1. Resumen
La posibilidad de tener que retirar un producto del mercado debe ser notificada a tiempo e investigada por un funcionario responsable que tenga la autoridad de establecer la clase de retiro en esa situación determinada. Cuando sea posible, se nombrará un Comité de Retiro.
El Comité de Retiro y su presidente se reunirán rápidamente cuando se trate de una situación de Clase I, II o III.
Todas las informaciones recibidas y las comunicaciones difundidas sobre el retiro deben ser aprobadas por el presidente del Comité de Retiro.
El jefe de producción debe proveer un registro completo y las muestras correspondientes. La comunicación es tan importante en una situación de retiro que los miembros del Comité de Retiro pueden necesitar dedicarse a ella casi por completo en las fases iniciales de la emergencia. Una línea telefónica reservada para informar a los clientes u otras personas puede resultar necesaria.
La política y los procedimientos que se implementarán en caso de retiro de productos deben revisarse cada año.
2. Definiciones
A continuación figuran algunas definiciones orientadoras acerca del procedimiento de retiro de productos.
Retiro de Clase I - Situación de retiro que corresponde a una seria emergencia concerniente a un producto que puede tener un efecto inmediato o de largo plazo sobre la vida de los animales acuáticos o de los consumidores humanos.
Retiro de Clase II - Situación de retiro prioritaria concerniente a un producto que puede ser un potencial peligro para la vida o la salud humana o animal.
Retiro de Clase III - Situación de retiro concerniente a un producto que no comporta amenazas para la salud, pero que puede tener serias o extendidas consecuencias en la relación con el cliente o en el prestigio de la empresa ante la opinión pública.
Retiro externo - Retiro del mercado de un producto que haya sido distribuido y que se encuentre más allá del control directo de la organización del productor.
Retiro interno - Retiro del mercado de un producto que se encuentra todavía bajo el control directo del productor.
Retención - Retener un producto, ya sea que se encuentre en el mercado, en un punto del proceso ulterior a la fabricación o en la etapa de expedición, cuando haya pruebas de una disminución de la calidad o de un error de etiquetado.
3. Procedimientos
Cuando se hace evidente la posibilidad de tener que retirar un producto, hay que informar inmediatamente al director de producción y al director de control de calidad.
El director de control de calidad debe asumir la responsabilidad de investigar inmediatamente, utilizando todos lo recursos de la compañía, para determinar lo antes posible si se trata de una situación de retiro de Clase I, II, III, o bien de una de menor importancia.
Si la conclusión del director de control de calidad es que se trata de un retiro de Clase I, II o III, debe convocar inmediatamente el Comité de Retiro. A partir de entonces el presidente del comité coordinará todas las actividades de retiro, manteniendo informados al resto de los miembros. Una situación menos prioritaria puede manejarse con los recursos de la planta, sin convocar un comité.
El Comité de Retiro debería incluir personas expertas en las siguientes áreas:
Reglamentación
Producción
Ventas
Control de calidad
Relaciones públicas
Asesoramiento legal
Compras
Nutrición
El Comité de Retiro debe determinar las mejores y más rápidas medidas generales con que se encarará el retiro. Aunque cada situación será distinta, pueden ser útiles las siguientes orientaciones generales:
Determinar los códigos de identificación y las fechas de manufactura del lote del producto sospechoso.
Establecer dónde se encuentra en ese momento el lote completo del producto. En otras palabras, ¿cuál es el estado del alimento acuícola en cuestión?
Avisar inmediatamente a todos los sitios a donde se ha expedido el producto. Ordenar un «alto a las ventas». Si el producto ya ha llegado a manos de los consumidores, contactar a los vendedores y/o distribuidores y pedirles que preparen una lista de todos los clientes que han recibido el producto.
Procurar que el Comité de Retiro emita instrucciones acerca de cómo manejar los contactos externos de la compañía, con clientes, agentes, concesionarios, medios de comunicación, etc.
Decidir si se informará a los medios de comunicación. Si es así, poner el asunto en manos del departamento de relaciones públicas o quien designe su responsable.
Definir si es necesario informar inmediatamente a los organismos gubernamentales. Esta medida puede ayudar, pero también puede empeorar las cosas si los oficiales se convencen de que se ha intentado ocultar el hecho.
Nombrar a una persona que tome y conserve notas precisas acerca de la mercadería producida, expedida, más tarde retirada y al fin eliminada. Un registro de las acciones de retiro con su fecha y hora también puede ser necesario como cobertura legal.
Asegurarse de que las muestras tomadas sean adecuadamente identificadas y custodiadas; refrigerarlas si necesario, para prevenir su descomposición. Si fuera indicado hacer un análisis de la muestra, proceder enseguida, conservando siempre una copia de cada lote de muestras analizado.
Mantener informados al Comité de Retiro, al director de la planta, a cada cliente y a los medios de comunicación si corresponde, de modo que los hechos no sean reemplazados por informaciones imprecisas o que puedan resultar mal interpretadas.
Activar una línea telefónica durante las 24 horas del día para atender las consultas de los consumidores, si se lo considera necesario.
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4. Comité de retiro |
Nombre |
Tel. particular |
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Presidente: |
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Reglamentación: |
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Producción: |
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Ventas: |
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Control de calidad: |
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Relaciones públicas: |
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Asesoramiento legal: |
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Compras: |
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Nutrición: |
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Contactos adicionales relativos a un retiro de producto
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Compañía aseguradora |
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Tel. __________ |
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Línea reservada: |
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Ministerio de Agricultura: |
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Únicamente el presidente del Comité de Retiro debe llevar a cabo los contactos con los organismos gubernamentales. Cuando reporte un retiro, debe asegurarse de que se registren la fecha y la hora de llamada, y anotar el nombre del empleado que lo atendió.
5. Lista sugerida para supervisar el retiro
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Sí |
No |
Comentarios |
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1. ¿Se ha puesto en actividad el Comité de Retiro? |
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2. ¿Se ha identificado el producto sospechoso? |
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3. ¿Se han determinado el código y la fecha de identificación? |
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4. ¿Se ha establecido dónde se encuentra la totalidad del producto? |
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5. ¿Se ha avisado a todos los receptores? |
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6. ¿Se ha expedido el producto a los consumidores? |
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Si es así, ¿se ha hecho una lista de consumidores? |
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7. ¿Se ha avisado a los consumidores? |
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8. Si es el caso, ¿se ha avisado a los medios? |
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9. ¿Se ha avisado a un departamento gubernamental? |
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Si no es así, ¿por qué? |
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10. ¿Se han guardado los siguientes documentos? |
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11. ¿Se han recibido las muestras y se las ha identificado y preservado con propiedad? |
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12. ¿Están bien guardadas las muestras? |
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13. ¿Se han analizado las muestras sospechosas de ser el origen o la causa del incidente? |
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Cuando se notifica al cliente, al consumidor o al intermediario/distribuidor, prestar atención a las siguientes recomendaciones:
Alertar, pero no alarmar
Ser franco y honesto
Comunicar los números de identificación del lote en cuestión
Ofrecer una opción para sustituir el alimento
Estar preparado para responder preguntas o quejas
Documentar en detalle todas las conversaciones
