C. RÈGLEMENT FINANCIER

Article Premier: Portée

Article II: Exercice financier

Article III: Budget

Article IV: Crédits

Article V: Constitution de fonds

Article VI: Fonds divers

Article VII: Autres recettes

Article VIII: Dépôts des fonds

Article IX: Placement des fonds

Article X: Contrôle intérieur

Article XI: Comptabilité

Article XII: Vérification extérieure des comptes

Article XIII: Résolutions entraînant des dépenses

Article XIV: Délégation de pouvoirs

Article XV: Dispositions générales

Annexe I: Mandat Additionnel pour la Vérification Extérieure des Comptes¹

Article Premier
Portée

1.1 Le présent texte établit les règles de gestion financière de l'Organisation des Nations Unies pour l'alimentation et l'agriculture.

Article II
Exercise Financier

2.1 L'exercice financier comprend deux années civiles, conformément au paragraphe 4 de l'article XVIII de l'Acte constitutif.

Article III
Budget

3.1 Les prévisions budgétaires sont préparées par le Directeur général.

3.2 Les prévisions portent sur les recettes et les dépenses de l'exercice financier auquel elles se rapportent et sont exprimées en dollars des Etats-Unis.

3.3 Les prévisions budgétaires sont présentées sur la base d'un budget-programme et divisées en chapitres et objectifs de programme et, lorsqu'il y a lieu, en programmes et sous-programmes. Les prévisions budgétaires sont accompagnées du programme de travail pour l'exercice financier, des renseignements, annexes explicatives ou exposés circonstanciés qui peuvent être demandés au nom de la Conférence ou du Conseil, ainsi que de toutes autres annexes et notes que le Directeur général peut juger utiles.

3.4 Le Directeur général présente à la session ordinaire de la Conférence des prévisions budgétaires détaillées pour l'exercice financier suivant. Ces prévisions sont envoyées à tous les Etats Membres et membres associés 60 jours au moins avant la date fixée pour l'ouverture de la session.

3.5 Le Directeur général prend les dispositions nécessaires pour que le sommaire du budget soit examiné par le Conseil 90 jours au moins avant la date fixée pour l'ouverture de la session ordinaire de la Conférence.

3.6 Le Conseil prépare un rapport à la Conférence sur les prévisions présentées par le Directeur général. Ce rapport est transmis à tous les Etats Membres et membres associés en même temps que les prévisions.

3.7 Au cours de sa session ordinaire et après avoir dûment examiné les prévisions, la Conférence vote le budget de l'exercice financier suivant.

3.8 Le Directeur général peut présenter, s'il 1e juge nécessaire, une demande de crédits supplémentaires destinés à couvrir des dépenses de caractère exceptionnel conformément aux dispositions de l'article 6.3 du présent règlement.

3.9 Le Directeur général soumet les prévisions supplémentaires à la Conférence et au Conseil dans la même forme que les prévisions pour l'exercice financier. Le Conseil examine ces prévisions supplémentaires et fait rapport à la Conférence.

Article IV
Crédits

4.1

1. Par le vote des crédits pour l'exercice financier suivant, la Conférence autorise le Directeur général à engager des dépenses et à effectuer des paiements conformes à l'objet et dans la limite des crédits votés.
2. Le Directeur général peut également engager des dépenses au titre d'exercices futurs avant que les crédits n'aient été votés, lorsque ces engagements sont nécessaires pour assurer le fonctionnement continu et efficace de l'Organisation, sous réserve que ces engagements se limitent à des besoins administratifs de caractère permanent et n'excèdent pas le montant des crédits inscrits à ce titre au budget de l'exercice en cours.

4.2 Hormis les dispositions de l'article 4.3 du Règlement financier relatives au programme de coopération technique, les crédits couvrent les dépenses pendant l'exercice financier auquel ils se rapportent et les crédits non engagés à l'expiration de l'exercice financier sont annulés.

