CL 125/2

Conseil

Table des matières

Questions soumises à l’attention du Conseil

Introduction

Adoption de l’ordre du jour

Programme de travail et budget 2004-2005

Indépendance et emplacement du Service de l’évaluation – Analyse plus approfondie des options

Économies et gains d’efficience en matière de gouvernance

sessions du comité des produits et du comité de l’agriculture

Questions soumises à l’attention du Conseil

Introduction

1. Les Comités soumettent au Conseil le rapport ci-après de leur Réunion conjointe.

2. Les membres suivants étaient présents à la Réunion:

3. M.M. A. Wele (Sénégal) et A. Beattie (Royaume-Uni), membres du Comité financier, n’étaient pas présents.

Adoption de l’ordre du jour¹

4. L’ordre du jour et le calendrier de la Réunion conjointe ont été approuvés.

Programme de travail et budget 2004-2005

5. Après le compte rendu des résultats de leurs entretiens respectifs, présenté par les Présidents des deux Comités, les Comités ont examiné conjointement les propositions contenues dans le Programme de travail et budget 2004-2005 (PTB).

6. Les Comités ont examiné, dans le PTB, l’élaboration détaillée du scénario de croissance réelle (CR) et du scénario de croissance réelle zéro (CRZ), initialement présentés dans le Sommaire. En outre, les Comités ont été informés par le Secrétariat qu’un document décrivant un scénario de croissance nominale zéro (CNZ), comme l’a demandé le Conseil à sa cent vingt-quatrième session, serait publié le 16 octobre et soumis à la cent vingt-cinquième session du Conseil.

7. Les débats ont porté essentiellement sur la position des différents membres concernant le niveau du budget, qui a déjà été clairement expliquée aux précédentes réunions des Comités et du Conseil, ainsi que sur la question de l’équilibre entre les activités. À cet égard, les Comités ont souligné une fois encore l’importance particulière de l’incidence des taux de change et des répercussions des propositions de mise en recouvrement fractionnée des contributions, qui seront examinées ultérieurement par le Conseil et la Conférence, sur la base des avis autorisés du Comité financier.

8. En ce qui concerne le niveau budgétaire, de nombreux membres ont renouvelé leur soutien au scénario de croissance réelle, d’autres leur préférence pour le scénario de croissance réelle zéro, tandis que d’autres encore étaient favorables à un budget de croissance nominale zéro ou même inférieur à la CNZ. Plusieurs membres ont indiqué que leurs gouvernements n’avaient pas encore arrêté leur position concernant cette question.

9. En ce qui concerne l’équilibre entre activités normatives et activités opérationnelles, de nombreux membres ont estimé que les changements intervenus depuis le Sommaire du Programme de travail et budget ont quelque peu fait pencher la balance en faveur des activités normatives. Ils ont regretté les réductions touchant un certain nombre de domaines importants du PTB et en particulier le Grand programme 2.5: Contributions au développement durable et programmes spéciaux, qui intéressent au premier chef les pays en développement et ont déploré en particulier leur incidence négative sur le renforcement des capacités. D’autres membres, tout en souhaitant maintenir un équilibre entre activités opérationnelles et activités normatives, ont estimé que le mouvement enregistré dans les ressources était conforme au besoin de compensation durant une période de restrictions financières et à la capacité financière des membres. Certains membres ont indiqué qu’ils rendraient compte dans leurs capitales respectives des opinions exprimées sur ce sujet essentiel.

10. Les Comités n’ont donc pas pu adresser au Conseil une recommandation consensuelle concernant le niveau du budget. Ils souhaitent que l’on s’efforce de concilier les positions divergentes des membres dans le cadre de consultations informelles et de fournir davantage d’informations sur l’incidence des différents choix, avant les débats et les décisions critiques des prochaines sessions du Conseil et de la Conférence.

