FC 102/7

Comité financier

Les membres du Comité financier trouveront ci-après, pour information, le rapport du Bureau de l’Inspecteur général sur les activités réalisées en 2002.

Table des matières

Bureau de l'Inspecteur général

I. Introduction

1. Le présent document est le septième des rapports annuels d'activité préparés par le Bureau de l'Inspecteur général. Le premier a été établi en 1995 dans l'intention de fournir au Directeur général un aperçu des travaux du Bureau. Depuis 1996, le Directeur général transmet les rapports annuels du Bureau au Comité financier dont les membres sont ainsi informés de la nature des activités menées par le Bureau. Cette initiative a été très appréciée et le rapport figure désormais systématiquement à l'ordre du jour de la session de mai du Comité. Il est présenté au Secrétaire du Comité pour traduction et diffusion en même temps qu'il est soumis au Directeur général.

2. Le rapport annuel fait l'objet d'un examen approfondi par le Comité financier, qui aboutit parfois à la formulation de propositions d'amélioration, auxquelles le Bureau s'est efforcé, dans la mesure du possible, de donner suite. En 2002, un certain nombre d'observations ont également été faites par le Commissaire aux comptes, visant à apporter de nouvelles améliorations au rapport annuel du Bureau. Elles ont été prises en compte par le Comité financier et le présent rapport fournit désormais davantage de précisions concernant l'application des recommandations et confronte les travaux effectivement accomplis avec les tâches prévues.

3. En 2002, le Bureau a publié 59 rapports au total. La liste figure à l'annexe A, où ils sont classés en fonction des différents niveaux de l'Organisation, et où l'on trouvera également une comparaison entre les travaux accomplis et les tâches prévues pour l'année considérée. L'annexe B présente un rappel des principales recommandations formulées dans ces rapports, avec des informations concernant leur état d'exécution. La dotation en personnel du Bureau au moment de la préparation du présent rapport est indiquée à l'Annexe C. Tous les travaux ont été effectués dans les limites de la dotation nette (2 157 700 dollars E.-U.) allouée au Bureau pour la première année du Programme de travail et budget 2002-2003.

II. Questions revêtant une importance particulière

4. Cette section présente quelques-unes des questions importantes traitées par le Bureau en 2002 et indique brièvement les mesures prises par la direction, à différents niveaux, pour y répondre.

• Rapports établis à la discrétion de l'Inspecteur général

5. La Charte du Bureau de l'Inspecteur général a été insérée dans le Manuel administratif de l'Organisation. Elle prévoit notamment la possibilité pour l'Inspecteur général de soumettre des rapports spécifiques au Comité financier lorsqu'il le juge opportun et qu'il estime que la direction n'a pas apporté la réponse voulue à une question soulevée. Cette année non plus, le cas ne s'est pas présenté.

• Bureaux régionaux et sous-régionaux

6. Les vérificateurs internes en poste dans les bureaux régionaux, ainsi que divers agents du siège en missions, ont accordé une attention particulière à la structure de contrôle interne mise en place dans ces bureaux et à leur gestion de la part des responsables. Les contrôles ainsi effectués ont porté sur la capacité de gestion financière, administrative et opérationnelle, les activités d'élaboration de programmes, le programme de travail et budget, les responsabilités et les rapports hiérarchiques, les systèmes informatiques, les arrangements relatifs aux voyages, les achats et les questions de personnel, notamment la dotation, le recrutement et la prestation de services. En règle générale, lorsque des mesures de redressement ou d'amélioration spécifiques ont été recommandées, les responsables concernés sont intervenus pour résoudre les problèmes dans le sens voulu.

7. En 2002, les procédures de passation des pouvoirs aux représentants régionaux de RNE et RAF, ont également été examinées.

• Projets et Représentations de la FAO

8. Plusieurs missions de vérification ont été réalisées dans certains pays conformément au programme établi. Outre les vérifications effectuées auprès des représentations de la FAO, les agents ont généralement procédé à l'examen d'un certain nombre de projets spécifiques, notamment de projets de coopération technique et de projets relevant du Programme spécial pour la sécurité alimentaire. D'une manière générale, les vérifications portent sur la structure de contrôle interne dans les bureaux de pays et de projet. Plus spécifiquement, elles touchent un grand nombre de questions financières, administratives et de personnel, les relations avec les gouvernements hôtes et les donateurs et d'autres problèmes de liaison. Les gestionnaires locaux ont été réceptifs aux recommandations formulées à l'issue de ces vérifications, tandis que les responsables, au siège, leur ont donné la suite voulue.

• Nouveaux arrangements concernant le programme de terrain

9. De nouveaux arrangements opérationnels ayant été mis en œuvre dans de nombreux pays, les activités de vérification menées auprès des représentations de la FAO ont fait une plus large place à l'évaluation de la capacité de gestion opérationnelle, des activités d'élaboration de programmes et du soutien dont les bureaux de pays ont bénéficié dans l'exercice de leurs responsabilités nouvelles.

