Las cooperativas agrícolas han tardado en informatizarse en los países menos desarrollados, pero esta realidad está cambiando rápidamente a medida que se abarata el precio de las computadoras y aumenta el acceso a Internet en las regiones. Para poder competir eficazmente en los mercados liberalizados, muchas cooperativas, en particular las mayores, están percibiendo que la informatización es un instrumento indispensable para mejorar los servicios que se prestan a los miembros y la rentabilidad empresarial de la cooperativa. En resumen, la informatización puede mejorar la eficiencia empresarial de la cooperativa, siempre que se siga una serie de reglas básicas. A continuación, se enumeran las reglas más importantes:
La automatización de los registros contables y administrativos, así como la posibilidad de conocer el origen del cereal («rastreabilidad»), han permitido que la Asociación Cooperativa Argentina (ACA) cumpla los requisitos legales relativos a la gestión de la información y los requisitos de calidad para exportar sus productos.
Los diez mandamientos de la informatización
Encontrará útiles, a modo de resumen final, las siguientes reglas básicas:
1 Fije una meta empresarial clara. ¿Qué problema de la cooperativa va a resolver la informatización? ¿Qué desean los administradores, empleados y cooperativistas?
2. Aprenda de otros que ya se hayan informatizado. ¿Cuáles son las ventajas previstas y los costos de la informatización? No piense únicamente en la instalación, sino también en la conservación, el mantenimiento y la capacitación. ¿Cuáles son los riesgos?
3. Prepare un plan de actividades que detalle minuciosamente sus argumentos. Busque un aliado: usted puede estar seguro de que la informatización resolverá muchos de los problemas a los que se enfrenta la cooperativa, pero muchos posiblemente no le crean. Necesita un valedor.
4. Forme un equipo de desarrollo principal. Cuatro ojos ven más que dos.
5. Analice minuciosamente los problemas que plantea el desarrollo del sistema. Siga un método modular y progresivo.
6. Dedique el tiempo necesario a desarrollar el plan de ejecución. Defina claramente las metas y objetivos empresariales, así como los resultados, las tareas, las responsabilidades, la duración y los costos.
7. Tenga cuidado con la contratación. Establezca objetivos mensurables y un calendario. Consulte a un abogado. La documentación es importante.
8. Continúe utilizando el sistema manual hasta que esté completamente satisfecho con el funcionamiento del sistema nuevo.
9. Asegúrese de impartir la capacitación que precisa cada persona. La capacitación debe tener continuidad.
10. No se olvide de las tareas de mantenimiento y actualización. ...¡Buena suerte!
