计委第九十届会议
和财委第一O四届会议

2003年9月15-19日, 罗马

联合检查组关于审查粮农组织
业务和行政管理的报告：行动计划

建议

已经或正在采取的行动

（如适用）

未来拟采取的行动

时间安排

负责单位

备注（包括对资源的最终影响）

1．总干事应当确保

1(a) 继续努力提供准确的业绩指标和目标，明确秘书处能够直接负责的事项；

成果指标是强化后计划模式的组成部分。为了在《2004-2009年中期计划》中收录更为准确的成果指标，已经做了大量工作。

下一个计划周期（自2006-2011年中期计划开始）中，将力争进一步完善成果指标。在2006-2011年中期计划中，以成果为依据的预算编制工作还将扩大到非技术性计划。

在2004-2005年期间，将会大力开展这项工作，但就其性质而言，这是个长期过程。

由计划、预算和评价办公室领导

这些计划设计的提高主要停留在概念层次，通常不需要额外资源。

1（b）明确确定各部门业务工作计划中所说明的活动与总体战略目标之间的联系；

技术部门必须说明其计划实体、两年期产出和整体战略目标之间的联系，这是编制工作计划和预算的强制性要求。

将继续开展工作，确定联系并说明原因。通过进一步完善与优先事项的设定有关的方法，加强活动和战略目标间的联系。

持续性的过程，但是在征求计划委员会建议的基础上，应于2004年完成对方法的改进。

计划、预算和评价办公室和所有相关单位。

1（c）制定监督和问责机制，确保跨学科行动重点领域（PAIA）的实施。

业已为PAIA小组制定了程序和报告模板，以便进行年度评估并向副总干事汇报所得的成绩。

根据2003年获取的经验，将在2004-2005年审议现行措施，并予以必要的修改。

具有持续性，但2004年将会就机制的有效性进行具体评议。

计划、预算和评价办公室提供总体指导，并制定报告格式。

PAIA的有效实施仍然是人们关注的问题，资源的集中配给预计将会持续一段时间。

2．总干事应当通过在总部和区域办事处为管理人员和相关工作人员开展多方面培训课程，确保新的计划编制过程在机构内获得广泛赞同并得以彻底实施。课程将：

2（a）强调跨学科方法，以及结果预算制的一般原则；

跨学科方法和更通用的结果预算制的原则是计划编制新模式的核心。业已存在推动性的统一配给，为PAIA提供支持。

《2006-2011年中期计划》将作进一步的完善，重点是跨学科工作和结果预算制原则的应用。将会就跨学科性强化战略的实施继续进行方法上的完善。

持续性。

计划、预算和评价办公室提供概念指导，支持计划编排活动。将会对推动性基金的要求进行评估，从而为PAIA提供支持。

资源的集中配给预计将会持续一段时间。

2（b）培养具体的技能，例如目标和指标的拟定，以及自我评估的技巧

自计划编制的新模式开始实施以来，业已组织了培训，运用概念上的进步和现有的系统支持。

预计将进一步开展培训，侧重于各部门内能够为同事们提供支持的“顾问人员”。2003-2004年将通过计划、预算和评价办公室为自行评估提供支持，这项工作已有确定的预算外资金。

主要活动在2003-2004年期间开展，但此后还会继续。

计划、预算和评价办公室负责指导培训

很难估计确切的要求。可动用相当于人事费1.35%的工作人员发展资源，这些资源有望极大地推动这些活动。

3. 总干事应当：

3（a）至少在轮流安排的基础上，邀请区域代表（RR）参与高级管理会议（为此可以考虑采用电视会议）；

最近，总干事与各位区域代表举行了一系列的电视会议，讨论了当前关心的问题。

将继续同区域代表举行电视会议。计划与分区域办事处举办类似电话会议。同时还忆及规范、执行及下放活动协调办公室(OCD)应参与高级管理会议，其明确的职能之一就是审议和汇报区域代表最终关注事项。

频繁程度取决于总部和区域办事处共同关心问题的迫切性。

总干事办公室和规范、执行及下放活动协调办公室

3(b) 酌情考虑如何更广泛、更系统地宣传会议结论。

如果高级管理会议的结论不涉及保密内容，则由与会人员自行向广大工作人员传达。规范、执行及下放活动协调办公室通过季度发行的《OCD公报》向各权力下放办公室传达信息、讨论重点以及在高级管理会议期间所做出的决定。

