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Capitulo 6 - Organizar un taller


Comité coordinador
Resultados esperados
Apoyo institucional
Documentos básicos
Recursos humanos
Selección de participantes
Desarrollo de la orden del día del taller
Conducción del taller
Recolección de información faltante
Lista de referencia para organizar un taller

Se espera que en los países del Tercer Mundo se lleven a cabo talleres con la metodología de la MECA, patrocinados por una o más instituciones nacionales, tal vez con una institución internacional que brinde asistencia técnica o financiera. Los participantes de los talleres formarán un grupo interdisciplinario, incluyendo agricultores, intermediarios de mercadeo, y profesionales del sector público. Un individuo o grupo coordinador será designado para vigilar todos los aspectos del taller, lo que comprende planificación, puesta en marcha y presentación de los resultados a las autoridades respectivas.

Comité coordinador

Se debe formar un Comité Coordinador para el taller con varias semanas o meses de anticipación a la inauguración del evento. Los miembros de este comité deben venir de cada una de las instituciones patrocinadoras y de apoyo. El Comité Coordinador debe fijar los objetivos del taller, identificar las necesidades de personal, el apoyo financiero y logístico para obtener los resultados deseados, identificar el tipo de apoyo de las instituciones patrocinantes y encargarse de la organización y administración necesarias.

Presidente: Seleccionado como la cabeza del Comité Coordinador, el Presidente es responsable de la comunicación y coordinación con otras instituciones involucradas en el evento, supervisa todos los sub-comités, tiene la palabra final en todas las decisiones que afecten el taller, y es responsable de su éxito o fracaso.

Secretariado: El Secretariado incluye un coordinador, designado por el Presidente, uno o más secretarios, uno o más motoristas y personal de apoyo (si se requiere) para proveer servicios de dibujo, fotocopia y otros. Previsto a tiempo completo por la respectivas instituciones patrocinadoras del taller, el Secretariado proporciona todos los servicios secretariales y administrativos necesarios a los expertos y a los participantes del taller. Prepara todos los borradores de documentos, asegurándose de que éstos estén organizados apropiadamente y archivados en procesadores de palabras, y distribuye el informe final del taller en la ceremonia de clausura del mismo.

Grupos de trabajo: Antes de la ejecución del taller, se formarán Grupos de Trabajo para recoger información básica en áreas tales como: pre-producción y aspectos institucionales, producción, post-cosecha, y mercadeo. Cada uno de estos grupos tendrá un coordinador que formará parte del Comité Coordinador de Taller. Antes del taller, estos coordinadores prepararán documentos básicos a partir de datos secundarios en sus áreas respectivas y los presentarán a los otros participantes durante los dos primeros días del taller. Los cuatro directores de los grupos de trabajo aprenderán la metodología de la MECA para organizar talleres similares para otros productos.

Resultados esperados:

El Comité Coordinador determinará los objetivos del taller y definirá claramente los resultados esperados de éste. Para un taller de dos semanas, pueden obtenerse algunos o todos de los siguientes resultados:

1. Documentos descriptivos y cuantitativos básicos del producto de interés, incluyendo aspectos institucionales, de producción, post-cosecha y mercadeo.

2. Identificación de problemas prioritarios que afectan al sistema estudiado.

3. Determinación de la magnitud y causas de las pérdidas de post-cosecha y otros problemas en el sistema.

4. Identificación de proyectos e intervenciones apropiados para aliviar los problemas identificados.

5. Definición de un plan de acción o estrategia para desarrollar soluciones e implementar actividades.

6. Capacitación de profesionales nacionales en la aplicación de la MECA.

7. Capacitación de los participantes para tener una mejor comprensión de una cadena agro-alimenticia y de todas sus inter-relaciones.

Para obtener estos resultados se necesitará un compromiso muy serio de parte de las instituciones patrocinadoras en términos de recursos materiales y humanos. También se necesitará buena organización, expertos eficientes y participantes dedicados.

