«Es muchísimo mejor presentar respuestas aproximadas a la pregunta correcta que respuestas perfectas a la pregunta incorrecta».
En esta sección se examinan las variadas formas cómo se puede analizar la información recogida. Se describen, además, los diferentes modos de presentar los resultados a los usuarios de la información. Los beneficiarios juegan el rol principal en el análisis de la información y en la determinación del método adecuado para transmitir los resultados y discutirlos con otros.
Algunas de las herramientas del DSEP que sirven para recoger información tienen «incorporadas» las funciones de análisis y retroinformación, mientras que la información recogida mediante otras herramientas deberá compilarse o analizarse de alguna manera.
El enfoque que debe darse al análisis de los datos surgirá, principalmente, de las interrogantes generadas al inicio del proceso de evaluación. A veces se trabaja con sumo cuidado para conceptualizar el seguimiento y la evaluación, y se determina cómo enfocar las preguntas antes de comenzar la recolección de los datos. Entonces, luego de recolectar los datos e iniciar el análisis, jamás se vuelve a mirar retrospectivamente para renovar la comprensión de las cuestiones centrales y preguntas clave que iban a contestarse. Es importante revisar los objetivos y el propósito de la evaluación, una vez más, para asegurarse que el análisis mantiene la perspectiva adecuada.
Esto no significa que debería prescindirse de resultados importantes no previstos. Es mejor mantener un equilibrio entre el análisis abierto y el focalizado. El análisis puede plantear preguntas importantes, imprevistas y pertinentes. Tales preguntas pueden anotarse para consulta futura y pueden indicarse al comunicar los resultados.
Las herramientas que se usen para recolectar la información tendrán un efecto fuerte en la manera de analizar y en la forma de presentar los datos. Si se ha incrementado la productividad de los cultivos, esto implicará, en parte, una cuantificación de los resultados (sumar las cifras respectivas); mientras que un estudio de caso, un guión para una dramatización o una presentación para los medios de comunicación, podrían implicar un proceso continuo de presentación y verificación de los resultados por parte de la comunidad.
La mecánica de organización de los datos para el análisis variará de acuerdo con los diferentes procesos de reflexión de quienes participan en esta actividad. Los datos pueden ser tanto de carácter cuantitativo como cualitativo, y el análisis puede consistir en juntar los datos de manera que se relacione el CONTEXTO (datos cualitativos, en su mayoría) con la EXTENSIÓN (datos cuantitativos, en su mayoría).
Tome las preguntas que deberán contestarse. Reúna todos los datos pertinentes que se han recolectado durante el proyecto. Algunos de ellos pueden haber sido ya analizados total o parcialmente. Podría haber alguna información «suelta», pero relevante.
Al efectuar el análisis, es conveniente considerar las siguientes variables:
CONTEXTO: Examine los sucesos que han tenido un efecto positivo o negativo en el proyecto y en los objetivos del proyecto.
INSUMOS: Efectúe una medición precisa de I tiempo y de los recursos materiales invertidos en el proyecto.
PROCESO: Haga un resumen de la evidencia que acredita lo que se realizó y con qué grado de éxito.
PRODUCTO: Realice pruebas en relación a los resultados del proyecto, tanto planificados como no planificados.
Decida cuáles son los datos que ayudarán a contestar las interrogantes iniciales y luego comience el análisis. Este puede comprender cualesquiera de los siguientes aspectos:
1. Sumarlas cifras
2. Comparar la información para estimar la similitud de una cosa con otra, o de dos cosas juntas.
3. Contrastar la información, colocando dos cosas en contraposición para mostrar las diferencias.
4. Correlacionar la información para establecer relaciones entre datos informativos que podrían guardar relación entre sí.
Los datos cuantitativos pueden analizarse utilizando técnicas sumamente directas y sencillas. Es probable que en la situación de las comunidades los datos se analicen manualmente. Posiblemente, algunas no dispongan del equipo y de los conocimientos para analizar los datos mediante computadora. Es importante que la comunidad debe estar en capacidad de hacer el análisis. Hay dos métodos sencillos y directos para el análisis manual de los datos: las hojas de recuento y las hojas de resumen.