将会采取同样的办法。

《OCD公报》将继续作为传递这类信息的工具。

同目前状况

总干事办公室和规范、执行及下放活动协调办公室

4．在授予总部和权力下放办公室的管理人员以权责之时，总干事应当编制一份全面的行动计划，其中包括：

4（a）明确划定哪些责任区需要将行政权力留归中央。

各处室的职能说明规定了中央掌握的权利、代表权限和职责。

通过当前的两项研究：对区域办事处的评审和粮农组织驻代表的评审，可能会提出进一步的授权建议，或者工作关系的修订建议。

程序和行政规则的更新是一个不断发展的过程。

财务司、人力资源管理司

4（b）明确职责分工，清楚说明各中央行政部门之间的沟通渠道，包括财务司（AFF）、人力资源管理司（AFH）、管理和支助司（MSS）以及规范、执行及权力下放活动协调办公室下属管理支助组；

《规范、执行及权力下放活动协调办公室关于责任和关系的通知》阐明了在各组织部门在履行指定职能过程中的职责分工以及指挥系统，特别是：

（a）总部和权力下放办公室的官员和机构实体间的关系；以及（b）权力下放办公室对机构规划和实施活动的参与。

目前正对《规范、执行及权力下放活动协调办公室关于责任和关系的通知》进行修改，以反映移交给粮农组织驻国家代表的执行权力。

2003年10月

规范、执行及权力下放活动协调办公室

4（c）透明而全面的问责制；

《2002-2003年工作计划和预算》中有关产出的定义为改善问责制提供了框架

紧密结合业绩管理，充分实施成果模式，将会进一步强化问责制。

在实施《2004-2005年工作计划和预算》的过程中，将进一步发挥成果预算对于加强管理人员问责制的作用。

计划、预算及评价办公室

4（d）更新并简化重要行政指示的确切时限。

同上

同上

5．总干事确保在界定Oracle项目II期系统设计的相关业务要求时，特别是在制定人力资源/薪金模块时，应充分咨询总部以外办事机构的意见。

从2003年区域研讨会报告以及亚洲区域业务处/管理支助组评审期间举行的访谈中已经获取了有用的信息。通过规范、执行及下放活动协调办公室对粮农组织驻国家代表的评审，还将会获取进一步的信息。

将成立一个人力资源用户小组，让粮农组织的用户充分参与Oracle 人力资源管理系统项目。小组成员分别来自技术合作部、规范、执行及下放活动协调办公室、区域办事处和粮农组织驻国家代表。如果适当的话，还可以下设外地分组，解决权力下放办公室的具体要求。

将会采取类似方法，充分评估权力下放办公室对于制定新的外地会计制定的要求。已有一个项目将其考虑在内，项目资金为Oracle项目I期整合的尾款。

将于2003年成立人力资源用户小组，并将在整个项目期间发生效力，项目预计将在2006年年中前完成。

制定新的外地会计制度的项目计划于2003年晚期/2004年早期开始进行。

人力资源管理司/信息系统及技术司负责人力资源管理系统。

财务司/信息系统及技术司负责外地会计制度。

6．理事会可能希望批准《2004-2009中期计划》中包含的引进资本预算的提案，从而确保有充足而稳定的资金，用于整体行政系统的进一步发展。

财政委员会正在审议相关事项（向委员会2003年5月的会议呈交了一份文件，根据该项建议的精神，提出设立最终融资便利，——注：不仅仅是与整体行政系统有关的要求）。

财政委员会将就此问题继续开展讨论，包括条例的最终变化。

成果和时间安排将取决于财政委员会、理事会和大会成员达成一致意见的进度。不过，2003年9月的财政委员会会议上将会进一步审议该事项。

计划、预算及评价办公室，并与财务司进行磋商。

该项融资便利的筹款方式或者任何其他与资本预算有关的方案都将成为讨论的部分内容。

7. 总干事应迅速审议区域办事处的工作范围、授予他们的资源和权力，并考虑：

7（a）对过去三年所施行的执行权力下放粮农组织驻国家代表的做法的评估；

由粮农组织的评价处负责，正在开展权力下放的综合评估。

评估结论将首先交由计划委员会，后交由粮农组织理事会予以审议。

对评估的审议很有可能安排在计划委员会2004年9月的会议上。

评价处（PBEE）

据估计，评价活动的总费用接近700,000美元，分摊到2003年和2004年。总费用中包括145,000美元的人事费。

7（b）有必要在区域一级尽量扩大协同的效力，特别是在《现场计划》方面：

7 (c) 有必要确保粮农组织的决策程序真正实现权力下放并为区域代表提供更多机会，为决策程序做出重要的贡献

7(d) 其他联合国组织的惯例；

区域办事处的作用不能孤立地评估。对于权力下放三级结构（区域办事处、自我调节机构和粮农组织驻国家代表），正在通过以下互为关联的审评活动，同时研究其资源和权力的作用和充分性：(a)上述权力下放政策的全面评估；（b）粮农组织国家办事处的审评；（c）区域办事处的业务处和管理支助组的审评。

