CL 127/14 |
| CL 127/14 |
Cent vingt-septième session |
Rome, 22 – 27 novembre 2004 |
Rapport de la cent septième session du
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Questions portées à l’attention du Conseil
Rapports financiers et budgétaires
RAPPORT ANNUEL SUR L'EXÉCUTION DU BUDGET ET VIREMENTS ENTRE PROGRAMMES ET BUDGETS
RAPPORT SUR LES DÉPENSES D'APPUI AUX PROJETS (DÉPENSES ET RECOUVREMENTS)
RAPPORT ANNUEL D'ACTIVITÉ DU BUREAU DE L'INSPECTEUR GÉNÉRAL POUR 2003
CADRE POUR LE CONTRÔLE DE L'UTILISATION DES FONDS EXTRABUDGÉTAIRES
RAPPORT INTÉRIMAIRE SUR L'APPLICATION DES RECOMMANDATIONS DU COMMISSAIRE AUX COMPTES
PROGRAMME DE TRAVAIL DU COMMISSAIRE AUX COMPTES POUR 2004-2005
PRÉSENTATION DE RAPPORTS SÉPARÉS SUR L'OPTIMISATION DES RESSOURCES PAR LE COMMISSAIRE AUX COMPTES
PLAN D'ACTION POUR LE RECRUTEMENT DE RESSORTISSANTS DES PAYS SOUS-REPRÉSENTÉS
COMPTES VÉRIFIÉS POUR L'EXERCICE BIENNAL 2002-2003
RAPPORT DE SYNTHÈSE SUR LES FINANCES
Situation actuelle du Plan de gestion du PAM pour l’exercice biennal 2004-2005
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Rapport de la cent septième session du Comité financier | ||
| Paragraphes | ||
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RAPPORTS FINANCIERS ET BUDGÉTAIRES |
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| - | Rapport annuel sur l’exécution du budget et virements entre programmes et budgets | 4 – 8 |
| - | Questions financières: faits marquants et situation en ce qui concerne les contributions mises en recouvrement et les arriérés | 9 – 18 |
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QUESTIONS DE CONTRÔLE |
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| - | Présentation de rapports séparés sur l’optimisation des ressources par le Commissaire aux comptes | 48 – 54 |
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QUESTIONS BUDGÉTAIRES |
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| - | Ajustements au Programme de travail et budget 2004-2005 | 64 – 76 |
| - | Rapport sur l'utilisation des arriérés | 77 – 80 |
1. Le Comité présente au Conseil le rapport de sa cent septième session, ci-après.
2. Les représentants suivants étaient présents:
| Président: | M. Roberto Seminario (Pérou) |
| Vice-Président: | M. Anthony Beattie (Royaume-Uni) |
| Membres: | M. Aboubakar Bakayoko (Côte d'Ivoire) M. Augusto Zodda (Italie) Mme Ryuko Inoue (Japon) Mme Lamya Ahmed Al-Saqqaf (Koweït) M. Simon J. Draper (Nouvelle-Zélande) M. Mohammad Saleem Khan (Pakistan) Mme Ana María Baiardi Quesnel (Paraguay) M. J. Michael Cleverley (États-Unis d'Amérique) Mme Verenica Mutiro Takaendesa (Zimbabwe) |
3. Lors de l'adoption de l'ordre du jour et du calendrier, le Comité s'est déclaré préoccupé par l'arrivée tardive de la documentation dans les langues requises , particulièrement dans le cas des documents du Programme alimentaire mondial, ce qui a rendu difficile la préparation à cette session.
4. Conformément aux dispositions de l'Article 4.6 du Règlement financier, le Comité a passé en revue le trente-septième Rapport annuel du Directeur général sur l'exécution du budget et les virements entre programmes et budgets, sur la base des comptes non vérifiés de 2002-03.
5. Le Comité a noté que les ouvertures de crédits relatives à 2002-03, d'un montant de 651,8 millions de dollars EU, ont été utilisées à 99,9 pour cent et que les virements des chapitres 2 et 4 vers les chapitres 1 et 3 sont restés dans les limites approuvées au préalable par le Comité.
6. Le Comité a noté avec préoccupation que l'une des principales différences par rapport aux allocations budgétaires, qui a plus particulièrement touché le chapitre 3, a été un déficit de 6,5 millions de dollars EU des recettes tirées du remboursement des dépenses d'appui. Celui-ci s'expliquait par les fluctuations constantes du volume et de la composition des programmes extrabudgétaires, de même que par les difficultés rencontrées pour réduire les dépenses de personnel pour les services opérationnels dans les Sous-Divisions des opérations des Bureaux régionaux. Du fait de ce déficit, il a fallu réduire les dépenses de 6,5 millions de dollars EU, dans d’autres rubriques du budget.
7. Le Comité a rappelé qu’un déficit avait été signalé par la Division du Centre d’investissement (TCI) pour 2002 et a demandé un complément d’informations sur l’exécution des activités pendant l’exercice biennal. Le Secrétariat a expliqué que dès l’annonce du déficit, en mars 2003, le Directeur général avait demandé à l’Inspecteur général de réaliser une enquête, dans le cadre d’un examen d’ensemble des méthodes de gestion appliquées dans la Division TCI. Diverses mesures ont été prises, y compris la réduction de toutes les dépenses non essentielles, l’emploi accru de fonctionnaires, au lieu de consultants, pour les missions et la définition plus précise des responsabilités pour les processus budgétaires et l’exécution des activités dans la Division. Ces mesures, combinées à une modification des politiques comptables appliquées aux recettes de TCI, ont permis de maintenir les dépenses finales dans les limites des crédits biennaux alloués au Grand Programme 3.2.
8. Le Comité, après avoir examiné le trente-septième Rapport annuel sur l'exécution du budget et les virements entre programmes et budgets:
9. Le Comité a examiné le document portant sur les faits marquants dans le domaine financier et sur la situation des contributions mises en recouvrement et des arriérés, qui faisait la synthèse des résultats de l'exercice 2002-03, tels qu'ils avaient été présentés pour la vérification extérieure des comptes. Le Comité a pris note de plusieurs messages fondamentaux se dégageant des débats sur ce document.
10. Au cours de l'exercice biennal 2002-03, le déficit du Fonds général est passé de 75 à 90 millions de dollars EU, en raison principalement de trois facteurs:
11. Les soldes des deux autres éléments constituant les réserves de l'Organisation, à savoir le Fonds de roulement et le Compte de réserve spécial, s'étaient tous deux améliorés au cours de l'exercice. Le Fonds de roulement a reçu un remboursement de 8,4 millions de dollars EU au titre des sommes avancées au Fonds général au cours de l'exercice précédent pour les dépenses de cessation de service et de réaffectation. Le Compte de réserve spécial a reçu lors de l'exercice 2002-03 un crédit de 16 millions de dollars EU au titre des gains nets découlant du contrat d'achat anticipé d'euros par lequel l'Organisation avait couvert les montants en euros dont elle avait besoin pour l'exercice biennal. Toutefois, l'évolution positive de ces deux réserves n'a pas suffi à compenser le déficit du Fonds général qui se chiffrait à 90 millions de dollars EU, et la situation financière nette de l'Organisation à la fin de 2003 était un déficit de 42 millions de dollars EU, contre un solde négatif de 59 millions de dollars EU à la fin de 2001.
