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Fortalecimiento de capacidades

Como identificar estratégicamente a los participantes de una formación

¿Qué significa elegir estratégicamente a los participantes?

Los participantes en una iniciativa de formación deben contar con el perfil y la motivación adecuados para garantizar el éxito de la iniciativa. Las experiencias pasadas han demostrado que cuando los participantes no tienen el perfil idóneo, en términos de niveles de autoridad y experiencia previa, el aprendizaje no se aplica ni se transfiere a la organización. En otras palabras, el retorno sobre la inversión en la iniciativa de formación es mínimo.

Siendo que la FAO no siempre controla los procesos de selección, la organización debería trabajar en estrecha colaboración con las organizaciones/socios destinatarios para alcanzar una percepción común de los objetivos y resultados esperados de la iniciativa. Cuando las organizaciones nacionales comprenden y creen plenamente en el valor y en los objetivos de la iniciativa es más probable que colaboren en la identificación de los participantes adecuados.

¿Cómo podemos apuntar estratégicamente a un determinado público?

Como parte de la estrategia de selección, la FAO y la o las organizaciones asociadas deberían acordar los “perfiles” esperados de los participantes, basados en los objetivos y en la incidencia esperada de la iniciativa.

Para definir los perfiles sería útil reflexionar y discutir con los actores sobre las cuestiones siguientes:

  1. ¿Quién debería aprender qué para conseguir las mejoras o los cambios que podrían iniciarse con la iniciativa de formación?
  2. ¿Qué cargos funcionales y niveles de autoridad en las organizaciones destinatarias tendrían que permitir que los participantes prospectivos transfirieran lo aprendido y su experiencia a otros miembros del personal?

Las respuestas a las anteriores preguntas le ayudarán a preparar los perfiles adecuados para su iniciativa de formación.

Herramientas más utilizadas 

Hoja con Muestras de perfiles para seleccionar participantes

 

Estas hojas con muestras de perfiles ofrecen un modelo para comunicar los objetivos y los resultados esperados de la iniciativa a las organizaciones socias y garantizan una percepción común de las expectativas de los individuos y las organizaciones. Deberían utilizarse como parte del diálogo con los interlocutores nacionales a los que se dirigen y que podrían proponer o nombrar participantes.

Esta hoja de muestra de perfiles se puede adaptar para redactar una invitación a participar en la iniciativa de formación. Esta muestra se puede utilizar junto con el impreso de solicitud (ver más abajo).

Muestra de impreso de solicitud

El impreso de solicitud se debería adaptar y compartir con los interlocutores nacionales -a quienes está dirigido- para identificar a participantes potenciales en las iniciativas de formación. Idealmente deberían hacerse entrevistas de seguimiento por Skype después de la preselección de los candidatos sobre la base de los impresos.

Consejos en la selección estratégica del público destinatario

He aquí algunos consejos para trabajar con los socios y garantizar una buena selección de participantes:

  • Mantener a las personas de mayor nivel (por ejemplo, la alta dirección, líderes de equipos y grupos comunitarios importantes) bien informadas e integradas. No mantener actualizadas a esas personas puede perjudicar seriamente la eficacia de la formación y la capacidad o disposición de los educandos a transmitir los nuevos conocimientos a otros miembros de la organización o al resto del grupo.
  • Preparar cuestionarios de admisión detallados que ayudarán a identificar a candidatos potencialmente inadecuados, pidiendo a los posibles participantes que describan su trabajo y los desafíos que piensan que el curso les ayudará a abordar. Esto también puede utilizarse como parte de una evaluación de necesidades formativas.
  • Realizar entrevistas de seguimiento (por teléfono o por Skype) con los candidatos identificados para reconfirmar la elección preliminar realizada sobre la base de solicitudes. Esto resulta particularmente útil en iniciativas largas o intensivas en recursos y ofrece la oportunidad de explicar aspectos menos claros de la iniciativa de formación tales como el tiempo que hay que comprometerse a dedicarle.
  • Seleccionar a los participantes del curso con mucha antelación cuando sea posible. De esa manera, cuando estuviera indicado, se podría solicitar el nombramiento de funcionarios en sustitución. En todos los casos, el proceso de selección debería ser todo lo transparente que sea posible para evitar falsas expectativas o reclamaciones de injusticia.
  • Con las iniciativas de formación a plazos más largos, cuando se trata de una serie de cursos, utilizar un curso preliminar en línea para cribar a candidatos potencialmente inadecuados. Sólo aquellos que hayan completado y aprobado el primer curso podrían progresar hacia los siguientes.
  • Incluir candidaturas adicionales para el caso en que no obstante los rigurosos procedimientos de selección, los países “nombren” a participantes que no tienen el perfil deseado por los organizadores del curso. Si el presupuesto lo permite y los países lo aprueban, se podría invitar a otras personas para completar las candidaturas oficiales en calidad de “personas recurso”.

Ejemplo de identificación estratégica del público destinatario: en el programa de capacitación de capacitadores sobre gestión colaborativa de los conflictos para mejorar los planes forestales nacionales el proceso de selección es bastante complicado y tiene tres etapas. Se hace un primer anuncio general con los puntos focales del Plan Forestal Nacional ofreciendo información y orientaciones sobre el curso para identificar a candidatos adecuados. Al proponer a sus propios candidatos, las organizaciones se comprometen a ofrecerles un apoyo institucional pleno para que utilicen lo aprendido capacitando a otros. En una segunda etapa, los candidatos interesados rellenan un cuestionario con información relativa a su experiencia y motivación. En la última etapa, los candidatos potenciales seleccionados sobre la base del cuestionario son entrevistados por teléfono o Skype por un equipo de entrenadores (coaches) en facilitación en la subregión y en la sede de la FAO. Aunque este procedimiento requiere abundantes recursos, ha garantizado la selección de personas idóneas para conseguir un impacto más efectivo y duradero.

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