Desarrollo de la AGPA
Sección 1
Gestión de los servicios
Las AGPA que obtienen mejores resultados son las que empiezan de manera modesta, aunque tengan un objetivo a largo plazo más ambicioso, y de hecho al principio proporcionan a los grupos asociados uno o dos servicios, solamente. Sin embargo, al aumentar la experiencia en materia de gestión y los recursos de una AGPA, es posible que sus miembros decidan elevar el número de los servicios proporcionados.
Aquí les damos algunos consejos especiales sobre cómo manejar con eficacia los servicios que ofrece una AGPA:
Un error común que hacen muchas nuevas AGPA es perseguir demasiados objetivos y proporcionar a sus miembros demasiados servicios diferentes. Esto corresponde por lo general a un volumen de trabajo de gestión excesivo y puede dar lugar a confusión y a resultados escasos. Es mucho mejor que se establezcan menos objetivos más realistas. Así pues, al principio hay que "pensar en pequeña escala" y a medida que aumente la experiencia, "pensar más en grande".
Una AGPA de éxito empieza movilizando los recursos de los grupos asociados (por lo general, tiempo y dinero), y no recursos externos. Si los grupos invierten su propio tiempo en la definición del servicio que proporcionarán, y lo financian con su propio dinero, se sentirán más comprometidos a que todo salga bien. La ayuda ofrecida por entidades externas podrá reducir el interés de los miembros de la AGPA por financiar el servicio y minar su compromiso con respecto a la propia AGPA.
Todos deberán tener una idea clara de cuáles tareas tienen que llevarse a cabo, quién debe realizar cuál, y cómo han de organizarse y manejarse tales tareas para proporcionar el mejor servicio posible.
Un buen método para ello es hacer una lista de las tareas e identificar a las personas que, dentro de la AGPA, están dispuestas a realizarlas y en condiciones de hacerlo; enumerar luego las tareas en la secuencia establecida, es decir, la primera, la segunda, etc., y elaborar un gráfico de barras sencillo para ver cómo encajan estos elementos entre sí y para analizar el tema más a fondo.
Para asegurar que estas etapas se sigan de manera adecuada, tal vez la AGPA desee asignar alguna responsabilidad de supervisión a los comités siguientes:
La mayor parte de las personas está dispuesta a comprar a la oficina postal un sello para que se entreguen sus cartas. De manera análoga, si el valor de un servicio está fijado por los grupos asociados, probablemente éstos estarán dispuestos a pagar un pequeño cargo para sufragar los costos de prestación.
La AGPA no necesita cobrar a los grupos asociados un cargo por cada servicio prestado a los miembros. Por ejemplo, la Junta de la AGPA podría decidir cobrar a los miembros un pequeño cargo por servicios sobre todos los insumos comprados por conducto de la propia asociación, o bien sobre los cultivos que ésta comercializa. Pero también podrá proporcionar algún otro servicio, como por ejemplo impartir enseñanza y capacitación gratuitamente, lo cual está muy bien, siempre y cuando los ingresos totales percibidos mediante la prestación de todos estos servicios cubran el costo de suministro de los mismos.
Cuanto mayores sean la calidad y el volumen de los servicios proporcionados a los grupos asociados, más satisfechos estarán estos últimos. Sin embargo, la AGPA necesita también comprobar cuánto le cuesta prestar el servicio y determinar si percibe o no de dicho servicio (o bien de otras actividades) unos ingresos suficientes para sufragar el costo de suministro. (Véase la sección sobre Seguimiento de los resultados de la AGPA, pág. 65).
Una AGPA de éxito es una asociación cuyos ingresos procedentes de los servicios a los miembros son superiores a los gastos, es decir, una asociación que obtiene un superávit o una ganancia. Es importante decidir qué se va a hacer con esa ganancia. Por ejemplo, si la AGPA quiere mejorar la calidad o aumentar el volumen de los servicios que ofrece a sus miembros, tal vez tenga que retener parte de esos fondos para comprar nuevo equipo o ampliar las instalaciones. Los superávit pueden utilizarse con ese fin, pero también es posible que la AGPA decida devolver a sus miembros parte de las ganancias. Se trata de los llamados "dividendos" que se distribuyen a aquellos miembros que, al pagar sus cargos por servicios, han contribuido en medida considerable al crecimiento de la AGPA.
Los miembros a menudo sostienen que se les deben devolver todas las ganancias. Pero si una AGPA distribuye todas sus ganancias, no le quedarán fondos para otros proyectos, como por ejemplo para sustituir el viejo equipo o comprar equipo nuevo. Recuerde que para mejorar la calidad de los servicios que se ofrecen a los miembros es absolutamente necesario hacer nuevas inversiones.
