A continuación se describe el tipo de registros que se mantienen en el Centro de Semillas y asimismo un diagrama sobre el flujo de la información.
| Nombre y tipo del Registro | Finalidad |
| Libro maestro | La información sobre cada lote de semilla, fecha de llegada al depósito, la especie, el nombre del cosechero y el peso total de la semilla se registra en el Libro Maestro y se asigna un número al lote de semillas. Este número se escribe con claridad sobre la bolsa de semilla o sobre el envase. Los números para los lotes de semillas del Libro Maestro se asignan en el orden de llegada al depósito. |
| Libro de Registro de Proveniencias | La foja detallada de registro de la colección de semilla entregada por el cosechador se archiva por especie después de agregarle el número del lote de semilla del Libro Maestro. En la Tarjeta de Registro de Semilla se resume la información sobre el origen de la semilla. |
| Libro de las Existencias | El precio de compra y el precio de venta (si es pertinente) se registran en el Libro de las Existencias ordenados alfabéticamente por especies. |
| Tarjetas de Registro de Semillas | Esta tarjeta lleva el número del lote de la semilla, datos sobre el lugar de la cosecha, detalles sobre los árboles progenitores, nombre del cosechero, capacidad germinativa y un número a color del contenedor (de lata) para el fácil acceso al lote de semilla en el depósito. Esta tarjeta se usa también para el control de las existencias y da los elementos básicos para la Nota de Entrega y el Certificado de la Semilla. Sobre el lado opuesto se registra la información sobre la distribución de toda fracción del lote de semilla y se mantiene el total corriente de la cantidad de semilla que queda en existencia. |
| Las Tarjetas de Registro de Semillas se ordenan alfabéticamente por especies y por orden numérico por cada especie. | |
| Cuando toda la semilla ha sido remitida, la cantidad remanente se registra como CERO en la tarjeta y luego se archiva esta tarjeta en el Sistema de Tarjetas Muertas. Es conveniente mantener las tarjetas muertas en orden numérico por número de los lotes de semilla. | |
| Hojas de ensayo de Germinación | Consiste en el registro permanente de los resultados de los ensayos de germinación hechos con los lotes de semillas de árboles individuales y lotes globales de proveniencia. Esta información viene resumida sobre la Tarjeta de Registro de Semillas. |
| Nota de Entrega | Toda semilla que deja el depósito de semillas viene documentada con una Nota de Entrega y un Certificado de Semillas. Se proporciona de esta manera al consignatario la información básica sobre el lote de semilla, por ejemplo, el número del lote de la semilla, especie, el número del árbol progenitor, peso de la muestra de semilla, localidad de origen y una estimación sobre la viabilidad. Si el consignatario lo pide, puede enviarse una copia de la hoja de registro de recolección de la semilla conjuntamente con la semilla para información complementaria. |
| Copias de las Notas de Entrega se guardan para los propios registros. |
FLUJO DE LA INFORMACION EN EL ALMACEN DE SEMILLAS
