Vous songez à informatiser le système de comptabilité de votre coopérative, comme le crédit mutuel voisin l'a déjà fait. Bonne idée! Mais comment procéder?!?
Projet d'informatisation:
tâche de grande envergure nécessitant des efforts communs et une planification concertée, axée sur l'introduction d'un ou plusieurs outils informatiques.
Vous savez que certaines entreprises utilisent des ordinateurs et que ces derniers sont indispensables, puisqu'ils peuvent vous aider, vous et le personnel, à gérer les affaires de la coopérative de manière plus efficace et plus rentable. Mais vous ne connaissez de l'installation, de l'exploitation et de la maintenance des systèmes informatiques que ce que vous en avez entendu dire. Par exemple, le directeur du crédit mutuel vous a dit que l'informatisation pouvait coûter très cher (une nouvelle que les membres ne seront pas ravis d'apprendre) et qu'il faut parfois attendre très longtemps avant que les membres ne puissent en retirer les bénéfices. Par conséquent, il ne sera pas facile de convaincre les employés, les responsables élus et les membres ordinaires; vous estimez néanmoins qu'il serait intéressant de mettre au point un système informatique adapté à vos besoins. Dans ce cas, quels sont les éléments à prendre en compte avant d'aller plus loin? Quels sont les problèmes auxquels vous êtes susceptibles d'être confrontés? Quels sont les besoins prioritaires de la coopérative en matière d'information? Combien d'ordinateurs seront-ils nécessaires? Quels seront les coûts liés à l'informatisation? Combien de temps va durer le processus?
En premier lieu, il convient de bien garder à l'esprit que chaque processus d'informatisation est unique en son genre. Bien entendu, il existe de nombreuses analogies, mais chaque initiative d'informatisation a pour objectif de satisfaire les besoins spécifiques de la coopérative concernée, en fonction de son domaine d'activité, de l'ampleur des opérations, de l'environnement externe au sein duquel elle fonctionne et des besoins spécifiques en matière d'information que vous souhaitez satisfaire grâce à l'informatique.
Le deuxième élément à prendre en compte, c'est que tout processus d'informatisation implique la mise au point d'un système informatique: quel matériel et quels logiciels utiliser, comment les relier et quelles sont les compétences des personnes qui les utiliseront, les feront fonctionner et en assureront la maintenance. La plupart des systèmes informatiques sont composés des éléments suivants:
Le matériel: composé des équipements matériels qui exécuteront les programmes, notamment ordinateurs, écrans, imprimantes, lecteurs de CD-ROM et disques durs (où sont stockées les données). Si les ordinateurs sont reliés au sein d'un réseau (LAN - réseau local d'entreprise ou WAN - réseau longue distance), d'autres éléments seront également nécessaires: cartes réseaux, câbles réseaux, concentrateurs, routeurs, modems, etc.
Les logiciels: sans logiciel, un ordinateur ne peut fonctionner. Il a besoin d'instructions lui disant quoi faire et quelles opérations exécuter. Ces instructions sont données par ce que l'on appelle des «logiciels», qui peuvent être mis au point et insérés dans la machine par un informaticien local ou achetés à une grande entreprise d'informatique.
Une connexion Internet: de nos jours, un système informatique moderne ne peut être viable si la coopérative ne dispose pas d'un accès Internet fiable, de préférence à grand débit. La plupart des mises à jour de logiciels et de micrologiciels sont aujourd'hui diffusées par Internet. Sans accès à Internet, l'informatisation va rapidement poser des problèmes insurmontables au niveau des systèmes.
Les personnes: il faut pouvoir compter sur des personnes qualifiées et motivées pour la mise au point, la programmation, le fonctionnement et la maintenance des systèmes. Il est important de bien choisir les personnes avec qui travailler. Lors de leur sélection, il convient notamment de respecter les critères de base suivants: l'âge (18–30), un degré élevé de motivation, l'esprit logique et méthodique, de solides connaissances en mathématiques et l'expérience de la comptabilité et du traitement de l'information. En effet, la majeure partie des problèmes découle du fait que ces critères n'ont pas été respectés.