10. En 2002, un certain nombre de questions importantes touchant les opérations du programme de terrain et les dispositions financières relatives aux projets exécutés au niveau national et financés par des fonds fiduciaires, ont pu être identifiées. Pour exploiter les possibilités de développement et accroître l'avantage comparatif de la FAO, plusieurs recommandations ont été formulées afin de renforcer les capacités des représentations en termes de dotation en personnel, d'arrangements bancaires, de comptabilité et de systèmes informatiques. D'autre part, la nécessité d'une amélioration au niveau des arrangements opérationnels et des contrôles internes a été soulignée.

11. Ces recommandations ont été bien accueillies par les responsables, sur le terrain et au siège. Les mesures correctives nécessaires ont été prises chaque fois que possible, sont en passe de l'être ou actuellement à l'étude.

• Fraude et présomption de fraude

12. Le concept de fraude a été défini par le Groupe des commissaires aux comptes des Nations Unies, des institutions spécialisées et de l'Agence internationale de l'énergie atomique, et cette définition figure dans le Rapport annuel d'activité pour l'année 2001 présenté au Comité financier. Les cas signalés au Commissaire extérieur aux comptes pour l'exercice biennal 2000-2001 ont été réexaminés à la lumière de la définition donnée par le Groupe. Aucune nouvelle observation n'est formulée et, du point de vue de la vérification des comptes, ces affaires sont considérées comme closes.

13. Le Commissaire extérieur aux comptes a expressément recommandé un nouvel examen des contrôles internes sur l'utilisation des ressources de l'Organisation. Un expert consultant a donc été engagé pour collaborer à l'élaboration d'une nouvelle méthodologie d'évaluation des risques qui sera utilisée pour réexaminer la question dans le courant du premier semestre de 2003.

14. Un rapport a été publié en 2002 au sujet de la perte de 34 300 dollars E.-U. constatée dans une représentation de la FAO, à la suite de l'encaissement frauduleux de chèques destinés à des créanciers légitimes. Cette fraude a été perpétrée sur plusieurs années. Le fonctionnaire mis en cause a été licencié de l'Organisation et les chances de récupérer les fonds perdus sont considérées comme faibles.

15. En août 2002, le personnel d'une autre représentation de la FAO a découvert que l'agent administratif, qui avait depuis peu cessé d'exercer ses fonctions, avait encaissé six chèques après avoir falsifié le nom du bénéficiaire. Le Bureau a effectué une mission en novembre 2002 et a pu ainsi constater qu'en l'espace de deux ans, ce fonctionnaire avait ainsi falsifié plus de 70 chèques, initialement libellés au nom de divers destinataires (industries nationalisées, sociétés privées et consultants). La vérification est encore en cours, mais la perte finale devrait se situer entre 50 000 et 60 000 dollars E.-U. Les résultats définitifs en seront diffusés en 2003.

16. Ces deux cas montrent qu'une amélioration du système de contrôle interne s'impose, dans les bureaux décentralisés de la FAO en général, et au niveau de la supervision, de la séparation des tâches, de la gestion de la trésorerie, des rapprochements bancaires et de l'établissement de rapports financiers, en particulier. La direction s'attache actuellement à répondre à cette exigence. Les deux cas particuliers cités font également naître des inquiétudes concernant la qualité du travail de certains vérificateurs locaux. Il en a été tenu dûment compte lors du récent examen spécial du programme des vérifications locales, comme on le verra plus loin.

17. Le Bureau juridique estime que ces deux cas mettent en évidence les limites objectives du pouvoir de l'Organisation d'enquêter sur certaines affaires au-delà d'un certain point, soit parce que les recherches concernent des personnes qui ne sont plus au service de l'Organisation, soit parce qu'il s'agit de tierces personnes ou de faits survenus intégralement à l'extérieur de la FAO et donc hors de son contrôle. Dans ces cas, le Directeur général n'a pas le pouvoir d'enquête nécessaire pour établir les faits avec précision. La FAO a donc entamé une démarche auprès des Nations Unies afin d'obtenir des informations précises concernant l'approche et les critères à adopter dans ce genre de situation, et notamment pour savoir dans quelle mesure les Nations Unies font appel à des spécialistes ou aux autorités policières locales dans leurs enquêtes. Dans l'ensemble, il s'agit là d'une question complexe et délicate, car il pourrait y avoir incompatibilité avec l'immunité dont jouit l'Organisation.

• Programme pétrole contre nourriture

18. Ce programme, qui demeure l'une des principales priorités de l'Organisation, continue de faire l'objet d'un intense effort de vérification. Un vérificateur résident a œuvré tout au long de l'année 2002 en Iraq. Le vérificateur interne en poste au Caire avait également des responsabilités dans ce domaine. La supervision globale du programme revient au groupe chargé des missions et des enquêtes spéciales au siège.