今后采取的行动将取决于审评的结果和建议。不过，粮农组织希望：（a）实施成本中性建议以及需要立即采取管理行动的建议；（b）在现有两年期工作计划和预算的框架内，实施只需要对目前预算经费进行调整的建议；以及（c）评估需要中期或长期预算资金投入的建议，从而分期分批实施这些建议。

粮农组织驻国家代表和区域业务处/管理支助组的评审将在2003年8月之前结束。

技术合作部和规范、执行及下放活动协调办公室

一方面将会大力满足各单位预算内的成本要求，另一方面可能会需要额外的资源。

7 (e ) 应咨询权力下放办公室，对《关于责任和关系的通知》做出相应的更新、阐释和修订。

通知更新的草案已经递交总部各单位和权力下放办公室，并请他们提出意见。

征求总部各单位和权力下放办公室的意见后，将立即分发修订版。

2003年10月

规范、执行及下放活动协调办公室

8．应当为粮农组织驻国家代表提供充分的人力资源并进行指导，便于他们履行自己的职责，总干事特别应当：

8（a）制定标准，说明粮农组织驻国家代表应当具备的能力、技术和经验。

见FC 104/15

2003年9月

人力资源管理司

收录于财政委员会关于人力资源管理的文件中。

8（b）确保粮农组织驻国家代表选拔过程的公开和公平，并适当考虑在本组织/联合国系统的工作经验。

（同上）

（同上）

（同上）

（同上）

8（c）确保广域网项目的迅速完工…

所有可行的互联，服务和设备订单均已下。

2003年6月30日，包括总部在内的53个办事机构已经实现了连接。2003年7月至11月，计划在26个粮农组织驻国家代表和4个外派技术官员（OTO）的处所安装广域网。

项目范围内全部83处办事机构实现连接。

2003年12月

信息系统及技术司/规范、执行及权力下放活动协调办公室

如果资金允许，2004年还将进一步完成更多处所的连接工作。

需要注意，某些处所的连接存在困难，因为：（a）所在地政府的政策约束和限制；以及（b）缺少信息通信技术的基础设施和技术支持。

…以及具有搜索功能的在线行政手册的可利用情况

粮农组织内部网的“操作方式”部分为预算负责人和项目提出人感兴趣的一系列活动提供程序上的指导（例如：如何处理差旅、咨询和决算后费用等项目）。另外，财务司内部网站现在提供有关财务司的信息，以及财务司下属各机构的联系方法。

目前财务司正在开展一个项目，修订现有政策和程序指南，编制新材料以便在财务司内部网站上发布。这些政策和程序指南一旦编制完成，即会予以张贴。

人力资源管理司将会继续调整手册各个章节的版式，并将在内部网上张贴，设置全文搜索功能。

持续性

管理支助处/财务司/行政服务司

8（d）定期组织粮农组织驻国家代表的区域会议

鉴于成本过高，预算方面存在限制，不可能经常性地召开粮农组织驻国家代表的区域会议。然而，本组织正在恰当地利用下列机制和机会，讨论重要的整体事宜，促进粮农组织驻国家代表之间的交往和信息交流；（a）总部和权力下放机构进行的临时特设技术咨询，邀请多位粮农组织驻国家代表参加，（b）区域或分区域一级举办的培训课程；（c）粮农组织驻国家代表在总部进行情况汇报；（d）信息技术通信的基础设施。

广域网的部署，信息网络国家办事处（COIN）和国家办事处网页的设置，将进一步促进粮农组织驻国家代表之间的横向联系，并方便他们获取组织/区域和分区域信息和知识库。

根据《2004/2005年工作计划和预算》的实际增长预案，已经提议召开四次区域或者分区域一级的研讨会，每次会议有15人参加。

持续性

2004-2005年取决于资源的可利用性。

规范、执行及下放活动协调办公室负责，信息系统及技术司提供支持

规范、执行及下放活动协调办公室

估计两年期的研讨会将耗资300,000美元。

9．理事会可能希望正式确定一套客观标准，决定粮农组织国家代表情况的性质和范围。这些标准不仅应当反映国家的具体需要（以人类发展指标和低收入缺粮国的标准为衡量依据），还应当反映粮农组织在国家一级的活动的成本效益。因此，这些标准应当包括：