Las hojas de recuento indican todas las respuestas posibles y son útiles para resumir y analizar información como, por ejemplo, cifras de producción o de supervivencia o registros de viveros.
Será de especial importancia reflexionar con detención sobre qué preguntas rendirían la mejor información al ser correlacionadas. Por ejemplo, se podría combinar especie con sobrevivencia y tipo de terreno, si los miembros de la comunidad estiman que, al considerarlos en su relación recíproca, estos elementos pueden ser significativos. Dicha información «correlacionada» podría ayudar a una mejor selección de especies y sitios. Es necesario considerar, previa y detenidamente, la relación entre los diferentes conjuntos de datos; ellos tendrán influencia sobre la forma cómo se realice el análisis.
Recuerde que el período de análisis es la oportunidad para demostrar creatividad. Hay mucha información importante que podrá sacarse a luz, sin que se pierda de vista el propósito principal de la evaluación.
La hoja de recuento constituye un método especialmente útil para resumir los datos, cuando el nivel de alfabetismo no es alto. Se puede emplear dibujos esquemáticos y/o palabras para representar las variables. Cuando se prepara la hoja de recuento durante una reunión o en un grupo, surgirá un cierto patrón de los resultados que será visible y comprensible para todos.
Utilizando una hoja de recuento, un sólo trazo puede servir para registrar por ejemplo, cada especie, la sobrevivencia y el tipo de terreno.
HOJA DE RECUENTO
Nota de edición: Estas especies se utilizan en sistemas agroforestales, contribuyendo a la fertilización del suelo y a incrementar su productividad.
Sin embargo, la utilización de la hoja de recuento no servirá para mostrar las respuestas de cada individuo que contesta. Para ver claramente cuál ha sido la respuesta de cada uno de ellos, se puede emplear una hoja de resumen.
Las hojas de resumen son otro medio sencillo para registrar las respuestas, especialmente las de respuestas a un cuestionario. A continuación figura un ejemplo de la utilización de una hoja de resumen para registrar datos extraídos mediante una encuesta informal. Las letras en la línea superior de la A hasta la H, representan a cada uno de los encuestados.
HOJA DE RESUMEN
El análisis de los datos cualitativos es un proceso creativo y crítico. La metodología suele determinarse por el tipo de herramientas utilizadas para recoger la información. Por ejemplo, si la comunidad ha realizado dibujos al comienzo, en la mitad, y al final del proyecto, se los puede analizar presentando la serie de dibujos a varias personas y pidiéndoles que:
Podría ser conveniente, y más rápido, tener una reunión de grupo para presentar y discutir la validez y las calificaciones dadas a los dibujos.
Hay que considerar cuidadosamente si se efectuarán los análisis con la ayuda de computadoras, porque esto entraña el peligro de quitarle a la comunidad el control de la información. Es importante preguntarse:
«¿Estará esta clase de equipo y calificación disponibles para la comunidad (o incluso para el país), una vez que se haya concluido la última etapa formal del proyecto?»
En algunos casos, se introdujeron computadoras en los proyectos y los datos computarizados no fueron asequibles, ni siquiera para el personal del proyecto. Tanto a nivel de los beneficiarios como a nivel del personal de campo, es mejor que el análisis de datos sea lo más sencillo y comprensible posible.
No obstante, podría ser conveniente emplear computadoras cuando hay un gran volumen de información que debe sistematizarse/procesarse. La información generada por los beneficiarios mediante un sistema de seguimiento y evaluación participativos, puede resumirse a nivel comunitario y computarizarse luego para los bancos de datos nacionales.
Algunas veces es mejor no analizarlos resultados completamente, con el objeto de que los beneficiarios o la comunidad entera puedan contribuiral análisis. Cuando la comunidad estuvo participando más activamente en el análisis hay mayores posibilidades de discusión, porque la información no se presentó como HECHOS. Es más probable que los resultados del análisis representen toda la variedad/diversidad de proyectos y que tengan una aceptación más general.
Una vez que se tengan los resultados, ¿qué debe hacerse con ellos?, ¿sobre qué decisiones pueden tener influencia?, ¿con quiénes se debe compartir los resultados?
Es muy frecuente que resultados válidos, fidedignos y de vital importancia, queden sin aprovecharse. Es importante que los resultados lleguen a las personas indicadas en el momento oportuno, y que se transmitan en una forma comprensible.
