Une fois que le plan d'exécution du projet a été achevé et que les ressources nécessaires ont été mobilisées, le plan peut entrer dans sa phase d'exécution.
Parmi les activités de cette phase figurent: l'embauche de consultants, l'achat de matériel et de logiciels de base, l'installation du matériel, la formation des employés, l'essai des logiciels et le suivi de l'évolution du projet. Chacun de ces éléments est traité dans les sections suivantes.
Partons de l'hypothèse que votre organisation a décidé de concevoir son propre logiciel et d'embaucher un informaticien pour cette tâche. Il convient alors de tenir compte de plusieurs éléments pour protéger les intérêts de l'organisation et de faciliter l'expansion future du système. Étudions ces éléments un par un:
Stratégie de conception de logiciel
Il est conseillé d'adopter une méthode progressive, procédant étape par étape, susceptible de faire valoir aux gestionnaires, employés et membres qui ne sont pas convaincus, les bénéfices liés à l'informatisation, grâce à une série de réalisations ou d'activités bien définies.
Les Coopératives unies SANCOR (Argentine)
ont normalisé leurs opérations administratives, afin de tirer le meilleur parti des relations établies avec des coopératives auxiliaires, en fournissant à chacune d'entre elles le même progiciel administratif.
Documentation: la plupart des programmeurs et des concepteurs évitent d'écrire des informations sur papier, non seulement parce qu'il s'agit d'une tâche ardue et non créative, mais également parce que ce faisant, ils augmentent la dépendance de l'entreprise vis-à-vis d'eux.
C'est pourquoi, insistez pour obtenir les documents adéquats et inscrivez-le clairement dans le contrat en tant que condition indispensable. Ces documents doivent contenir: des informations sur les processus internes de conception du système, les structures et les corrélations entre les tableaux de données, le code source, la configuration nécessaire, etc.
Le fait de disposer de documents suffisamment détaillés concernant le système facilite sa maintenance et la résolution des problèmes, mais surtout, vous permet d'engager ultérieurement des sous-traitants autres que ceux que vous aviez engagés à l'origine, si le concepteur ne correspond pas à vos attentes. De plus, la documentation est indispensable si vous prévoyez de partager ou de vendre votre logiciel à d'autres organisations. Il est également utile d'inclure l'élaboration de manuels du gestionnaire et de l'utilisateur dans la documentation.
Contrats: si vous décidez d'embaucher des concepteurs de logiciel, il est vivement conseillé de conclure avec eux un contrat de travail détaillé, dans lequel figurent notamment les éléments suivants:
Portée et restrictions: assurez-vous de définir la portée et les restrictions concernant les services pour lesquels vous engagez, en particulier en ce qui concerne le soutien aux utilisateurs, la documentation, la correction des erreurs et les mises à niveau qui seront effectuées.
Code source: comme mentionné précédemment, il est indispensable de disposer des fichiers contenant le code source, afin de pouvoir modifier le système ultérieurement. Si vous payez pour la conception du code source, vous devriez insister pour obtenir une copie de ces fichiers. Cela vous donne le droit exclusif de les modifier ou de les vendre, si vous le souhaitez.
Licences et droits de propriété intellectuelle: si vous avez engagé un programmeur pour la conception d'un logiciel destiné à la coopérative, assurez-vous que cette dernière en détient les droits de propriété exclusive et dispose des fichiers contenant le code source. De nombreux accords de conception logicielle ne contiennent pas de clauses exigeant le partage des codes source, ce qui peut être un handicap pour les coopératives qui décident ensuite de modifier le code.
Le problème peut ne pas se poser si le fournisseur de services convient d'assurer la maintenance et les mises à jour (à un prix raisonnable) après la fin du projet. Cependant, il est déjà arrivé que le fournisseur, détenteur de la totalité des droits sur le code source, fasse faillite. Dans ce cas, la coopérative n'est pas en mesure de récupérer le code et il devient impossible de corriger les erreurs ou de perfectionner le logiciel. Une façon de faire face à ce problème est de placer le code source entre les mains d'un tiers. L'utilisateur est alors autorisé à avoir accès au code dans certaines conditions, qui sont prédéterminées.