12. Le versement tardif des contributions des Membres et le niveau toujours élevé des arriérés, qui se montent actuellement à 79 millions de dollars EU, ont été à nouveau considérés comme étant le principal facteur minant la santé financière de l'Organisation. Le Comité a noté que le versement en temps voulu des contributions mises en recouvrement et le règlement de tous les arriérés permettraient de rétablir la situation financière d'ensemble de l'Organisation. À cet égard, un meilleur taux de versement des contributions des Membres permettrait d’améliorer la santé financière de l’Organisation. Le Comité a examiné en détail la tendance à la détérioration du taux de recouvrement des contributions des Membres et a demandé que le Secrétariat prépare, pour sa prochaine session, une analyse de l'évolution des paiements des contributions et des arriérés, ainsi qu'un plan d'action destiné à améliorer le taux de recouvrement. Parmi les différentes mesures visant à améliorer le recouvrement des contributions courantes, l'Organisation avait introduit un suivi direct et régulier de la part des représentants régionaux et nationaux auprès des gouvernements membres, ce que le Comité a demandé au secrétariat de continuer.
13. Les liquidités dont dispose l'Organisation continueraient à souffrir gravement du déficit du Fonds général, ainsi que d'autres facteurs, notamment:
14. Le financement des obligations de dépenses au titre du personnel s'est amélioré grâce aux résultats du portefeuille de placements à long terme, qui a donné un rendement de 27 pour cent en 2003 après trois années de pertes sur le marché. Avec le financement complémentaire partiel des obligations de dépenses au titre de l'assurance maladie après la cessation de service, approuvé en 2003 par la Conférence, tout est prêt pour l'accumulation régulière d'intérêts dans le portefeuille des placements. Toutefois, le montant total correspondant à la part de l'Organisation dans les obligations de dépenses au titre du personnel est passé de 297 millions de dollars EU à la fin de 2001 à 432 millions de dollars EU à la fin de 2003, selon les calculs biennaux les plus récents que les actuaires externes ont présentés à l'Organisation en mars 2004. L'augmentation de 135 millions était principalement due aux éléments suivants:
15. Le changement de méthodologie pour l'évaluation actuarielle 2002-03 s'est révélé nécessaire car les calculs effectués lors des exercices biennaux précédents, fondés sur une seule évaluation du personnel de toutes les institutions des Nations Unies basées à Rome, comportaient une répartition théorique des retraités entre ces institutions qui ne reflétait pas les effectifs réels et le Comité a reconnu que les calculs futurs ne devraient pas fluctuer de manière si marquée.
16. Rappelant que la part non comptabilisée de la contribution de l'Organisation aux obligations de dépenses au titre du personnel a été consignée dans les comptes depuis 1998, moyennant un amortissement sur 30 ans, le Comité a noté que le Fonds général se verra imputer en 2004-05 l'amortissement biennal des obligations de dépenses liées au personnel qui, selon les calculs les plus récents, passeraient de 14,3 millions de dollars EU enregistrés en 2002-03 pour les obligations de dépenses supplémentaires au titre de l'assurance maladie après la cessation de service, à 35 millions de dollars EU en 2004-05, soit 30 millions de dollars EU au titre des obligations de dépenses pour l'assurance maladie après la cessation de service et 5 millions de dollars EU pour le régime des indemnités pour cessation de service.
17. Le Comité a demandé au Secrétariat de préparer divers scénarios sur la situation nette de l'ensemble des avoirs de l'Organisation au 31 décembre 2005, selon diverses hypothèses. Le Comité, après avoir passé en revue les données disponibles, s'est concentré sur le scénario le plus probable, s'inspirant de l'expérience acquise lors de l'exercice 2002-03, à savoir budget en équilibre, dépenses du PCT identiques à 2002-03 et montants imputés au Fonds général pour des dépenses non prévues au budget, comme suit: même niveau des contributions non réglées par les États Membres qu'en 2002-03, ce qui ajouterait un montant net de 32 millions de dollars EU à la provision pour contributions à recevoir, plus le montant susmentionné de 35 millions de dollars EU pour l'amortissement des obligations de dépenses en faveur du personnel, moins les fonds complémentaires de 14,1 millions de dollars approuvés par la Conférence pour ces obligations de dépenses en 2004-05. L'addition de ces éléments viendrait ajouter 53 millions de dollars EU au déficit du Fonds général, qui devrait tomber au niveau négatif de moins 143 millions de dollars EU à la fin 2005. Si l'on suppose que les autres réserves maintiennent leurs soldes positifs actuels, la situation nette des ressources de l'Organisation serait un déficit de 95 millions de dollars EU d'ici la fin de 2005.
18. Le Comité a noté deux points émergeant des scénarios:
19. Le Comité a examiné les parties I et II du Rapport sur les dépenses d'appui aux projets (dépenses et recouvrements), repris dans le document FC 107/4.
20. Le Comité a insisté sur l'importance qu'il accordait à la question des dépenses d'appui et aux recouvrements s'y rapportant. Il a pris note des progrès que le Secrétariat accomplit en ce moment en vue de réduire l'écart entre ces dépenses et les recouvrements et a soutenu les mesures, visant à le réduire davantage, notamment :
21. Le Comité a décidé qu'il convenait de revoir la situation des dépenses d'appui et des recouvrements s'y rapportant à sa session de septembre 2005. Il a demandé une étude comparative des dépenses d'appui à la FAO et dans d'autres institutions des Nations Unies. Il a admis que de telles études présentaient des difficultés sur le plan de la méthodologie appliquée et a reçu des informations au sujet des efforts interinstitutions déployés pour régler ce problème par le biais du Comité de haut niveau sur la gestion du Conseil des chefs de secrétariat des organismes des Nations Unies pour la coordination.
22. Le Comité a pris note du fait que six des sept fonds fiduciaires des Commissions avaient été créés au cours des vingt dernières années, conformément aux orientations de l'époque en matière de dépenses d'appui. Il est convenu que l'examen des taux de recouvrement pour ces six fonds fiduciaires ne présenterait pas un rapport coût-efficacité suffisant.
23. Le Comité a confirmé les actuelles dispositions consistant à déterminer au cas par cas les taux de recouvrement au titre des dépenses d'appui des fonds fiduciaires à long terme, de sorte qu'il n'était pas recommandé d'appliquer un taux standard pour toutes les commissions. Il est convenu que cette orientation serait appliquée à tout nouveau fonds fiduciaire de commission, mais pas de façon rétroactive aux fonds de ce type déjà existants.
24. Le Comité a examiné le rapport sur les placements pour 2003 en notant que l'année 2003 avait été dans l'ensemble positive pour les placements de la FAO. La reprise des marchés mondiaux des actions et le renforcement de l'économie des États-Unis étaient au nombre des facteurs économiques qui ont façonné l'environnement général au cours de cette année et ont eu un effet favorable sur les portefeuilles de placements à long terme, qui ont réalisé des gains importants. Les portefeuilles à court terme ont donné des rendements peu élevés, du fait des taux d'intérêt très faibles offerts pour ce type de placements.
25. Le Comité a été informé des principaux avis reçus du Comité consultatif pour les placements et des mesures essentielles prises afin de réduire encore le risque, de restructurer les portefeuilles et d'améliorer la capacité de suivi des placements en cours d'année:
26. Le Comité a examiné la question et a pris note des mesures adoptées par le Secrétariat. Afin de faciliter son prochain examen du portefeuille des placements à long terme, le Comité a demandé au Secrétariat de fournir des informations permettant de comparer la structure des portefeuilles et les rendements de la FAO à ceux d'organisations ayant des obligations de dépenses similaires au titre du personnel.
27. L'Inspectrice générale a présenté le rapport annuel d'activité de son Bureau et a ponctué les différentes sections du rapport de brèves explications.
28. Le Comité a examiné le rapport et a obtenu des éclaircissements de la part de l'Inspectrice générale, du Conseiller juridique et du Sous-Directeur général chargé de l'administration et des finances, quand cela était nécessaire. Les questions examinées étaient les suivantes:
29. Le Comité a examiné le niveau de détail des informations fournies dans le rapport et a demandé que les prochains rapports contiennent davantage d’informations de fond sur les conclusions de l’Inspecteur général.