Indépendance et emplacement du Service de l’évaluation – Analyse plus approfondie des options

11. Les Comités ont apprécié l’analyse informative des avantages et des inconvénients de divers emplacements au sein de l’Organisation et degrés d’indépendance institutionnelle du Service de l’évaluation de la FAO qui fait l’objet du document JM 03.2/3. Ils ont également pris acte des précisions données sur les fonctions actuelles du Service de l’évaluation qui couvrent des évaluations de programme et des évaluations thématiques destinées aux organes directeurs; des évaluations internes; la supervision de l’évaluation des projets financés par des ressources extrabudgétaires; et l’appui au nouveau système d’autoévaluation.

12. Les Comités se sont félicités de la qualité, de l’indépendance et du contenu critique des évaluations effectuées par le Service de l’évaluation et soumises aux organes directeurs. Quelques membres des Comités ont estimé, toutefois, qu’il serait souhaitable que le Service de l’évaluation soit totalement indépendant au sein du Secrétariat et fasse rapport exclusivement aux organes directeurs. À leur avis, sa position est dans une certaine mesure compromise lorsqu’il procède à des évaluations internes, en plus des évaluations destinées aux organes directeurs.

13. Les Comités sont convenus que l’indépendance du Service de l’évaluation, qui se trouve actuellement au Bureau du programme, du budget et de l’évaluation (PBE), devrait être renforcée conformément aux recommandations formulées dans le document JM 03.2/3 (paragraphe 48) qui stipulent ce qui suit:

1. amélioration de la coordination interne de l'évaluation avec les départements techniques, en particulier le Département de la coopération technique, grâce à la création d'un comité d'évaluation interne placé sous la présidence du Directeur général adjoint. Ce comité serait notamment chargé d'examiner les plans, méthodes et procédures d'évaluation, afin de renforcer le retour d'information émanant de l'évaluation à la planification stratégique et aux méthodes de gestion fondées sur les résultats;
2. formalisation des arrangements en vigueur régissant l'interaction et la consultation entre le Bureau de l'Inspecteur général et le Service de l'évaluation. Ces deux unités examineraient mutuellement leurs programmes de travail au moins une fois par semestre, notamment pour décider si les évaluations individuelles ou les études d'audit bénéficieraient de l'inclusion d'agents du Service de l'évaluation ou du Bureau de l'Inspecteur général dans les équipes chargées de conduire ces études;
3. mise en place d'un budget séparé pour les évaluations du grand programme et les évaluations thématiques destinées aux organes directeurs et à la direction qui pourrait être établi au départ à hauteur du montant actuel des dépenses (un peu au-dessus du budget actuel) à cette fin;
4. publication et mise à jour par le Service de l'évaluation des approches et méthodes qu'il applique à la conduite des évaluations, en particulier les évaluations du grand programme et les évaluations thématiques;
5. institutionnalisation des pratiques courantes, notamment:
1. le chef du Service de l'évaluation adresserait un rapport administratif au Directeur du PBE, mais exercerait sa fonction de direction en toute indépendance, notamment en communiquant directement avec les hauts responsables concernés, s'il y a lieu;
2. le Service de l'évaluation se prononcerait sur les propositions de plan d'évaluation biennal continu pour les organes directeurs après avoir consulté tous les niveaux de direction. Ce plan serait ensuite définitivement revu et approuvé tel qu'il a été amendé par le Comité du Programme;
3. de même, le Service de l'évaluation apporterait la dernière touche au mandat et à la composition des équipes ainsi qu'aux rapports en ce qui concerne les évaluations du grand programme et les évaluations thématiques destinées aux organes directeurs et à la direction, après avoir consulté tous les niveaux de direction et sans être subordonné à une autorisation. Lorsque les évaluations sont conduites à l'extérieur, le chef de l'équipe d'évaluation parachèverait le rapport de façon indépendante;
4. toutes les évaluations à soumettre aux organes directeurs seraient accompagnées d'une réponse de la direction acceptant ou rejetant explicitement les recommandations et justifiant le rejet, le cas échéant;
5. la pratique courante consistant à envoyer un rapport de gestion au Comité du Programme, après un intervalle de temps approprié sur les progrès accomplis dans l'application des recommandations de l'évaluation acceptées par la direction et approuvées par le Comité du Programme serait formalisée, y compris le contrôle de la qualité des réponses par le Service de l'évaluation.