19. Le Bureau a remis en 2002 huit rapports spécifiques portant sur une série de questions, comme il ressort de l'Annexe A iii). Des recommandations ont ainsi été formulées pour améliorer les procédures et les pratiques régissant les achats locaux, ainsi que les méthodes adoptées pour l'évaluation des offres soumises et pour la sélection des fournisseurs. D'autres recommandations visaient à favoriser une meilleure gestion des stocks de pompes pour puits profonds et autres équipements, à promouvoir des méthodes de protection des avoirs plus efficaces, et à mettre en place des mécanismes susceptibles d'apporter une meilleure réponse à certaines questions touchant les ressources humaines. Ces recommandations continuent d'être bien accueillies par les responsables, sur le terrain comme au siège, ainsi que par les autorités compétentes au siège des Nations Unies, à New York. Des mesures de suivi appropriées ont été prises, sont en passe de l'être ou actuellement à l'étude.

• Afghanistan

20. En 2002, la FAO a établi un bureau de pays en Afghanistan et un représentant a été engagé. En novembre 2002, le programme de terrain consistait en 34 projets opérationnels, dotés d'un budget global d'environ 38 millions de dollars EU.

21. D'importants travaux sont déjà en cours et des dispositions sont prises pour répondre aux besoins du programme pour l'Afghanistan en matière de vérification. Face aux perspectives de développement du programme de terrain, la création d'un poste de vérificateur interne résident à Kaboul a été approuvée. Un consultant spécialiste de la vérification des comptes a été recruté pour une période initiale de six mois, tandis qu'un vérificateur à temps complet devrait être en poste vers la fin de 2003. Dans l'intervalle, une mission de vérification sur le terrain a été effectuée par le vérificateur interne en poste à Bangkok. La supervision générale de ces activités relève du groupe chargé des activités décentralisées.

• Programme CAP d'éradication de la tique Amblyomma dans les Caraïbes

22. En 2002, le Programme CAP d'éradication de la tique Amblyomma (ou Amblyomma variegatum) à la Barbade a été soumis à vérification pour la quatrième fois. Il constitue l'une des principales activités de projet dans la région des Caraïbes sur le plan de la visibilité et en termes de volume financier. Le dernier rapport, remis en janvier 2003, a souligné la nécessité d'améliorer les modalités de contrôle et d'apporter une justification plus solide à la proposition de transférer la base du projet à Antigua.

23. Le Programme CAP est actuellement géré à partir de Santiago, mais le Bureau estime que les responsabilités de gestion opérationnelle du programme seraient exercées avec davantage d'efficacité à partir de la Barbade. Cela s'accorderait mieux avec la politique de décentralisation visant à rapprocher les opérations du terrain. D'un autre côté, il a été noté que la présence dans la sous-région du fonctionnaire chargé du projet dans le pays permettrait une gestion plus efficace et faciliterait considérablement les contacts avec les responsables de l'exécution du programme. L'ensemble de la question est actuellement examiné par la direction.

• Intégration des considérations de parité

24. En 2002, le Bureau s'est penché sur la question de l'intégration des considérations de parité dans les programmes de la FAO pour évaluer le processus suivi par l'Organisation pour la préparation du troisième Plan d'action - Parité hommes-femmes et développement 2002-2007. La prise en compte des questions de parité hommes-femmes dans les programmes de la FAO est l'un des seize domaines prioritaires pour une action interdisciplinaire identifiés dans le Plan à moyen terme 2002-2007 de la FAO.

25. D'une façon générale, il a été constaté que les procédures et les pratiques adoptées pour élaborer le nouveau Plan d'action étaient justifiées et conformes aux exigences de l'Organisation et du Comité du Programme. Certains éléments susceptibles d'être renforcés ont toutefois pu être dégagés et nous avons formulé une série de recommandations visant à permettre une identification, une évaluation et un suivi plus efficaces des résultats obtenus, une meilleure utilisation des bases de données, une coordination accrue entre les responsables au siège et les unités décentralisées, et la mise en place de procédures d'allocation budgétaire plus appropriées. Nous sommes heureux de pouvoir dire que la direction a apporté toute l'attention voulue à ces recommandations.

• Plan de secours

26. Ce secteur s'est ressenti de l'affaiblissement des ressources financières que la FAO connaît depuis plusieurs exercices biennaux. Notre examen a permis de constater que les plans de secours étaient insuffisants et que les mesures prises manquaient de coordination. Les lignes de conduite officielles établies il y a dix ans n'ont jamais été mises à jour. En cas de sinistre, la reprise dépendrait de la capacité du personnel de la Division des systèmes et des techniques d'information d'improviser les mesures rendues nécessaires par l'urgence de la situation. Dans un tel contexte, nous craignons que la FAO ne soit pas en mesure de retrouver un niveau acceptable d'activité dans un laps de temps raisonnable et que les répercussions au niveau des opérations et des coûts connexes ne soient lourdes.

27. Il a été recommandé comme mesure urgente d'adopter une approche plus dynamique pour la préparation des plans anti-sinistre, en établissant notamment un plan de secours global s'inscrivant dans un environnement informatique à l'échelle de l'Organisation. La division responsable a été invitée à agir à cet effet avec toute la vigueur voulue et à utiliser les voies appropriées (le Comité sur la gestion et les technologies de l'information) pour obtenir les ressources financières nécessaires. Cet examen a favorisé une prise de conscience accrue de ce problème potentiel et le Bureau se penchera à nouveau sur la question en 2004 pour déterminer quelles mesures spécifiques auront été prises dans ce domaine.