4.3 Les crédits votés par la Conférence pour le programme de coopération technique ainsi que tous fonds transférés au programme de coopération technique au titre de l'article 4.5 (b) du Règlement financier couvriront les dépenses pendant l'exercice financier suivant celui au cours duquel lesdits fonds ont été votés ou transférés. Les crédits non utilisés à la clôture de l'exercice financier suivant celui au cours duquel les fonds ont été votés ou transférés seront annulés.

4.4 La part des crédits qui peut être nécessaire pour couvrir les dépenses engagées et non liquidées à la fin d'un exercice financier reste disponible pendant une période de 12 mois, sauf dans le cas de dépenses engagées au titre des bourses où la part des crédits nécessaires pour couvrir ces dépenses reste disponible jusqu'à ce que le boursier ait achevé ses études ou qu'il ait été mis fin de toute autre manière à la bourse. A l'expiration de la période de 12 mois, ou, dans le cas des bourses, à la fin de celles-ci, les soldes de crédits non utilisés sont portés au compte Recettes accessoires de l'exercice en cours. Sauf en ce qui concerne les bourses, tout engagement qui n'aura pas été liquidé alors et pour lequel subsistera une obligation sera imputé sur les crédits de l'exercice financier en cours.

4.5

1. Le Directeur général peut effectuer des virements à l'intérieur d'un même chapitre du budget. Il rend compte de ces virements au Comité financier en cas de transfert de crédits d'une division (ou unité équivalente) à une autre et lorsque, en outre, le montant transféré dépasse un certain chiffre, déterminé conformément aux dispositions de l'article 10.1 (a) du Règlement financier et à celles du Règlement général de l'Organisation.
2. 1. Le Directeur général, après avoir obtenu l'approbation du Comité financier, ou du Conseil dans l'intervalle des sessions du Comité financier, peut procéder à des virements entre chapitres du budget pour des dépenses qui n'entraînent et n'entraîneront pas de nouvelles obligations financières pour les Etats Membres et les membres associés.
   2. Le Directeur général peut, après avoir obtenu l'approbation du Conseil, procéder à des virements entre chapitres du budget autres que ceux pour lesquels le Comité financier est compétent.
3. 1. Le Directeur général peut utiliser en tout ou en partie tout crédit voté au budget pour couvrir les imprévus.
   2. Le Directeur général peut virer au chapitre Imprévus toute somme économisée au cours d'un exercice financier. Le virement de ces sommes à partir dudit chapitre est soumis à l'approbation du Comité financier ou du Conseil comme le dispose l'article 4.5 (b).

4.6

1. Le Directeur général répartit et gère les crédits votés pour l'exercice financier de manière que des fonds suffisants soient disponibles pour faire face aux dépenses pendant la totalité de l'exercice et de manière que les engagements et les dépenses soient généralement conformes aux plans financiers envisagés dans le programme de travail et le budget approuvés par la Conférence. Le Directeur général veille à ne pas concentrer les engagements ou les dépenses sur l'une quelconque des deux années, à moins que la Conférence ne l'y ait autorisé; il ne peut en aucun cas affecter aucune économie réalisée au cours de l'exercice financier à des projets ou activités dont la poursuite entraînerait pour les exercices futurs d'autres obligations financières pour les Etats Membres et les membres associés.
2. Le Comité financier examine chaque année la répartition et l'allocation des fonds effectuées par le Directeur général, afin de s'assurer qu'elles sont conformes aux objectifs du présent article.

Article V
Constitution de Fonds

5.1 Les dépenses prévues au budget d'un exercice financier, compte tenu des ajustements y relatifs qui sont effectués conformément aux dispositions de l'Article 5.2, sont couvertes par les contributions annuelles des États Membres et des membres associés. Les contributions des États Membres sont fixées d'après le barème des contributions établi par la Conférence, dans lequel il n'est pas tenu compte des contributions des membres associés. Les contributions des membres associés sont, dans la mesure du possible, calculées sur les mêmes bases que celles des États Membres, puis réduites des quatre dixièmes pour tenir compte de la différence de statut entre les États Membres et les membres associés, et elles sont inscrites au compte Recettes accessoires. En attendant le versement des contributions, les dépenses budgétaires peuvent être couvertes au moyen du Fonds de roulement.

