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INFORMATIONS À L'INTENTION DES PARTICIPANTS AUX RÉUNIONS
TENUES AU SIÈGE DE LA FAO

Sous-Division de la Conférence, du Conseil et des relations avec les gouvernements (CPAC)

I. INTRODUCTION

II. SERVICES DE RÉUNION

III. INSTALLATIONS ET SERVICES

IV. MÉDIAS ET SERVICES DE BIBLIOTHÈQUE

I. INTRODUCTION

À propos du Siège de la FAO:
http://www.fao.org/about/meetings/information/fao-hq/fr/

Voyage: http://www.fao.org/about/meetings/information/voyage/fr/

Visa:

Les participants ayant besoin d’un visa doivent se le procurer auprès du consulat ou de la mission diplomatique compétente de l’Italie dans leur pays, avant leur départ pour Rome. Les demandes de visa doivent être présentées bien avant le départ, la délivrance d’un visa pouvant nécessiter jusqu’à trois semaines.

Informations concernant l'obtention de visas pour l'Italie

Inscription des participants et et accès au Siège de la FAO

L'accès au Siège de la FAO est réservé aux délégués accrédités pour participer à la Conférence et munis d'une carte d'accès à la Conférence en cours de validité.

On trouvera sur le Portail des Membres de la FAO un lien vers le système d'inscription en ligne. Les cartes d'accès à la Conférence pourront être retirées à partir du lundi 26 juin 2017 à 10 heures au Centre d'inscriptions externe (situé à l'entrée du Viale Aventino, près de la station de métro), qui est accessible par des tourniquets de contrôle. Il est fortement recommandé que les Représentations permanentes récupèrent les cartes d’accès à la Conférence avant le jour de son ouverture.

Les participants préinscrits sont priés de retirer leur carte d'accès du lundi 3 au samedi 8 juillet, au Centre d'inscription externe. Afin d’éviter de longues files d’attente, en particulier le lundi 3 juillet, car le début de la session plénière est prévu à 9 heures précises, les inscriptions seront ouvertes dès 7 h 30 et l’accès aux bâtiments de la FAO devra avoir lieu avant 8 h 30. Veuillez noter que les participants préinscrits auront la priorité.

Les délégués (ministres compris) munis d'une carte d'accès à la Conférence qui entrent en voiture sont priés d'emprunter la rampe d'accès n°1 et l'entrée principale du Bâtiment A, et ce avant 8 h 30 le lundi 3 juillet. L'espace de parking étant limité, hormis les trois permis de stationnement déjà en possession des délégations, aucun permis supplémentaire ne sera émis et le stationnement se fera selon l'ordre d'arrivée dans la limite des places disponibles.

Toute perte d'une carte d'accès doit être immédiatement signalée au Bureau de la sécurité de la FAO.

Sécurité

Le Bureau de la sécurité de la FAO (bureau B062, postes 54720 et 53114 – courrier électronique: security-services@fao.org) est ouvert de 8 h 30 à 17 h 30. Après 17 h 30, il est possible de contacter les gardes de la sécurité du bâtiment A (poste 53145, 06 570 53145 pour les appels depuis l'extérieur du Siège de la FAO). Le Bureau de la sécurité est chargé:

  • de réceptionner les appels téléphoniques officiels nécessitant une intervention en dehors des heures de travail normales;
  • d'aider à localiser les hauts fonctionnaires de l'Organisation pour les avertir en cas d'urgence;
  • d'assurer la liaison avec les responsables nationaux de la sécurité concernant les mesures de protection des dignitaires;
  • d'assurer la liaison avec les autorités nationales lorsqu'une aide extérieure d'urgence s'avère nécessaire (par exemple, ambulance, secours médical, police);
  • de gérer les objets perdus.

De strictes mesures de sécurité s'appliquent à l'intérieur du Siège de la FAO. L'entrée du bâtiment A est équipée de détecteurs de métaux et les participants sont tenus de porter leur carte d'accès en permanence.

Il est conseillé aux participants de ne pas laisser leur porte-documents ou d'autres objets de valeur sans surveillance dans les salles de réunion.

Tout participant qui détecte une odeur de fumée ou le moindre signe semblant indiquer un incendie ou un autre danger est prié d'appeler sans délai le poste 33.