• Lettres d'entente

28. Avec la remise du rapport cadre sur les questions de politique, le Bureau achevait l’examen, entamé en 2001, des lettres d'entente auxquelles l'Organisation a recours, à tous les niveaux, et par lesquelles un accord est passé avec des institutions gouvernementales, régionales, intergouvernementales, parapubliques ou sans but lucratif, dites organisations bénéficiaires, pour la prestation de services ou la réalisation de travaux spécifiques. Les engagements à ce titre s'étant élevés à plus de 22 millions de dollars en 2002, ces lettres représentent un poste de dépenses important pour l'Organisation.

29. Nous avons constaté que le choix des organisations bénéficiaires était rarement accompagné de justifications, que le suivi ou l'évaluation des activités prévues étaient réduits au minimum, et que le contrôle financier laissait souvent à désirer. Il a été noté avec inquiétude que les utilisateurs ne respectaient pas toujours les règlements applicables et, dans les quelques cas où nous avons donné un avis concernant l'optimisation des ressources, il est apparu que la valeur estimée du produit en question était sensiblement inférieure au montant payé.

30. S'il en a été conclu que le Manuel administratif de la FAO offrait un cadre raisonnable pour l'utilisation des lettres d'entente, il n'en reste pas moins nécessaire de revoir certains aspects et d'en évaluer le champ d'application. Les domaines d'intervention identifiés sont notamment les suivants: définir plus clairement les rôles et les responsabilités du personnel de la FAO concerné (c'est-à-dire les fonctionnaires émetteurs, les fonctionnaires ordonnateurs, les fonctionnaires responsables et les signataires autorisés); mettre en place une fonction de suivi des lettres d'entente, indépendante et bien dotée en ressources; et établir clairement le rôle des bureaux décentralisés dans le processus. Pour répondre à toutes ces considérations et apporter aux sections du Manuel administratif les améliorations proposées dans le rapport de vérification, il a été recommandé que le Département de l'administration et des finances prenne l'initiative de constituer un groupe de travail compétent réunissant les divers départements utilisateurs et les autres unités concernées, y compris le Bureau du Conseiller juridique. Le principal objectif serait de mettre en place le cadre administratif le plus approprié pour un tel instrument et d'identifier la ou les unités responsables de sa gestion.

• Contrats d'auteur

31. Les divisions ont recours à des contrats d'auteur pour recruter des rédacteurs techniques, éditeurs techniques, illustrateurs, traducteurs, réviseurs, dactylographes, correcteurs d'épreuves, éditeurs et opérateurs en micro-édition, pour la préparation de documents ou de publications de la FAO. En 2002, les dépenses engagées au titre de ce type de contrats ont atteint 9,8 millions de dollars EU.

32. Le Bureau a examiné cet instrument tel qu'il est utilisé dans toute l'Organisation, afin de donner à la direction l'assurance que ces contrats font l'objet d'un usage pertinent et judicieux. Un rapport cadre a été établi et des rapports individuels ont été remis dans sept départements.

33. Il a été constaté que, dans l'ensemble, les divisions suivaient des procédures et des pratiques appropriées lorsqu'elles avaient recours à cet instrument contractuel. Il est toutefois apparu que certains aspects pouvaient être améliorés et plusieurs recommandations ont ainsi été formulées: assurer une meilleure répartition des tâches, indiquer le profil tarifaire des personnes précédemment engagées, établir de meilleurs rapports sur les exceptions, effectuer des contrôles en cas d'alarmes pertinentes du système informatique, évaluer le rendement des personnes engagées et enfin, établir des directives et des procédures plus complètes et à jour.

34. Les recommandations ont été bien accueillies par les divers départements, qui ont fait tout leur possible pour assurer une utilisation correcte des contrats d'auteur conformément aux nouvelles dispositions du Manuel administratif.

• Niveau d'études des fonctionnaires

35. Comme indiqué dans le rapport annuel pour 2001, le Bureau a consacré de grands efforts aux contrôles du niveau d'études des membres du personnel. Les travaux se sont poursuivis tout au long de l'année 2002. Une enquête a révélé qu'un fonctionnaire avait présenté à l'Organisation un diplôme universitaire falsifié pour justifier son passage de la catégorie des services généraux à celle du cadre organique. La promotion ayant été obtenue de manière frauduleuse, elle a été déclarée nulle et sans effet, et le fonctionnaire a été reclassé dans les services généraux et licencié. Le montant total des sommes dues au titre de la différence d'émoluments et indemnités a été récupéré sur ses indemnités de départ.

