Comment analyser la performance organisationnelle
Lorsqu'on effectue une analyse de l'organisation, la première étape est d'analyser la performance organisationnelle à l'aide de l'outil d'évaluation de la performance organisationnelle décrit ci-après. L'étape suivante consiste à planifier les actions et les interventions pertinentes, à l'aide d'un autre outil pratique «Comment planifier le changement organisationnel».
Qu'entend-on par analyse de l'organisation?
Les organisations sont des «groupes d'individus liés par la volonté commune d'atteindre certains objectifs» (North, 1990).
L'analyse d'une organisation est un processus de diagnostic qui aide à mieux comprendre sa performance. Elle peut être entreprise après une évaluation des capacités initiale afin de mieux connaître les causes de ses points faibles et déterminer de nouvelles opportunités.
Pourquoi effectuer une analyse de l'organisation?
Au cours de leur vie, et selon leur stade de développement, les organisations sont appelées à relever des défis différents. Par exemple, les jeunes organisations peuvent être très souples et pleine d'énergie, alors qu'elles pâtissent de l'absence de clarté dans la répartition des rôles et des responsabilités ou de prévisibilité des revenus. Inversement, des organisations plus matures peuvent être dotées de systèmes et de processus formels, mais manquer d'énergie pour innover ou de capacité de s'adapter au changement.
Une analyse de l'organisation effectuée régulièrement permet à ses responsables et ses membres d'évaluer les points faibles et les points forts internes, les défis et les possibilités externes. Cette analyse permet de planifier de manière stratégique des objectifs à court et à long terme, et de s'adapter à des environnements changeants en les anticipant.
Comment analyser la performance organisationnelle?
Le principal outil utilisé est l'Évaluation de la performance organisationnelle. Il peut s'appliquer à n'importe quel type d'organisation (ministères de gouvernement, organisations de producteurs, instituts de recherche ou de vulgarisation, etc.)
Le cadre de l'évaluation suppose que la performance organisationnelle est une fonction qui relève de trois grands domaines: motivation organisationnelle, capacité organisationnelle et environnement extérieur.
Le processus de l'analyse organisationnelle
Le processus d'évaluation organisationnelle est facilité par les quatre étapes illustrées ci-après. Il devrait être réalisé idéalement comme une autoévaluation par l'organisation, avec l'aide d'un facilitateur externe.
- Cadre d'évaluation de la performance organisationnelle
Motivation organisationnelle: la capacité d'une organisation à mobiliser son capital humain pour atteindre ses objectifs. La motivation est ancrée dans la vision, la mission, la culture, les valeurs et les systèmes d'incitation d'une organisation - éléments qui sont tous influencés par l'histoire de l'organisation.
Capacité organisationnelle: la dotation en ressources d'une organisation (c'est-à-dire, son capital humain, physique et financier) et les systèmes et les processus utilisés pour gérer ce capital (par exemple, direction stratégique, programmation et gestion des processus).
Environnement externe: les facteurs externes qui facilitent ou entravent la performance d'une organisation. Il s'agit notamment des règles politiques d'un pays, de sa situation économique, des normes socioculturelles, etc., ainsi que de la qualité des relations qu'une organisation a établies avec d'autres organisations et parties prenantes.
1. Orientation | Il s'agit de l'entretien préliminaire entre l'organisation et le facilitateur externe, au cours duquel sont déterminés les motifs pour lesquels l'analyse organisationnelle est effectuée, ainsi que la détermination de l'organisation à s'engager dans un processus d'autoévaluation. Cette phase exige certaines compétences, notamment: conduite d'entretien, écoute, communication non-verbale, interrogation et établissement de liens de confiance. | Outils suggérés:
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2. Planification du processus d'évaluation | L'objet de cette phase est de comprendre les problèmes prioritaires ayant des répercussions sur la performance de l'organisation. Les principales actions incluent l'organisation d'un atelier consultatif afin de présenter l'évaluation de la performance organisationnelle, et de définir la portée et les priorités de l'évaluation. C'est le moment de s'accorder sur les informations qui sont nécessaires, la manière dont elles seront collectées et dans quel délai. | Outils suggérés:
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3. Collecte et analyse de l'information | Une fois les questions de l'évaluation approuvées (sur la base des priorités déterminées dans la phase précédente), les sources d'information établies, et la méthodologie précisée, la collecte de données peut démarrer. | Outils suggérés:
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4. Réflexion sur l'avenir et modélisation | Lorsque les résultats de l'analyse sont communiqués au sein de l'organisation, c'est le moment de lancer un processus de réflexion qui peut déboucher sur la planification du changement organisationnel. Les principales actions consistent à organiser des séances d'information, à distribuer des notes et à diffuser un rapport. | Outils suggérés:
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Pour plus d’information sur l'évaluation de la performance organisationnelle: Module d'apprentissage 4: Analyse et développement organisationnels (en anglais uniquement).