30. Le Comité a remercié le Secrétariat d'avoir préparé le document PC 91/INF/3 - FC 107/7, comme il le lui avait demandé à sa cent quatrième session. Le Comité a déclaré que le document était clair et précis et que les échanges d'idées qui avaient eu lieu leur avaient permis de mieux comprendre le régime de vérification des comptes et le cadre d'ensemble des contrôles applicables actuellement aux fonds extrabudgétaires.
31. Le Comité a noté que les donateurs de fonds extrabudgétaires étaient soumis aux régimes de vérification des comptes de leur propre gouvernement ou organisation et qu'ils cherchaient, périodiquement, à réaliser des vérifications spécifiques des comptes des projets qu'ils finançaient.
32. Le Secrétariat a rappelé que l'Organisation disposait d'un régime détaillé de vérification des comptes, prévu dans les Textes fondamentaux de la FAO et comprenant la vérification extérieure des comptes assurée par le Vérificateur général d'un pays membre, ainsi qu'une fonction de vérification interne assurée par le Bureau de l'Inspecteur général (AUD). Le Commissaire aux comptes est choisi par le Conseil et fait rapport à la Conférence.
33. Le Secrétariat a reconnu que les donateurs de fonds fiduciaires pourraient être priés de faire rapport à leur gouvernement respectif, mais la position de l'Organisation a toujours été la suivante: les donateurs devaient se fonder sur le régime officiel de vérification de la FAO. En outre, il a été noté que l'augmentation des demandes de vérification séparée a été examinée lors d'une réunion récente du Réseau pour les questions financières et budgétaires du Comité de haut niveau sur la gestion. Cet organe était favorable au concept de vérification unique, basé sur les assurances fournies par les régimes de vérification officiels des organismes des Nations Unies.
34. Le représentant du Commissaire aux comptes a expliqué que conformément au mandat reçu, le Commissaire aux comptes donnait son opinion sur les états financiers de l’Organisation, qui comprenaient les comptes des projets financés par des donateurs, et établissait un rapport sur des questions choisies de gestion. Des activités de vérification externe ont été réalisées en 2002-03 à la fois sur le terrain (quatre bureaux régionaux et plusieurs représentations de la FAO) et au Siège (vérification des états financiers, y compris des fonds extrabudgétaires, de même que des vérifications spéciales des projets financés par les donateurs pouvant être réalisées à la demande du Comité - Kosovo). Le Commissaire avait également examiné le Programme pétrole contre nourriture et il s’était fondé, dans son travail, sur les activités entreprises par le Bureau de l’Inspecteur général pour les projets.
35. Le Comité a proposé, et le Secrétariat a accepté, que la question des demandes croissantes de vérifications spécifiques de projets et les problèmes connexes soient soulevés lors d'une réunion du Groupe des vérificateurs externes des comptes des Nations Unies.
36. S'agissant de l'évaluation de projets et programmes financés par des ressources extrabudgétaires, le Secrétariat a précisé que cette opération se faisait de manière tripartite, avec la participation de la FAO (sous le contrôle du Service de l'évaluation), des représentants de l'organisme de financement et des représentants du ou des pays bénéficiaires. Les trois parties au projet décidaient ensemble quand et comment se réaliserait l'évaluation, et en précisaient le mandat. L'indépendance de l'équipe d'évaluation et de son rapport revêtait une importance primordiale. La politique de l'Organisation était la suivante: les projets et programmes financés par des ressources extrabudgétaires devraient être soumis à évaluation et des crédits à cette fin devraient être prévus dans le budget du projet, étant donné que l'Organisation n'était pas en mesure de financer l'évaluation de projets pris séparément. Les donateurs se sont déclarés d'accord avec le principe de l'évaluation, mais il était parfois difficile d'arriver à un accord sur les crédits à inscrire au budget pour la vérification.
37. Le Secrétariat a noté que le Comité du Programme était consulté concernant le programme futur d'évaluations indépendantes, y compris les évaluations des stratégies, programmes et thèmes, comportant des éléments importants financés par des ressources extrabudgétaires. Ce type d'évaluation pouvait également être réalisé sur instruction de la Direction générale. Toutefois, d'habitude, ces évaluations n'étaient pas réalisées en consultation avec les donateurs individuels.
38. Le Secrétariat a affirmé le droit des donateurs à évaluer la façon dont étaient utilisés leurs fonds, en notant que l'utilité de ces évaluations était accrue si elle se déroulait sur une base consultative. À ce propos, le Secrétariat a informé le Comité du fait qu'un programme pilote serait lancé la semaine suivante pour un certain nombre de pays pilotes, en vertu duquel des informations seraient fournies en ligne aux donateurs et aux bénéficiaires de projets de fonds fiduciaires, fournissant ainsi un moyen de contrôle indirect. Cet outil du Système d'information sur la gestion du Programme de terrain de la FAO pourrait être consulté sur l'Internet par tous les pays membres avant la fin de l'été 2004.
39. Le Comité a examiné les progrès accomplis dans l'application des recommandations du Commissaire aux comptes telles qu'elles figuraient dans son rapport sur les états financiers de l'exercice 2000-2001.
40. Le Comité s'est déclaré satisfait du rapport de situation et a noté qu'il suivait la meilleure pratique en vigueur au sein du système des Nations Unies en ce qui concerne le suivi des progrès accomplis dans l'application des recommandations de la vérification extérieure.
41. Le Comité a noté que, conformément à l'usage, le rapport de situation comprenait les observations du Commissaire aux comptes en exercice et que l'examen des progrès accomplis dans la mise en application des recommandations resterait un point permanent de l'ordre du jour du Comité.
42. Le Comité, ayant noté que treize des dix-huit recommandations faites par le Commissaire aux comptes avaient été mises en application et que cinq étaient en cours d'exécution, a demandé que les rapports futurs comprennent un tableau récapitulatif précisant le nombre total de recommandations faites, le nombre de recommandations mises en application et celui des recommandations encore à l'étude.
43. Le Comité a confirmé que le rapport fournissait des informations utiles et a noté que des rapports actualisés seraient présentés à ses prochaines sessions pour examen.
44. Le représentant du Commissaire aux comptes a fait remarquer que son programme de travail pour 2004-2005 avait été présenté au Comité financier, à sa cent quatrième session. Il englobait une proposition visant à procéder à des vérifications de l'optimisation des ressources sur quatre thèmes au maximum parmi ceux figurant sur une liste dressée par le Commissaire aux comptes. À sa cent quatrième session, le Comité avait entériné le choix de deux thèmes (voyages officiels et contrats de services locaux) et demandé au Commissaire aux comptes de fournir des informations supplémentaires sur les autres thèmes afin de comprendre les raisons pour lesquelles ces thèmes avaient été retenus pour la vérification. Le document présenté par le Commissaire aux comptes répondait à cette demande.
45. Le représentant du Commissaire aux comptes a exposé les raisons qui justifient les vérifications de l'optimisation des ressources pour trois thèmes proposés, pour lesquels il avait sollicité l'avis du Comité, de manière à en choisir deux qui seraient examinés au cours du présent exercice biennal 2004-2005. Les thèmes proposés étaient les suivants:
46. Après délibération, le Comité a décidé d'inclure dans le cadre de l'exercice biennal 2004-2005 l'examen de certains domaines de la gestion des ressources humaines et de certains domaines des opérations de trésorerie. Le Comité a demandé que, dans le cadre de l'examen de la gestion des ressources humaines, une attention toute particulière soit accordée à l'impact des réductions budgétaires sur le moral du personnel, ainsi que sur les structures et les processus de direction. Le Commissaire aux comptes est convenu de prendre cette question en considération au moment de planifier le champ d'application précis de cet examen.
