Tableau de bord institutionnel – Guide à l’intention des fournisseurs de données

Un tableau de bord institutionnel permettant d’accéder aux services frontaux et dorsaux d’AGRIS est mis à la disposition des fournisseurs de données. Dans cet espace institutionnel protégé par un mot de passe, les fournisseurs de données d’AGRIS peuvent:

• accéder à la fonction de transfert automatique de données (TAD);
• consulter l’historique de leurs TAD;
• accéder aux statistiques institutionnelles sur l’utilisation, notamment le nombre de pages vues et de visites par pays et par année;
• explorer et interroger les collections institutionnelles; 
• filtrer le contenu de la base de données d’AGRIS par pays et par fournisseur de données.

Les fournisseurs de données peuvent demander leurs identifiants en remplissant ce formulaire en ligne ou en écrivant au service d’assistance d’AGRIS, à l’adresse [email protected]. 

Les fournisseurs de données peuvent se connecter à l’adresse https://agris.fao.org/agris-search/login.action?request_locale=fr.

REMARQUE: L’équipe d’AGRIS n’a pas accès aux mots de passe des fournisseurs de données. En cas d’oubli, vous pouvez cliquer sur le lien «Mot de passe oublié?» sur la page de connexion. Un mot de passe provisoire vous sera envoyé par courriel. Lorsque vous accéderez au portail avec ce mot de passe provisoire, il vous sera demandé de créer un nouveau mot de passe.

Une fois connecté au portail, vous serez redirigé vers le tableau de bord:

Pour demander l’activation de la fonction TAD, veuillez écrire à [email protected].

Les fournisseurs de données pour lesquels l’utilisation du TAD est activée verront apparaître l’écran suivant:

REMARQUE: il est toujours possible de revenir au tableau de bord en cliquant sur l’icône «My Institutional Dashboard» (Mon tableau de bord institutionnel), située en haut à gauche de la page. Pour fermer la session ou changer de mot de passe, cliquez sur votre adresse électronique en haut à droite.

Si vous quittez le tableau de bord, vous pouvez y accéder de nouveau en cliquant sur l’icône utilisateur, en haut à droite sur le site web.

Les fournisseurs de données d’AGRIS peuvent transmettre leurs métadonnées en utilisant la fonction de transfert automatique de données (TAD).

Connectez-vous au tableau de bord institutionnel et cliquez sur «Upload new data» (Transférer de nouvelles données) afin d’accéder au service de TAD.

Lorsque vous cliquez sur l’icône «Upload new data», l’écran suivant apparaît:

Veuillez noter qu’il est seulement possible de transférer soit un dossier au format .zip contenant tous les fichiers que vous souhaitez ajouter à AGRIS (ces fichiers doivent comporter l’extension .xml), soit plusieurs fichiers .xml. Veuillez vous assurer que les fichiers .xml sont valides. Si les données contiennent des caractères spéciaux, veillez à bien inclure le contenu de chaque élément dans une section CDATA.

Le format des métadonnées utilisées dans les fichiers .xml doit être le même que celui qui est indiqué sur l’écran (voir #1 sur l’image ci-dessus). Ce format de métadonnées est enregistré dans votre registre de fournisseur de données d’AGRIS1. Pour modifier le format des métadonnées, contactez-nous à l'adresse [email protected].

Pour transférer un nouvel ensemble de données:

• Cliquez sur «Choose file» (Choisir un fichier) dans le navigateur et sélectionnez le fichier .zip qui contient les fichiers .xml que vous souhaitez transférer depuis votre ordinateur (voir #2 sur l’image ci-dessus).
• Ajoutez un message personnalisé à l’intention de l’équipe d’AGRIS si vous souhaitez communiquer des informations complémentaires au sujet de l’ensemble de données (voir #3 sur l’image ci-dessus).
• Cliquez sur «UPLOAD» (Transférer) (voir #4 sur l’image ci-dessus).

Si vous essayez de transférer des données dans un format différent de celui qui a été assigné à votre organisation, le système rejettera le transfert et le message suivant apparaîtra:

Si le transfert s’est bien déroulé, vous verrez apparaître le message suivant sur votre écran et les données transférées seront indexées la première semaine du mois suivant.