Il vous faudra peut-être également procéder à l'enregistrement des droits de propriété intellectuelle relatifs au système, afin que celui-ci ne puisse par être vendu à un tiers ou copié sans votre autorisation. La procédure varie selon les pays. Consultez unjuriste pour connaître les démarches à respecter dans votre pays. Si, en revanche, vous avez acheté un logiciel prêt-à-utiliser à un distributeur, vous serez liés par le contrat de licence signé avec ce dernier: ce contrat peut restreindre la quantité d'ordinateurs sur lesquels le logiciel peut être installé ou définir d'autres restrictions.
L'équipe chargée du projet devrait exiger de toutes les personnes impliquées dans la mise en œuvre (en particulier les sous-traitants ou consultants) de lui faire rapport régulièrement sur les progrès en ce qui concerne l'accomplissement des tâches, des activités et des réalisations.
Ces exigences en matière d'établissement de rapports devraient faire partie intégrante de tous les contrats et le règlement final ne devrait être effectué qu'une fois accomplie la tâche fixée.
De son côté, l'équipe chargée du projet est tenue d'informer régulièrement les responsables élus et les membres de la coopérative des progrès accomplis, des problèmes rencontrés et des mesures prises pour y remédier. Ces informations peuvent être communiquées lors d'une série de séances publiques (mensuelles ou bimensuelles) organisées pendant les phases de conception et de mise en œuvre du projet.
Les essais sont réalisés lors de la dernière phase de la conception, lorsque le système est mis à l'essai par quelques utilisateurs, afin de définir les ajustements finaux qu'il convient d'y apporter. Les essais devraient être effectués par des personnes qui n'ont pas participé directement à la conception du logiciel, car ces dernières ont en général intérêt à protéger leurs travaux de toute analyse critique approfondie. Il convient également de définir un processus officiel de correction des défauts, pour faire face aux erreurs, qui peuvent avoir un impact négatif sur les résultats du projet. Les essais effectués par des programmeurs sont rarement probants, car ces derniers ont tendance à ne pas voir les faiblesses fonctionnelles de leur propre code. Le paiement final des sous-traitants et des consultants ne devrait être effectué que si les essais ont été positifs.
Une fois les essais achevés, vous devriez être en mesure d'utiliser la première version opérationnelle du programme.
Au cours des premiers mois de fonctionnement, il est conseillé de continuer d'utiliser le système manuel en parallèle, jusqu'à ce que vous soyez sûr du bon fonctionnement du système informatique et qu'il ne fasse aucun doute que le nouveau système puisse remplacer les procédures manuelles.
De plus, maintenant que vos données sont stockées sur des supports numériques (diskettes, disques durs, cassettes, CD) et non plus sur papier, n'oubliez pas de mettre en place une stratégie de copie de secours périodique, afin de protéger les données stockées en cas de défaillance du système ou de sinistre. La stratégie de sauvegarde de secours devrait être articulée autour des éléments suivants:
copie périodique des fichiers de données, selon la valeur et le degré d'actualisation de chacun;
copie des données sur diskette, cassette, lecteur de disques Zip ou sur disque dur, selon le volume d'informations et le coût du matériel;
stockage d'une copie des fichiers au moins une fois par mois en dehors des locaux où est installé le système;
il convient de conserver une copie des données critiques relatives au système, afin de pouvoir continuer les opérations en cas de défaillance du disque dur ou du serveur principal.
L'ampleur et le type de formation dont les employés et les membres ont besoin pour faire fonctionner le nouveau système et en assurer la maintenance dépendent d'une multitude de facteurs: compétences et expérience des employés et des membres de la coopérative, tâches à exécuter, et caractéristiques et exigences en matière de maintenance du matériel et des logiciels utilisés.