5.2 Lors du calcul des contributions des États Membres et des membres associés pour chaque exercice financier, il est procédé à des ajustements en fonction:

1. des recettes accessoires prévues pour l'exercice au titre duquel sont fixées les contributions;
2. des crédits revenant aux États Membres par suite de l'application des dispositions de l'Article 6.1 (b) du présent règlement;
3. des crédits supplémentaires pour lesquels les contributions des États Membres et des membres associés n'ont pas été fixées précédemment.

5.3 La contribution annuelle des États Membres et des membres associés est établie en divisant la contribution qui leur est fixée pour l'exercice financier en deux parts égales, dont l'une sera exigible la première année civile et l'autre la deuxième année civile de l'exercice financier.

5.4 Au début de chaque année civile, le Directeur général:

1. fait connaître aux États Membres et aux membres associés le montant des sommes qu'ils ont à verser au titre des contributions annuelles au budget;
2. fait connaître aux États Membres le montant des sommes qu'ils ont à verser au titre des avances au Fonds de roulement;
3. invite les États Membres et les membres associés à acquitter le montant de toutes contributions et avances dues.

5.5 Les contributions et avances sont dues et exigibles en totalité dans les 30 jours qui suivent la réception de la communication du Directeur général mentionnée à l'Article 5.4 ci-dessus, ou le premier jour de l'année civile à laquelle elles se rapportent, si cette dernière date est postérieure à l'expiration du délai de 30 jours. Au 1 er janvier de l'année civile suivante, le solde impayé de ces contributions et de ces avances est considéré comme étant d'une année en retard.

5.6 Les contributions annuelles au budget sont calculées en partie en dollars des États-Unis et en partie en euros. Pour chaque exercice biennal, la Conférence décide du pourcentage du budget qui devra être couvert par tous les États Membres et membres associés en dollars des États-Unis et en euros, respectivement, conformément aux dépenses estimatives dans chacune de ces monnaies . Les montants reçus en dollars des États-Unis ou en euros sont défalqués des contributions dues proportionnellement au montant payable dans chaque monnaie. Si un montant reçu dépasse ce qui est dû dans cette monnaie, l'excédent est défalqué du montant payable dans l'autre monnaie au taux du marché à la date de réception . Lorsqu'un État Membre ou un membre associé règle une partie de ses contributions dues pour l'année en cours ou de ses arriérés dans une monnaie autre que le dollar des États-Unis ou l'euro, il lui appartient de s'assurer de la convertibilité de cette monnaie en dollar des États-Unis ou en euro. Le taux de conversion applicable à  tout paiement dans une autre monnaie que le dollar des États-Unis ou l'euro est le cours sur le marché des changes de l'euro ou du dollar des États-Unis par rapport à la monnaie de paiement au premier jour ouvrable du mois de janvier de l'année civile pendant laquelle la contribution est due, ou bien le taux en vigueur le jour où le versement est effectué, le plus élevé des deux taux étant retenu .

5.7 Les engagements des États Membres et des membres associés, y compris les arriérés de contributions, demeurent payables dans les monnaies de mise en recouvrement de l'année pendant laquelle ils étaient dus. Aux fins de l'application des dispositions des Textes fondamentaux de l'Organisation concernant la perte du droit de vote à la Conférence et l'inéligibilité ou la perte d'un siège au Conseil, les contributions dues pour les deux années civiles précédentes sont exprimées en dollars des États-Unis, les montants des arriérés éventuels en euros étant obtenus en appliquant le taux de change budgétaire de l'année de mise en recouvrement.

5.8 Tout État admis à la qualité de membre, ou tout territoire ou groupe de territoires admis à la qualité de membre associé, verse une contribution au budget de l'exercice financier au cours duquel il est admis. La Conférence fixe le montant de la contribution; celle-ci est due à partir du début du trimestre au cours duquel la demande d'admission a été acceptée. Les nouveaux États Membres sont tenus de verser des avances au Fonds de roulement, conformément aux dispositions de l'Article 6.2 (b) (ii) du présent règlement.

