Éléments du HR PMT

Situation de référence
(au 01/01/2000)

Indicateurs de performance

Calendrier prévu
(à l’origine)

Observations

Planification des ressources humaines

AFH organisera une réunion annuelle avec les départements et les bureaux du siège ainsi que les bureaux régionaux pour les aider à analyser et à planifier leurs besoins de ressources humaines et à élaborer un plan en la matière.

Jusqu’ici, la planification des ressources humaines s’inscrivait principalement dans le cadre de la détermination de la structure des effectifs lors de l’élaboration du Programme de travail et Budget.

Cette activité sera mise en œuvre tout au long de 2002 et 2003.

Des consultations ont été engagées en avril 2003 avec les chefs de département pour instaurer une vision commune de la planification des ressources humaines et en définir les éléments essentiels.

La planification des ressources humaines est une activité permanente du projet relatif au système de gestion des ressources humaines ; elle fera l’objet d’une collaboration avec PBE. Par la suite, les outils de planification des ressources humaines élaborés pour les supérieurs hiérarchiques seront intégrés au nouveau système.

Suivi du comportement professionnel

AFH collaborera avec le Bureau du programme, du budget et de l'évaluation (PBE) et les responsables de département pour améliorer les projets professionnels individuels, les relier au plan de l’Organisation et consolider l’actuel processus de suivi du comportement professionnel.

Des évaluations professionnelles sont régulièrement effectuées pour le personnel du cadre organique et directorial mais pas pour le personnel des services généraux.

Dans le nouveau système d’examen et de suivi du comportement professionnel (PPRS), chaque membre du personnel disposera d’un plan de travail qui précisera ses objectifs individuels et les résultats escomptés en fonction des objectifs du programme, ses besoins de formation et de promotion et les compétences de gestion requises.

La proposition devait être prête à temps pour démarrer les consultations à la fin 2002 afin de soumettre une proposition au Comité des ressources humaines (HRC) au début 2003. La présentation du régime approuvé et la formation du personnel de tous niveaux en vue de son application devaient être achevées à la fin 2003, pour permettre une application généralisée en 2004.

Une proposition inspirée des conclusions formulées par le groupe de travail de la FAO en 1995 et des recommandations de la CFPI a été préparée. Les consultations engagées avec PBE ont permis de mettre en évidence les liens entre les fonctions de planification du travail du PIRES et celles du nouveau PPRS, ce qui permettra d’éviter les chevauchements entre les systèmes. Les consultations avec la direction et les représentants des associations du personnel commenceront d’ici juin 2003. AFH pense être en mesure de présenter la proposition au Comité des ressources humaines à la fin 2003, la formation et la mise en oeuvre pouvant intervenir au premier trimestre 2004. Pendant la période initiale, le nouveau système fera l’objet d’un suivi et d’une évaluation pour identifier les améliorations nécessaires.

Le nouveau système sera programmé au moyen du module Oracle de suivi du comportement professionnel et intégré au nouveau système de gestion des ressources humaines.

Renforcement du processus de recrutement – Recrutement des fonctionnaires du cadre organique

Il faut compter en moyenne 304 jours (de la demande de publication de l’avis de vacance de poste à la décision finale) pour recruter un fonctionnaire du cadre organique.

Le but est de réduire sensiblement le délai moyen de recrutement des fonctionnaires du cadre organique.

L’objectif est de réduire le délai de recrutement à 175 jours d’ici le 31/12/2002 et à 140 jours d’ici le 31/12/2003.

Au 31/12/2002, le délai de recrutement moyen avait été ramené à 207 jours.

a) Appui aux supérieurs hiérarchiques - AFH renforcera ses services de conseil et de soutien aux supérieurs hiérarchiques, assurera un suivi des recrutements et fournira des directives et une formation plus poussée aux supérieurs hiérarchiques.

Des services consultatifs ont été apportés, mais de manière ponctuelle, et les supérieurs hiérarchiques ne sont pas tous familiarisés avec les étapes du processus de recrutement.

Les supérieurs hiérarchiques ont une pleine connaissance du processus de recrutement, comme en attestent :

·   leur adhésion aux objectifs ;
·   l’existence de directives ; et
·   l’efficacité du système de soutien.

Des directives révisées devaient être préparées et la formation des supérieurs hiérarchiques devait démarrer en septembre 2002.

Les directives étaient prêtes en octobre 2002 et ont permis d’engager des consultations avec la direction et les associations du personnel. L’entrée en vigueur des directives est prévue pour le 01/05/2003.

