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Fortalecimiento de capacidades

Cómo planificar el cambio organizacional

Al realizar un análisis organizacional, el primer paso es analizar el desempeño organizacional utilizando la herramienta de Evaluación del desempeño organizacional (EDO). El paso siguiente es proyectar las acciones e intervenciones pertinentes que explicamos a continuación.


¿Qué es el cambio organizacional?
El cambio organizacional es el proceso mediante el cual una organización mejora su desempeño, sea cual fuere el tipo de organización (ministerios, organizaciones de productores, organizaciones de investigación o extensión, etc.).


¿Cuándo es efectivo un cambio organizacional y por qué?
El cambio organizacional puede ser un proceso complejo que afecta a todos en la organización y para producirse insume tiempo y dedicación. Los factores críticos de éxito en un cambio organizacional son:

  • Apoyo y disposición al cambio de los miembros de la organización 
  • Consenso y compromiso en los miembros de la organización respecto a su visión, metas y valores
  • Apoyo de la dirección al cambio organizacional
  • Participación de los miembros y del personal en el proceso de cambio
  • Comunicación clara con todos los miembros a lo largo de todo el proceso de cambio


¿Cómo se planifica y pone en marcha un cambio organizacional?
Una vez realizada la reflexión sobre los puntos fuertes y mejorables e identificadas las oportunidades de cambio por medio de un análisis del desempeño organizacional, el paso siguiente es el de planificar las acciones e intervenciones pertinentes.

El diagrama siguiente ilustra las cuatro etapas de un proceso de diseño y aplicación de una organización. Estas etapas se basan en los factores críticos de éxito antes señalados y se centran en la mejora del desempeño organizacional por medio de tres áreas interconectadas: la capacidad organizacional, la motivación organizacional y el entorno externo. Por más detalles, consultar la herramienta correspondiente a cada una de estas tres áreas.

1. Reflejar y modelar el futuro

Durante esta etapa el facilitador orienta a los miembros de la organización en su reflexión sobre los resultados del análisis organizacional y el desarrollo de escenarios de futuro compartidos y plausibles. Se trata de un proceso de descubrimiento en el que se recurre a técnicas típicas de consulta valorativa y a ejercicios de concepción de una visión para revelar esa visión y las necesidades y deseos de las personas en la organización. Éste es el momento de forjar consensos y compromisos entre los miembros de la organización ante el proceso de cambio que se avecina.

Herramientas sugeridas:

  • Ejercicio de creación de una visión: un proceso de creación de una afirmación persuasiva y contundente que describe qué aspira conseguir una organización.
  • Creación de escenarios: un método estructurado para construir narrativas o situaciones en las que se describe los límites exteriores de futuros plausibles.

 

2. Configurar el proceso de cambio organizacional

Una vez consensuada la visión e identificados los objetivos, la organización estará en condiciones de crear una estructura que asegure que se dan las condiciones para comenzar la aplicación del cambio de manera sostenible. Ello requiere establecer procedimientos de trabajo dedicados específicamente al proceso de cambio. Es muy importante que la estructura garantice el mantenimiento de un alto nivel de apoyo a lo largo de todo el proceso y de que exista un equipo para el cambio capaz de asumir enteramente este proceso.

Herramienta sugerida:

3. Aplicación

Es la etapa en que pueden iniciarse los proyectos y las iniciativas. Éstas iniciativas podrían tratar de mejorar los procesos empresariales, por ejemplo, o abordar la cultura de trabajo en la organización. Aquí resulta fundamental establecer un sistema de seguimiento para supervisar los progresos de las iniciativas de cambio y conocer los ajustes que podrían ser necesarios para continuar en la senda del proceso de cambio. Más aun, mantener informados a todos los miembros de la organización, y cuando sea posible, implicados, es muy importante para el éxito del proceso de cambio.

Herramienta sugerida:

  • Reuniones de colaboración: una herramienta para ayudar a los miembros de las organizaciones a participar e involucrarse en el proceso de cambio.
  • Empezar a colmar las brechas: un taller en sesión plenaria para establecer las prioridades al colmar las brechas entre la situación actual y la visión establecida en la etapa 1.

 

4. Integración

Integración significa que se ha asimilado el cambio en los procesos de trabajo e identidad de la organización. El éxito de la integración se apoya en el éxito de las etapas anteriores.

Herramienta sugerida:

  • Revisión a posteriori: un procedimiento simple utilizado para repasar las lecciones extraídas de aciertos pasados con la intención de mejorar el desempeño futuro.

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