Cependant, tout projet d'informatisation a pour objectif final la mise en place d'un système fonctionnel intégré, établi au sein d'un environnement commercial local qui permet à des personnes de collecter, partager et traiter des informations au moyen d'un ensemble spécifique de logiciels et de matériel. En règle générale, la complexité du système dépend de la taille et de l'ampleur des opérations de la coopérative, comme indiqué ci-après:
| Premier stade | Réseau local | Grand système |
 | ||
Si l'informatisation est si risquée et si coûteuse, pourquoi les coopératives agricoles se tournent-elles vers l'informatique? Principalement parce que, petit à petit, elles se rendent compte que le fait d'être plus efficace au niveau de la collecte, de l'analyse et de l'utilisation de l'information les aidera à atteindre leurs objectifs. Il devrait être possible d'obtenir des améliorations dans un ou deux, voire plus, des domaines de l'illustration ci-après:
Coopérative Jawahar Shetkari Sahakari Sakhar Karkhana, Maharashtra (Inde)
Grâce à l'informatisation des activités de transformation du sucre, la coopérative agricole a pu renforcer son efficacité et augmenter ses bénéfices.
En général, les bénéfices attendus sont liés aux avantages habituels des systèmes informatiques: rapidité de réponse, fiabilité et possibilité d'analyser de grandes quantités de données stockées. Cependant, comme l'une des premières tâches à effectuer sera de vous convaincre vous-même, ainsi que certains membres réticents, des bénéfices effectifs de l'informatisation, rassemblez autant d'informations que possible sur des expériences réalisées par d'autres coopératives, dans votre région ou dans des zones urbaines plus éloignées, qui ont déjà informatisé leurs systèmes et peuvent vous faire profiter de leur expérience directe. Si vous ne savez pas où trouver ces coopératives, contactez la fédération nationale des coopératives, qui devrait avoir en sa possession une liste des coopératives informatisées et être en mesure de vous indiquer comment les contacter.
L'analyse des expériences, sur laquelle est fondé le présent manuel, a montré que les avantages pour les coopératives agricoles liés à l'informatisation tendent à se situer dans les domaines suivants:
a) Services commerciaux et gestion:
Comptabilité et gestion: l'informatisation des registres comptables et des documents administratifs (fiches de salaire, factures, comptabilité, tenue des livres, achats et ventes) et des informations relatives aux taxes (cotisations et taxes) diminue la paperasserie et permet d'archiver des données comptables actualisées en temps réel.
Coopérative laitière de
Githungiri (Kenya)
Forte de 6 000 membres, cette importante coopérative, située près de Nairobi, employait 30 aides-comptables pour la maintenance de son système manuel de comptabilité, qui est aujourd'hui informatisé. Les économies réalisées seront répercutées sur les membres.
Coopérative agricole Muang Uttaradit (Thaïlande)
L'ordinateur permet d'accroître l'efficacité des activités, de faire gagner du temps et de diminuer le nombre d'erreurs.
Contrôle de l'inventaire: les livres comptables relatifs aux inventaires de produits stockés peuvent être mis à jour facilement et des informations supplémentaires sur les facteurs de production (produits chimiques, engrais, équipements, semences) peuvent être ajoutées, ce qui permet de mieux surveiller les stocks et donc, de réaliser des économies.
b) Gouvernance et liens avec les membres:
Gestion des parts et des cotisations des membres: l'informatisation permet d'effectuer un suivi automatisé des transactions et soldes concernant chaque membre et de calculer rapidement le montant de la ristourne et des dividendes qui lui sont dus, ce qui améliore la qualité des services fournis aux membres.
Le projet d'épargne et de crédit du groupement de femmes PIYELI, à Bamako (Mali),
a été informatisé en 1996, grâce au système informatique MicroBanker de la FAO. En l'espace de cinq ans, le groupement disposait de quatre succursales et gérait avec succès les emprunts de 14 000 clients!
Amélioration des relations entre les membres et la direction: l'automatisation permet à la direction de présenter des rapports plus fréquents et plus détaillés aux membres et à chaque membre, d'avoir plus facilement accès à des informations plus détaillées et actualisées concernant les transactions commerciales qu'ils effectuent avec la coopérative.