Le thème et l'orientation générale de la formation devraient être définis après avoir procédé à une analyse approfondie des compétences des utilisateurs finaux et des besoins en matière de formation. La formation des utilisateurs finaux et d'autres parties concernées est de la plus haute importance pour le bon fonctionnement du système. Les parties prenantes suivantes doivent bénéficier d'une formation ciblée:
Personnel administratif de la coopérative: Le personnel de la coopérative doit bénéficier d'une formation approfondie sur l'utilisation du nouveau système informatique. Cette formation devrait comprendre une introduction générale aux ordinateurs et aux systèmes d'exploitation de base, ainsi qu'une formation spécifique portant sur l'utilisation du système.
Responsables élus: Les dirigeants de la coopérative devraient bien connaître les fonctions du logiciel et ses faiblesses. Les responsables élus devraient recevoir une formation de base sur l'utilisation du logiciel, mettant l'accent sur l'établissement de rapports financiers et commerciaux et sur l'interprétation des données à des fins décisionnelles. Plus les responsables élus connaîtront le projet, ses avantages et ses faiblesses, plus celui-ci a de chance d'être viable à long terme.
Direction de la coopérative: La direction de la coopérative devrait bénéficier de la même formation que les employés, accompagnée d'une formation plus spécialisée sur la comptabilité et l'analyse des données financières et commerciales et sur l'établissement de rapports destinés aux responsables élus et aux membres ordinaires.
Membres de la coopérative: Les membres devraient bénéficier d'une formation concernant l'utilisation du système, s'ils y ont accès une fois celui-ci installé. S'ils n'ont pas accès au système, ils devraient être informés périodiquement de l'évolution du projet et des nouveaux services à valeur ajoutée, afin de connaître le rendement du capital investi. La formation devrait comprendre une introduction générale portant sur le système, ses objectifs et son mode de fonctionnement, un aperçu des principales caractéristiques du système, les rapports établis intéressant les membres, comment interpréter et analyser les informations contenues dans ces rapports et comment se connecter et accéder au système (s'ils y ont accès).
Employés chargés des systèmes informatiques: Un employé au moins (deux, de préférence) devrait recevoir une formation sur le système informatique: utilisation, essais, maintenance et dépannage. Sa principale responsabilité sera de répondre aux questions des autres employés utilisant le système, de régler les problèmes techniques liés aux copies de secours, à la récupération de données, au fonctionnement du réseau, et à l'alimentation électrique, et de signaler les défauts éventuels du système.
La formation est un processus continu: La formation informatique ne devrait pas être considérée comme une activité ponctuelle, mais plutôt comme un processus continu. Les technologies de l'information et de la communication évoluent à un rythme si rapide qu'il est indispensable de dispenser des formations en permanence afin que les utilisateurs soient tenus au courant des dernières évolutions. Comme de nouveaux modèles d'ordinateurs et de nouvelles versions de logiciels arrivent sur le marché quasiment tous les mois, tous les utilisateurs doivent suivre ces évolutions. Il convient donc de dispenser une formation continue, non seulement pendant les phases initiales, mais également à mesure que les personnes, les processus et les systèmes changent ou évoluent.
Résistance des employés aux changements. De par leur nature même, les projets d'informatisation impliquent des changements. Les craintes des employés concernant la modification de leur rôle professionnel et de leurs compétences due à l'informatisation peuvent miner la réussite du projet. Pour faire face à ce problème, il est notamment possible de mettre en œuvre les stratégies suivantes: les aviser régulièrement de l'état d'avancement du projet, des objectifs et de leur nouveau rôle, en les impliquant dans le projet dès la première phase (conception, analyse, essais) et en s'assurant qu'ils bénéficient d'une formation adéquate.
Modifications du comportement: L'utilisation d'un système informatique est susceptible de modifier en partie l'équilibre des pouvoirs d'une organisation. Comme les informations critiques seront stockées dans un ordinateur, les personnes qui y ont accès auront plus de « pouvoir » que celles qui n'y ont pas accès. Il s'agit d'une situation classique, qui peut être réglée notamment grâce à la formation et à une bonne communication.
L'Union des coopératives laitières du district de Banaskantha, dans le Gujarat (Inde), a fait preuve d'un esprit novateur, en ralliant l'ensemble du personnel et des membres au projet collectif, grâce à l'application systématique de stratégies de formation, qui ont permis de faire face à de nombreux problèmes liés au comportement.
