Objetivos de la sección
Al final de esta sección, los participantes serán capaces de establecer las razones y principios para la asignación de responsabilidades dentro de la cooperativa.
Puntos claves de aprendizaje
Asignando responsabilidades
Estrategia de enseñanza
Comience la sesión preguntando a los participantes las razones por las cuales es importante asignar responsabilidades y por qué es necesario hacerlo en la etapa de planeamiento.
Añadiendo a los resultados de la discusión, esboce los principios clave de asignación de responsabilidades y describa algunos de los instrumentos de planeamiento que podrían usarse (por ej. gráficos circulares, gráficos de organización vertical, plan del personal, plan de gráfico mostrador).
Divida los participantes en grupos y pídales que analicen una actividad que para ellos sea familiar y prepare un plan del personal (Ejercicio 6.4.1). Pídales que consideren cómo las responsabilidades y funciones se relacionan mutuamente y hasta qué punto las varias funciones pueden ser desempeñadas al mismo tiempo. Una vez los grupos hayan completado el ejercicio, vuelva a convocar un plenario y pida a un par de grupos que presenten sus planes. Siga a esto con una discusión, utilizándola como una oportunidad para aclarar dudas sobre los asuntos surgidos.
De nuevo, divida a los participantes en grupos, y pídales que preparen un plan de gráfico mostrador para una actividad que sea familiar a ellos (Ejercicio 6.4.2), comenzando desde la subdivisión de actividades y poniendo en lista todas las etapas requeridas para alcanzar el resultado final. Una vez que los grupos hayan completado el plan, convoque a un plenario y pida a un grupo presentar su gráfico mostrador. Ruegue a los otros participantes comentarlo y cuestionarlo, ayudando al grupo a mejorar su plan.
Hay un refrán que dice:
Todos están de acuerdo que alguna cosa necesita hacerse, cualquiera dice alguno deberá hacerla y ninguno la hizo.
Para asegurar que acciones no sólo son acordadas, sino actualmente realizadas, responsabilidades necesitan ser asignadas con claridad.
Cabe preparar una lista de responsabilidades de todas las actividades necesarias para la producción de cualquier resultado. Éstas deben incluir todos los pasos necesarios; por ej., decidir la cantidad de insumos requeridos, compras de insumos, distribución de insumos para las unidades de producción, etc. Actividades de apoyo, tales como comercialización, administración y personal, también deben ponerse en la lista. Aunque otras actividades pueden llegar a ser necesarias, una vez que el programa comienza y, por tanto, pueden agregarse más tarde, la lista será un instrumento de guía útil. Un ejemplo de tal plan en forma de gráfico mostrador aparece en el anexo.
En cooperativas pequeñas, en mayoría, con trabajadores honorarios, un principio básico de asignar responsabilidades debe ser negociado y mantenido. Podría ser un principio rotativo: a cada uno dar una tarea específica que realice de vez en cuando. O podría ser un principio de delegación.
En cooperativas mayores la división de responsabilidades entre personal remunerado y asociados debe ser decidido sobre la base de aptitud, descripciones de tarea y rasgos personales. La división entre trabajo honorario y remunerado, ya tratada con amplitud en Módulos 4 y 5. En ambas, grandes y pequeñas organizaciones, con todo, es necesario notar cualesquier vacíos en aptitud, capacitación precisa ser evaluada, y un plan hecho como para adaptar medidas de capacitación.
Planes matrices pueden ser una vía clara y fácilmente comprensible para registrar y mostrar responsabilidades y son usados para planes de trabajo en muchas compañías.
Planes matrices para asignar deberes - un ejemplo
Los planes matrices pueden también usarse para otros propósitos, tales como, por ejemplo, informar de planeamiento y estructuras de comunicación, y para comparar diferentes combinaciones de costos de insumo respecto a volúmenes de producción (ver debajo cálculo de costos).
Una vez ha sido establecido quién hace qué, debe definirse el “cuándo”. Los planes deben hacerse con bastante anticipación para adquirir materiales para el sitio de trabajo, a tiempo, y que no cause demoras. Donde deben efectuarse compras y organizar su transporte, es prudente permitir un tiempo extra, caso todo esto deba requerir más tiempo de lo esperado.
Anticipado planeamiento es aún más crucial para asociados de quienes se aguarda que aporten tiempo y trabajo que respecto al personal remunerado. Esto les ayuda a tener en cuenta su propio tiempo y ser más efectivos y eficientes.
Gráficos mostradores pueden usarse para programar tareas. El ejemplo dado aquí fue usado para planear tareas que son efectuadas por diversos departamentos en varios períodos. El mismo instrumento puede ser utilizado para asignar tiempos y responsabilidades a individuos.
Cuando una organización planea adoptar nuevas estructuras, puede ser de ayuda visualizar relaciones de diferentes grupos funcionales. Una forma de hacer esto es con gráficos circulares.
(Fuente: Hall 1979: 47)
Si bien es posible distinguir entre “funciones” organizativas y jerarquía o “lineal” (relación jerárquica) en un gráfico circular ( por ej., mostrando varia densidad o color de las líneas), tales relaciones pueden ser mostradas con mayor claridad en un gráfico convencional vertical u horizontal. Ambos modelos son útiles para aclarar la organización, no obstante, el gráfico circular (al menos visualmente) disminuye la impresión de mando jerárquico y autoridades de relación.
Carta de organización vertical
Notas
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