47. Le Comité a noté que le Commissaire aux comptes présenterait à l'avenir les thèmes proposés en donnant plus de précisions quant à la portée des questions devant être abordées dans le cadre de la vérification.
48. Le Comité a examiné le document FC 107/10 « Présentation de rapports séparés sur l'optimisation des ressources par le Commissaire aux comptes ». À ce propos, le Comité a rappelé que la question de savoir si la partie in extenso du rapport du Commissaire aux comptes pouvait être publiée de manière séquentielle était à l'étude et que, en septembre 2003, il avait demandé au Conseiller juridique d'étudier à nouveau cette question, compte tenu des expériences récentes de l'Organisation mondiale de la santé (OMS) et du Programme alimentaire mondial (PAM) dans ce domaine.
49. Le Comité a noté que le rapport du Commissaire aux comptes, qui, dans le cas de la FAO, est soumis au Comité financier, au Conseil et à la Conférence, se composait de trois parties: a) l'opinion du Commissaire aux comptes à propos des comptes de l'Organisation, en tant que tels, b) les comptes vérifiés accompagnés des états et notes s'y rapportant et c) une partie in extenso, qui concerne l'optimisation des ressources et reprend des « observations sur l'efficacité des procédures financières, sur le système comptable, sur les contrôles financiers internes et, en général, sur l'administration et la gestion de l'Organisation ». L'usage en vigueur depuis plus de 30 ans à la FAO, ainsi que dans d'autres institutions dont le règlement financier présentait des dispositions semblables, consistait à publier un document unique reprenant ces trois parties. Il a été adopté à l'échelle du système des Nations Unies en 1971, mais le PAM et l'OMS y ont récemment apporté des modifications, puisque les Commissaires aux comptes de ces organisations ont commencé à publier les conclusions de leur rapport à mesure qu'elles étaient prêtes dans le courant de l'exercice biennal, plutôt que de façon globale en fin d'exercice.
50. Le Comité a pris note de l'avis du Conseiller juridique selon lequel, en tenant compte des récentes expériences acquises par l'OMS et le PAM, la demande du Comité n'irait pas à l'encontre des Textes fondamentaux, pour autant que les divers rapports sur l'optimisation des ressources publiés de manière séquentielle, comme autant d'éléments du rapport in extenso du Commissaire aux comptes, soient, finalement, rassemblés en un rapport unique de fin de vérification qui serait soumis à la Conférence.
51. Le Comité a examiné les options possibles pour le regroupement de ces rapports sur l'optimisation des ressources en un rapport de synthèse final, comme l'indique le document FC 107/10, en tenant compte du fait qu'à la FAO, l'examen du rapport du Commissaire aux comptes concerne trois organes: le Comité financier, le Conseil et la Conférence. Le Comité s'est prononcé en faveur de l'option consistant à reproduire intégralement les divers rapports sur l'optimisation des ressources, sans note de synthèse, dans le rapport final qui doit être soumis à la Conférence.
52. Le Comité a noté que, conformément à l'usage actuel, la nouvelle méthode d'établissement des rapports devrait se conformer au principe fondamental voulant que le Directeur général ait la possibilité de remettre des observations sur chaque projet de rapport du Commissaire aux comptes avant leur finalisation, comme le stipulent les dispositions du mandat additionnel régissant la vérification extérieure des comptes (annexe I au Règlement financier).
53. Le Commissaire aux comptes a confirmé qu'il était disposé à appliquer la nouvelle méthode d'établissement des rapports concernant le volet de son rapport relatif à l'optimisation des ressources.
54. Le Comité a décidé que la nouvelle méthode d'établissement des rapports serait réévaluée à la fin de 2006, en tenant compte de l'expérience acquise lors de son application.
55. Compte tenu des meilleures pratiques en matière de gestion des sociétés, le Comité a examiné les avantages et inconvénients d'une limitation du mandat du Commissaire aux comptes. Le Comité a confirmé qu'il était approprié que le Commissaire aux comptes soit nommé pour un mandat de quatre ans (deux exercices financiers) avec possibilité de prolongation de deux années (un exercice financier), après quoi, le contrat de vérification extérieure des comptes doit faire l'objet d'un nouvel appel d'offres. Le Comité a également conclu qu'un Commissaire aux comptes en fonctions devrait être autorisé à faire acte de candidature dans tout processus d'appel d'offres.
56. Le Comité a examiné diverses autres questions concernant le processus de sélection et de nomination du Commissaire aux comptes et a demandé que des informations de base sur la justification de l’Article 12.1 du Règlement financier lui soient fournies par le Secrétariat, de même qu’une étude comparative sur les pratiques suivies par d'autres institutions des Nations Unies pour que ces questions puissent être examinées plus en détail par le Comité financier à sa session de septembre 2004.
57. Le Comité a examiné les informations contenues dans le document FC 107/12 intitulé Rapport de situation sur le Groupe de travail sur les normes comptables du Comité de haut niveau sur la gestion et a noté l'importance des travaux réalisés par une équipe spéciale au sein du système des Nations Unies en ce qui concerne les normes comptables. Compte tenu du calendrier prévu pour la présentation de recommandations sur les normes comptables, le Comité a proposé que des informations actualisées sur cette question soient examinées lors de sa session de mai 2005.
58. Le Comité a examiné le document relatif aux régimes d'assurance maladie de la FAO (FC 107/13) qui présentait un extrait d'une étude des prestations de l'assurance médicale après cessation de service et notamment de la mesure dans laquelle ce plan était géré conformément aux meilleures pratiques.
59. L'étude, effectuée en 2000 par des consultants indépendants, examinait la compétitivité des prestations fournies par le Plan d'assurance médicale de la FAO, par rapport aux plans d'assurance médicale après cessation de service de cinq autres organisations du système des Nations Unies.
60. Le Comité a noté que selon l'étude, l'assurance médicale après cessation de service de la FAO était comparable à celles d'autres organisations des Nations Unies du point de vue des prestations et de la répartition des coûts.
61. Des Membres ont demandé comment le processus de sélection de l'assurance avait été mené et quelles compagnies d'assurance avaient été retenues aux fins de comparaison. Le processus d'appel d'offres choisi avant l'établissement du contrat avec Vanbreda, la société retenue, a été expliqué et le Comité a reçu l'assurance que plusieurs sociétés internationales avaient été invitées à participer au processus.
62. Le Comité a été informé qu'outre la comparabilité des prestations et des dispositions en matière de répartition des coûts, le Plan d'assurance médicale après cessation de service de la FAO était analogue à ceux d'autres organisations des Nations Unies du point de vue des critères d'affiliation du personnel.
63. Le Comité a rappelé son examen des conséquences financières pour l'Organisation de l'étude actuarielle biennale des obligations liées au personnel, et en particulier de l'élément constitué par les soins médicaux après cessation de service, et a demandé que les documents présentés à ses sessions précédentes sur cette question soient regroupés et distribués pour référence et discussion future.