Numéros de téléphone pour les appels d'urgence à Rome

Les numéros ci-après peuvent être utiles en cas d'urgence en dehors du Siège de la FAO:

  • Urgences médicales 118
  • Urgences à caractère général 112
  • Pompiers 115
  • Médecin de garde (Guardia Medica) 06 570 600

II. SERVICES DE RÉUNION

Durée des séances

Les séances du matin se déroulent généralement de 9 h 30 à 12 h 30, celles de l'après midi de 14 h 30 à 17 h 30, ou plus tard si nécessaire. Le Journal de la Conférence donne des informations actualisées sur le calendrier des séances. Il est essentiel que les séances commencent à l'heure et que le programme des travaux soit respecté. Les délégués sont donc instamment priés d'être ponctuels.

Ils sont également priés de désactiver la sonnerie de leurs téléphones portables pendant les réunions.

Langues utilisées en réunions

Les langues de l'Organisation sont l'anglais, l'arabe, le chinois, l'espagnol, le français et le russe, et l'interprétation simultanée est assurée dans ces langues lors des sessions de la Conférence et du Conseil.

Liste des intervenants pendant la Conférence

Les demandes d'intervention au cours du débat général qui se tient en séance plénière dans le cadre du point de l'ordre du jour consacré à l'Examen de la situation mondiale de l’alimentation et de l’agriculture doivent être présentées par l'intermédiaire de la section sécurisée du Portail des Membres. Les réservations sont effectuées dans l'ordre de réception des demandes.

Il est rappelé aux délégués que les interventions ne doivent en aucun cas dépasser 5 minutes pour les chefs de délégation et 4 minutes pour les observateurs. Pour faciliter le respect du temps imparti, un voyant lumineux placé sur le pupitre avertit l'orateur que le délai est écoulé.

Afin de veiller à l'interprétation exacte des discours, les délégations sont priées de communiquer à l’avance le texte de leur déclaration sur un support électronique (de préférence au format WORD) à l'adresse FAO-Conference@fao.org, une heure au moins avant la prise de parole. En cas d'impossibilité, il est demandé de déposer une copie écrite de la déclaration dans les meilleurs délais au bureau A 274 (tél.: 06 570 54503).

Séances plénières pendant les sessions de la Conférence

Lors de sa première séance plénière, la Conférence élit son président et ses trois vice-présidents, et nomme les sept membres du Bureau et les neuf membres de la Commission de vérification des pouvoirs. À ces nominations font suite la conférence McDougall. Au cours de la première séance plénière également, le Directeur général fait une déclaration à la Conférence sur les activités de l'Organisation puis le Président indépendant du Conseil fait à son tour une déclaration. La séance plénière est ensuite levée afin de permettre au Bureau de tenir sa première réunion.

À la deuxième séance plénière, tenue dans l'après-midi, la Conférence, donnant suite au premier rapport du Bureau, adopte l'ordre du jour, constitue les commissions et s'occupe de l'admission d'observateurs et d'autres questions de procédure. Elle adopte également le premier rapport de la Commission de vérification des pouvoirs. Le cas échéant, un vote relatif à l'admission de nouveaux Membres est ensuite organisé, suivi de la cérémonie d'admission.

Le débat général des chefs de délégation dans le cadre du point de l'ordre du jour consacré à l'Examen de la situation mondiale de l'alimentation et de l'agriculture se déroule lors des séances plénières du lundi au mercredi. Le vendredi matin est réservé au vote sur le Programme de travail et budget, et à l'élection du Président indépendant et des membres du Conseil. 

Les séances plénières suivantes sont consacrées à l'examen des autres points inscrits à l'ordre du jour et à l'adoption du rapport de la Conférence.

Réunions des Commissions I et II pendant les sessions de la Conférence

Pendant que la plénière poursuit ses travaux, les Commissions I et II se réunissent. Chacune de ces commissions a son propre président, deux vice-présidents, son comité de rédaction et son secrétariat.

Les Commissions commencent leurs travaux le lundi après-midi et adoptent leur rapport en commission le jeudi. Les rapports sont ensuite soumis pour adoption finale en séance plénière le dernier jour de la Conférence.