Apoyo institucional

El impacto del taller dependerá en un alto grado del tipo de apoyo institucional recibido. Si los participantes asisten medio tiempo y el material de apoyo es endeble, ellos recibirán la señal de que sus respectivas instituciones no están considerando el taller como un evento de capacitación serio. En consecuencia, el nivel de aprendizaje y transferencia será bajo. Sin embargo, si los participantes son relevados de sus obligaciones normales, permitiéndoseles participar a tiempo completo y se les notifica que se espera que apliquen la metodología en sus actividades futuras, se enviará un mensaje más positivo.

El tipo de apoyo institucional necesario de parte de las instituciones patrocinadoras puede ser resumido como sigue:

Participantes: Se espera que todos los participantes estén involucrados a tiempo completo durante todo el taller. Esto también se aplica al personal de apoyo administrativo y secretarial.

Equipo: Las instituciones patrocinadoras facilitarán todo el equipo necesario para asegurar el éxito del taller. Esto debe incluir transporte para los expertos, personal administrativo y viajes de campo; proyectores de diapositivas y transparencias; acceso a equipo fotográfico para documentar el sistema de productos; por lo menos un procesador de palabras (computadora); acceso a servicios de fotocopia; y otros que se determinen como necesarios.

Materiales: Los participantes y el personal administrativo deben tener acceso a los materiales necesarios para llevar a cabo sus tareas satisfactoriamente. Esto debe incluir artículos tales como resmas de papel, lápices, rollos fotográficos de diapositivas, láminas de proyección, rotafolios, discos para computadora, folders y papel para documentos y otros.

Comidas: Se deben hacer arreglos para que los participantes almuercen en grupo durante el taller. Esto facilitará el cumplimiento del programa-este es un requisito indispensable si se quieren lograr los resultados esperados. Dado el carácter intensivo del taller, pueden ser deseables intervalos de descanso con refrigerio en la mañana y en la tarde. Estos recreos también ayudan a promover el acercamiento entre los participantes.

Misceláneos: Dependiendo del país anfitrión y el producto estudiado, puede haber gestos imprevistos tales como pago a los expertos, compra de pequeños volúmenes de los productos en estudio y costos de transporte. Puede ser necesario contratar a alguna persona del sector privado para preparar cuadros, gráficos, mapas y otras ayudas visuales. Un pequeño fondo debe ser establecido para cubrir este tipo de gastos misceláneas.

Documentos básicos

Participantes al taller incluirá un gran número de individuos especializados en áreas específicas quienes, de seguro, no estarán familiarizados con las otras disciplinas. Por ejemplo, los macro-economistas probablemente sabrán relativamente poco acerca de la producción y el manejo de post-cosecha de un cultivo en particular; los agrónomos y tecnólogos de alimentos bien pueden encontrar confusa la terminología económica, y los especialistas de mercadeo pueden saber poco acerca de plagas y enfermedades.

Como un medio de informar a los participantes acerca de los últimos avances en cuanto a un producto en particular, los respectivos coordinadores de los grupos de trabajo deben preparar documentos básicos antes de iniciar el taller. Durante los dos primeros días del taller, los documentos básicos serán presentados y discutidos entre los participantes. Cada documento básico proveerá información descriptiva y cuantitativa sobre el cultivo de interés, tal como se indica a continuación.

Documento macro-económico básico: incluirá información sobre la relativa importancia del producto en cuestión para la economía; instituciones del sector público, sus funciones y servicios; políticas agropecuarias nacionales; proyectos especiales; planes y programas que pueden afectar al producto estudiado; programas y políticas de incentivos (impuestos, finanzas, exenciones); instituciones y organizaciones del sector privado, sus servicios y funciones (organizaciones agropecuarias, organizaciones de apoyo sin fines de lucro); problemas principales y otros.

Documento básico de producción: debe contener información sobre la historia de la producción nacional del cultivo de interés; la utilización actual y potencial de la tierra y el área bajo cultivo; requerimientos ambientales; características agronómicas; obstáculos actuales para la producción; sistemas de cultivo; material de siembra; prácticas culturales; plagas y enfermedades; costos de producción; principales problemas y necesidades y otros.