64. Le Comité a examiné les ajustements au Programme de travail et budget 2004-05, décrits dans le document FC 107/14. Le Comité a rappelé que ce document avait été établi conformément aux dispositions du deuxième paragraphe du dispositif de la Résolution 7/2003 qui « demande au Directeur général de faire des propositions pour adapter le Programme de travail approuvé, en tenant compte des priorités énoncées par le Conseil et la Conférence ainsi que des critères relatifs à l'établissement des priorités... et de les soumettre aux prochaines sessions du Comité du Programme et du Comité financier et à leur Réunion conjointe pour approbation. »
65. Le Comité a rappelé que malgré les efforts consentis par les Membres afin de réduire les effets des fortes fluctuations des taux de change et des augmentations de coût sur les programmes de l'Organisation, il avait fallu réduire de 6,4 pour cent (51,2 millions de dollars EU) les crédits alloués au Programme de travail. Le Comité a noté que le point de départ de cet exercice était le scénario de croissance réelle zéro (CRZ) sur la base duquel le Programme de travail avait été établi en détail dans le document C 2003/3, et que des ajustements avaient été apportés dans le présent document, en fonction d'un taux de change budgétaire de 1 euro=1,19 dollar EU.
66. Le Comité a noté qu'outre les gains d'efficience déjà pris en considération dans le document à l'étude, d'autres mesures d'économie avaient été proposées à titre provisoire, pour examen et éventuellement suite à donner. Le Comité a déclaré attendre avec intérêt, pour sa prochaine session, un document qui décrirait les gains d'efficience obtenus, présenterait des informations actualisées sur les progrès accomplis, les questions qui se posent et les options possibles, et effectuerait des comparaisons avec l'expérience acquise par d'autres organisations, y compris, si possible, d'autres institutions des Nations Unies. Le Secrétariat a indiqué qu’il examinerait avec plaisir les idées du Comité quant aux sources possibles de données comparatives et aux domaines où des gains d’efficience peuvent être réalisés.
67. Le Comité a demandé pour sa prochaine session des informations détaillées sur les aspects financiers des émoluments du personnel, y compris les traitements et tous les autres avantages.
68. Le Comité a pris note de la réduction proposée de 232 postes et a déclaré préférer que des économies soient recherchées dans toute la mesure possible en agissant sur les postes vacants et les postes dont les titulaires atteignaient l'âge de la retraite obligatoire, afin de minimiser les dépenses de réaffectation et de cessation de service.
69. Le Comité a réaffirmé l'importance de contrôles internes appropriés au sein de l'Organisation et a rappelé que le Commissaire aux comptes avait recommandé dans son rapport de vérification précédent d'accroître les effectifs de la Division des finances (AFF). En réponse à la question de savoir si la réduction des ressources allouées à AFF se traduirait par un niveau inacceptable de risques au niveau des contrôles internes, le Comité a été informé de ce qui suit:
70. Le Comité, en conclusion, a noté avec préoccupation que l'élimination de cinq postes d'agents des services généraux dans la Division AFF pourrait constituer un risque pour les contrôles internes de l'Organisation et a demandé que ces postes soient rétablis dès que possible, aussitôt que d'autres économies pourront être réalisées.
71. Certains Membres ont estimé que les économies qui pourraient encore être réalisées pendant l'exercice biennal grâce à des gains d'efficience devraient être allouées à l'exécution du Plan d'action sur les ressources humaines, mais d'autres Membres ont estimé que la restauration de la capacité des bureaux décentralisés devrait être considérée comme une priorité absolue. À cet égard, le Comité a souligné qu'il importait d'utiliser de manière équilibrée les cadres internationaux et nationaux dans les bureaux des Représentants de la FAO.
72. Certains Membres se sont inquiétés du fait que la CIPV et le Codex n'aient pas bénéficié du même degré de protection absolue que le Programme de coopération technique (PCT) dans le budget révisé, mais il a été précisé au Comité que ces deux programmes avaient toutefois bénéficié d'augmentations de 33 pour cent (CIPV) et de 16 pour cent (Codex Alimentarius) par rapport au Programme de travail et budget 2002-03, alors qu'une croissance zéro avait été appliquée au PCT. À cet égard, certains Membres ont souligné les liens étroits existant entre les travaux normatifs et les activités opérationnelles, éléments qui revêtent la même importance.
73. De nombreux Membres ont rappelé qu’à leur avis, le PCT devait bénéficier de la plus haute priorité alors que d'autres Membres ont demandé des informations financières complémentaires. Il a été noté que la distinction entre PCT et assistance aux politiques n’était pas claire. Le Secrétariat s’est engagé à aborder cette question dans le document sur le PCT, déjà demandé par le Comité du Programme.
74. Le Comité a rappelé que tous les documents devaient être traduits de façon précise et en respectant les délais prescrits, dans les cinq langues officielles de l'Organisation.
75. Le Comité a été informé d'une erreur à l'Annexe III "Liste révisée des sessions prévues pour 2004-05", dans laquelle la session GIL 804-3 Troisième Consultation sur la gestion de l'information agricole (COAIM) était mentionnée comme prévu au programme, alors qu'en réalité, elle avait été annulée. Une région s'est inquiétée de cette annulation et a demandé que cette réunion soit maintenue, en arguant du fait que si le document avait fait état de l'information correcte, ses représentants auraient évoqué ce problème bien plus tôt, étant donné l'importance qu'ils accordent à cette activité.
76. À la suite des débats de la Réunion conjointe du Comité du Programme et du Comité financier, ce dernier a approuvé les virements entre chapitres budgétaires de façon à se conformer à la proposition budgétaire approuvée par la Réunion conjointe, comme suit:
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Montant approuvé du budget (en milliers de dollars EU) | |||
| Chapitre | Résolution de la Conférence | Budget révisé approuvé par la Réunion conjointe | Virements demandés |
| 1. Politique et direction générales | 60 521 | 67 355 | 6 834 |
| 2. Programmes techniques et économiques | 332 762 | 329 137 | (3 625) |
| 3. Coopération et partenariats | 147 155 | 140 772 | (6 383) |
| 4. Programme de coopération technique | 101 310 | 103 027 | 1 717 |
| 5. Services de soutien | 60 465 | 59 415 | (1 050) |
| 6. Charges communes | 46 287 | 48 794 | 2 507 |
| 7. Imprévus | 600 | 600 | 0 |
| Total | 749 100 | 749 100 | 0 |
77. Le Comité a examiné le Rapport sur l'utilisation des arriérés qu'il avait demandé à sa cent quatrième session. Le Comité a rappelé que la Conférence, en approuvant la Résolution 7/2003 sur le budget, avait invité le Directeur général à présenter au Comité financier des propositions de réaffectation des arriérés, dont l'utilisation avait fait l'objet de la Résolution 6/2001 de la Conférence, afin de couvrir les dépenses ponctuelles de réaffectation et de cessation de service dans le cadre de l'application de l'ajustement du budget. Le Comité a été informé que tout avait été fait pour profiter des vacances de postes et des départs à la retraite et que, selon les estimations actuelles, ces dépenses de réaffectation et de cessation de service s'élèveraient à 3,5 millions de dollars EU.
78. Le Comité a en outre été informé que l'Organisation était confrontée, en 2004-05, à des dépenses supplémentaires ponctuelles liées à la sécurité, estimées à un peu plus de 4 millions de dollars EU. Il a noté que le Secrétariat avait choisi de réduire les crédits alloués à l'ensemble des programmes pour pouvoir réaliser ces dépenses ponctuelles essentielles au cours de l'exercice biennal.
79. Le Comité a approuvé la mise en réserve d'une somme de 4,1 millions de dollars EU, correspondant à 10 pour cent du solde non dépensé d'arriérés de contribution à la fin de 2003, qui pourrait servir à couvrir les dépenses ponctuelles relatives aux frais de réaffectation et de cessation de services, ainsi qu'à la sécurité, étant entendu que l'Organisation mettrait tout en œuvre pour absorber ces dépenses dans le cadre du Programme ordinaire.
