تكمن أهمية أي شبكة تعاونية مثل أجريس وكاريس والمراكز المشاركة فيهما عالميا، في النظام الوثائقي الذي لاينفذ إليه سواهم. وتعتبر المراكز الوطنية مستودعا لما نشير إليه عادة بالمعرفة التقليدية، أي رصيد الخبرة المتراكمة عبر الزمن في الزراعة والعلوم، في السعي نحو تحقيق وحفظ مستويات معيشية مقبولة.
يجب أن نُذكر أنفسنا دائما عن السبب الذي من أجله نستمر في تشغيل شبكة لتجميع وحفظ وبث المعلومات. فالمعرفة المتاحة بمصادر المعلومات والتي يتم تكشيفها وإدخالها في قاعدة البيانات الوطنية وفي أجريس تمكن كل من صناع السياسة والقرار، الزراعيين، الإرشاديين، الباحثين والعلماء على تعزيز جهودهم الموجهة نحو تحقيق الأمن الغذائي والتنمية المستدامة. وتستطيع المعلومات الجيدة ترفية جودة الحياة نفسها.
فمصادر المعلومات المتاحة بمراكز أجريس - مثل الرسوم الإيضاحية، التقارير، الأطروحات، الأدلة الإرشادية إلخ. - قد تم إصدارها محليا عبر الزمن، وفي الغالب هي ليست متاحة حاليا. حتى لو كان قد تم طباعتها في وقت معين، فإنها على الأرجح قد نفذت الآن. وتعتبر المصادر المالية والبشرية محدودة في كل مكان فالعديد من المؤسسات بالدول المتقدمة والنامية تحتفظ بالنسخة الأخيرة الباقية للعديد من المطبوعات المتخصصة.
ومثلما أتى النشر الإلكتروني بفرص جديدة جلب أيضا مشاكل جديدة للمستفيدين، ولكنه في مجال المطبوعات النادرة أو المحدودة يمثل مدخلا لإمكانية الوصول إليها. فيمكن لهذه الوثائق أن تنسخ بالمسح الإلكتروني وتتاح على الخط المباشر لكل شخص. حتى لو كانت في حالة مادية سيئة للنسخ، فإنه يمكن مسح ونشر الوثيقة على الخط المباشر. وتلك هي مصادر المعلومات الفريدة التي يمكن لمراكز مصادر معلومات أجريس أن تقدمها للمجتمع الزراعي في العالم: مراجع مطبوعة للباحثين، الإرشاديين، العلماء والطلبة. فإن إتاحة هذه المصادر كلما أمكن ذلك عبر الخط المباشر يؤدي إلى تواصل المعرفة البشرية بالنظم الزراعية في أي منطقة بعيتها، من خلال النفاذ إلى ثروة المعلومات النفيسة المستمدة من أجيال من الخبرة العملية.
إن النفاذ المستمر لهذه المعرفة سوف يعزز جهود مستفيدي هذه المعلومات في تحقيق التنمية المستدامة. كما أنها سوف تساعد على تضييق "الفجوة الرقمية"، وإن يكن ببطء. لأنه بالرغم من أن العديد من الدول سوف لا تتمكن من الاستفادة من مزايا التقدم التكنولوجي لفترة طويلة قادمة، فإنها بالرغم من ذلك سوف تتمكن من الحصول على مخرجات المطبوعات التي أضيفت إلى قاعدة بيانات أجريس، فقط بعمل زيارة إلى مركز أجريس الوطني أو حتى بالكتابة إليه.
إن عملية الاختيار لها أهمية أساسية لكافة مراكز مصادر معلومات أجريس. فالمراكز مسؤولة عن تجميع المواد الملائمة الصادرة داخل أراضيها في مجال الزراعة.
يجب أن تكون محتويات الوحدة الوثائقية، ذات أهمية عامة، وأن يكون المطبوع المحتوي عليها ممكن الحصول عليه. لذلك فإنه يجب استبعاد المواد التالية::
وفي بعض الحالات، عند تناول محتويات الوثيقة على نحو جدي وعميق، فيتم أيضا ضم:
بالنسبة للمواد الإرشادية تم اقتراح المعايير العامة الآتية:
ونظرا لصعوبة تطبيق معايير اختيار موحدة للمواد الإرشادية على نطاق عالمي واسع، يتم دائما تطبيق نفس معايير النفع، والحدود الزمنية، إلخ، المذكورة في الفقرات السابقة واللاحقة، بمعنى ضم ما يلي:
لقد تم توسبع نطاق أجريس ليضم كافة أشكال النشر الإلكتروني: قواعد البيانات، صفحات الويب، البوابات الوطنية للمعلومات العلمية والفنية الزراعية. ومن أجل تحقيق التوافق: فقد اتسع مدي الإدخال إلى أجريس ليضم المعلومات المحلية المتخصصة والملائمة، ووثيقة الصلة بالعلوم والتكنولوجيا، ولكن دون البعد عن الموضوع المركزي. وستتيح تلك الزيادة في النطاق إلى تحقيق تغطية فنية وعلمية أكبر.
يتم اقتراح المواصفات الجديدة في ضوء العديد من الظروف الملحة، بعضها يتمثل في: حاجة أكبر لإرسال البيانات حسب مواصفة XML، ورغبة أقل في إرسال البيانات حسب المواصفة ISO2709، بجانب التقدم السريع في التقنيات التي تتيح البحث في قواعد البيانات المتعددة.
يجري وضع التغييرات من خلال حاجة المستفيد: فما هو الشيء الذي يبحثون عنه؟ وقد أصبح صعبا إيجاد مداخل في أجريس مصممة بغرض الإحالة المرجعية، وبعضها مصمم مبدئيا دون اعتبار للمصادر الإلكترونية، مع بنية مسطحة أساسا للبيانات ولا يمكن تطبيقها مباشرة على قواعد البيانات العلاقية الأكثر شيوعا والأفضل عمليا.
وبناء على ذلك، فإنه يمكن استخدام الشكل الحالي للمواصفات لتخزين المعلومات وفقا لمواصفة XML RDF فضلا عن تخزينها في قواعد البيانات العلاقية.