Centre coréen des services de conférence (comptoir des documents)

Les documents imprimés sont mis à disposition en nombre très limité afin de réduire au maximum l'impact des méthodes de travail de la FAO sur l'environnement et contribuer à la neutralité climatique. En cas de nécessité, les participants peuvent recourir au service d'impression à la demande offert au comptoir des documents (bâtiment A, 1er étage). Les documents portent par ailleurs un code QR qui permet de les téléchargés depuis le site: http://www.fao.org/about/meetings/conference/c2017/documents/fr/.

Journal de la Conférence et Programme des séances du Conseil

Durant les sessions de la Conférence et du Conseil, un programme quotidien des réunions et manifestations, ainsi que diverses annonces, sont présentés dans le Journal de la Conférence ou dans le Programme des séances du Conseil, ainsi que diverses annonces. Ces documents peuvent être consultés sur le site web de la FAO et des tirages sur papier peuvent être demandés au comptoir des documents.

Procès-verbaux des réunions

Des procès-verbaux sont établis pour toutes les délibérations en séance plénière durant les sessions de la Conférence et du Conseil.

Les interventions en arabe sont transcrites soit en anglais, soit en français; celles en chinois ou en russe sont transcrites en anglais.

Les procès-verbaux sont mis à disposition au comptoir des documents (situé en face des salles Verte et Rouge) en anglais, en espagnol et en français dans les 24 heures suivant la clôture de la séance et sont publiés sur le Portail des membres de la FAO.

Les délégués peuvent présenter des demandes de correction en envoyant un courrier à l’adresse: Verbatim-Team@fao.org.

Les corrections sont aussitôt apportées aux versions des textes en ligne et sont intégrées dans les versions finales imprimées des procès-verbaux dans le mois qui suit la clôture des sessions.

Salles de réunion pour les délégués

Les délégués qui participent à la Conférence ou au Conseil peuvent réserver des salles de réunion, par tranches d’une heure, afin de s'entretenir avec d'autres participants.

Les délégués sont priés de consulter les Annonces pour se renseigner sur la procédure à suivre pour réserver une salle. Les réservations doivent être faites suffisamment à l'avance. Les éventuels coûts d'interprétation sont facturés à l'utilisateur.

Manifestations en marge de la session 

Plusieurs manifestations seront organisées en marge de la Conférence. On trouvera la liste, tenue à jour, de ces manifestations à l'adresse: http://www.fao.org/about/meetings/conference/c2017/side-events/fr/.

III. INSTALLATIONS ET SERVICES

Vestiaire

Pendant les sessions de la Conférence et du Conseil, un vestiaire est à la disposition des participants à l'entrée principale du bâtiment A (en face du Salon de la Turquie).

Salon slovaque des délégués

Le Salon slovaque est un espace réservé aux Représentants permanents et aux délégués participant aux principales réunions. Situé au rez-de-chaussée du bâtiment B (salle B013; postes 57091 et 57107; tél.: 06 570 57091 et 06 570 57107), il offre une aire de travail multifonctionnelle équipée de téléphones, de dix ordinateurs et de trois écrans de télévision en circuit fermé permettant aux délégués de suivre les débats des séances qui se tiennent dans la Salle Rouge, la Salle Verte et la Salle Plénière. Il se compose d'une salle de réception, de postes de travail équipés d'ordinateurs reliés à Internet, d'un salon et d'une petite salle de réunion. Un membre du personnel se tient à la disposition des Représentants permanents.

Centre de communication de l'Estonie

Le Centre de communication de l'Estonie (CCE) est situé au rez-de-chaussée du bâtiment B, en bas de l'escalier menant à la Salle de l'Iran (B016). Le CCE met à disposition deux visiophones équipés de la technologie Skype permettant de passer gratuitement des appels téléphoniques avec vidéo partout dans le monde.