Le système recherchera les doublons, c’est-à-dire les titres qui sont exactement identiques. Les doublons seront automatiquement rejetés. Étant donné qu’il n’y a pas de procédure en vigueur pour fusionner les données ni mettre à jour les métadonnées, seules les nouvelles entrées seront indexées.

En bas de la page, les fournisseurs de données peuvent visualiser l’historique de leurs transferts (voir #5 sur l’image ci-dessus).

Les fournisseurs de données d’AGRIS peuvent accéder à des statistiques institutionnelles sur l’utilisation, notamment le nombre de pages vues et de visites par pays et par année, ainsi que les 15 titres les plus consultés dans leurs collections institutionnelles. Il n’est pas nécessaire d’avoir activé le TAD pour accéder à cette fonction.

Connectez-vous au tableau de bord institutionnel et cliquez sur «Statistics».

AGRIS fournit des statistiques sur l’utilisation qui proviennent de Google Analytics. Les fournisseurs de données peuvent consulter leurs statistiques institutionnelles, à savoir le nombre de pages vues et de visites par pays. L’image ci-dessous montre les informations qui s’affichent lorsque l’on sélectionne «page views» (pages vues) (voir #1).

L’onglet «Page views» correspond au nombre total de pages consultées parmi les entrées bibliographiques d’un fournisseur de données. La ligne située en dessous (voir #2) permet de consulter le nombre de pages vues la semaine précédente, le mois précédent, les trois derniers mois et l’année précédente. Pour consulter le nombre de pages vues les années antérieures, cliquez sur l’année correspondante à la troisième ligne (voir #3).

Le nombre total de vues dans le graphique représente le nombre total de pages consultées pendant la période choisie (voir #4).

Si vous faites défiler la page vers le bas, vous trouverez la liste des 15 entrées bibliographiques les plus consultées pendant la période choisie.

On peut également accéder au nombre de consultations par pays, afin de savoir dans quel(s) pays les entrées ont été consultées pendant une période donnée. L’image ci-dessous montre les informations qui s’affichent lorsque l’on sélectionne «country visits» (visites par pays) (voir #1).

Vous pouvez sélectionner la période pour laquelle vous souhaitez connaître le nombre de visites par pays. Il est possible de consulter le nombre de visites par pays au cours de la semaine précédente, du mois précédent, des trois derniers mois et de l’année précédente (voir #2). Pour consulter le nombre de visites par pays les années antérieures, cliquez sur l’année qui vous intéresse à la ligne suivante (voir #3).

Sur la carte, vous pouvez cliquer sur n’importe quel pays (voir #4) pour voir combien d’entrées ont été consultées depuis ce pays pendant la période choisie (voir #5). Il est possible de zoomer et de dézoomer sur la carte pour avoir une vue plus détaillée.

Sur la page principale, les fournisseurs de données peuvent filtrer le contenu d’AGRIS par pays et par organisation quand ils sont connectés au tableau de bord. Veuillez noter que cette fonctionnalité n’est disponible que pour les fournisseurs de données, qui doivent se connecter avec leurs identifiants institutionnels.

Pour utiliser ce filtre, choisissez le pays dans le menu déroulant puis sélectionnez le fournisseur de données (voir #1). Pour consulter la liste complète des fournisseurs de données par ordre alphabétique (voir #3) qui se trouve en bas de la page, cliquez sur «show data providers list» (afficher la liste des fournisseurs de données) (voir #2).

Une fois que vous avez appliqué le filtre et sélectionné un fournisseur de données, cliquez sur le bouton «Browse».

Après avoir sélectionné un fournisseur de données, vous pouvez utiliser l’URL qui se termine par le code d’identification institutionnel AGRIS pour avoir un accès permanent à la collection. Les fournisseurs de données souhaiteront peut-être intégrer cette URL dans leur site web.

Le fournisseur de données sélectionné apparaît comme «center filter» (filtre principal) dans l’écran de recherche (voir #1).

La description du fournisseur de données sélectionné est visible en haut de la liste des résultats de recherche (voir #2). Le nom de ce fournisseur de données figure également à côté des titres (voir #3).

Pour faire une recherche dans la collection du fournisseur de données sélectionnée, il suffit d’utiliser la barre de recherche située en haut de l’écran (voir #4).

Pour supprimer le filtre, cliquez sur le bouton «x» situé à côté du nom du fournisseur de données (voir #1).