Antes de desarrollar un plan de este tipo, tómese un tiempo para reflexionar sobre cuáles son las cuestiones principales que deberá abordar el plan:
¿Qué ventajas se prevé que ofrezca a las partes interesadas?
¿Cuáles son los riesgos?
¿Qué tipo de tecnología necesita?
¿Qué servicios de la cooperativa cubrirá el plan?
¿Qué personal se verá involucrado en el proceso?
¿Cómo podemos garantizar un rendimiento óptimo?
¿Cómo puede realizarse el mantenimiento del sistema a largo plazo?
Una vez que haya reflexionado sobre las respuestas a estas preguntas, es el momento de dar el siguiente paso: elaboración de un plan detallado de ejecución del proyecto.
Tómese su tiempo, porque los errores pueden tener consecuencias costosas. No olvide tampoco que para garantizar el éxito del proceso de diseño deberá contar con la máxima participación posible. Antes de seguir adelante, consulte a otras personas: «cuatro ojos ven más que dos». A continuación se describen algunas de las tareas que deberá llevar acabo:
El diseño del plan de ejecución del proyecto constituye un paso MUY importante que requiere una profunda reflexión, ya que las modificaciones son mucho más costosas una vez implantados los sistemas.
Decisión sobre el tamaño y la duración del proyecto. La disponibilidad de fondos remanentes de la cooperativa, la experiencia de sus empleados y la influencia de los proveedores locales de equipos informáticos repercutirán en el tamaño y la duración del proyecto. Una de las causas principales de fracaso de proyectos de informatización es la tendencia a comenzar a una escala excesiva. Sería recomendable avanzar con cautela, paso a paso, de modo que los errores serán menores y el costo que ocasione su corrección se podrá asumir más fácilmente.
Identificación de objetivos y metas factibles y cuantificables. Divídalos en: objetivos del proyecto (por ejemplo, informatización de los registros contables, gestión más rápida de grandes cantidades de datos, mayor exactitud, acceso a un nuevo mercado, industrialización de los productos, etc.) y metas empresariales (por ejemplo, aumento de los beneficios en un 20 %, reducción de los costos financieros en un 30 %, aumento del número de miembros en un 10 %).
Obtención de un acuerdo entre todos los interesados (cooperativistas, empleados y otros) acerca de los objetivos y las ventajas del proyecto. Intente llegar a un consenso. Las partes interesadas deben implicarse en el proyecto cuanto antes.
Desarrollo de un método para el seguimiento de la ejecución del proyecto. Establezca indicadores de éxito mensurables que permitan controlar el progreso. Si es posible, asigne valor económico a algunos de los indicadores. Algunos ejemplos son: dinero ahorrado, número de cooperativistas nuevos, beneficios empresariales, mayor número de clientes, etcétera.
El uso de los sistemas informáticos ha permitido a Manfrey Cooperativa de Tamberos de Comercialización e Industrialización Ltda. (Argentina)disponer de información sobre la rentabilidad empresarial de la cooperativa, lo que ha facilitado el acceso a préstamos bancarios.
Forme un equipo del proyecto cuya responsabilidad principal consistirá en ayudarle a elaborar el plan y supervisar la ejecución del proyecto, que mantendrá relaciones con los programadores externos (consultores), los administradores y los cooperativistas.
Determine todas las tareas necesarias para alcanzar cada objetivo: recursos humanos fundamentales, necesidades de capital y presupuesto, análisis expreso de riesgos, planes para probar el software, planes de capacitación, plan piloto y plan de ejecución. Defina la duración y los recursos necesarios para cada tarea. Determine y calcule los costos. Asigne tareas a personas o grupos de personas.
Determine todos los factores de riesgo y considere la adopción de medidas para reducir el riesgo al mínimo.
Defina las referencias a otros documentos clave necesarios: por ejemplo, documento de evaluación de riesgos, plan de capacitación, plan de pruebas del software.
Establezca un sistema de respaldo: continúe usando el sistema manual en paralelo durante las fases de desarrollo y pruebas. Si el sistema nuevo fallase durante estas fases, no se perderán datos y las funciones de la cooperativa continuarán desempeñándose con normalidad.
Puesto que los programas informáticos se diseñan de modo que sólo funcionan en algunas «plataformas» (una plataforma se compone del equipo, el lenguaje de programación informático y el sistema operativo), es importante elegir la plataforma más adecuada. Además, una vez que se han elaborado programas para una plataforma concreta, no resulta fácil adaptarlos a otra. Para diseñar un sistema informático adecuado a sus necesidades necesitará asesoramiento profesional, aunque deberá tener en cuenta, como mínimo, las siguientes variables:
Equipos: costo y facilidad de actualización. ¿Cuántas computadoras va a adquirir? ¿De qué marca y qué modelo?