Documentos básicos de post-cosecha: cubrirán la identificación y descripción de prácticas de manejo de post-cosecha; infraestructura y equipo disponibles; potencial y características del agro-procesamiento; principales problemas, necesidades y otros.

Documento básico de mercadeo: debe considerar las importaciones y exportaciones del producto estudiado; demanda nacional y externa; canales de mercadeo; márgenes de mercadeo; características de la demanda; las pautas de consumo; costos de mercadeo; el potencial del mercado y otros.

Recursos humanos

Especialista en cadenas agro-alimenticias: Una persona familiarizada con la metodología de estudiar cadenas agro-alimenticias debe estar disponible a todo lo largo del taller. Esta persona debe estar disponible una semana antes del taller para ayudar al Comité Coordinador en arreglos organizacionales.

Las funciones de este especialista incluirán:

a. Coordinar con el Presidente del Taller para asegurar que todos los recursos del taller hayan sido asignados, incluyendo participantes calificados, materiales, transporte, equipo, alimentación, arreglos para viajes de campo, espacio para trabajo y oficinas, personal administrativo y de apoyo, servicio de fotocopia y otros;

b. Hacer una presentación introductoria de la MECA, y de las diversas herramientas presentadas en este manual y su uso;

c. Abrir las sesiones plenarias cada día del taller con resúmenes de los logros del día anterior, el material a cubrirse y los resultados esperados para ese día;

d. Responder a preguntas de participantes y líderes de los diferentes grupos de trabajo con respecto a la metodología y presentación de resultados;

e. Funcionar como punto central de referencia para todo el material producido para el taller y durante éste, y ayudar al Comité Coordinador en la preparación del informe final del taller;

f. Otras que puedan ser determinadas por el Comité Coordinador.

Planificadores: Una presentación introductoria debe ser hecha por algún funcionario del sector agropecuario encargado de tomar decisiones (Oficina Nacional de Planificación, Ministerio de Agricultura) enfocando los planes de desarrollo nacional con respecto al producto estudiado.

Agricultores: Además de los agricultores seleccionados para participar en el taller a tiempo completo, deben ser seleccionados como expertos algunos agricultores representativos, con diferentes métodos de cultivo y tamaño de fincas. Idealmente, se podrían organizar viajes de campo a sus fincas. Se debe solicitar a estos agricultores que comenten aspectos como sus prácticas culturales, problemas de plagas y enfermedades, costos de operación, métodos de manejo de post-cosecha y mercadeo, los procesos de toma de decisiones para sus explotaciones agropecuarias y sus principales problemas y necesidades.

Intermediarios: Según el cultivo estudiado, deben identificarse intermediarios involucrados en transporte, acopio, mayoreo, venta al detalle, almacenamiento y exportación, y se deben hacer arreglos para hacer visitas a sus sitios de operación. Se debe solicitar a algunos de estos intermediarios que describan sus operaciones; sus interpelaciones con los agricultores, otros intermediarios y el Gobierno; y sus principales necesidades para mejoramiento. Cada visita debe incluir un período de preguntas y respuestas.

Agro-procesadores: Para aquellos productos que son sometidos a cualquier forma de agro-procesamiento, se deben hacer arreglos para visitar las instalaciones de agro-procesamiento y para discutir con la administración sus operaciones, problemas y necesidades.

Selección de participantes

Aunque el número de participantes en el taller se debe ajustar en función de las instalaciones y circunstancias locales, en general, no deberá exceder de veinticinco (25) personas. Los grupos más grandes resultan difíciles de manejar, particularmente cuando se hacen visitas de campo. Los participantes deben incluir agricultores, intermediarios, y especialistas en disciplinas tales como: economía, economía agrícola, agronomía, entomología, tecnología de alimentos, ingeniería, mercadeo, sociología o antropología, desarrollo de recursos y otras relevantes al caso.