Coopérative laitière Wang-Nam-Yen (Thaïlande)
La base de données consacrée aux membres et les registres comptables relatifs à la collecte de lait cru sont désormais conservés sur ordinateur, ce qui facilite leur maintenance.
Coopérative de financement Solidarité, Lomé (Togo)
L'informatisation a permis de suivre les transactions des membres de manière plus précise et plus fréquente. Dix-huit mois après l'informatisation de 1992, le nombre de membres était passé de 300 à 1500, l'épargne avait augmenté de 75 pour cent et les prêts aux membres de 120 pour cent.
Amélioration des communications et du partage de l'information: l'informatisation permet également d'élargir les circuits de communication reliant les membres, les fournisseurs et les consultants, grâce à la publication d'informations sur des sites Web à accès restreint (intranets), à l'envoi d'informations actualisées par courrier électronique, à des groupes de discussions et des débats en ligne sur des thèmes d'intérêt, des publications électroniques, etc.
Coopératives laitières du Gujarat (Inde)
Certaines entreprises utilisent aujourd'hui des balances électroniques, des machines informatisées pour l'évaluation de la matière grasse du beurre et des lecteurs de cartes plastiques, ce qui permet de fixer des prix plus justes pour les producteurs laitiers membres et d'établir plus rapidement des rapports concernant les transactions des membres.
c) Politiques:
Accès aux données: les données brutes2 peuvent être stockées sous forme numérique et consultées beaucoup plus rapidement. Grâce aux systèmes informatiques, des volumes plus importants de données peuvent être sauvegardés et exploités plus rapidement.
Traduction des données en décisions: il est plus facile d'organiser les données en vue de les analyser ou de les présenter, à l'appui de la gestion et de la prise de décisions. Par exemple, il est possible d'analyser des données cumulatives de référence sur la production et d'effectuer des projections concernant les tendances, afin de planifier des scénarios futurs. Grâce aux réseaux d'ordinateurs, il est facile d'effectuer une analyse multiple des données.
Exploitation optimale des procédures: la configuration logique des systèmes informatiques permet d'accomplir des tâches de manière plus unifiée, de respecter plus facilement les règles ou les exigences juridiques et d'assurer une meilleure qualité globale de l'administration.
d) Renforcement des capacités de gestion des coopératives
Apprentissage: la formation informatique permet d'utiliser les ordinateurs pour résoudre les problèmes opérationnels courants de la coopérative et ceux liés aux services aux membres, ce qui accroît les compétences des employés et des membres de la coopérative.
Information en temps réel: l'informatisation permet d'avoir un accès instantané à des informations commerciales réelles, qui peuvent être mises à profit pour la formation du personnel.
e) Mobilisation du capital des membres
Nouveaux services aux membres: l'informatisation facilite la diffusion régulière d'informations actualisées sur les parts, les transactions et le solde de chaque membre et aide à gérer les versements périodiques de ristournes. Le rendement du capital investi renforce la confiance envers la coopérative, ce qui incite les membres à augmenter leurs investissements.
Nouveaux mécanismes de capitalisation des membres: l'informatisation permet également d'introduire de nouveaux mécanismes rationnels de mobilisation du capital des membres, comme les fonds d'investissement renouvelables à paiement différé, qui sont difficiles à gérer à l'aide d'un système manuel. Elle permet aux membres d'être régulièrement informés des variations de valeur de leurs participations en capital et garantit le versement en temps opportun des paiements différés aux membres.
Mouvement coopératif polyvalent Amalsad (Inde)
L'informatisation du bureau principal de cette coopérative de 2 300 membres a renforcé l'efficacité de ses services de crédit et de commercialisation d'essence et de fruits et a permis d'introduire un système de capitalisation des membres plus efficace, qui établit une corrélation entre l'utilisation et la contribution au capital des membres.
f) Communiquer au-delà de la coopérative:
Courriers électroniques, listes de diffusion, bulletins: les ordinateurs, lorsqu'ils sont connectés au moyen de modems au système téléphonique et à Internet, permettent d'utiliser le courrier électronique, favorisant une communication plus rapide, moins coûteuse et plus simple entre les gestionnaires et les acheteurs et vendeurs éloignés intéressés par les biens et services de la coopérative.