80. Le Comité a salué l'affectation du solde restant d'arriérés de contributions aux huit domaines prévus à l'origine par la Résolution 6/2001. Il a également noté qu'une partie des ressources, en particulier celles allouées au projet relatif aux Systèmes de gestion des ressources humaines, ne seraient vraisemblablement pas dépensées dans leur intégralité d'ici la fin de 2005, compte tenu du calendrier actuel de ce projet et a appris que le Secrétariat comptait proposer le virement de tout solde des fonds visés par la Résolution 6/2001 au Dispositif pour les dépenses d’équipement.
81. Le Comité s'est félicité du rapport et des efforts faits par le Secrétariat pour remédier à la non-représentation ou à la sous-représentation de certains États Membres.
82. Le Comité a posé un certain nombre de questions sur l'emploi des conjoints, l'équilibre hommes-femmes au sein de l'Organisation, la position de l'Organisation en ce qui concerne le recrutement de jeunes cadres, l'emploi de retraités et l'impact des réductions de postes sur la représentation géographique. Le Secrétariat a expliqué que le rapport se limitait aux mesures visant à remédier à la non-représentation et à la sous-représentation de certains États Membres. Un rapport de situation sur les questions liées aux ressources humaines serait soumis au Comité en septembre et traiterait la plupart des points soulevés. Des renseignements détaillés sur la politique actuelle et les problèmes en matière d'emploi des conjoints ont été fournis. Le Comité a demandé au Secrétariat de soulever, avec le gouvernement italien, la question des permis de travail pour les conjoints afin de faciliter l’emploi des conjoints.
83. Le Secrétariat a pris acte de la demande du Comité tendant à ce que des statistiques plus détaillées, avec ventilation du personnel du cadre organique et des services généraux par région, nationalité, sexe et classe de poste, lui soient soumises à sa session de septembre 2004.
84. Le Comité a confirmé que le rapport donnait des renseignements utiles et a noté qu'une mise à jour lui serait soumise à sa prochaine session.
85. Le Comité financier s'est vu présenter les statistiques relatives aux ressources humaines, à savoir des graphiques et tableaux concernant les postes approuvés par la Conférence dans le Programme de travail et budget (PTB), les postes créés en dehors du PTB pour une durée de plus d'un an, des postes temporaires pour une durée de moins d'un an, les statistiques de caractère démographique sur la période 1995-2003 et des informations sur le nombre de contrats passés pour l'engagement de personnel pour une courte durée et de ressources humaines hors personnel au cours de l'année écoulée.
86. Le Comité a reçu des informations concernant les travaux de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI) et Comité mixte de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies, notamment en ce qui concerne les progrès réalisés dans l'étude du système de rémunération du personnel du cadre organique et des catégories supérieures, ainsi que l'évolution des conditions de service des deux catégories de personnel qui avait des incidences financières pour l'Organisation.
87. Le Comité a examiné le rapport de situation sur les systèmes d'information administrative, qui incluait Oracle Financials, le Système d'appui à la planification et à l'évaluation du programme, ainsi qu'à la présentation de rapports sur son exécution (PIRES) et le Système de gestion des ressources humaines Oracle (HRMS).
88. Le Comité a cherché à savoir quels gains d'efficience pourraient découler de la mise en oeuvre des systèmes d'information administrative. Le Secrétariat a répondu que ces systèmes appuyaient les grands programmes de l'Organisation, comme la réforme en matière de ressources humaines, et n'étaient pas seulement une source de gains d'efficience. Qui plus est, le projet HRMS était entré dans sa phase d'amélioration, qui visait à réaliser des gains d'efficience grâce à la rationalisation des processus et procédures.
89. En réponse à une demande concernant la mise en oeuvre de ces progiciels dans les autres institutions du système des Nations Unies, le Secrétariat a signalé son étroite collaboration et le partage de données d'expérience avec d'autres organisations, notamment avec l'Organisation internationale du travail (OIT), qui utilisait le même progiciel, actuellement en phase de mise en oeuvre.
90. Le Comité a demandé comment le Secrétariat prévoyait de surmonter le problème de la couverture du projet HRMS, compte tenu de l'insuffisance des fonds disponibles. Le Comité a été informé que l'on cherchait à réduire les coûts unitaires en faisant exécuter à moindre coût sur une base géographique appropriée certaines des tâches de développement des systèmes. On a souligné que la portée initiale des activités devrait être maintenue, dans la mesure où une réduction dans ce domaine limiterait les avantages liés au projet.
91. Le Comité a noté que le projet HRMS ne dépenserait vraisemblablement pas la totalité des arriérés qui lui étaient alloués avant la fin 2005. Il a été informé que le Secrétariat avait l'intention de proposer le virement du solde restant des fonds visés par la Résolution 6/2001 au Dispositif pour les dépenses d'équipement, qui pourrait reporter les arriérés non dépensés destinés au financement du projet HRMS jusqu'en 2006.
92. Le Comité a noté l'importance des systèmes d'information administrative et la nécessité d'obtenir des résultats correspondant aux efforts et aux investissements. Il s'est félicité de la proposition du Secrétariat de lui fournir davantage d'informations à sa session de septembre, notamment de nouvelles estimations concernant le projet HRMS.
93. Le secrétariat a présenté ce point de l’ordre du jour et a expliqué que les comptes vérifiés de l’exercice biennal 2002-2003 comportaient trois sections:
94. Le secrétariat a mis en relief la teneur de la section I (Rapport du Directeur exécutif) et en particulier les points suivants:
- le recrutement et la formation de 42 nouveaux fonctionnaires des finances en 2004, soit une augmentation de 38 pour cent du nombre de ces fonctionnaires recrutés sur les plans aussi bien international que national;
- la publication d’une version complète du Manuel des finances au cours des deux mois à venir; et
- l’organisation d’une formation à la gestion financière à l’intention des directeurs de pays et autres fonctionnaires non chargés de tâches financières.
95. Le secrétariat a remercié le Commissaire aux comptes d’avoir achevé rapidement ses vérifications, comme le lui avait demandé le Directeur exécutif, ainsi que les fonctionnaires du PAM qui avaient, au prix d’un effort remarquable, réussi à clore les comptes beaucoup plus tôt qu’à l’accoutumée.
96. Le secrétariat a expliqué que la transparence rendue possible par le Système mondial et réseau d'information du PAM (WINGS) permettait de déceler immédiatement certaines des lacunes du système, notamment les imputations croisées des dépenses évoquées dans le rapport détaillé du Commissaire aux comptes. Le secrétariat analyserait ces questions en profondeur lors de la session d’octobre 2004 du Conseil d’administration.
97. Le représentant du Commissaire aux comptes, présentant le rapport de ce dernier pour 2002-2003, a relevé que le secrétariat avait, avec l’assistance et l’appui du Commissaire aux comptes, réussi à publier plus tôt les rapports financiers. Le Commissaire aux comptes s’était engagé à communiquer au Conseil d’administration du PAM, en sus de l’audit des états financiers, des rapports distincts sur plusieurs questions de gestion et il s’était acquitté de cet engagement.