• TeleFood

36. En octobre 2001, Seattle a été le site d'une série de concerts organisés pour sensibiliser le public et mobiliser des fonds en faveur de TeleFood. Toutes les places ont été vendues et les manifestations ont fait prise sur le public et connu un grand retentissement dans la presse. Cette initiative était la première d'une telle envergure et le Bureau a procédé à un examen de l'ensemble du processus. Les concerts étaient ambitieux, leur planification et leur production loin d'être aisées, et pourtant ils ont été particulièrement efficaces en termes de sensibilisation comme sur le plan de la mobilisation de fonds, bien qu'ils se soient déroulés aux États-Unis, au lendemain des attaques terroristes du 11 septembre. Le Bureau a mis en évidence les leçons apprises et les points à ne pas perdre de vue à l'avenir, lorsqu'il s'agira d'organiser des manifestations de ce type. Ces éléments sont le partenariat, les coûts et les fonds mobilisés, les relations publiques, la responsabilité juridique, le suivi et la communication interne. Les recommandations et les observations formulées dans le rapport ont été accueillies favorablement par la direction et ont été considérées comme particulièrement précieuses pour la préparation des manifestations TeleFood de 2002 et des années à venir.

• Ligne directe

37. La Charte du Bureau de l'Inspecteur général stipule que celui-ci est disponible pour recevoir des plaintes ou informations concernant l'existence éventuelle de fraude, gaspillage, abus d'autorité ou autres activités et pratiques irrégulières. Pour faciliter la communication de ces informations et conformément à la recommandation du Commissaire aux comptes, une ligne directe confidentielle par télécopieur a été installée en 2002 et tout le personnel en a été informé.

38. Il est intéressant de noter qu'au moment de la rédaction du présent rapport, les méthodes plus traditionnelles de communication restent encore le moyen préféré par le personnel pour la fourniture d'informations de ce type. Quoi qu'il en soit, la nouvelle ligne directe par télécopieur donne aux fonctionnaires la possibilité de contacter aisément le Bureau.

• Dispositif local de vérification des comptes

39. L'examen du dispositif local de vérification des comptes s'est conclu en décembre 2002. Le rapport en a évalué les coûts et les avantages. Il a mis en évidence la nécessité claire et présente d'avoir une assurance raisonnable et indépendante du bon fonctionnement et de la gestion financière adéquate des opérations de terrain de la FAO. Il est également apparu que le recours à des vérificateurs locaux constituait une solution nettement moins onéreuse que l'utilisation de vérificateurs internes. Nous avons toutefois constaté que bien que ce mécanisme soit en place depuis près de sept ans, sa capacité d'assurer un contrôle financier et de gestion adéquat des opérations de terrain, n'a pas encore été pleinement exploitée. Le rapport remis est une contribution à une initiative parallèle sur le dispositif actuellement conduite par le Département de l'administration et des finances.

• Collaboration avec les autres institutions spécialisées des Nations Unies

40. Cette année encore, les efforts de coopération et de collaboration avec d'autres institutions des Nations Unies se sont poursuivis. Le Bureau a travaillé en collaboration avec l'AIEA, le PAM, le FIDA et le Secrétariat des Nations Unies pour des questions de personnel. Dans plusieurs cas et pour des raisons diverses, cette collaboration a abouti à l'adoption de mesures disciplinaires, notamment à des licenciements. Le Bureau a également procédé à des travaux d'analyse comparative avec les Nations Unies et d'autres institutions spécialisées.

• Résolution des problèmes constatés par les vérificateurs

41. La FAO prend très au sérieux la question de la résolution des problèmes constatés par les vérificateurs. Le Sous-Directeur général/Directeur de Cabinet est chargé de donner suite aux principales recommandations découlant de la vérification. Il doit transmettre à chaque gestionnaire de programme les instructions du Directeur général concernant l'application de ces recommandations, fixer des dates précises pour la présentation d'informations sur les mesures prises et effectuer un suivi, si nécessaire. Il s'agit d'un instrument extrêmement puissant qui, conjugué au suivi habituellement mené par le Bureau, s'est révélé très efficace pour la résolution des problèmes mis en évidence.

• Activités de sensibilisation

42. Les représentants des services de vérification interne des Nations Unies et des institutions multilatérales de financement se sont réunis à New York en juin 2002. L'événement phare de cette réunion, à l'occasion de laquelle l'Inspecteur général représentait la FAO, a été l'adoption des nouvelles normes régissant l'exercice professionnel de la vérification interne et du code de déontologie. La troisième conférence des enquêteurs des organismes des Nations Unies et des institutions multilatérales de financement, organisée par la Banque mondiale, s'est tenue à Washington en mars 2002. Le Vérificateur en chef des comptes était présent. Ces réunions ont constitué de précieuses tribunes pour un échange de vues et d'expériences entre les vérificateurs internes, les enquêteurs et autres organes de contrôle appartenant à la communauté internationale des spécialistes de la vérification et de l'enquête.

43. Le Bureau a organisé à Rome un séminaire très apprécié sur la prévention et la détection des fraudes, et les enquêtes dans ce domaine. À ce séminaire, qui était animé par un expert de renommée internationale, spécialiste des fraudes commises par des employés, ont participé tous les membres du personnel du Bureau, ainsi que des fonctionnaires d'autres organisations invitées – notamment le PAM, le FIDA, l'ONUG, l'ONUDI, l'OMS et l'OSCE -, selon la formule d'une participation aux frais. Une session spéciale de "sensibilisation à la fraude" avait été organisée, dans le cadre de ce séminaire, à l'intention des ADG et des chefs des bureaux indépendants.