9（a）国家一级可预见的计划和活动的级别；

9（b）运营成本与计划整体资源的比例。

9（c）每个粮农组织驻国家代表预计可获取的预算外资源；

9 (d) 联合国人权委员会系统可以提供的实质性服务和行政服务的性质和程度；

9（e）在国家一级，粮农组织其他合作伙伴开展的活动（例如国家委员会开展的相应活动）的性质和级别。

一旦采用了这些标准，理事会可能会要求总干事对粮农组织的国家网络进行评审，联络处也应当在评审的范围内，同时还要考虑国家通讯员计划的当前评审结果。

向计划委员会和财政委员会2000年9月的联席会议提供了成立国家办事处的通行指导原则（文件JM2000/2）。这些原则包括：（a）成员国的正式请求；（b）东道国对于国家办事处运营成本的分摊以及粮农组织驻国家代表可以不受限制地接洽负责相关业务的部局；（c）技术支持的潜力和要求；以及（d）当地驻有其他联合国或非联合国系统的发展合作伙伴

未来采取进一步的行动时，计划和财政委员会以及理事会提供的任何指导都会被考虑在内。

需要注意，建议中提出的标准过于强调量化因素，并且基本上与现场计划挂钩，而没有恰当地考虑粮农组织驻国家代表的经常性计划职能以及粮农组织进驻成员国的多重优势：（a）扩大对低收入缺粮国的覆盖率，以便更好地实施世界粮食计划署的目标；（b）享受粮农组织的服务；（c）该成员国在国际论坛上更响亮地说出自己的声音；（d）粮农组织在共同国别评估、联合国发展评估框架以及其他国别活动中发挥实质性的作用；（e）更充分地实施规范性活动。

还应当注意，鉴于预算的限制而同时成员国要求粮农组织进驻的呼声日高，本组织已经在国家委员会计划和外派技术官员/粮农组织驻国家代表的国别覆盖率问题上，采取了创新而经济的方法。不过这些方法也带来不公正，损害了粮农组织未设正式代表处的国家的利益。为了消除这些不公正，将会要求大幅度增加MP 3.4项下的预算水平。

10．总干事应当：

10 (a) 成立由人力资源管理专家和计划主管组成的工作小组，在规定期限内为人力资源政策和措施改革编制全面的行动计划；

见FC 104/15

人力资源管理司

收录于财政委员会有关人力资源管理的文件中

10（b）考虑允许工作人员代表正式参加工作小组，或者至少能够直接接触工作小组。

（同上）

（同上）

（同上）

10（c）适当地每隔一段时间，就恢复与认可的工作人员协会代表进行面谈。

（同上）

（同上）

（同上）

11．总干事应当

11（a）指示人力资源管理司（AFH）以电子和书面形式发布当前所有空缺员额的清单，要求各部门和办事处立即着手招聘所有的空缺员额；

见FC 104/15

人力资源管理司

收录于财政委员会有关人力资源管理的文件中

11（b）考虑进行试点，授权区域代表对P-4职等以下的常设员额提名候选人，同时总部的各部门应给予恰当的指导和监控。

（同上）

（同上）

（同上）

11(c) 确保顾问和退休专家不会长期替代正式工作人员，告知理事会过去两个两年期内，将先前某一部门聘用的顾问招募为该部门工作人员的比例；

（同上）

（同上）

（同上）

11（d）对建立专业人员的流动性管理体制，开展成本利得分析

（同上）

（同上）

（同上）

12. 为了提高秘书处专业工作人员的性别均衡状况，遵循联合国系统行政长官理事会的政策说明，总干事应当修改手册中工作人员的相关守则和章节，即禁止雇用工作人员的配偶。

见FC 104/15

2003年9月

人力资源管理司

收录于财政委员会有关人力资源管理的文件中

13．理事会可能希望考虑向大会建议修改本组织财务条例，以便限制外聘审计员的任期。

2003年9月的财政委员会会议将审议该文件，其中包括：

财政委员会此前对该议题的审议；

外聘审计员轮调的利弊；

最新法规动态；

联合国系统中外聘审计员的轮调措施；

结论和建议。

未来的措施将取决于领导机构的决定。

2003年9月

行政及财务部助理总干事办公室

无论领导机构达成了任何决定，预计对资源都不会产生重大的影响。