La finalidad primordial de la información es la de ayudar en la toma de decisiones. Por lo tanto, la comunicación de los resultados será influenciado en gran medida por QUIÉN los recibe o QUIÉN toma qué decisiones.
La retroinformación sobre los resultados puede dirigirse a alguno o a todos de los siguientes usuarios potenciales de la información:
Los beneficiarios del proyecto - aquellas personas o grupos del proyecto que participaron directamente en el proyecto.
El personal del proyecto - el personal de campo, los administradores y capacitadores
Otros (sin orden de importancia)
La comunidad - incluyendo los no beneficiarios de la comunidad
Otras comunidades - cercanas, dentro o fuera del país
La sede nacional - los directores de programas en el país
El servicio forestal Nacional - que tiene un interés en los proyectos forestales
Los donantes - aquellos que han entregado fondos para el proyecto
Otros organismos de desarrollo - aquellos que trabajan en proyectos afines, que podrían interesarse en tales actividades
El público en general - sea dentro o fuera del país
Instituciones de investigación - sea dentro o fuera del país
Luego de haber determinado quiénes están interesados en los resultados, se podrá adoptar el método de retroinformación más indicado para comunicarse con ellos. Se debe asegurar que la retroinformación sea:
Interesante: |
que utilice una forma de comunicación que capte la atención del público
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Comprensible: |
que se comunique en el idioma del público destinatario. No es solamente una cuestión de idioma formal, español, quechua o guaraní, sino más bien de una «jerga» que puede no ser comprendida por los miembros de la comunidad.
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Convincente: |
que los resultados no representen las opiniones de unos cuantos. Es importante presentar datos fundamentados e informacións verificada por miembros de la comunidad, que no hayan intervenido en el proceso de recolección y/o análisis.
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Oportuna: |
para que quienes adoptan las decisiones cuenten con la información en el momento adecuado, antes de tomar las decisiones finales.
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Sencilla: |
que presente claramente los datos y hechos esenciales. Es sumamente difícil, pero nece sario, separar lo que sería «agradable conocer» de lo que es «necesario conocer», a fin de transmitirlo adecuadamente.
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Participativa: |
que sea la comunidad quien decida qué comunicará y cómo se comunicará con las demás partes interesadas; Es su propia «historia» y si los miembros de la comunidad la cuentan a su manera tendrá mucha más fuerza. |
La forma como se comuniquen los resultados puede guardar una estrecha relación con las herramientas e recolección de información que han sido empleadas. Por ejemplo, si se realiza un estudio de caso en la omunidad sobre cómo ha evolucionado el manejo de un bosque natural cercano, la comunidad podría scenificarlo, grabarlo en videocinta y preparar el montaje para distribuir la cinta a un público más grande; o se lo podría dramatizar y presentarlo a una comunidad cercana.
Aunque esto exige una cierta creatividad, es posible combinar tanto los resultados cuantitativos como los cualitativos para este tipo de presentación. Piense en un hecho noticioso televisado. Muchas veces las estadísticas pueden ir acompañadas de citas o entrevistas a las personas apropiadas. Estos elementos se conjugan para transmitir un mensaje al público con gran eficacia.
Si se ha decidido que un informe escrito será el método de presentación de la información, aquí hay algunas sugerencias encaminadas a realzar el efecto del informe:
Los gráficos pueden transmitir información en forma clara y concisa. Se los puede utilizar en informes escritos o en periódicos, en folletos para reuniones, o para hacer carteles, diapositivas, cuadros murales y otros materiales visuales.
(A) CUADROS Y GRAFICOS
Los cuadros y gráficos ofrecen las siguientes ventajas:
Los puntos que deben recordarse al presentar los cuadros y gráficos son:
1. Poner el título completo en el cuadro o gráfico.
2. Rotular plenamente el cuadro o gráfico, tanto dentro como fuera del marco o caja.
3. Si se emplean símbolos, incluir una leyenda explicativa.
4. Hacer una lista de las fuentes de información (indicando cómo, dónde y cuándo se obtuvo la información)
5. Hacer constar la fecha, indicando el día, mes y año.
6. Seleccionar el método más adecuado para el propósito. Por ejemplo, utilizar gráficos para indicarlas tendencias y diagramas de barras para comparar las diferencias entre informaciones similares.