44. L'Inspecteur général a continué à rencontrer chaque mois ses homologues des institutions basées à Rome, et entretenu des relations étroites avec les responsables des services de vérification et d'enquête des autres organisations des Nations Unies et institutions internationales. Il a également effectué un mini examen par les pairs de la fonction de contrôle auprès de l'Organisation pour la sécurité et la coopération en Europe (OSCE).

45. Pour favoriser l'information au personnel de la FAO en général, le Bureau a mis en place un site Intranet, sur lequel figurent un certain nombre de renseignements tels que le mandat du Bureau, le code de déontologie et la charte, ainsi que des indications pour contacter le Bureau, et notamment le numéro de télécopieur confidentiel.

III. Opérations de vérification

46. Les activités du Bureau sont planifiées, organisées, gérées et notifiées conformément à l'organigramme présenté à l'Annexe C. Le programme des vérifications suit le modèle du Programme de travail et budget et a donc un caractère biennal. Il tient également compte du Cadre stratégique, du Plan à moyen terme et, bien entendu, du PTB lui-même. Les débats lors de la Conférence, du Conseil, du Comité financier et du Comité du Programme, ainsi que les déclarations de principe et les initiatives du Directeur général font également partie intégrante du processus de planification. Le plan est alors affiné par le Bureau compte tenu des outils habituels de planification des risques liés à la vérification, de la rotation, des exigences de la direction, ou des points demandant une attention particulière. Il est ensuite transmis au Directeur général pour examen et approbation. Il reste cependant souple et peut être modifié en fonction de l'évolution des circonstances à la demande de la direction générale ou de l'Inspecteur général lui-même. Il est mis à jour entre la première et la deuxième année de chaque exercice biennal, et cette année on trouvera à l'Annexe A du présent document une confrontation entre les travaux prévus et les réalisations effectives, et à l'Annexe B les principales recommandations des vérificateurs.

47. Tous les travaux de vérification donnent lieu à l'établissement de rapports spécifiques. Toutefois, la contribution du Bureau de l'Inspecteur général au processus global de contrôle de la gestion au sein de l'Organisation est multiple et va bien au-delà de la simple présentation de rapports officiels. Ces différentes activités, et notamment la nature et l'ampleur des travaux effectués en cours d'année, sont illustrées dans les paragraphes suivants.

A. ACTIVITéS AU SIèGE

48. L'un des principaux clients du groupe chargé des activités au siège est le Département de l'administration et des finances, avec ses divisions des finances, des systèmes et des techniques d'information, des ressources humaines et des services administratifs. Les départements techniques font cependant l'objet d'une part croissante des activités de vérification réalisées par le Bureau. Le groupe continue de s'intéresser principalement aux questions financières, comptables et de trésorerie, mais il sert également de centre de liaison pour la bureautique, les systèmes d'information et d'autres aspects du traitement électronique des données. Il est aussi chargé de la vérification des comptes annuels de la Mutuelle de crédit et du Groupement d'achats, à un coût forfaitaire, et joue un rôle important en fournissant des avis à d'autres unités du siège sur des questions liées à la vérification.

49. Le groupe chargé des activités au siège est également responsable de l'examen des dispositions et des clauses de vérification contenues dans les accords de partenariat et autres. En 2002, 58 accords de ce type ont ainsi été examinés.

50. En 2002, ce groupe a remis au total 10 rapports spécifiques, dont la liste figure à l'Annexe A i).

B. ACTIVITéS DéCENTRALISéES

51. Le groupe chargé des activités décentralisées est responsable des vérifications, des enquêtes et des examens spéciaux effectués dans les bureaux régionaux et sous-régionaux, les bureaux de liaison et les Représentations de la FAO, ainsi que de projets particuliers dans les différentes régions. Il s'occupe également des éléments des activités décentralisées gérés à partir du siège. Il est chargé de la supervision des vérificateurs hors siège, y compris de la planification, de l'approbation et de l'examen de l'ensemble des vérifications effectuées sur le terrain, à la seule exception du Programme pétrole contre nourriture.

52. Ce groupe constitue également la principale source de compétences spécialisées concernant la décentralisation, la régionalisation et les nouvelles dispositions relatives au programme de terrain. Il assure un suivi rapproché des travaux des cabinets locaux de vérification engagés par la Division des finances et fait souvent référence à leurs rapports pour la planification des activités de vérification et l'évaluation de l'efficacité de la gestion. Le groupe illustre également les enjeux de la vérification des comptes dans le cadre du programme d'information et d'orientation des nouveaux représentants de la FAO et d'autres fonctionnaires de niveau supérieur. Cette contribution s'étend également à l'évaluation postérieure de leurs prestations et à la passation de pouvoirs dans les Représentations de la FAO.

53. En 2002, le groupe a remis 28 rapports: neuf portaient sur divers aspects administratifs et opérationnels concernant des bureaux régionaux et sous-régionaux, onze concernaient des Représentations de la FAO et huit étaient des rapports sur des projets spécifiques et autres sujets. Du fait de l'apparition de nouvelles priorités, touchant principalement des activités d'enquête, certains rapports de missions effectuées en 2002 sont restés en suspens. Ils seront remis en début d'année 2003.

