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Fortalecimiento de capacidades

Cómo captar e intercambiar buenas prácticas para generar cambios

¿Qué es una buena práctica?

Una buena práctica es una experiencia positiva, probada y replicada en contextos diversos y que, por consiguiente, puede ser recomendada como modelo. Merece ser compartida para que el mayor número  de personas pueda adaptarla y adoptarla.  

¿Por qué documentar y compartir las buenas prácticas?

Documentar e intercambiar buenas prácticas permite a una organización o a un país aprender de sus propias experiencias y de la de otros. Esos conocimientos pueden convertirlos en medidas concretas y fortalecer sus capacidades para mejorar los resultados y responder más rápida y eficazmente a los diversos cambios que pudieran producirse.

Si no se toman medidas para analizar, sistematizar y compartir los conocimientos adquiridos con los programas y proyectos, es posible que los errores se repitan, se olviden las experiencias positivas y se pierdan oportunidades de mejorar las prácticas.

La evolución de una buena práctica

Una buena práctica suele evolucionar en cuatro etapas. Al principio, una innovación potencial realizada como experiencia piloto o técnica o tecnología innovadora parece tener resultados mínimos. Después de experimentarla varias veces en un determinado contexto, se convierte en una práctica prometedora; es decir, en una práctica que tiene éxito en su contexto específico pero constituiría un riesgo aplicarla en un contexto distinto. Por último, cuando haya arrojado resultados positivos en diversas réplicas y contextos se la podrá calificar como buena práctica, plausible de ser compartida ampliamente para que otros puedan adaptarla y adoptarla. En algunos casos una buena práctica puede evolucionar e institucionalizarse, por ejemplo, cuando se convierte en la base que sustenta la formulación de una nueva  política o norma.  

 

Para recoger una buena práctica es necesario iniciar el proceso de documentación desde las etapas iniciales, cuando la práctica es todavía una innovación potencial.

El proceso de captación y difusión de una buena práctica

 

Etapa 1: Identificar la práctica y encuadrar el proceso

Antes de iniciar la documentación de una buena practica es necesario identificar la práctica en la que desea centrarse y encuadrar el proceso que seguirá, atendiendo a éstas cuatro cuestiones fundamentales:

  • ¿Qué? (identificar en qué experiencia o práctica se centrará)
  • ¿Porqué? (definir la finalidad del proceso de documentación)
  • ¿Para quién? (comprender las necesidades de los destinatarios)
  • ¿Con quién? (identificar a las partes interesadas que participarán)
  • ¿Cuándo? (Definir los plazos del proceso)

Al identificar su práctica, recuerde observar el nivel de pruebas de que dispone sobre la misma e identificar su potencial de replicación.

Y por último, deberá hacer una planificación aproximada del modo en que procederá para documentar y compartir la práctica, detallando las medidas a adoptar, las personas responsables, un cronograma y un presupuesto, en la medida que pueda ser necesario.

Herramientas que podría utilizar en la etapa 1:

Encuadrar el proceso

Un modelo de preguntas orientadoras para encuadrar el proceso de documentación de una buena práctica. 

Plan de acción

Un modelo para definir las medidas que deberían adoptarse para entablar el proceso

Etapa 2: Recoger y organizar la información relativa a la buena práctica

Una vez que se haya identificado y encuadrado su práctica, deberá reunir y organizar toda la información necesaria para documentar esa práctica. Ésta debería incluir, por lo menos, el contexto y los objetivos de la misma, las partes interesadas participantes, el enfoque metodológico, los resultados así como los factores de éxito y los factores limitativos. Deberá explicar asimismo la manera en que esa práctica podría hacerse sostenible y qué debería tenerse en cuenta para que ésta se pueda adaptar, adoptar y ampliar.

Lo ideal sería que la recolección de datos comience al principio de la puesta en marcha de la práctica y continuar durante su experimentación.

Herramientas que podría utilizar en la etapa 2:

Modelo de buena práctica

Un modelo con secciones predefinidas y preguntas orientativas para asistir paso a paso en la  etapa de redacción de los contenidos asegurándose de no dejar fuera ninguna cuestión importante.  

Etapa 3: Analizar los resultados de la buena práctica

Documentar una buena práctica no es describir los buenos resultados conseguidos sino explicar cómo y por qué las actividades tuvieron éxito. Se trata de un paso fundamental ya que ayudará a otros a comprender los factores claves de éxito y la manera de replicar la buena práctica en su propio contexto. Los resultados no debería analizarlos solo sino reflexionar junto con otras partes interesadas recurriendo a métodos participativos (ej. . After Action Review o Revisión después de la acción, Most Significant Change o Cambio más significativo, Fishbone Diagram o Diagrama de espina de pez, etc.).

Etapa 4: Documentar y preparar la comunicación

Una vez recabada la información pertinente y en condiciones de explicar cómo y porqué constituye una buena práctica, podrá seleccionar el formato más adecuado y documentarla. Recuerde que una buena práctica puede documentarse de maneras distintas, no solo mediante productos escritos. Por ejemplo un video corto podría transmitir con mayor eficacia su mensaje que un  documento largo; lo mismo que un programa de radio que podría ser accesible en comunidades rurales sin acceso a Internet.

Sin embargo, incluso para productos de audio, audiovisuales y vídeos hay que pasar por una fase de escritura (como por ejemplo redactar el guión para un programa de radio o el libreto de una representación teatral). Escribir lleva tiempo y es importante encontrar una persona responsable de la redacción de un borrador, de dar respuestas en materia de contenidos, de corregir las pruebas y de realizar el diseño final.

Herramientas que podría utilizar en la etapa 4:

Productos para la comunicación

Una matriz para ayudarle a elegir los productos más adecuados para transmitir su mensaje y llegar al público destinatario

Taller de redacción

Un taller presencial con el objetivo específico de reunir a las partes interesadas pertinentes para redactar en colaboración un documento o publicación

Etapa 5: Compartir la buena práctica para general el cambio

Las buenas prácticas se documentan para ser difundidas con amplitud de manera que se puedan adoptar, adaptar y ampliar. Por esa razón es extremadamente importante seleccionar los canales más adecuados para llegar al público destinatario.

Una buena práctica se puede difundir por diferentes canales:

  • Canales convencionales: televisión, radio, difusión de documentos impresos
  • Canales digitales: correo electrónico, medios de comunicación social, páginas en la Red, comunidades en línea, blogs, etc.
  • Comunicación presencial: ferias, visitas de intercambio, reuniones, obras de teatro, etc.

Cada uno de los canales tiene sus ventajas. Algunos ofrecen una vía de comunicación rápida para llegar a otras personas, otros ofrecen mayor interacción y acceso a comentarios. Considere utilizar productos diversos, mediante canales variados, para tener la certeza de alcanzar a sus destinatarios.

Herramientas que podría utilizar en la etapa 5:

Canales de comunicación

Una matriz para asistirle en la elección del canal más idóneo para la difusión de su mensaje y llegar al público destinatario

Generar cambio

El objetivo final de un proceso de buenas prácticas no es solo publicarlas y compartirlas sino generar cambios por medio de la adopción, adaptación y ampliación de esas buenas prácticas. Por lo tanto, es importante planificar desde el inicio del proceso la manera en que la difusión de una buena práctica podrá ser objeto de seguimiento y evaluación.

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