14. Les Comités ont souligné en particulier l’importance qu’ils attachaient à un budget approprié et stable pour la conduite des grandes évaluations indépendantes destinées aux organes directeurs et ils ont demandé au Secrétariat de prendre les mesures qui s’imposent.

15. Il a été convenu qu’il ne serait pas utile de réunir les fonctions d’évaluation et de vérification dans un seul bureau mais que la coordination serait améliorée et officialisée comme envisagé ci-dessus.

16. Les Comités ont également mentionné une mesure supplémentaire qui pourrait accroître l’indépendance du Service de l’évaluation et renforcer le contrôle des organes directeurs et leur confiance dans le processus d’évaluation. À cet égard, les Comités ont demandé au Secrétariat de soumettre des propositions au Comité du Programme, premier destinataire des rapports d’évaluation, concernant les modalités de sa participation à la désignation du Chef du Service de l’évaluation.

17. Les Comités ont conclu qu’une fois les améliorations décrites ci-dessus pleinement intégrées, il serait utile que le Comité du Programme évalue les résultats obtenus et, le cas échéant, fasse d’autres recommandations au Conseil. Dans l’intervalle, le Secrétariat pourrait faire rapport au Comité du Programme en 2004 concernant la mise en œuvre des améliorations prévues.

Économies et gains d’efficience en matière
de gouvernance

SESSIONS DU COMITÉ DES PRODUITS ET DU COMITÉ DE L’AGRICULTURE

18. À sa cent vingt-quatrième session (23-28 juin 2003), le Conseil, après avoir examiné les rapports respectifs de la soixante-quatrième session du Comité des produits² et de la dix-septième session du Comité de l’agriculture³, s’était félicité de ce que le Secrétariat avait envisagé de combiner les sessions de ces deux Comités afin de réaliser des gains d’efficience et d’améliorer la participation aux réunions, ainsi que d’autres moyens de rendre les sessions du Comité des produits plus efficaces. Le Conseil avait déclaré attendre avec intérêt l’occasion d’étudier des propositions détaillées à sa session de novembre 2003, après leur examen par le Comité du Programme et le Comité financier.

19. Les Comités ont estimé que les analyses et les propositions figurant dans le document du Secrétariat méritaient d’être revues et perfectionnées avant qu’une recommandation puisse être adressée au Conseil. Les Comités n’ont pas approuvé la proposition de tenir les sessions du Comité des produits les années où le Comité de l’agriculture ne se réunissait pas, ou bien hors siège, estimant que de telles mesures ne pouvaient pas vraiment améliorer la participation au Comité des produits. En outre, les membres ont souligné la nature complémentaire des mandats du Comité des produits et du Comité de l’agriculture et l’occasion qu’offraient des sessions combinées d’améliorer les débats et la compréhension des questions traitées touchant à l’agriculture et aux produits.

20. Les Comités ont demandé au Secrétariat d’étudier plus avant les moyens d’associer les sessions du Comité des produits et du Comité de l’agriculture, de façon à réaliser des gains d’efficience et à améliorer la participation et l’efficacité, notamment en établissant des ordres du jour plus intéressants, plus pertinents et plus complémentaires en consultation avec les membres; en raccourcissant la durée des sessions; en améliorant la gestion des sessions, les points à débattre étant plus nettement séparés des points inscrits à titre d’information; et en préparant une documentation plus concise (et donc moins coûteuse).

21. Les Comités ont déclaré attendre avec intérêt une proposition révisée conformément à ces indications pour leur prochaine réunion conjointe en mai 2004.

____________________________

¹ JM 03.2/1

² CL 124/6

³ CL 124/9