Salons

Les salons ci-après sont à la disposition des participant

  • Au troisième étage du bâtiment A: Salon du Japon (situé à droite de la Salle Plénière); Salon des Caraïbes (situé à gauche de la Salle Plénière); Salon de la Belgique (situé juste en face de la Salle Plénière).
  • Au premier étage du bâtiment A: Salon des Pays nordiques (situé entre les salles Rouge et Verte)

Services de restauration

Les espaces de restauration du Siège de la FAO sont les suivants:

  • Rez-de-chaussée
    • Bâtiment A - Polish Bar: ouvert de 7 h 30 jusqu’à la fin de la dernière séance de la journée
    • Bâtiment D - Bar D: ouvert de 7 h 30 à 17 h 30

  • Huitième étage - Terrasse
    • Bâtiment B - Cafétéria: ouverte de 12 heures à 14 h 30
    • Bâtiment B - Restaurant: ouvert de 12 heures à 14 h 30 (il est recommandé de réserver 24 heures à l’avance; tél.: 06 570 56823)
    • Bâtiment C - Buffetouvert de 12 heures à 14 h 30 (tél.: 06 570 56823)
    • Bâtiment C - Blue Bar: ouvert de 8 h 30 à 17 heures. 
    • Bâtiment B - Bar B: ouvert de 8 h 30 à 17 heures.

Seuls les paiements en euros sont acceptés. Les paiements par carte de débit (Bancomat) et par carte de crédit sont acceptés à la Cafétéria, au Restaurant, au Buffet, au Polish Bar, au Blue Bar et au Bar D.

Des distributeurs automatiques de boissons et d'en-cas payants, ainsi que des fontaines à eau, sont à la disposition des participants en divers points à l'intérieur des bâtiments.

On trouve également différents restaurants et cafés à proximité de la FAO, sur le Viale Aventino.

Téléphone

Les numéros de téléphone du Siège de la FAO sont au format (+39) 06 570, suivi du numéro de poste. Si vous ne disposez pas du numéro de poste, appelez le standard de la FAO au (+39) 06 570 51.

Des téléphones permettant de passer des appels internes en composant directement le numéro de poste désiré sont installés dans tous les salons et salles de réunions.

Liaison internet par WiFi

Un accès internet sans fil (WiFi) est disponible dans toutes les salles de réunion, dans l'Atrium et dans les espaces de restauration.

Il faut s'identifier avec le nom d'utilisateur «guest_internet» et le mot de passe «wifi2internet».

La FAO n'est pas en mesure d'assurer une assistance technique en cas de problème de connexion ou d'utilisation du service d'accès à Internet sans fil.

Services médicaux

Les Services médicaux de la FAO fournissent une aide médicale d'urgence dans les locaux de l'Organisation aux participants aux réunions.

En cas d'urgence médicale, les participants peuvent composer le 30 à partir des téléphones internes ou le 06 570 53400 de l'extérieur de la FAO. Ils peuvent aussi contacter la réception du Service médical (poste 53577 à partir des téléphones internes ou le numéro 06 570 53577 pour les appels depuis l'extérieur du Siège de la FAO en toute circonstance). Ils peuvent aussi se rendre directement au Service médical (bâtiment B, 1er étage) pendant les heures de travail de la Conférence.

En dehors des heures de travail, les participants ayant besoin d'une assistance médicale d'urgence peuvent appeler le 118 ou le service de médecine d'urgence (Guardia Medica) au 06 570 600.

Réservations de vol et d'hôtel

Carlson Wagonlit Travel (CWT) est l'agence de voyages officielle de la FAO. Elle s'occupe des réservations et confirmations de vol et des réservations d'hôtel. Ses bureaux, situés au rez-de-chaussée du bâtiment D (bureau D074), sont ouverts du lundi au vendredi de 9 heures à 17 heures. Pendant la Conférence, l’agence sera également ouverte le samedi 8 juillet, de 9 heures à 17 heures. Pour tout complément d'information, les participants peuvent contacter l'agence au poste 55970 (06 5705 5970 pour les appels de l'extérieur de la FAO) ou par courrier électronique (faotravel.it@contactcwt.com ou faoprivate.it@contactcwt.com).

En dehors des heures d'ouverture, l'agence CWT dispose d'un Service d'urgence 24 heures sur 24 (tél.: +39 06 82075812, à partir de tous les pays).