Sites Web: il est facile pour une coopérative de créer son propre site Web public, sur lequel les membres, les non-membres et les acheteurs et vendeurs potentiels peuvent consulter des informations sur les activités et les services de la coopérative.
Coopérative nationale des producteurs laitiers CONAPROLE (Uruguay
Grâce à l'informatisation, de nombreux membres peuvent aujourd'hui envoyer et recevoir plus facilement des courriers électroniques, recevoir des informations actualisées concernant la coopérative, avoir un accès à Internet et à des informations sur les marchés et sur la météo.
Réseaux d'information: les intranets et les extranets offrent un accès limité (protégé par un mot de passe) à des systèmes d'information en temps réel, qui permettent par exemple aux membres de vérifier l'état de leurs comptes.
En résumé, les ordinateurs et les technologies de télécommunication peuvent aider de bien des façons les coopératives agricoles à tirer le meilleur parti de leurs résultats commerciaux, à résoudre leurs problèmes, à créer de nouveaux services aux membres ou à améliorer les services existants.
Il va de soi que ces avantages ne sont pas gratuits et que l'informatisation implique des coûts. Heureusement, en ce qui concerne le matériel et les logiciels, les coûts sont relativement faibles et à la portée de la plupart des coopératives agricoles de taille moyenne. Par exemple, en général, un système informatique de deux-trois ordinateurs capable de traiter de grandes quantités de données coûte au grand maximum 5 000 dollars EU. De la même façon, les logiciels disponibles sur le marché, comme Microsoft Office® ou Access®, qui permettent d'effectuer une majeure partie des tâches de traitement de l'information requises par une coopérative agricole type sont relativement bon marché, puisqu'ils coûtent en moyenne moins de 600 dollars EU par logiciel. Les logiciels libres, comme Open Office ou MySQL de Linux, coûtent encore moins chers, puisqu'en réalité, ils sont quasiment gratuits3! De plus, le coût d'installation des câbles et des connexions reliant les ordinateurs entre eux au sein d'un réseau et permettant l'accès à Internet est également relativement faible.
Cependant, d'autres coûts s'ajoutent à ceux liés au matériel et aux logiciels. En effet, il faut également tenir compte des «frais liés aux personnes». Comme les besoins en traitement de l'information sont spécifiques à chaque coopérative, ces autres frais dépendront d'une multitude de facteurs, notamment:
Par exemple, il est peu probable que les logiciels, qu'ils soient payants ou libres, répondent aux besoins spécifiques d'une coopérative donnée en matière d'information. C'est pourquoi il sera nécessaire de les adapter.
Or, à moins que votre coopérative n'ait la chance de disposer d'un «génie de l'informatique» maison, il est quasiment certain qu'il vous faudra engager du personnel qualifié pour vous aider à adapter le programme à vos besoins spécifiques, ce qui n'est pas gratuit.
Ensuite, il faut tenir compte des coûts liés à l'entretien et à la maintenance des équipements achetés et des coûts de mise à niveau des logiciels utilisés, à mesure de la publication de leurs mises à jour. Ces coûts supplémentaires doivent également être évalués. Enfin, il faut tenir compte des coûts liés à la formation des personnes qui vont utiliser le système, en considérant non seulement la formation d'initiation lors de l'installation, mais également la formation régulière portant sur les mises à niveau et les nouvelles versions de logiciels. En général, les «frais liés aux personnes» sont sous-estimés.
Comme pour toute initiative commerciale, il faut tenir compte des risques. Il peut toujours y avoir de mauvaises surprises et si le processus est mal planifié et qu'aucune disposition n'a été prise pour faire face à un problème, sa résolution peut finir par coûter très cher à la coopérative et à ses membres. Pour faire face aux risques, l'essentiel est donc de planifier avec soin et d'aborder le processus d'informatisation sous forme de projet bien défini.