AFH assure un suivi auprès des divisions pour vérifier qu’elles accusent systématiquement réception des demandes de candidature. La situation s’est de ce fait améliorée.

b) Utilisation accrue des technologies pour l’émission des avis de vacance de poste – Le délai nécessaire à l’approbation et à la traduction des avis de vacance de poste sera réduit.

Il faut compter 28 jours en moyenne pour l’émission des avis de vacance de poste.

80% des avis de vacance de poste seront approuvés, traduits et expédiés dans un délai moyen de 20 jours.

Un système électronique de traitement des documents sera mis en place ; il facilitera l’accès à des descriptifs de poste déjà traduits.

L’introduction de ces mesures est prévue pour le 31/12/2003.

Le délai moyen d’émission des avis de vacance de poste a été ramené à 25 jours.

Plutôt que de mettre au point un système autonome, on intégrera la base de données sur les emplois dans le système Oracle de gestion des ressources humaines.

Passage d’un recrutement passif à un recrutement actif - La sélection des candidats devra être améliorée par des missions de publicité ciblées.

À l’heure actuelle, l’Organisation se borne à traiter les candidatures des personnes qui répondent aux avis de vacances de poste publiés sur son site Web.

Cette mesure permettrait d’augmenter la proportion de femmes et de candidats qualifiés originaires de pays sous- représentés et non représentés.

En cours.

L’analyse des critères de sélection a montré que l’Organisation n’est pas en mesure d’attirer suffisamment de candidatures de la part de personnes qualifiées originaires de certains pays, notamment les pays sous représentés ou non représentés, pas plus que de femmes qualifiées, ce qui atteste le bien-fondé des mesures proactives définies ci-après.

a) Âge des candidats – Jeunes cadres

L’âge moyen des cadres professionnels recrutés était de 43 ans en 2000.

Cette mesure permettrait d’abaisser l’âge moyen des cadres professionnels recrutés.

Conformément au processus de planification des ressources humaines, les départements devaient se fixer des objectifs pour accroître le nombre de jeunes cadres recrutés à compter du début 2003.

Le Comité des ressources humaines s’est déclaré favorable au principe du recrutement de cadres professionnels plus jeunes mais a décidé de ne pas créer de programme spécifique à cette fin, préférant s’en tenir au processus d’élaboration du PTB qui lui semble être la meilleure voie pour commencer à appliquer ce principe. Le PTB 2004-2005 propose une augmentation de 10% du nombre de postes pourvus par de jeunes cadres, qui passerait ainsi de 365 à 403.

b) Représentation géographique équitable

La représentation géographique se présente comme suit :

·   pays équitablement représentés - 63 ;
·   pays sous-représentés - 7 ;
·   pays non représentés - 27 ; et
·   pays sur-représentés - 83.

Cette mesure permettrait de réduire le nombre de pays non représentés et sous-représentés.

En cours

Plusieurs mesures sont actuellement mises en œuvre :

·   les avis de vacance de poste à la FAO sont publiés dans d’autres sites Web consultés par des candidats potentiels, par exemple Monster.com ;
·   participation à des réunions de spécialistes et diffusion de matériels d’information sur la FAO ; et
·   démarches directes auprès de certains gouvernements et institutions.

La Conférence ayant demandé au Conseil d’examiner la méthodologie de répartition géographique, la manière dont seront évalués les résultats enregistrés dans ce domaine reste à déterminer.

c) Parité hommes –femmes

Les femmes représentaient 24% du total des fonctionnaires du cadre organique de l’ensemble de l’Organisation.

Le pourcentage de femmes employées comme fonctionnaires du cadre organique passerait à 35%.

En cours – Il est prévu d’amener cette proportion à 30% d’ici le 31/12/2003 et à 35% avant le 31/12/2005.

Au 31/12/02, le pourcentage était passé à 27% pour l’ensemble de l’Organisation, à 31% au siège et à 17% dans les bureaux décentralisés. C’est principalement dans ces bureaux qu’une amélioration doit être recherchée.

Le plan d’action sur la parité hommes-femmes sera examiné par le Comité des ressources humaines en juin 2003, puis soumis au Directeur général.

Personnel des services généraux

Examen des activités du personnel des services généraux - L’examen permettra d’actualiser les rôles professionnels ainsi que les structures de soutien administratif et d’améliorer les perspectives de carrière du personnel.

De nombreux descriptifs de fonctions étaient dépassés, tant du point de vue de la teneur des postes que de l’évolution des technologies.

L’objectif est de rationaliser les structures professionnelles, d’actualiser les profils de poste et de préciser les possibilités de progression professionnelle pour tenir compte des besoins actuels et de l’impact des nouvelles technologies et fournir les compétences et spécialités requises.

Une première proposition devait être soumise au Comité des ressources humaines en 2002, la proposition finale devant être présentée avant le 31/12/2003.