Sistema operativo: costo de la licencia, años en el mercado, lenguaje, estabilidad.
Niveles de acceso: diferentes usuarios precisan diferentes niveles de acceso a la información. Por ejemplo, los miembros de la directiva elegida deberán contar con acceso libre a todas las cuentas de la cooperativa, mientras que un cooperativista ordinario sólo necesitará disponer de acceso a su propia cuenta. Estos niveles de acceso se deben definir para cada recurso de información y cada perfil de usuario.
Requisitos de facilidad de uso: capacidad de los usuarios de navegar por el sistema de información y utilizar sus funciones. Si en un programa se tienen en cuenta los requisitos de facilidad de uso, los usuarios lo aceptarán más rápidamente, ya que será intuitivo, permitirá una navegación sencilla, dispondrá de un sistema de ayuda incorporado y contará con las funciones e informes más demandados.
Código fuente: se compone de una serie de instrucciones de programación consecutivas escritas por un programador en un lenguaje de programación determinado para realizar una tarea concreta. Posteriormente, estas instrucciones se compilan (se traducen a lenguaje máquina).Lenguaje máquina: conjunto de instrucciones que puede interpretar una computadora. Habitual mente, los programas de computadora se venden en forma de código objeto compilado y no se incluye el código fuente, por lo que no es posible modificarlo ni personalizarlo. Código abierto: cualquier programa cuyo código fuente pueden utilizar o modificar los usuarios u otros programadores según estimen oportuno.
Asegúrese de designar formalmente un Director del proyecto. Consiga, si es preciso, el compromiso de que podrá contar con los recursos humanos necesarios.
Determine qué aptitudes deberán tener el administrador y los empleados para manejar y mantener el nuevo sistema, cuáles son sus aptitudes actuales y qué nuevas aptitudes deberán desarrollar mediante la capacitación.
Elabore un plan de capacitación. Defina el proceso de reciclaje y adaptación de los empleados para que superen el temor a perder su puesto de trabajo, además de fomentar su participación y respaldo.
Asigne personal a la tarea de continuar trabajando con el sistema manual durante el proyecto, como procedimiento de respaldo. Esta labor es fundamental para garantizar que las operaciones diarias de la cooperativa y los servicios prestados a los miembros no se verán afectados negativamente por ningún problema que pueda derivarse de la ejecución del proyecto.
Prevea la posible necesidad de modificar los procedimientos y analice el efecto de estos cambios en la organización, la estructura y los incentivos: la informatización no se limita a la instalación de los equipos y los programas, sino que altera por completo el método de trabajo habitual; por lo tanto, hay que prestar una atención especial al personal, proporcionándole la capacitación y el apoyo pertinentes para garantizar que podrán adaptarse al ritmo necesario.
Un método sencillo para elaborar un plan de trabajo es organizar la información recopilada sobre lo que se desea hacer en una secuencia jerarquizada: comience por el objetivo, después pase a los resultados que contribuyen a la consecución de dicho objetivo y, por último, a las tareas que permitirán lograr los resultados. A continuación se muestra un plan de trabajo parcial correspondiente a uno de los diversos objetivos posibles:
PLAN DE TRABAJO
| Objetivo | Resultado | Tarea | Actividad | Responsable | Fecha |
| 1. Informatización del sistema de información | 1.1 Sistema instalado y en funcionamiento | 1.1.1 Adquisición de hardware y software | 1.1.1.1 Visita a proveedores de hardware y software, y obtención del mejor precio | Director del proyecto | 03.06.04 |
| 1.1.1.2 Aprobación de la compra por el consejo | Director del proyecto | 10.06.04 | |||
| 1.1.2 Instalación y cableado de la red de computadoras | 1.1.2.1 Instalación y cableado | Tecnico | 11.06.04 | ||
| 1.1.2.2 Pruebas eléctricas | Técnico Técnico | 12.06.04 | |||
| 1.1.3 Instalación del hardware | 1.1.3.1 Instalación de los equipos | Consultor | 15.06.04 | ||
| 1.1.4 Instalación del software | 1.1.4.1 Instalación del software | Desarrollador de software | 22.06.04 | ||
| 1.1.5 Capacitación de usuarios | 1.1.5.1 Planificación de la capacitación | Monitor principal | 12.06.04 | ||
| 1.1.5.2 Elaboración del material pedagógico | Monitor principal | 25.06.04 | |||
| 1.1.5.3 Organización del programa de capacitación | Monitor principal | 27.06.04 | |||
El siguiente paso es analizar la cronología y el orden de todos estos resultados, tareas y actividades para obtener una visión de conjunto. Para ello, se suelen emplear un diagrama de barras o de Gantt, como se muestra en el anexo 4.4.