C. MISSIONS ET ENQUêTES SPéCIALES

54. Ce groupe s'occupe de la quasi-totalité des demandes d'informations, d'inspections, de vérifications spéciales et d'enquêtes au sein du Bureau de l'Inspecteur général. La plupart d'entre elles impliquent des travaux au niveau du siège. Elles émanent en bonne partie de la Direction générale ou d'autres hauts fonctionnaires de la direction ou, à l'occasion, de tel ou tel membre du personnel.

55. Il intervient également pour les questions concernant les achats (notamment les demandes de dérogation à la procédure d'appel d'offres et les opérations du groupe des appels d'offres), les communications, les voyages, l'assurance-maladie et les prestations dont bénéficient les fonctionnaires. En outre, il représente la Direction générale au Comité de recours de la FAO et apporte son soutien à l'Inspecteur général pour de nombreuses questions internes d'administration, de personnel et de gestion.

56. Il est également appelé à se pencher et à se prononcer sur la situation financière et les états mensuels de dépenses du Bureau rapproché du Directeur général, ainsi que sur les dépenses connexes imputées aux budgets des départements.

57. Au total, 21 rapports spécifiques de vérification ont ainsi été établis dans le courant de l'année, dont huit relatifs à l'Iraq et 13 au siège.

IV. Opérations du Groupe des appels d'offre

58. L'achat du matériel, des fournitures et des services est régi par les principes et procédures énoncés dans le Manuel administratif de la FAO. Celui-ci dispose que le Bureau de l'Inspecteur général est responsable de la réception, de l'ouverture, de l'enregistrement et de la conservation en lieu sûr de toutes les soumissions reçues en réponse aux appels d'offres. Cette procédure vise à garantir l'indépendance, l'objectivité, la sécurité et la transparence du processus de passation des marchés.

59. Pendant l'année écoulée, le Groupe des appels d'offres s'est réuni 113 fois et a traité 387 appels d'offres. Pour ces appels, 6 801 sociétés ont été invitées à présenter des soumissions et 1 881 offres ont été reçues. Le volume d'activité est resté proche du niveau élevé enregistré l'année précédente, principalement en raison du Programme pétrole contre nourriture, des activités au Kosovo ainsi que d'une volonté délibérée d'accroître la fréquence et d'élargir l'éventail des appels d'offre.

V. Activités de gestion

60. Le Bureau est représenté dans un certain nombre de comités permanents importants de l'Organisation: le Conseil de direction, le Comité des ressources humaines, le Comité des technologies de gestion de l'information (et ses sous-comités), le Comité WAICENT, le Comité de parrainage et son groupe de travail, le Comité des achats, le Comité consultatif sur l'assurance médicale, le Comité des placements et son Comité consultatif, le Comité directeur pour la mise en place d'Oracle, le Comité mixte des services de restauration, le Comité de coordination de TeleFood, le Comité de la communication de l'Organisation, le Comité du programme de terrain et le Conseil d'administration de la Mutuelle de crédit. Par ailleurs, il participe aux travaux de certains groupes spéciaux d'étude, de travail, d'évaluation et autres, de l'Organisation. Les délibérations du Comité du Programme, du Comité financier, du Conseil et de la Conférence font l'objet d'un suivi rapproché de la part du Bureau, dont les fonctionnaires de rang élevé sont également appelés à rencontrer de temps à autre des personnalités officielles et des représentants des États Membres, le Commissaire extérieur aux comptes, le Corps commun d'inspection, ainsi que des collègues exerçant des fonctions de contrôle dans d'autres organisations des Nations Unies et institutions internationales.

61. Une représentation graphique de la dotation en personnel du Bureau au moment de la rédaction du présent rapport figure à l'Annexe C. Deux des trois postes du cadre organique qui étaient alors vacants, sont sur le point d'être pourvus, tandis que les entrevues de sélection des candidats au troisième poste sont en cours. Le Bureau devrait donc fonctionner bientôt à plein régime, avec une équipe bien équilibrée de fonctionnaires du cadre organique et d'agents des services généraux hautement qualifiés et expérimentés. L'année 2002 a toutefois été difficile du fait des nombreuses vacances de poste et des retards inattendus dans la dotation de ces postes. Le Bureau est néanmoins parvenu à faire face à la situation en recourant aux divers programmes de partenariat, en recrutant des consultants à court terme et en réorganisant les tâches, selon le cas. L'Annexe C du présent rapport fournit des indications concernant la composition des effectifs du Bureau.