Las AGPA están libres de proporcionar cualquier servicio que decidan los grupos asociados. Sin embargo, estos servicios suelen recaer en cuatro amplias categorías:
El fomento de la solidaridad intergrupal y la capacitación suelen ser la primera actividad que emprenden los grupos asociados, aún antes de que hayan decidido formar una AGPA. Normalmente dicha actividad se prosigue también en una fase más avanzada. En esta amplia categoría de servicios figuran: la solución de controversias dentro de los grupos y entre los mismos; la promoción de intercambio de información entre los grupos; la capacitación y educación general de los miembros, y las mejoras comunitarias.
Para proporcionar estos servicios a los grupos asociados no se necesita mucho dinero. El recurso más importante que se precisa el es tiempo. Al principio es normal que haya un gran entusiasmo y es probable que los miembros de la Junta y los líderes dediquen gratuitamente a estas tareas parte de su tiempo. Pero es posible que esta situación cambie, es decir, que se necesite algo de dinero en efectivo para sufragar el costo de las reuniones y de las sesiones de capacitación a las que presta asistencia un extensionista o un instructor invitados.
Por lo tanto, los miembros de la Junta de la AGPA tienen que analizar periódicamente las actividades de coordinación y capacitación que prestan a sus grupos asociados, examinar sus objetivos y evaluar los recursos que han gastado (en términos de tiempo y dinero) al proporcionar los servicios. (Véase la sección sobre Seguimiento de los resultados de la AGPA, pág. 65).
En caso de que las tareas de coordinación y capacitación representen una carga demasiado pesada de manejar para el Equipo de Gestión de la AGPA, podrá aliviar esta carga un grupo de trabajo o un comité especial sobre educación y capacitación integrado por los miembros, tanto por los miembros de la Junta de la AGPA como por los miembros de grupos comunes interesados en echar una mano en la tarea.
A veces, es posible que una AGPA decida organizar actividades de capacitación especiales para las cuales se necesiten fondos adicionales. El dinero adicional necesario podrá recaudarse de distintas maneras: pidiendo a los grupos asociados que aporten contribuciones adicionales o bien organizando en el ámbito de la AGPA actividades de recaudación de fondos, tales como el día del deporte, una exposición cultural o un evento social, para los cuales se cobre un pequeño cargo tanto a los miembros como a las personas externas.
Una vez que los miembros y líderes de la AGPA hayan adquirido experiencia mediante las actividades integrupales y la capacitación, se darán cuenta rápidamente de que la cooperación intergrupal puede ser fructífera también en la esfera económica.
Los grupos asociados pueden ahorrar dinero encauzando sus compras de insumos agrícolas y sus bienes o servicios al consumidor por conducto de la AGPA. Esto porque los proveedores suelen hacer descuentos sobre el precio unitario de un artículo, en caso de que se efectúen pedidos cuantiosos, y porque el AGPA puede ahorrar sobre los costos de transporte al adoptar las medidas necesarias para que todos los insumos pedidos se envíen en una expedición única.
Sin embargo, es igualmente probable que en caso de que se efectúe una compra en grandes cantidades los proveedores pidan que se les pague por anticipado. Por esto, la AGPA tendrá que recoger primero el pago anticipado de los grupos asociados, y luego deberá calcular atentamente el volumen y el tipo de insumos que necesitan estos grupos, y para cuándo los necesitan. Por ejemplo, en caso de que necesiten semillas antes de que empiece la temporada de siembra, éstas deberán llegar a la AGPA con un buen margen de antelación.
Por lo tanto, el servicio proporcionado por la AGPA incluirá lo siguiente:
Para sufragar estos costos, la AGPA tiene que establecer un cargo por servicios equitativo que cobrará a sus miembros.
El Presidente y el Tesorero podrán participar en la tarea de recoger los pagos anticipados, negociar las compras en grandes cantidades y efectuar los pagos finales, pero no es necesario que se encarguen directamente de todas las cuestiones. Por ejemplo, dado que para organizar una compra en grandes cantidades es necesario mantener un intenso proceso de consulta con los grupos asociados, esta tarea podrá delegarse a un miembro cualificado de la AGPA o asignarse a un comité especial para la compra de insumos.
NOTA PARA EL PI Y LOS MIEMBROS
Haga una lista de las tareas que han de llevarse a cabo, indicando quién tiene que realizarlas, cuándo y dónde. Examine los problemas que es probable que surjan y la manera en la que pueden abordarse. Cuantos más miembros estén preparados para hacer frente a estos problemas, mayores probabilidades habrá de que el servicio sea satisfactorio.
