atentamente el respeto del contenido y modelo convenidos [párrafo 175].

Considerable

Efecto inmediato

La AUD ha concluido un examen comparativo de las prácticas de otros organismos y estudiará las ventajas de normalizar ciertos aspectos del informe. Sin embargo, esta cuestión precisa un estudio más a fondo antes de poder tomar una decisión final al respecto.

Situación: En curso de aplicación

Se verificarán los progresos realizados en esta materia una vez se haya comunicado su aplicación.

Examen de los controles internos sobre el uso de los recursos de la Organización

En vista de las deficiencias del examen realizado y de la poca fiabilidad de los resultados, recomiendo que se realice otro examen tan pronto como sea posible con la metodología apropiada, en concreto una evaluación del riesgo. La evaluación debería, en primer lugar, examinar los casos de fraude y de utilización indebida de los recursos de la Organización detectados en el pasado con objeto de determinar las causas que los propiciaron. De acuerdo con el modo en que las normas, los reglamentos y los procedimientos vigentes se habían aplicado en la práctica, la evaluación debería mirar al futuro y tratar de predecir los posibles riesgos de utilización indebida de los recursos de la Organización y recomendar modos de prevenirlos [párrafo 187].

Fundamental

En 2003

La AUD ha debatido con el actual Auditor Externo su enfoque en relación con el citado examen y ha empezado a trabajar en él durante el segundo trimestre de 2003. Se espera concluir este examen antes del final de 2003.

Situación: En curso de aplicación

Se verificarán los progresos realizados en esta materia una vez se haya comunicado su aplicación.

Examen del establecimiento de controles en Oracle

Proceso de desarrollo de sistemas

Recomiendo que se dé prioridad a lo siguiente:

• debería formalizarse una estrategia global;
• debería adoptarse una metodología de proyecto de probada eficacia para los proyectos relativos al presupuesto y a los recursos humanos y cualesquiera otros proyectos futuros;
• debería completarse y/o actualizarse la documentación existente (especialmente todas las guías de parámetros) y deberían determinarse los procedimientos para su mantenimiento;
• deberían documentarse oficialmente todos los controles realizados tanto a nivel de la Dirección de Sistemas y Tecnología de la Información (AFI) como de la Subdirección de Controles (AFFS). [párrafo 195]

Fundamental

Antes del final de 2002

Ya se han documentado oficialmente los procedimientos y controles relacionados con la seguridad en el acceso al sistema y se publicarán en la Intranet de la AFF. Se han aplicado todas las otras cuestiones (véase el documento del Comité de Finanzas FC 102/8).

Situación: En curso de aplicación, con las excepciones anteriormente indicadas.

El Auditor Externo lo verificará en el próximo examen, según lo planificado para 2004-05.

Interfaces

Aunque soy consciente de que la Subdirección de Controles ha comenzado a hacer frente a estos problemas mediante la supervisión y la presentación de informes relativos a la función de la interfaz y el seguimiento de las cuestiones que se plantean, recomiendo que prosigan los esfuerzos con objeto de establecer procedimientos para lo siguiente: frecuencia de las actualizaciones; análisis periódico de los productos defectuosos; reciclaje y seguimiento de la comprobación de cuentas. [párrafo 196]

Considerable

Efecto inmediato

Como ya señaló el Auditor Externo, en la actualidad se realizan exámenes periódicos e informes relativos a la función de la interfaz. Además, entre los trabajos en curso se incluyen la documentación y actualización de todos los procedimientos relativos a la interfaz y se prevé que esta labor continúe a lo largo del 2003 y 2004.

Situación: En curso de aplicación

Se verificarán los progresos realizados en esta materia una vez se haya comunicado su aplicación.

EXAMEN COMPLEMENTARIO DE LA GESTIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE TESORERÍA

Disposiciones en materia de organización

Comité Asesor sobre Inversiones

Recomiendo que el Comité Asesor sobre Inversiones (CAI) se reúna dos veces al año, mediante teleconferencia, y que se fomente la celebración de consultas informales entre esas reuniones. En todos los casos, aunque se trate de consultas informales, se deben preparar actas, que deben ser publicadas prontamente, como se recomendó anteriormente. [párrafo 213]

Merece atención

En 2003

El método recomendado se aplica desde el año 2003 en función de la disponibilidad de los miembros del CAI y de las cuestiones que hayan de examinarse. Se debatirán las cuestiones urgentes mediante llamadas telefónicas por conferencia. En el presente año, el CAI ya se ha reunido en una ocasión, en abril de 2003.

