Il est indispensable de contrôler l'état d'avancement du projet à toutes les phases. Ce contrôle permanent permet de détecter et de corriger les anomalies en temps opportun et de réduire ainsi au maximum les effets négatifs. Pour être vraiment efficace, le contrôle doit être effectué de manière transparente, en faisant participer les parties prenantes.
Le contrôle est un processus continu, qui devrait être effectué de façon périodique, à intervalle fixe, et devrait être axé sur l'évaluation de la mise en œuvre dans plusieurs domaines: satisfaction des clients et des utilisateurs, évaluation des indicateurs de résultats et méthodes permettant de mesurer l'effet du système sur la rentabilité. Les indicateurs suivants peuvent être utilisés pour évaluer les résultats:
Satisfaction des clients et des utilisateurs:
Tâches exécutées, réalisations et impacts
Économies réalisées, impact sur la rentabilité et les rendements de la coopérative, etc.
| Contrôle et évaluation: éléments de base | |
| • | S'assurer, autant que possible, de la continuité au niveau de la direction du projet. Le fait de changer de chef de projet pendant la mise en œuvre peut entraîner des retards. |
| • | Définir des objectifs d'étape précis et des indicateurs de résultats quantifiables, afin de s'assurer que les employés et les consultants respectent leurs obligations dans les délais impartis. |
| • | Procéder à un examen officiel du projet à intervalle régulier. Par exemple, organiser des réunions à la fin de chaque phase de mise en œuvre du système, puis une réunion mensuelle pendant la première année de fonctionnement. |
| • | Effectuer des analyses de sensibilité sur les résultats effectifs, afin d'affiner la planification. Si les résultats ne sont pas satisfaisants, il est plus facile de rectifier le tir pendant les premiers mois de fonctionnement. |
| • | Établir des plans de redressement lorsque les tâches ne sont pas accomplies dans les délais. |
A la fin du projet d'informatisation, il faut évaluer les résultats et déterminer si les objectifs fixés ont été atteints, afin d'informer d'autres parties prenantes, en particulier les responsables élus, les administrateurs et les membres.
Pour ce faire, comparez la valeur de chaque indicateur défini (nombre de transactions, pertinence, rapidité, économies, etc.) avant l'installation du logiciel et après sa mise en oeuvre. Vous pouvez également inclure des prévisions concernant les résultats futurs. Dans une certaine mesure, le choix des indicateurs dépendra des objectifs commerciaux ou de la I raison d'être de l'informatisation.
Par exemple, si l'objectif était de réduire le temps consacré à la production de la balance des comptes et de l'état des résultats, les indicateurs suivants peuvent notamment être utilisés: amélioration du temps de transaction, satisfaction des membres, épargne due à une meilleure gestion de l'actif, respect des exigences juridiques en temps opportun, etc.
Les évaluations peuvent être effectuées par des membres de la coopérative, mais il est toujours utile de bénéficier d'un avis externe, qui permet de renforcer l'objectivité des rapports.