5.9 Les États qui ne font pas partie de l'Organisation, mais qui sont membres de groupes intergouvernementaux sur les produits; de sous-comités, groupes de travail subsidiaires et groupes d'étude créés par le Comité des pêches; ou d'organes établis par des conventions ou accords conclus en vertu de l'Article XIV de l'Acte constitutif, contribuent aux dépenses qu'entraînent pour l'Organisation les activités desdits groupes ou organes pour un montant fixé par le Directeur général, sauf si la Conférence ou le Conseil en décide autrement.

5.10 À l'occasion de ses sessions, le Conseil peut indiquer au Directeur général les mesures qu'il conviendrait de prendre pour hâter le versement des contributions. Le Conseil peut soumettre à la Conférence toute recommandation qu'il juge nécessaire à cet égard .

Article VI
Fonds Divers

6.1

1. Il est établi un fonds général où sont inscrites les recettes provenant des contributions des Etats Membres, qu'il s'agisse des contributions de l'exercice en cours ou de contributions arriérées, les recettes accessoires et les prélèvements sur le fonds de roulement, et sur lequel sont imputées toutes les dépenses générales ainsi que les remboursements au fonds de roulement effectués en vertu de l'article 6.5 (a).
2. Tout excédent en espèces qui apparaît au Fonds général à la clôture d'un exercice financier est réparti entre les Etats Membres sur la base du barème des contributions dudit exercice; le 1er janvier suivant l'année au cours de laquelle la vérification des comptes définitifs de l'exercice a été terminée, cet excédent est libéré et affecté à la liquidation, en tout ou en partie: premièrement, des avances dues au fonds de roulement; deuxièmement, des arriérés de contributions; et troisièmement, des contributions au titre de l'année civile suivant celle au cours de laquelle la vérification des comptes a été terminée.

6.2

1. Il est établi un fonds de roulement en dollars des Etats-Unis dont la Conférence fixe le montant de temps à autre; l'objet de ce fonds est le suivant:
1. faire des avances au Fonds général en vue de financer les dépenses budgétaires en attendant le recouvrement des contributions au budget;
2. faire des avances au Fonds général pour couvrir les dépenses de caractère exceptionnel qui ne peuvent être imputées au budget de l'exercice en cours;
3. consentir des prêts remboursables à telles fins que le Conseil autorisera dans des cas particuliers. Les avances prélevées sur le fonds de roulement à cet effet sont considérées comme faisant partie du fonds.
2. Le montant du fonds de roulement ainsi fixé est versé par les Etats Membres en dollars des Etats-Unis, conformément aux dispositions suivantes:
1. Les avances des Etats Membres au fonds de roulement seront fixées le 1er janvier 1956 sur la base du barème des contributions de l'exercice 1956. Tout montant figurant à leur crédit dans le fonds au 31 décembre 1955 est déduit de l'avance ainsi fixée.
2. La Conférence fixe le montant de l'avance due par tout nouvel Etat Membre. A moins que la Conférence n'en décide autrement, l'avance fixée à un nouvel Etat Membre est considérée comme une augmentation du montant du fonds de roulement.
3. A moins que la Conférence n'en décide autrement, les avances des Etats Membres au fonds de roulement, fixées conformément aux dispositions de l'alinéa (i) ci-dessus, ne sont pas affectées par les modifications apportées au barème des contributions ou survenant dans la composition de l'Organisation.
4. Si la Conférence décide de modifier le montant du fonds de roulement, les avances des Etats Membres sont fixées à nouveau.
5. Toute nouvelle détermination des avances est applicable le premier jour de l'exercice qui suit la décision de la Conférence et est faite sur la base du barème des contributions dudit exercice.
6. En cas de nouvelle détermination des avances, tout excédent de crédit dû aux Etats Membres est libéré immédiatement du fonds de roulement et [après libération et application de tout excédent du Fonds général conformément aux dispositions de l'article 6.1 (b)] utilisé comme suit: premièrement, il est déduit des contributions arriérées; deuxièmement, il est déduit des contributions pour l'exercice en cours; troisièmement, il est, au choix des Etats Membres, soit remboursé, soit déduit des contributions au titre des exercices futurs.