98. Le rapport d’ensemble concernant les états financiers corroborait l’opinion non assortie de réserves formulée par le Commissaire aux comptes et mettait en relief plusieurs constatations importantes:
99. Le représentant du Commissaire aux comptes a aussi appelé l’attention sur les autres rapports concernant les questions de gestion qui seraient soumis au Conseil d’administration dans le cadre des travaux réalisés par le Commissaire aux comptes pendant l’exercice biennal. Il s’agissait notamment du rapport sur la stratégie de gestion des ressources humaines du PAM, déjà présenté au Conseil en octobre 2003, et du rapport sur les opérations de transport aérien, dans lequel avait été relevée une application ponctuelle et peu cohérente des mesures de contrôle et avaient été formulées des recommandations tendant à améliorer le contrôle budgétaire, la gestion financière et opérationnelle et la gestion des risques. Il a conclu que les opérations de transport aérien comportaient des risques commerciaux sérieux sur lesquels la direction du PAM devrait se pencher avec attention. En ce qui concerne l’analyse et la cartographie de la vulnérabilité, le Commissaire aux comptes avait formulé dans son rapport des recommandations visant à améliorer le rapport coût-efficacité et à accroître les avantages des analyses de vulnérabilité. S’agissant enfin de la gouvernance de l’organisation, le Commissaire aux comptes avait identifié trois domaines qui devaient immédiatement retenir l’attention: la composition, l’indépendance et le mandat du Comité d’audit, les rôles et responsabilités des bureaux de pays, et la nécessité de mieux tirer parti des mécanismes de contrôle grâce à une amélioration des arrangements comptables.
100. Les observations et questions formulées par le Comité au sujet du rapport ont porté sur les points suivants:
- mise en service du système WINGS dans tous les bureaux extérieurs (achevée en 2003);
- perfectionnement du personnel sur le terrain grâce à des formations au système WINGS;
- publication d’une version complète du Manuel des finances;
- clôture ponctuelle des projets;
- modification des modes opératoires pour une meilleure utilisation des ressources.
101. Le Commissaire aux comptes, répondant aux questions des membres du Comité, a confirmé:
102. Le Comité s’est dit satisfait des rapports qui lui avaient été soumis. Il a relevé que les changements concernant la comptabilité avaient été mis en œuvre en 2002-2003, que le Commissaire aux comptes avait formulé une opinion sans réserves et des observations détaillées dans son rapport d’ensemble. Le Comité a discuté des questions de fond visées par les recommandations du Commissaire aux comptes et a recommandé au secrétariat de donner suite aux observations formulées par le Commissaire aux comptes en matière d’audit notamment pour remédier aux manques de cohérence mis en lumière par le système WINGS entre les comptes des programmes et des projets et ceux des coûts d’appui.
103. Le Comité a recommandé que le Commissaire aux comptes classe ses observations d’audit par ordre de priorité et fixe des délais pour la mise en œuvre de chacune d’elles.
104. Le Comité a recommandé au Conseil d’administration d’approuver les états financiers vérifiés du PAM pour l’exercice biennal 2002-2003 ainsi que le rapport du Commissaire aux comptes, conformément à l’article XIV.6 (b) du Statut.
105. Le Comité a en outre recommandé au Conseil d’administration d’approuver les recommandations suivantes du Directeur exécutif, telles qu’elles figurent au paragraphe 56 de son rapport tendant à ce que le Conseil:
106. Par ailleurs, le Comité a également félicité le secrétariat d’avoir achevé l’établissement des comptes de l’exercice biennal et leur vérification externe dans les 90 jours suivant la fin de l’exercice grâce aux efforts conjugués du Commissaire aux comptes et des fonctionnaires chargés de la clôture des comptes; il a également pris note des initiatives prises par le secrétariat pour renforcer la gestion financière du Programme.
107. Le secrétariat, présentant le document, a fait observer que celui-ci contenait des informations sur trois questions financières distinctes. La première section était un rapport sur l’utilisation des contributions pour l’achat de produits et sur les dérogations au principe de recouvrement des coûts d'appui indirects (CAI). La deuxième était une analyse des soldes des liquidités du PAM et contenait des informations sur la gestion des liquidités et des placements à court terme. Elle comportait également des informations sur les résultats des placements du PAM. La troisième, enfin, présentait le rapport sur l’exécution du budget de l’exercice biennal 2002-2003, qui mettait en relief l’accroissement marqué du montant effectif des recettes et des dépenses opérationnelles, particulièrement pour les opérations d’urgence, par rapport aux prévisions budgétaires initiales.
108. S’agissant de l’utilisation des contributions pour l’achat de produits, le Comité a pris note du pourcentage dépensé dans les pays développés (59 pour cent) et en développement (41 pour cent) et a demandé des informations sur le pourcentage correspondant de l’année précédente. Le secrétariat a expliqué que le montant des dépenses effectuées dans les pays en développement avait augmenté alors même que le pourcentage du total des achats avait baissé. Pour décider des sources d’approvisionnement les mieux appropriées, le secrétariat tenait compte des considérations de prix (y compris un avantage de 15 à 20 pour cent en matière de prix pour les pays en développement) et de disponibilité et de l’impact potentiel des achats sur les marchés locaux.
109. Étant donné l’importance primordiale que revêtait l’exécution des programmes, le PAM devrait constamment suivre de près le niveau des soldes de liquidités. Le Comité a pris note du fait que les soldes des liquidités destinées à la couverture des dépenses d’exploitation avaient diminué, ce qui constituait un élément positif, en chiffres absolus aussi bien qu’en pourcentage des dépenses opérationnelles, par rapport à l’année précédente.
110. En réponse à une question concernant la politique touchant l’inclusion du portefeuille mondial d’actions dans la politique de placement du PAM, le secrétariat a expliqué que ces placements ne se rapportaient qu’au fonds de prestations à long terme dues au personnel après la cessation de service. Il avait été entrepris une étude des avoirs et des engagements pour déterminer la combinaison d’avoirs la mieux appropriée de ce fonds pour diversifier les placements et en améliorer le rendement afin de réduire les contributions à ces régimes de prestations. L’étude avait débouché sur une allocation recommandée de 40 pour cent des 64 millions de dollars placés dans le portefeuille mondial d’actions, dont la gestion était soumise à des directives rigoureuses; par exemple, ces fonds ne pouvaient être placés que dans des sociétés représentant une capitalisation d’au moins 1 milliard de dollars et cotées sur des places réputées. En outre, la gestion de ce portefeuille était suivie de près par le Gardien et le secrétariat.
111. Répondant à une question touchant le taux de rendement de référence des placements, le secrétariat a expliqué que l’objectif fixé, à savoir 50 points de base de plus que le taux de référence, reflétait la priorité accordée à la sécurité et à la liquidité des placements, plutôt qu’à leur rendement.
112. Le Comité a demandé des informations au sujet du risque que les nouveaux systèmes de gestion électronique des comptes bancaires pourraient représenter pour le PAM. Il a été expliqué que ce risque était soigneusement géré grâce à une introduction progressive de ces systèmes dans les bureaux de pays, assortie de la mise en place des mesures de contrôle appropriées, dont un système d’accès réglementé, une séparation des responsabilités et un suivi étroit du siège du PAM. Les systèmes avaient l’avantage d’éliminer les possibilités de falsification de chèques et de faciliter les décaissements en espèces dans les pays dépourvus de banques.
113. Le Comité a pris note des informations fournies et est parvenu à la conclusion que le rapport reflétait fidèlement les données financières les plus importantes.
114. Le secrétariat a présenté le document, expliquant qu’il proposait une mise à jour de l’application du plan de gestion suite à la demande présentée par le Conseil d’administration en octobre 2003. Il a indiqué les mesures et procédures introduites par le PAM pour suivre la mise en œuvre du plan.
115. Le Comité a pris note du document qui indiquait que le secrétariat opérait actuellement sur la base de 90 pour cent du budget 2004-2005 actualisé, présentement supérieur d’un milliard de dollars au plan de gestion d’origine, lequel reflétait les niveaux de dons estimés.