Los participantes pueden provenir de la(s) institución(es) que patrocinan el taller, así como de otras instituciones del sector público, organizaciones o empresas del sector privado y de la comunidad agropecuaria.

Desarrollo de la orden del día del taller

Cada orden del día (temario) del taller estará adaptado a las necesidades locales y a los recursos disponibles de la(s) institución(es) patrocinadora(s). Aunque la mayoría de los talleres deben ser similares en contenido, el tiempo dedicado a cada aspecto probablemente variará. El programa para el taller debe incluir:

· inscripción de participantes e inauguración del taller;
· presentación de la metodología MECA;
· presentación de la información básica sobre el producto estudiado;
· identificación y recolección de información faltante;
· visitas de campo a fincas e instalaciones de manejo de post-cosecha y agro-procesamiento;
· descripción de los distintos componentes de la cadena agro-alimenticia;
· análisis y priorización de los problemas en la cadena agro-alimenticia;
· identificación de ideas de proyectos y acciones requeridas; y
· formulación de perfiles de proyectos.

El programa del taller en si será determinado por el Comité Coordinador, con el apoyo del especialista en la MECA, durante la semana previa al taller.

El tiempo real dedicado a las diferentes materias durante talleres ejecutados en Malasia (Instituto Malasio de Investigación y Desarrollo Agrícola, 1988) y Nepal (McCullough y Haggerty, 1989) se muestran en la Tabla 6.1.

Cuadro 6.1: Asignación de tiempo a tópicos del taller llevado a cabo en Malasia (1988) y Nepal (1989).

TOPICOS DEL TALLER

Taller en Malasia

Taller en Nepal

(horas)

(horas)

Registro

1.0

informal

Inauguración.

1.0

0.5

Perspectiva general de la MECA

2.0

2.0

Presentación de los documentos básicos

4.0

2.0

Análisis de las necesidades de información adicional

2.0

1.5

Recolección de información faltante

20.0

6.0

Descripción de una cadena agro-alimenticia específica

14.0

16.0

Análisis de problemas

15.0

4.0

Identificación de soluciones alternativas

16.0

4.0

Formulación de proyectos

8.0

4.0

Análisis del marco lógico de trabajo

4.0

0.0

Total

88.0

40.0

Como regla general, la mayoría del tiempo del taller será dedicado a la recolección de la información faltante, descripción de sistemas, análisis de problemas y a la identificación y formulación de soluciones. Entre más información sea incluída en los documentos básicos (preparados antes del taller), menor será el tiempo requerido para la recolección de información durante el taller. Entre mayor sea el tiempo disponible durante la parte final del taller, mayor será la probabilidad de desarrollar perfiles de proyecto detallados.

Conducción del taller

El taller debe ser conducido en un ambiente informal y debe ser suficientemente dinámico y flexible para ajustarse a las necesidades que se presenten. Es útil cuando el taller tiene un moderador o facilitador especializado en comunicación y dinámica de grupos. Esta persona puede ser un líder natural o estar formalmente capacitado en estas áreas. Este facilitador debe ser la persona clave para integrar a los participantes del taller de modo que estos jueguen papeles activos en la discusión de los problemas y sus soluciones. El o ella puede asistir al Presidente para solucionar los problemas logísticos o de otro tipo que se presenten.

Después de que la ceremonia inaugural haya concluido, el especialista en la MECA presentará una perspectiva general de la metodología a ser utilizada durante el taller, mostrando cómo un análisis sistemático, paso a paso, puede producir una evaluación rápida de una específica cadena agro-alimenticia. Inmediatamente después, los coordinadores de cada uno de los grupos de trabajo resumirán la información contenida en los documentos básicos. Se evaluará entonces la necesidad de información adicional y las actividades subsecuentes incluirán el diseño de cuestionarios, entrevistas y visitas de campo para recolectar la información faltante.