El mercadeo colectivo permite a los grupos asociados compartir el costo del transporte de sus productos al mercado. También les ayuda a negociar con los compradores locales para obtener un precio de venta mejor del que podrían obtener comercializando sus cosechas individualmente. El mercadeo en grandes cantidades puede representar un importante mecanismo de generación de ingresos y ganancias para una AGPA, pero también constituye una actividad en la que la competencia es muy dura. En algunos países los mercados de productos locales están sometidos a un riguroso control por los intermediarios, que tal vez consideren la AGPA como una amenaza para sus propios intereses económicos.
Así pues, las AGPA suelen emprender esta actividad de servicios sólo después de haber adquirido una experiencia satisfactoria en la compra de insumos en grandes cantidades. Inicialmente limitan su mercadeo a un único producto o cultivo.
Saber cuál es el mejor momento para vender, y estar en condiciones de esperar el precio justo, son factores decisivos en el mercadeo intergrupal. Para ello es necesario conocer los precios futuros previstos; contar con la capacidad necesaria para recoger y almacenar la producción de los miembros en condiciones seguras; disponer de capital circulante para proporcionar a los miembros un anticipo parcial sobre sus entregas; y asegurarse de que los miembros estén dispuestos a esperar el pago final.
RECUERDE:
Cuanto más la AGPA pueda financiar sus propias actividades de mercadeo y más dispuestos estén los miembros a contribuir a este esfuerzo, mayor libertad tendrá la AGPA de elegir el acuerdo de comercialización que resulte más apropiado para sus grupos asociados
Los grupos asociados deben estar dispuestos a entregar su producción a la AGPA antes del pago, y a su debido tiempo. Además, deben estar dispuestos a pagar a la asociación un cargo por servicios para cubrir los gastos de manipulación de los productos destinados a la venta. En otras palabras, tendrán que ser leales con su AGPA y tener confianza en la actuación de ésta.
Así pues, la AGPA proporcionará los servicios siguientes:
El Presidente o el Tesorero suelen participar en la estimación del volumen y el valor de la producción de los grupos asociados que ha de comercializarse y en su recogida y almacenamiento en espera de la venta. También dan a los grupos asociados un pequeño anticipo sobre la entrega de sus productos a la AGPA, negocian el precio de venta en grandes cantidades por cuenta de los grupos participantes, y efectúan los pagos finales.
Sin embargo, todo el proceso tiene que coordinarse eficazmente. Es conveniente, por lo tanto, que se establezca un grupo de trabajo o un comité de mercadeo que ayude al Equipo de Gestión en estas tareas. Entre los miembros del grupo de trabajo podrán figurar el Presidente y el Tesorero, al menos un miembro de cada grupo, y alguna persona con buenas capacidades comerciales.
UN COMITÉ DE MERCADEO PUEDE AYUDAR A LA AGPA A ENCONTRAR LA MEJOR SALIDA PARA SUS PRODUCTOS
NOTA PARA EL PI Y LOS MIEMBROS
Haga una lista de las tareas que han de llevarse a cabo, indicando quién debe realizarlas, cuándo y dónde. Examine los problemas que es probable que surjan y la manera en la que pueden abordarse. Cuantos más miembros estén preparados para hacer frente a dichos problemas, mayores probabilidades habrá de que el servicio sea satisfactorio.
Todo grupo de pequeños agricultores que funcione bien utiliza algún tipo de sistema grupal ordinario de ahorro. Al principio puede emplear los ahorros, al igual que parte de las ganancias procedentes de sus actividades generadoras de ingresos, como reserva para imprevistos destinada a la concesión de préstamos o donaciones a los miembros individuales en momentos de necesidad. La ventaja de hacer préstamos en lugar de donaciones es que los miembros deben reembolsar el préstamo. De esta manera reconstituyen el fondo de modo que pueda utilizarse nuevamente. Si los miembros no devuelven el importe que se les ha prestado, el fondo llega pronto a agotarse por completo.
Cuando se establece una AGPA, los grupos pueden aplicar el mismo enfoque intergrupal al establecimiento de un fondo de ahorros y préstamos de la asociación. Depositan su dinero ahorrado en el fondo de la AGPA para poder otorgar préstamos a los grupos asociados en el momento en que éstos los necesiten. Cada grupo asociado acuerda depositar una cantidad fija del dinero ahorrado en el fondo de la AGPA. Para contribuir a cubrir los gastos de funcionamiento del fondo intergrupal, a todo grupo asociado o miembro individual que tome prestado cierto importe del fondo se le pide que pague un cargo por servicios sobre el préstamo recibido.
El cargo por servicios puede ser un cargo fijo, es decir, siempre la misma tarifa prescindiendo del importe del préstamo, o bien, un cargo proporcional, es decir, un porcentaje del saldo pendiente del préstamo concedido que se paga mensualmente hasta que se reembolse el importe total del préstamo. Cualquier importe que se adeude deberá ser muy inferior a los tipos de interés que cobran los prestamistas privados, pero podrá ser ligeramente superior al que cobran los bancos locales. Es una decisión que corresponde tomar a los miembros: después de todo se trata de su dinero y son ellos quienes han de decidir colectivamente cómo utilizar o reinvertir los ingresos percibidos.