Situación: En curso de aplicación

Se verificarán los progresos realizados en esta materia una vez se haya comunicado su aplicación.

Disposiciones bancarias

Recomiendo actuar con prontitud y poner en práctica el tercer elemento de la estrategia para racionalizar más el número de relaciones bancarias con sucursales y disminuir el costo de las actividades con los bancos. [párrafo 215]

Considerable

Antes del final de 2003

Con respecto al tercer elemento de la estrategia bancaria, se ha contratado a un experto en banca para asistir a la FAO en la reestructuración de sus relaciones bancarias sobre el terreno y ya se han establecido contactos con los principales proveedores de servicios bancarios en las regiones de la FAO.

Situación: En curso de aplicación

Se verificarán los progresos realizados en esta materia una vez se haya comunicado su aplicación.

Inversiones a largo plazo

Actualización, 2002

Como lamentablemente no se revisaron anteriormente las disposiciones existentes, tal como había recomendado en mi informe anterior, insto a la Organización a que actúe sobre esta cuestión (transferencia de las inversiones a largo plazo) lo antes posible ahora que se ha designado un Jefe de la Subdirección de Tesorería. [párrafo 224]

Fundamental

Para mediados de 2003

Con respecto a las citadas disposiciones relativas a las inversiones a largo plazo, la Organización ha rescindido el contracto con el anterior gestor de inversiones. Tanto los bonos como las obligaciones han sido transferidos provisionalmente a dos gestores de inversiones, en espera de que se ejecute la fase pendiente de la estrategia de inversión a largo plazo.

Esta estrategia está sujeta a la finalización de un estudio detallado de los activos y pasivos, que actualmente está en curso y que se prevé que concluya en el cuarto trimestre del 2003.

Situación: En curso de aplicación

Se verificarán los progresos realizados en esta materia una vez se haya comunicado su aplicación.

EXAMEN COMPLEMENTARIO DE LA REORGANIZACIÓN Y LA DOTACIÓN DE PERSONAL DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS

Examen de la plantilla

Recomiendo que, basándose en el informe final de la empresa consultora, se prepare un plan de acción detallado acerca de cómo abordar los problemas no resueltos de la Dirección AFF, y que se supervise de cerca su aplicación mediante la redacción periódica de informes sobre su puesta en práctica. [párrafo 254]

Considerable

Plan de acción detallado antes del final de 2002

Se están estudiando las recomendaciones de la empresa consultora como parte del proceso de presupuestación y se han incluido en el PLP para 2004-05 diversas propuestas para abordar la situación de la dotación de personal.

Situación: En curso de aplicación

Se verificarán los progresos realizados en esta materia una vez se haya comunicado su aplicación.

MEDIDAS ADOPTADAS EN RESPUESTA A INFORMES PREVIOS

Gestión de los recursos humanos

Utilización de otros recursos humanos

Por lo que se refiere al empleo de otros recursos humanos, recomendé que se normalizasen las condiciones de los servicios y contratos y que se estableciese un sistema de control y supervisión del uso por la institución de colaboradores externos [párrafo 119 de mi informe de 1998-99]. En el momento de escribirse este informe, se informó a mis colaboradores de que las nuevas disposiciones contractuales previstas, denominadas “acuerdo de servicios personales”, que sustituirían a cuatro tipos anteriores de contratos, serían puestas en práctica en octubre de 2002.

No se indica

No se indica

Se ha examinado la experiencia práctica en la aplicación de las nuevas disposiciones contractuales denominadas "acuerdo de servicios personales" y se han introducido algunas modificaciones en el documento del contrato para tomar en consideración las observaciones y necesidades de los usuarios.

Situación: En curso de aplicación

Se verificarán los progresos realizados en esta materia una vez se haya comunicado su aplicación.