62. La formation et le perfectionnement demeurent un aspect important des activités de gestion du Bureau et comportent trois volets: formation professionnelle à la vérification des comptes, formation linguistique et formation à la bureautique. Le séminaire organisé au siège à l'intention des fonctionnaires du cadre organique, dont il est question à la section du chapitre II sur les activités de sensibilisation, a été particulièrement fructueux. Les moyens disponibles à la FAO pour assurer la formation linguistique et la formation à la bureautique ont été largement utilisés. Un des vérificateurs des comptes est inscrit à un programme d'enseignement à distance d'une université du Royaume-Uni, tandis qu'un autre suit à temps partiel un cours de MBA auprès d'une université de Rome. Le personnel participe aussi de temps à autre à des programmes de formation organisés par la Division de la gestion des ressources humaines. L'augmentation du temps de travail consacré par le personnel à des activités de formation qui, de 2,5 pour cent en 2000, est passé à 3 pour cent en 2001, puis à 3,5 pour cent en 2002, témoigne des efforts déployés dans ce domaine. Cet investissement au niveau de la formation et de la valorisation du personnel se poursuivra en 2003.

63. Le Bureau continue d'organiser régulièrement à l'intention de ses fonctionnaires, des réunions thématiques au cours desquelles des experts de la FAO et d'autres organisations internationales informent le personnel chargé de la vérification des nouvelles tendances dans leur domaine de compétence respectif. Outre les fonctionnaires de l'administration et des finances qui sont traditionnellement mis à contribution, il est également fait appel aux responsables des divisions techniques. Parmi les sujets traités en 2002, on peut indiquer les produits et le commerce international, les achats, l'évaluation, le Programme pétrole contre nourriture, les relations avec le GCRAI, les dossiers brûlants en Europe et le rôle de l'unité juridique dans la Division de la gestion des ressources humaines.

64. Le système de comptabilité et de contrôle du temps, mis en place au sein du Bureau, est un outil utile de gestion interne. Les fonctionnaires enregistrent le temps consacré à leurs activités par unités de 30 minutes et les feuilles de pointage sont remises à l'Inspecteur général. Il est ainsi possible de confronter les activités de vérification à l'objectif fixé en début d'année. Pour 2002, l'objectif était de 25 pour cent pour les activités du siège, de 50 pour cent pour les activités décentralisées et de 25 pour cent pour les missions et enquêtes spéciales. La ventilation effective des activités de vérification en 2002 a été la suivante: 27 pour cent pour les activités du siège, 50 pour cent pour les activités décentralisées et 23 pour cent pour les missions et enquêtes spéciales. Comme indiqué plus haut, la grande majorité des missions spéciales se déroulent au siège, de sorte qu'actuellement les activités de vérification sont également réparties entre le siège et le terrain.

65. En conclusion, le Bureau tient encore une fois à adresser ses remerciements aux fonctionnaires de tous niveaux contactés dans le cadre de son travail de vérification et tout particulièrement aux membres de la direction qui lui ont apporté leur soutien, leur accord, leur coopération et leur aide tout au long de l'année.

ANNEXE A i)

Activités au siège

N.B. En raison d'une modification des priorités et de la situation actuelle des effectifs, deux examens prévus pour 2002 et une activité reportée à 2003 sont encore en cours.

* Les deux études prévues ont été reportées à plus tard en 2003.

ANNEXE A ii)

Activités décentralisées

N.B. En raison d'une modification des priorités et de la situation actuelle des effectifs, sept vérifications intéressant des Représentations de la FAO et dont la conclusion était prévue en 2002, se poursuivaient en 2003.

* Trois des vérifications en cours ont été reportées à janvier 2003. Une vérification prévue a été annulée afin d'éviter tout chevauchement avec les travaux du commissaire extérieur aux comptes.

ANNEXE A iii)

Missions et enquêtes spéciales

N.B. * En raison d'une modification des priorités et de la situation actuelle des effectifs, la vérification des services de l'agence de voyages a été reportée à 2003, tandis que l'examen des procédures d'achat a été renvoyé à l'exercice biennal suivant afin d'éviter tout chevauchement avec le programme d'activité du commissaire extérieur aux comptes pour 2003.

ANNEXE B i)

Activités au siège

ANNEXE B ii)

Activités décentralisées

ANNEXE B iii)

Missions et enquêtes spéciales

N.B. En raison d'une modification des priorités et de la situation actuelle des effectifs, deux examens prévus pour 2002 et une activité non prévue sont encore en cours. L'une des vérifications prévues pour 2002 a été reportée à plus tard dans le courant de 2003, tandis que l'autre a été renvoyée à l'exercice biennal suivant afin d'éviter tout chevauchement avec le programme d'activité du commissaire extérieur aux comptes pour 2003.

ANNEXE C i)

Bureau de l'Inspecteur général

Organigramme

Janvier 2003

N.B. Les opérations de recrutement pour la dotation des postes vacants sont en voie de conclusion.
______________________

¹ En poste en Iraq au titre au Programme pétrole contre nourriture.

² Date d’entrée en fonction: mi-mars 2003.

³ Consultant en poste en Afghanistan à compter du 1er mars 2003.

ANNEXE C ii)

Bureau de l'Inspecteur général

Dotation en personnel en janvier 2003

Les pays ci-après sont représentés au sein du personnel:

* Y compris un vérificateur en poste en Iraq au titre du Programme pétrole contre nourriture et 6 mois-consultant en Afghanistan.