6.3 Les prélèvements effectués sur le fonds de roulement pour financer des dépenses de caractère urgent font l'objet d'une approbation préalable du Conseil.

6.4 Les versements effectués par chaque Etat Membre au titre de l'article 6.2 (b) sont portés au crédit de l'Etat Membre au fonds de roulement.

6.5

1. Les avances faites par le fonds de roulement pour financer les dépenses budgétaires en vertu de l'article 6.2 (a) (i) sont remboursées par le Fonds général aussitôt que possible et, en tout état de cause, dans le courant de l'exercice financier suivant, au besoin par un ajustement du programme.
2. Les avances faites par le fonds de roulement pour financer des dépenses de caractère exceptionnel en vertu de l'article 6.2 (a) (ii) sont remboursées selon les méthodes déterminées par la Conférence.

6.6

1. Les recettes provenant du placement de sommes figurant au crédit du fonds de roulement sont portées au crédit des Recettes accessoires de l'Organisation et versées au Fonds général.
2. Lorsqu'un Etat se retire de l'Organisation, le montant de tout solde créditeur qui apparaîtrait à son compte au fonds de roulement est affecté à la liquidation des engagements qu'il peut avoir envers l'Organisation. Tout solde créditeur restant est remboursé dans les conditions que fixera la Conférence.

6.7 Le Directeur général peut accepter des contributions volontaires, en espèces ou non, et constituer des fonds de dépôt et des fonds spéciaux pour gérer les sommes mises à la disposition de l'Organisation à des fins spéciales, sous réserve que l'acceptation de ces contributions et de ces sommes soit compatible avec les principes, les buts et les activités de l'Organisation. L'objet et le montant de ces fonds doivent être clairement définis. Lorsque l'acceptation de contributions et de sommes entraîne directement ou indirectement des obligations financières supplémentaires pour les Etats Membres et les membres associés, elle est soumise au consentement de la Conférence. A moins que la Conférence n'en décide autrement, les fonds de dépôt, les fonds spéciaux et les contributions volontaires sont gérés conformément au Règlement financier de l'Organisation. Le Comité financier est tenu au courant de la situation de ces fonds.

6.8 Le Directeur général peut conclure des accords avec des gouvernements et des donateurs prévoyant une assistance technique dans le contexte de projets de développement à exécuter par le gouvernement bénéficiaire ou par une autre entité nationale. Dans le cadre de ces modalités, désignées ci-après par l'expression ”projets au titre d'accords de partenariat pour le développement”, les dispositions suivantes s'appliquent:

1. Lorsque les fonds sont détenus et gérés par le gouvernement ou une autre entité nationale au titre d'arrangements prévoyant une exécution nationale, la participation de la FAO fait l'objet de rapports distincts au Comité financier, en tant que Fonds au titre d'accords de partenariat pour le développement, et ces fonds ne figurent pas dans les états financiers de l'Organisation;
2. Lorsque la FAO est le dépositaire de fonds qui sont ensuite transférés au gouvernement ou à une autre entité nationale en vue de l'exécution d'activités convenues, ces fonds sont signalés au Comité financier dans les états financiers de l'Organisation en tant que fonds de dépôt détenus au nom des gouvernements bénéficiaires au titre d'accords de partenariat pour le développement et sont soumis aux procédures de vérification interne et externe de l'Organisation. Les fonds dont la FAO est dépositaire et qui sont destinés à l'exécution nationale sont gérés conformément aux règles et règlements nationaux du gouvernement chargé de l'exécution et les comptes y relatifs sont certifiés par les autorités nationales responsables, étant entendu que le Directeur général s'assure, avant de conclure l'accord avec le gouvernement, que lesdits règles et règlements nationaux sont compatibles avec le Règlement financier de l'Organisation et prévoient des contrôles adéquats sur l'utilisation de ces fonds. Ces projets exécutés au titre d'accords de partenariat pour le développement sont vérifiés au moins une fois par an par un vérificateur indépendant désigné conjointement par le gouvernement et l'Organisation, conformément aux accords pertinents.