116. Le Directeur des services de contrôle et Inspecteur général a présenté son rapport, soumis conformément au paragraphe 2) b) viii) de l’article VI du Statut du PAM. La première partie au rapport exposait les mesures adoptées pour donner suite aux décisions et recommandations antérieures du Conseil. Le rapport de l’Inspecteur général contenait aussi, pour la première fois, un aperçu du travail réalisé par l’Unité de vérification intérieure des comptes, conformément au souci manifesté par le Directeur exécutif d’améliorer la transparence et de tenir le Comité et le Conseil au fait de cet important travail. Comme demandé par le Conseil, le rapport exposait aussi les tendances qui se dégageaient, du point de vue des mécanismes de contrôle, des audits et des enquêtes, encore que le mode de présentation de ces informations appelle de nouvelles améliorations. Le rapport contenait également un aperçu préliminaire des initiatives envisagées pour 2004-2005.
117. Le Comité a accueilli favorablement le rapport, relevant notamment que sa structure avait été améliorée, particulièrement grâce à l’inclusion d’une section consacrée aux tâches de vérification interne. Il a pris note en outre des diverses initiatives novatrices concernant la gouvernance qui étaient reflétées dans le rapport. Les membres du Comité ont demandé un complément d’information sur: i) l’engagement pris par le Directeur exécutif de présenter un exposé sur les mécanismes de contrôle interne; ii) les pratiques optimales au regard desquelles étaient évaluées les performances de la Division des services de contrôle (OEDO); iii) les progrès accomplis sur la voie du renforcement du Comité d’audit interne et ses incidences financières; iv) la présentation des tendances; v) la saisie d’avoirs personnels; vi) la difficulté qu’il y avait à recruter du personnel national qualifié et l’équilibre entre les fonctionnaires de sexe masculin et féminin; vii) le plan d’application des recommandations; viii) les ressources nécessaires à la mise en œuvre de diverses initiatives; et ix) la définition des pays à haut risque.
118. En réponse aux questions posées, l’Inspecteur général a précisé que le Directeur exécutif était résolu à présenter un exposé des mécanismes de contrôle interne et que, comme premier pas dans cette direction, le Bureau de la vérification interne des comptes (OEDA) avait entrepris une étude de ces mécanismes pour évaluer la situation actuelle des mesures de contrôle du PAM. Une fois cette étude achevée, le PAM serait mieux à même de discuter d’un calendrier et d’autres questions connexes et tiendrait le Conseil dûment informé. Les méthodes et procédures suivies par l’OEDO avaient été comparées aux pratiques optimales appliquées dans les secteurs public et privé ainsi que par les organismes des Nations Unies, ce qui avait débouché sur des recommandations pour l’application desquelles l’OEDO avait élaboré un plan. S’agissant du Comité d’audit interne, sa composition envisagée était de cinq membres, trois externes et deux internes, dont les premiers exerceraient leurs fonctions à titre gracieux, le PAM ne prenant à sa charge que les dépenses afférentes à la participation d’éventuels membres non basés à Rome. Pour ce qui était des tendances, celles-ci étaient fondées sur la nature des affaires et des constatations enregistrées au cours des exercices biennaux antérieurs, et c’était dans la région de l’Afrique australe surtout que les bureaux de pays avaient peine à recruter du personnel local qualifié. L’Inspecteur général a fait savoir que la majeure partie des coûts d’exécution avait été couverte par l’augmentation substantielle du budget de l’OEDO reflétée dans le plan de gestion. Enfin, il a expliqué que le volume des opérations et les résultats de la dernière mission de contrôle étaient les principaux critères appliqués pour évaluer le degré de risque d’un bureau de pays.
119. Le Comité financier s’est dit satisfait du rapport et attendait avec intérêt de prendre connaissance du dernier état des initiatives en matière de gouvernance ainsi que du prochain rapport biennal de l’Inspecteur général, en 2006.
120. Le secrétariat a exposé oralement l’état d’avancement de l’examen des procédures de l’Organisation en mettant l’accent sur l’objectif initial, les mesures actuellement appliquées, y compris l’application d’une phase pilote dans cinq pays, et la possibilité envisagée soit d'élaborer une proposition finale qui serait soumise à l’examen du Conseil en octobre 2004, soit de poursuivre les programmes pilotes jusqu'en 2005.
121. Le Comité s’est dit satisfait de l’exposé et attendait avec intérêt les propositions finales.
122. Le Comité a été informé que sa cent huitième session devrait, selon un calendrier provisoire, se tenir à Rome du 27 septembre au 1er octobre 2004. Les dates définitives de la session seraient décidées en consultation avec le Président.
123. Le Comité a accueilli favorablement les changements proposés au Rapport sur l'exécution du Programme, visant à l'axer davantage sur les résultats, dans le cadre des divers documents de programmation et de gestion responsable de l'Organisation. Le Comité a pris note du fait que les innovations seraient mises en œuvre sur plusieurs exercices biennaux et qu'il aurait la possibilité de proposer des améliorations à la présentation à mesure de l'évolution du Rapport sur l'exécution du Programme. Les participants ont été informés que des consultations avaient été menées avec d'autres institutions des Nations Unies à propos de la présentation des rapports sur l'exécution du Programme et ont demandé que soit présentée, lors d'une session future, une étude comparative des méthodes suivies par les autres institutions spécialisées des Nations Unies pour l'établissement de tels rapports.
124. Le Comité s'est dit satisfait de la proposition d'intégration, dans les analyses financières, d'une analyse du rapport coût-efficacité et attend avec intérêt de pouvoir disposer de telles analyses dans les rapports futurs.
125. Le Comité a reçu des informations actualisées sur i) l'enquête de l'ONU sur le Programme pétrole contre nourriture, ii) le retrait complet de ce Programme de la part de la FAO à compter du 31 mars 2004, iii) les nouvelles activités réalisées par la FAO en Iraq, dans le cadre de projets financés par les donateurs pour des activités de secours agricoles (actuellement exécutées par du personnel local et des ONG partenaires), iv) les responsabilités de l'Organisation en tant que chef de file des Nations Unies pour le volet Agriculture, ressources en eau et environnement de la stratégie de l'ONU pour l'aide à l'Iraq, pour laquelle un fonds d'affectation spéciale du Groupe des Nations Unies pour le développement avait été créé afin de canaliser les fonds des donateurs.
126. Le Comité a noté qu'à ce jour, la participation de la FAO à l'enquête de l'ONU se limitait à la fourniture des informations requises.
127. Le Comité a été informé que, après examen des méthodes optimales récentes en matière d'établissement de rapports sur les contrôles internes à l'échelon des organisations, la FAO ne verrait, en principe, aucune objection à l'instauration de rapports officiels sur les contrôles internes, parallèlement à la publication des états financiers vérifiés de l'Organisation. Le Secrétariat a expliqué qu'avant de mettre en place ce genre de rapport, il devrait étudier ce que les autres organisations du système des Nations Unies faisaient en matière de rapport sur les contrôles internes et examiner cela en tenant compte du Règlement financier de la FAO, de manière à s'assurer que toute mesure proposée soit conforme aux dispositions actuelles.
128. Le Comité a noté que cette démarche s'inscrivait dans la logique des mesures prises en ce moment par le Programme alimentaire mondial et il s'en est félicité.
129. Le Comité a reconnu qu'il faudrait réaliser un travail de préparation considérable avant que l'Organisation ne soit en mesure de confirmer la nature exacte de tels rapports et a noté que celle-ci devrait consentir un investissement de départ important pour mettre en place une procédure officielle d'établissement de rapports sur les contrôles internes.
130. Le Comité a demandé qu'un document exposant les meilleures pratiques actuelles en matière de rapports sur les contrôles internes et les questions que soulèvent leur instauration au sein de l'Organisation soit présenté lors d'une prochaine session, en tenant compte également des résultats de l'étude mentionnée ci-dessus, ainsi que des coûts probables et du calendrier possible d'une telle mise en œuvre.
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