Para este tipo particular de servicio es necesario:
Es indispensable que los grupos asociados tengan plena confianza en cómo se administra el servicio. Para esto es necesario que las solicitudes de los miembros se tramiten con transparencia y equidad. Todos los miembros deben tener conocimiento de las transacciones relacionadas con los servicios, del importe de los ahorros que han aportado al fondo, de los préstamos emitidos y de los préstamos pendientes. También deben saber qué grupos, de haber algunos, están en mora con respecto al reembolso de los préstamos y qué medidas se han adoptado para recuperar el dinero que aún no se ha devuelto. Cuanto más transparentes sean las transacciones, mejor será para todos.
Una vez que las operaciones de préstamo empiecen a ampliarse, es conveniente establecer un Comité de Préstamos especial. Dicho comité contribuirá a revisar las solicitudes de préstamo, establecer los cargos por servicios que se cobrarán, supervisar el proceso de reembolso de los préstamos, adoptar medidas contra los prestatarios morosos, y alentar a los grupos asociados a aportar contribuciones regulares al fondo común. Además del Presidente y el Tesorero, en este comité habrá por lo menos un miembro de cada grupo asociado, a fin de asegurar la equidad y transparencia.
Una vez que el fondo de ahorro común haya crecido suficientemente, la AGPA podrá examinar la posibilidad de abrir una cuenta de ahorro en un banco cercano y de depositar algunos o todos sus fondos en dicha cuenta, donde seguramente estarán más protegidos.
En resumen, algunas de las tareas necesarias para que la AGPA proporcione un buen servicio de ahorros y préstamos, son las siguientes:
NOTA PARA EL PI Y LOS MIEMBROS
Hagan una lista de las principales tareas que han de llevarse a cabo para administrar un servicio común de ahorros y préstamos. ¿Quién realizará estas tareas?
Al principio la mayor parte de las AGPA precisan poco dinero en efectivo. Todo lo que necesitan es que los miembros de los grupos interesados dediquen gratuitamente parte de su tiempo a esta tarea.
Sin embargo, a medida que crezcan las actividades y los servicios para los miembros, la AGPA contraerá más gastos en efectivo. Por ejemplo, necesitará efectivo para comprar registros y papel y útiles de oficina; pagar los gastos de viaje de los miembros de la Junta de la AGPA en funciones oficiales; arrendar un camión para el transporte de los productos de los grupos; o alquilar una oficina para la AGPA. ¿Cómo pueden movilizar los miembros los recursos necesarios para administrar la AGPA y contribuir a su crecimiento?
Entre las fuentes de fondos a disposición de los miembros figuran:
Si los fondos de los miembros no son suficientes, las AGPA pueden buscar fuentes externas de financiación para contribuir a financiar los servicios e inversiones planificados. Los fondos externos pueden resultar útiles, pero a veces también plantean problemas, por lo cual han de utilizarse con mucho cuidado. Algunas fuentes externas de crédito son:
FUENTES DE FINANCIACIÓN/FONDOS
Conclusión: En caso de que los recursos internos no sean suficientes para financiar las actividades de la AGPA, puede resultar útil conseguir crédito externo adicional. Pero hay que tener mucho cuidado: un exceso de crédito externo, en condiciones muy favorables, ha causado el derrumbe de muchas AGPA.
La prestación de servicios gratuitos a todos los grupos asociados puede parecer al principio una idea muy atinada (¿quién no querría recibir un servicio gratuitamente?). Sin embargo, si el servicio es gratuito, todos los grupos lo querrán recibir, y la prestación de ese servicio gratuito le hará gastar a la AGPA tiempo y dinero.
La mejor manera de solucionar este problema es cobrar a los miembros un "cargo por servicios", lo que podría ser apenas suficiente para sufragar el costo de prestación de dicho servicio. El hecho de tener que pagar un cargo desalentará a los "aprovechadores", es decir, a aquellos miembros que quieren recibir los servicios de la asociación pero no quieren pagar nada por ellos. Además proporciona a quienes administran la AGPA una retroinformación valiosa de los miembros sobre la calidad de los servicios (si un miembro paga por un servicio, aunque se trate de un importe limitado, espera que el servicio equivalga al dinero que ha proporcionado).
COBRAMIENTO POR SERVICIOS
Hay dos modos principales de fijar el precio de los servicios que se prestan a los miembros, a saber:
El primer sistema es más fácil de manejar, pero con el segundo se consigue más eficazmente reducir el número de los aprovechadores.