L'agence de voyage peut échanger ou modifier les billets et les réservations de vol émis par son entremise. Les billets et réservations établis par l'intermédiaire d'autres agences devront être échangés ou modifiés par celles-ci ou directement par la compagnie aérienne ou le prestataire de service concerné. Cependant, pendant les heures normales de bureau, l'agence CWT aidera les voyageurs qui souhaiteraient modifier un billet émis par une autre agence à se mettre en rapport avec la compagnie aérienne. Le Secrétariat n'est pas en mesure d'organiser des voyages pour le compte des participants à la Conférence.

Il est possible également de s'adresser à l'agence CWT pour louer un véhicule.

Point de vente FAO

Le point de vente FAO, situé en face de la Banca Intesa San Paolo (rez-de-chaussée du bâtiment B), est ouvert du lundi au vendredi de 9 h 30 à 16 h 30. Il propose une sélection d'articles portant l'emblème de la FAO.

Kiosque à journaux

Le kiosque à journaux, situé au rez-de-chaussée du bâtiment B, en face de la Banca Intesa San Paolo, propose des journaux et magazines internationaux, des cartes postales et des plans, ainsi qu'un grand choix de périodiques. Il est ouvert de 7 heures à 17 h 30. Pour tout complément d'information, prière d'appeler le poste 53273 (tél.: 06 570 53273).

Librairie

La librairie Food for Thought, située au rez-de-chaussée du bâtiment B, à côté du kiosque à journaux, propose une sélection de livres en anglais, espagnol et français, des articles de bureau à offrir, du papier cadeau et des cartes de vœux. Elle est ouverte de 8 h 30 à 17 heures. Pour tout complément d'information, prière d'appeler le poste 53127 (tél.: 06 570 53127).

IV. MÉDIAS ET SERVICES DE BIBLIOTHÈQUE

Dispositions concernant les médias, les séances d'information et les demandes de renseignements

Pour recevoir une accréditation, les journalistes sont priés de contacter la Sous-Division des relations avec les médias (OCCM) (adresse électronique: fao newsroom@fao.org; tél.: +39 06 570 53625). La Salle de réunion UEMOA (Club de la presse) est un espace de travail qui peut accueillir un nombre restreint de représentants des médias couvrant les réunions organisées au Siège de la FAO. Elle est située au rez-de-chaussée du bâtiment A (A018). La salle met à la disposition des journalistes, sur demande préalable, un accès Internet sans fil, un nombre limité d'ordinateurs et un équipement de téléconférence. L'Unité vidéo de la FAO dispose d'une vidéothèque de produits de qualité professionnelle accessible aux journalistes, ainsi que d'un studio de radiodiffusion pouvant être utilisé par les journalistes, sur réservation.

Toutes les demandes relatives aux dispositions concernant les médias doivent être adressées au:

Chef chargé des relations avec les médias
Bureau de la communication de l'Organisation
Organisation des Nations Unies pour l'alimentation et l'agriculture
Viale delle Terme di Caracalla
00153 Rome
Italie
Tél.: (+39) 06 570 53105
Télécopie: (+39) 06 570 53729

Bibliothèque David Lubin

La Bibliothèque David Lubin se situe au rez-de-chaussée du bâtiment A. Officiellement ouverte en 1952, elle est dédiée à David Lubin, en hommage à sa clairvoyance, à son esprit d'initiative et à sa contribution exceptionnelle à la coopération internationale dans le domaine de l'agriculture (Rapport de la Conférence de la FAO: session extraordinaire, Washington, 3-11 novembre 1950).

La bibliothèque compte plus d'un million et demi de volumes. Elle comprend toutes les publications et documents techniques/rapports de terrain de la FAO parus depuis 1945, ainsi que de très nombreux ouvrages, rapports, revues et bases de données sur tous les sujets couverts par l'Organisation. Le catalogue public de la bibliothèque est consultable en ligne. Pour vous abonner aux revues électroniques et bases de données bibliographiques, veuillez consulter le site web de la bibliothèque.

La Bibliothèque David Lubin propose des services de référence et d'information au personnel de la FAO et aux visiteurs. Les services de la bibliothèque sont à la disposition des délégués participant à la Conférence, au Conseil et aux comités techniques de la FAO, qui peuvent également demander à bénéficier d'une visite guidée. La bibliothèque est ouverte du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 17 heures.

On peut se rendre en personne à la bibliothèque ou la contacter par courrier électronique à l'adresse fao-library-reference@fao.org.

 

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