6.9 La Conférence peut constituer des fonds de réserve.

6.10 Ils sont constitués de:

1. un Fonds spécial des produits d'information auquel sont créditées les recettes provenant de la vente des produits d'information et les recettes fournies par la publicité paraissant dans ces produits et provenant de leur parrainage, sous réserve que, lorsque des fonds extrabudgétaires sont utilisés pour financer ces produits d'information, le produit de leur vente soit crédité à ces fonds. Le Fonds servira uniquement:
1. à payer les frais directs de reproduction des produits d'information pour lesquels il existe une demande, ou de réalisation de nouveaux produits d'information;
2. à couvrir, au moyen des ressources dont dispose le Fonds, les coûts directs, y compris le coût des ressources humaines et de l'équipement, qui ne sont pas couverts par le Programme de travail et budget, occasionnés par la vente et la commercialisation de tous ces produits d'information; et
3. à verser aux divisions qui fournissent les produits d'information une part des recettes créditées au Fonds, pouvant aller jusqu'à 20 pour cent, qui sera déterminée par le Directeur général, et qui devra être utilisée pendant l'exercice au cours duquel ces crédits sont versés.

À la fin de chaque exercice, tout montant en sus des crédits qui peuvent être approuvés par le Comité financier pour couvrir, conformément à la proposition du Directeur général, les engagements correspondant aux dépenses prévues pendant l'exercice suivant est viré aux Recettes accessoires.

2. un Fonds spécial pour les produits et services connexes de la FAO autres que les produits d'information, auquel sont créditées les recettes provenant de la vente de ces produits et les recettes provenant d'accords de licence et autres arrangements en vue de leur utilisation, sous réserve que, lorsque des fonds extrabudgétaires sont utilisés pour financer la mise au point de ces produits, le produit de leur vente soit crédité à ces fonds. Le Fonds servira uniquement:
1. à payer les frais directs d'exploitation, de développement et de diffusion à grande échelle de ces produits, ainsi que les frais de mise au point de nouveaux produits;
2. à couvrir les coûts directs occasionnés par la production, la vente et la commercialisation de tous ces produits, ainsi que par la protection des droits de propriété sur ces produits.

À la fin de chaque exercice, tout montant en sus des crédits qui peuvent être approuvés par le Comité financier pour couvrir, conformément à la proposition du Directeur général, les engagements correspondant aux dépenses prévues pendant l'exercice suivant est viré aux Recettes accessoires.

6.11 Il est créé:

1. un compte de dépenses d'équipement, qui sera utilisé pour gérer des activités impliquant des dépenses d'équipement, définies comme étant des dépenses:
1. engagées pour des actifs corporels ou incorporels ayant une durée de vie utile supérieure à l'exercice financier biennal de la FAO; et
2. nécessitant généralement un niveau de ressources tel que les ouvertures de crédits d'un seul exercice biennal n'y suffisent pas;
2. les fonds proviendront:
1. des ouvertures de crédits du Programme ordinaire approuvées par la Conférence,
2. de contributions volontaires; et
3. du recouvrement auprès d'usagers de redevances pour la fourniture de services en matière d'équipement;
3. l'utilisation du compte sera autorisée en vertu des dispositions du Chapitre 8 du fait de l'approbation par la Conférence de la Résolution portant ouverture de crédits (Article 4.1 du Règlement financier) ou de l'application de l'Article 4.5 du Règlement financier concernant les transferts de crédits;
4. à la fin de chaque exercice financier, le solde du Chapitre 8 du budget sera transféré au compte de dépenses d'équipement pour être utilisé lors d'un exercice financier ultérieur.