Debido a la dificultad para trabajar con grupos grandes, el cuerpo plenario debe ser dividido en subgrupos interdisciplinarios de cinco a ocho personas. Cada subgrupo debe incluir agricultores, gente con experiencia en post-cosecha y mercadeo y profesionales de varias disciplinas como sea posible. Cuando se requiera trabajo de grupo, v. gr., para la recolección de información faltante, para el análisis de problemas, para la identificación de ideas de proyecto y otras soluciones y para la formulación de perfiles de proyecto, estos subgrupos podrían ser convocados. Cada subgrupo podría seleccionar su propio coordinador y su vocero para reportarse a la sesión plenaria.

Se requieren sesiones plenarias cada vez que se introduzca nueva información, nuevas metodologías o nuevos instrumentos de trabajo. Se requieren sesiones plenarias más largas para presentar y discutir los resultados de los grupos de trabajo y para llevar a cabo actividades de interés mutuo, tales como la lluvia de ideas sobre los problemas.

El facilitador del taller y el Comité Coordinador deben evaluar periódicamente el avance del taller. En el momento en que ciertas sesiones se vuelvan tediosas o aburridas, se puede planear una visita de campo o se puede introducir material nuevo para estimular al grupo. Asimismo se puede modificar el orden de presentación del material según las necesidades específicas de los participantes.

El taller típico se extenderá por un periodo de dos semanas, pero éste puede ser más largo o más corto de acuerdo con el nivel de detalle deseado, los recursos disponibles y la complejidad de los sistemas estudiados.

Recolección de información faltante

El Capítulo 3 describe detalladamente el tipo de información que debe obtenerse sobre cada uno de los componentes relevantes a una cadena agro-alimenticia dada. Una comparación de las pautas del Capítulo 3 con los documentos básicos presentados por los grupos de trabajo dará una indicación de la información faltante que se necesita recolectar Alguna de la información faltante puede ser obtenido de documentos secundarios Otra puede ser recolectada durante visitas de campo a agricultores, intermediarios, exportadores u otros participantes en el sistema. En aquellos casos en los que se requieran cuestionarios, las guías del Anexo 1 pueden ser útiles.

Cada grupo de trabajo determinará sus necesidades particulares de información y desarrollará métodos para obtenerla durante el tiempo asignado para esta actividad. En algunos casos puede ser imposible recolectar la información necesaria en el penado tan corto de tiempo del que se dispone. En estos casos se deben hacer recomendaciones para desarrollar actividades de investigación a largo plazo para efectuarlas después del taller.

Lista de referencia para organizar un taller

Para facilitar la organización del taller y para asegurar que todos los miembros del Comité Coordinador y quienes toman las decisiones institucionales están siendo informados del avance logrado, se debe mantener una lista de referencia de las actividades del taller. El Presidente del Comité Coordinador y cada miembro deben tener su propia copia. Un modelo de una lista de referencia del taller se presenta en la Forma 6.1.

Forma 6.1: Lista de referencia para organizar un taller.

ACTIVIDADES DEL TALLER

FECHA DE LA ACTIVIDAD

PERSONA RESPONSABLE

1. Formalización de la solicitud del taller



2. Identificación del apoyo institucional



3. Selección del producto para el taller



4. Selección del área geográfica de cultivo a estudiar



5. Selección de los participantes



6. Formación del comité coordinador



7. Preparación de los documentos básicos:




- macroeconómicos




- de producción




- de post-cosecha




- de mercadeo



8. Identificación de la información faltante:




- macroeconómica




- de producción




- de post-cosecha




- de mercadeo



9. Llegada del especialista en MECA



10. Selección de especialistas nacionales:




- políticas




- producción




- post-cosecha




- mercadeo



11. Preparación del programa del taller



12. Selección del secretario



13. Materiales y equipo:




- papel, etc.




- proyectores/cámara




- transporte




- computadora/procesador de palabras




- facilidades de copiado




- otros



14. Arreglos para alimentación



15. Arreglos para transporte



16. Ejecución del programa del taller




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