El último paso es la asignación de costos a todas estas acciones ordenadas cronológicamente, con el fin de anticipar las necesidades de fondos para cubrir los gastos. Después, esta información se organiza en forma de un plan de gastos o presupuesto mensual o trimestral, como se muestra a continuación:
| PROYECTO DE INFORMATIZACIÓN | |||||
| Descripción de la tarea o actividad | Gastos previstos | ||||
| Primer trimestre | Segundo trimestre | Tercer trimestre | Cuarto trimestre | Total primer año | |
| Adquisición de hardware y software | 4.500 | 4.500 | |||
| Instalación del hardware y cableado | 500 | 500 | |||
| Desarrollo del software | 1.500 | 1.500 | 3.000 | ||
| Capacitación del personal | 250 | 250 | |||
| TOTAL | 4.500 | 500 | 1.500 | 1.750 | 8.250 |
Además del plan de ejecución y del presupuesto, deberá también crear un mecanismo sencillo que permita vigilar el cumplimiento de la ejecución del proyecto. Lo habitual es definir «hitos» claros y mensurables, es decir: resultados, tareas y actividades que deben realizarse en un plazo determinado y que deben cumplir ciertas normas de calidad.
Si ha elaborado correctamente el plan de trabajo del proyecto, deberá poder obtener del mismo la mayor parte de la información necesaria para vigilar el cumplimiento de la ejecución. En definitiva, cuanto mayor sea el nivel de detalle, más sencillo resultará supervisar el desarrollo del proyecto.
Aspectos y herramientas de planificación
En la fase de planificación del proyecto, usted y su equipo deberán tomar cierto número de decisiones importantes en relación con el hardware y el software. Puesto que las decisiones que afectan al software repercutirán en las actividades posteriores de desarrollo, pruebas, instalación, formación y asistencia, éstas deben meditarse en profundidad y con previsión.
Decisión sobre el tamaño del sistema
Su decisión sobre el grado y el alcance de la informatización deberá tener en cuenta el tamaño de la cooperativa, la experiencia del personal y los recursos financieros disponibles, entre otros factores. Si la cooperativa es pequeña, el personal tiene poca o ninguna experiencia en el uso de computadoras y dispone de recursos financieros limitados para invertir en el proyecto, el planteamiento más seguro será posiblemente la adquisición de una computadora, una impresora y software disponible en el mercado4.
Una vez que usted y su equipo se hayan familiarizado suficientemente con el manejo de la computadora y han comprendido cómo puede ayudarles a mejorar la gestión de la información, puede ser el momento de adquirir otra computadora y conectarlas en red para compartir información más fácilmente.
Si su cooperativa es de gran tamaño, es posible que algún miembro de su equipo tenga cierta experiencia en el manejo de computadoras y dispondrá de más recursos. Por lo tanto, puede comenzar instalando un sistema pequeño de unas 2 ó 3 computadoras, más una impresora y un servidor, conectados en red, pero sin olvidar la posibilidad de ampliarlo en un futuro. Este enfoque precavido es aconsejable por dos motivos: 1) resulta más económico, y 2) si se cometen errores y surgen problemas (lo que con toda probabilidad sucederá), tendrán un menor impacto negativo en los servicios ofrecidos a los cooperativistas o en las actividades comerciales de la cooperativa.