Comme l'indique le tableau de la page suivante, les risques liés à l'informatisation peuvent être regroupés en trois grandes catégories: 1) les risques liés à des facteurs externes, sur lesquels, pour la plupart, le projet n'a aucune emprise; 2) les risques liés à la gestion de la coopérative et à l'acceptation par les membres de l'innovation informatique proposée, qui peuvent être en partie maîtrisés par l'équipe chargée du projet et 3) les risques liés à la conception et à l'exécution du projet en tant que tel, qui devraient être contrôlés en totalité par l'équipe chargée du projet. Le succès du projet dépend de ces trois facteurs, mais l'équipe responsable exerce un contrôle maximum sur les risques liés au projet, un contrôle moyen sur les risques liés à l'acceptation par les membres et un contrôle minimal sur les risques externes.
Afin de donner un aperçu plus concret de ces risques et de définir les mesures préventives susceptibles d'être prises pour y faire face, nous avons ciblé certains des risques majeurs que l'on retrouve en général dans tous les processus d'informatisation et les avons regroupés dans le tableau ci-après:
RISQUES LIÉS AUX PROJETS D'INFORMATISATION ET MESURES À PRENDRE POUR Y FAIRE FACE
| Risques | Mesures à prendre pour faire face aux risques |
| EXTERNES | |
| L'alimentation électrique n'est pas fiable ou elle est irrégulière | Il peut être nécessaire pour la coopérative d'acheter un générateur auxiliaire et/ou une unité d'alimentation sans interruption (UPS) fonctionnant avec batterie |
| Les lignes téléphoniques fixes ne sont pas fiables | Il peut être nécessaire d'acheter un système de téléphonie mobile, si des services de ce type sont disponibles dans la zone concernée |
| Le fournisseur local de services Internet est trop cher et les services proposés sont médiocres | Trouver un autre fournisseur de services, moins cher ou plus fiable |
| ACCEPTATION À L'INTERNE | |
| Les employés chargés du système manuel craignent d'être remplacés par l'ordinateur | Expliquer que l'informatisation peut renforcer l'efficacité de la coopérative, ce qui peut entraîner une augmentation du volume d'activités et donc une augmentation des effectifs |
| Garantir le recyclage professionnel du personnel excédentaire et lui confier des tâches dans de nouveaux domaines | |
| Certains employés se sentent menacés par les nouvelles technologies | Une formation spéciale sur place, mise en œuvre progressivement, peut permettre de venir à bout de ces réticences |
| GESTION DU PROJET | |
| Les objectifs fixés ne sont pas atteints et les besoins des membres ne sont pas satisfaits | Définir avec soin une structure pour le projet avant sa mise en œuvre, en n'oubliant pas de tenir compte des besoins des utilisateurs. Estimer les ressources en conservant une marge de sécurité |
| Définir des indicateurs de résultats quantifiables pour chaque phase de la mise en œuvre | |
| Définir la portée et le coût du projet: Quels problèmes doivent être réglés? La coopérative a-t-elle les moyens de les régler? Quels seront les bénéfices nets? | |
| CALENDRIER | |
| Le projet a duré plus longtemps que prévu | Élaborer un plan de travail détaillé comprenant des objectifs d'étape bien définis et ne pas oublier de fixer des délais précis pour chaque étape |
| COÛTS | |
| Le projet a coûté plus que prévu | Planifier avec soin. Estimer les délais requis et les coûts escomptés, en prévoyant une marge de sécurité |
| S'assurer que, dans les contrats conclus avec des fournisseurs de services externes, il soit fait expressément mention des tâches à accomplir, des délais et des personnes qui vont les accomplir, ainsi que des sanctions prévues en cas de non respect des engagements | |
| MAINTENANCE | |
| La maintenance après mise en œuvre coûte plus que prévu | Évaluer les équipements de maintenance avant la mise en œuvre. Planifier la mise à niveau (expansion) du système informatique (logiciels et matériel) |
| Tenir compte des besoins ultérieurs en matière d'assistance et des coûts y afférents et de la disponibilité d'un fournisseur de services fiable une fois le projet arrivé à terme |