AFH a entamé l’examen des services généraux en janvier 2001. Le Comité des ressources humaines a approuvé le 24 juillet 2002 les propositions résultant de l’examen des services généraux. Depuis lors, AFH a engagé des discussions de fond avec les représentants des associations du personnel pour parvenir à un accord. AFH devrait être en mesure de présenter une proposition au Comité des ressources humaines en juin 2003.

Conditions de travail favorables

Pour attirer et retenir du personnel présentant le niveau élevé d'efficacité et de compétences techniques dont elle a besoin, la FAO doit tenir compte du fait que l'équilibre entre le travail et la vie de famille est une préoccupation prioritaire des employés sur le marché actuel du travail.

Les politiques de l’Organisation sont dépassées ou inexistantes dans bien des domaines jugés hautement importants sur le marché actuel du travail.

a) Travail à distance – Une politique de travail à distance qui contribue à assouplir les conditions de travail a été introduite au siège pour une période d'essai d'un an.

Les supérieurs hiérarchiques étaient chargés de traiter les demandes visant à utiliser ponctuellement l’information et les technologies de communication pour travailler hors des locaux de l’Organisation.

Une politique officielle de travail à distance sera élaborée et mise en application.

À la fin de la période d'essai, début 2003, l'expérience devait être évaluée afin de déterminer si la politique actuelle doit être modifiée et/ou s'il y a lieu de l'étendre aux bureaux décentralisés.

L’examen portera sur le niveau des prestations, évaluera (en collaboration avec la Division des systèmes et des techniques d’information - AFI) les éventuelles augmentations des coûts de communication et observera les retombées sur le moral et la productivité du personnel. Pour pouvoir achever cet examen, la période d’essai a été prolongée de trois mois.

Dans l’intervalle, AFH maintiendra un suivi du nombre de demandes de travail à distance.

b) Emploi du conjoint - AFH a préparé un projet de politique qui sera soumis à l’examen de la direction avant l'ouverture de consultations avec les représentants du personnel.

La politique en vigueur ne permet pas le recrutement des conjoints des membres du personnel, bien que le plan d’action pour la promotion des femmes dans le développement (C 95/14-Sup 1-Rev 1, par. 135) signale la nécessité d’une évolution dans ce domaine.

L’article 302.409 du Règlement du personnel sera amendé comme il convient.

Le démarrage des consultations a été repoussé au deuxième trimestre 2003 pour attendre l’achèvement d’une nouvelle étude sur les usages en vigueur dans les autres institutions spécialisées des Nations Unies qui ont adopté des politiques autorisant l’emploi des conjoints dans certaines conditions.

c) Autres questions liées à la famille – AFH a engagé un examen des politiques en vigueur dans d’autres organisations internationales et plusieurs États Membres en matière de congés de maternité ou de paternité, de congé parental et de traitement des mariages ou ménages non traditionnels.

Les politiques de la FAO n’ont pas suivi l’évolution des usages dans ce domaine (pas plus que des recommandations de la CFPI).

AFH identifiera les domaines où il serait possible d’adopter de nouvelles politiques ou d’actualiser les politiques actuelles.

Ces évaluations ont été mises en attente, la Commission de la fonction publique internationale ayant signalé qu’elle comptait examiner plusieurs de ces questions. À l’origine, l’étude de la CFPI devait être entreprise en 2002, mais elle a été repoussée à 2003 en raison d’un surcroît de travail dans d’autres domaines.

La responsabilité au quotidien de la gestion du personnel étant de plus en plus souvent confiée aux supérieurs hiérarchiques, il devient indispensable de simplifier et de rationaliser les règles et procédures concernant le personnel.

Les règles gouvernant les modalités et conditions d’emploi à la FAO sont multiples, précises et trop contraignantes. Avec le temps, elles ont été dispersées dans plusieurs documents différents, ce qui en rend l’accès difficile et ne facilite pas leur compréhension.

La structure du Manuel administratif pourra être modifiée. Les procédures, directives, listes de contrôle et formulaires qui sont fréquemment modifiés en seront éliminés. Chaque section du Manuel sera complétée par un énoncé de responsabilité. Le Manuel serait en outre accessible par l’Intranet.

AFH devait achever l'examen des sections du Manuel portant sur les ressources humaines à la fin 2002. L’examen des sections restantes devait être terminé à la fin 2003.

Un examen approfondi des chapitres III et IV du Manuel qui traitent des ressources humaines a été entrepris et les recommandations visant à les actualiser, à les simplifier et à les rendre plus accessibles pour l’utilisateur ont été approuvées. La révision de différents textes a déjà commencé.