Elección entre la adquisición de un paquete de software o el desarrollo de software personalizado En lo que respecta a la selección del software, existen tres posibilidades generales: 1) desarrollar (programar) su propio software, 2) personalizar un programa existente, o 3) adquirir un paquete de software (comercial). El cuadro siguiente puede ayudarle a decidir cuál es la mejor opción en su caso:
| Opción | Ventajas | Desventajas |
| Desarrollar software propio:5contratar programadores para diseñar una solución personalizada. | - Control absoluto de las funciones: el programa se diseña conforme a sus especificaciones. | - La programación informática es una actividad compleja. |
| -Se puede corregir, actualizar y ampliar según sea necesario. | - Se tarda más en poner en práctica. | |
| - Se puede diseñar en el idioma o idiomas locales. | - No se puede aprender de otras organizaciones que hayan utilizado el software con anterioridad. | |
| - Se pueden hacer copias del programa, ya que los derechos de propiedad intelectual pertenecen a la cooperativa. | - Puede acabar resultando más caro (los programadores suelen tardar más de lo previsto inicialmente). | |
| - Es necesario contratar a profesionales informáticos durante un plazo de tiempo medio. | ||
| Personalizar software existente: contratar a un desarrollador de software para adaptar un producto existente. | - Se tarda menos que en desarrollar un programa nuevo partiendo de cero. | - Control limitado sobre las funciones y, generalmente, ningún control sobre la interfaz. |
| - Resulta más difícil, y puede ser más caro, de mantener6 (actualizar). | ||
| Adquirir paquetes de software:7 adquirir una solución informática preparada aun proveedor conocido. | - La adquisición y el mantenimiento (actualización) suelen ser más económicos ya que se produce en serie. | - No es posible modificar el software; sólo se puede configurar en la medida que lo permita el programa. |
| - La implantación es más rápida, ya que es un producto ya desarrollado y probado. | - Disponibilidad limitada en el idioma local. | |
| - Si el programa se ha desarrollado para otras cooperativas con necesidades parecidas, es probable que disponga de más funciones de las que necesita inicialmente. | - Al crecer el sistema, el costo de las licencias podría llegar a ser alto. | |
| - La asistencia y el mantenimiento son más sencillos a largo plazo. |
Instrumentos para la planificación del proyecto
Existen diversos instrumentos de administración que pueden ayudar a los administradores a definir y controlar las tareas y los recursos utilizados, de una forma fácil y organizada. Tres métodos habituales son: la tormenta de ideas estructurada, el diagrama de barras (o Gantt) y el diagrama PERT.
Tormenta de ideas estructurada
Una forma fácil de comenzar a definir las metas, los objetivos y las tareas del proyecto es reunir a un pequeño grupo de personas y emprender un proceso colectivo de resolución de problemas, lo que se conoce como «tormenta de ideas». Todo lo que se necesita es: una pared diáfana, una remesa de hojas en blanco, algunos lápices o rotuladores y cinta adhesiva. En primer lugar, el moderador pega las hojas de papel en la pared, en posición vertical, mostrando la estructura lógica del proyecto, como se ha descrito anteriormente en el apartado sobre el plan de trabajo y el presupuesto, es decir, comenzando por los objetivos del proyecto, seguidos por los resultados que deben obtenerse para lograr el objetivo, seguidos a su vez por las tareas necesarias para conseguir cada resultado, las estimaciones de los tiempos necesarios para completar cada tarea y, por último, la identificación de los responsables de las tareas.
A los participantes se les pide que escriban en cada hoja, en muy pocas palabras, cuáles deberían ser, en su opinión, los objetivos, los resultados y las tareas del proyecto. El moderador pegará las hojas en la pared de forma aleatoria y, a continuación, pedirá a los participantes que las agrupen y clasifiquen por orden de importancia. De este modo, se consigue que todos participen en la definición de los aspectos que hay que tratar. Es preferible comenzar con los objetivos y seguir con los resultados, las tareas, las personas, etc., agrupando y clasificando las ideas en cada etapa, antes de pasar a la siguiente. Al final de esta actividad, todos los participantes tendrán una perspectiva más clara del modo en que se va a estructurar y ejecutar el proyecto.
Diagrama de barras o de GANTT
Los diagramas de Gantt o «de barras», como se les suele denominar, se emplean con frecuencia en la gestión de proyectos; representan gráficamente un calendario que ayuda a planificar, coordinar y controlar las tareas concretas de un proyecto. En un lado del diagrama se enumeran las tareas o actividades en el orden en que deben realizarse y a la derecha de cada una se representa el tiempo necesario para completarlas mediante una línea o barra. Cuanto mayor sea la longitud de la barra, más tiempo se necesitará para completar la tarea o actividad. Si mantiene este gráfico actualizado con información real del proyecto, podrá controlar, detectar e incluso estimar el costo de un retraso en el proyecto. Elsiguiente es un ejemplo de un diagrama de Gantt muy sencillo.
| TAREA | días | |||||||
| Borrador del plan de actividades | ||||||||
| Reunión del consejo | ||||||||
| Investigación de las opciones de software disponibles | ||||||||
| Plan de actividades final | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | |
El anexo 4-4 comprende un diagrama más complejo elaborado con un programa de planificación de proyectos (MS Project).
Diagrama PERT
PERT es el acrónimo de Program Evaluation and Review Technique (técnica de evaluación y revisión de programas), un método desarrollado por la marina estadounidense en la década de 1950. Se trata de otro instrumento de planificación empleado para programar, organizar y coordinar las tareas de un proyecto. Una de las ventajas del diagrama PERT radica en que ilustra las relaciones entre tareas y actividades de un modo visualmente más explícito. El anexo 4.2 es un ejemplo de un diagrama PERT.