Los cuadros pueden contener tanto palabras como cifras. Por ejemplo, pueden ilustrar los planes, las actividades o la situación del proyecto. Las cifras relativas a las finanzas del proyecto, las tasas de supervivencia de las plántulas o la producción de diferentes especies pueden presentarse de esta manera. Algunos cuadros sólo presentan unos pocos datos informativos, como por ejemplo:
Cuando hay un bajo nivel de alfabetismo, los cuadros que contienen palabras y cifras básicas pueden transformarse, a veces, en cuadros con símbolos o ilustraciones. Esto facilitará que se vean, comprendan y recuerden los resultados de la evaluación.
Los gráficos pueden presentar los resultados con claridad y eficacia dentro de un espacio reducido. Se los utiliza para indicar simultáneamente varios resultados diferentes o varios conjuntos de información. También pueden demostrar si se han producido cambios y en qué momento. De esta manera, las tendencias se vuelven claras.
Si se utiliza un gráfico lineal, recuerde que debe:
UN HISTOGRAMA es un tipo de gráfico mediante el cual se demuestra la frecuencia de algo, y sirve para presentar información limitada y precisa. La escala horizontal muestra la característica particular que está siendo presentada y la escala vertical muestra la frecuencia con la cual ocurre la característica. El siguiente es un ejemplo de un histograma:
(B) DIAGRAMAS
Los resultados que pueden presentarse en un gráfico también pueden presentarse en un diagrama. El DIAGRAMA DE BARRAS sirve para comparar los diferentes datos informativos al mismo tiempo. La longitud de cada barra indica la cantidad representada por esa barra. A diferencia de los histogramas, los diagramas de barras tienen espacios entre las barras:
DIAGRAMA DE BARRAS VERTICAL
DIAGRAMA DE BARRAS HORIZONTAL
Los siguientes son algunos de los aspectos que deben tenerse en cuenta al presentar diagramas de barras:
Cuando se quiere demostrar los diversos elementos de un todo en sus relaciones recíprocas, puede ser útil hacer un DIAGRAMA DE PASTEL O DE SECTORES. Para que la utilización de este diagrama de pastel sea eficaz, lo más conveniente es que se parezca a un objeto redondo común, como serían una naranja o una moneda.
DIAGRAMA DE PASTEL
Diferentes tipos de CARTOGRAMAS pueden presentar los resultados en una forma visual que ayuda a la comprensión. Utilizando una variedad de patrones o colores, es posible percatarse de inmediato de las diferencias en variables específicas dentro de un área total.
CARTOGRAMAS
(C) IMAGENES
El PICTOGRAMA es un tipo de diagrama de barras que emplea imágenes o símbolos para presentar los datos. Cada símbolo puede representar a una sola persona o a una unidad determinada de información.
PICTOGRAMAS
El empleo de HISTORIETAS o caricaturas puede ser igualmente eficaz para patentizar una realidad. Sin embargo, para que los resultados sean adecuados, se necesita tener alguna habilidad y preparación. Ciertos resultados de la evaluación pueden ser convertidos en historietas. Las personas recuerdan lo que les ha parecido interesante y divertido. Las historietas o caricaturas que figuran a continuación, se emplearon para que los extensionistas recibieran los resultados de una evaluación de las prácticas de seguimiento y evaluación de su proyecto.
HISTORIETAS
(D) OTROS METODOS
La dramatización, teatro de títeres, narración de historias, canciones, etc., pueden emplearse para presentar datos cualitativos de una manera interesante. Estos medios también pueden transformarse fácilmente en exhibiciones de diapositivas o videos para muchos usuarios de la información.
Las grabaciones en videocinta pueden brindar información que será analizada en mayor detalle posteriormente, pueden comunicar los resultados a públicos más grandes o a grupos pequeños, estimular discusiones de grupo y servir como materiales para radiodifusión local.
Cualquiera que sea la forma adoptada para comunicar los resultados, recuerde que ésta debe ser oportuna, comprensible, pertinente para el usuario y debe dar información confiable.