6.12 Il est constitué:

1. Un compte de dépenses de sécurité qui sera utilisé aux fins de gérer les activités comportant des dépenses de sécurité définies comme étant les dépenses:
1. relatives aux dispositions en matière de sécurité au Siège;
2. relatives aux dispositions en matière de sécurité sur le terrain visant plus particulièrement à garantir la participation de l'Organisation au système de gestion de la sécurité des Nations Unies et à faire en sorte qu'elle respecte les mesures concernant la sécurité sur le terrain;
2. Les crédits seront fournis par:
1. des crédits du Programme ordinaire approuvés par la Conférence;
2. des contributions volontaires;
3. Les dépenses d'équipement, à savoir celles dont la durée de vie utile est plus longue que l'exercice financier biennal de la FAO, qui relèvent également de la définition des dépenses de sécurité telle qu'énoncée à l'alinéa a) ci-dessus, seront financées par le compte de sécurité;

Article VII
Autres Recettes

7.1 Les contributions des Membres associés et toutes les recettes autres que celles qui proviennent:

1. de contributions des États Membres au budget;
2. de remboursements directs de dépenses effectuées au cours de l'exercice financier;
3. d'avances au Fonds de roulement par les États Membres ou de dépôts aux fonds de dépôt ou aux fonds spéciaux, et d'autres recettes se rapportant directement à ces fonds; et
4. de la vente de produits d'information et des recettes fournies par la publicité paraissant dans ces produits et dérivés de leur parrainage, ainsi que de la vente de produits et services connexes autres que les produits d'information mis au point par la FAO et des recettes provenant d'accords de licence et autres arrangements en vue de leur utilisation sont considérées comme Recettes accessoires et versées au Fonds général. Les intérêts ou tous autres revenus produits par un fonds de dépôt ou un fonds spécial acceptés par l'Organisation sont crédités au fonds qui les a produits, à moins que l'accord applicable audit fonds de dépôt ou fonds spécial n'en dispose autrement.

7.2 Les sommes reçues à des fins spécifiées par le donateur sont considérées comme fonds de dépôt ou fonds spéciaux conformément aux dispositions de l'article 6.7.

7.3 Les sommes reçues sans que leur destination ait été spécifiée sont considérées comme Recettes accessoires et sont portées comme «dons» dans les comptes du Fonds général.

7.4 Les Recettes accessoires font l'objet d'une estimation pour chaque exercice financier. Au cas où le montant réel des recettes accessoires pour un exercice financier est supérieur ou inférieur au montant prévu, l'excédent ou le déficit sera partie intégrante de l'excédent ou du déficit global de l'exercice en question.

Article VIII
Dépôts des Fonds

8.1 Le Directeur général désigne la banque ou les banques dans lesquelles doivent être déposés les fonds détenus par l'Organisation.

Article IX
Placement des Fonds

9.1 Le Directeur général peut placer les sommes qui ne sont pas nécessaires pour faire face à des besoins immédiats, en sollicitant, dans tous les cas où cela est possible, l'avis d'un Comité consultatif pour les placements composé de trois membres au moins et de cinq membres au plus désignés par le Directeur général parmi des personnes extérieures à l'Organisation possédant une expérience approfondie du secteur financier. Le placement des sommes figurant au crédit de fonds fiduciaires, de comptes de réserve ou de comptes spéciaux sera soumis aux directives de l'autorité compétente.

9.2 Au moins une fois par an, le Directeur général fait figurer dans les états financiers soumis au Comité financier un relevé des placements en cours.

9.3 Les revenus des placements sont crédités au fonds ou au compte dont proviennent les sommes placées, sauf dispositions contraires des règlements, règles ou résolutions se rapportant à ce fonds ou à ce compte.

Article X
Contrôle Intérieur

10.1 Le Directeur général:

1. établit des règles et des méthodes détaillées afin d'assurer:
1. une gestion financière efficace et économique, et
2. la protection des biens matériels de l'Organisation;
2. sauf lorsque le contrat prévoit expressément le paiement d'avances ou le versement d'acomptes, ce que peuvent exiger les usages du commerce et les intérêts de l'Organisation, fait en sorte que tout paiement soit effectué sur le vu des pièces justificatives et autres documents attestant que les services ou les marchandises qui font l'objet du paiement ont bien été reçus et n'ont pas été réglés auparavant;
3. désigne les fonctionnaires et, le cas échéant, les autres personnes autorisés à recevoir des fonds, procéder à des engagements de dépenses prévisionnels et courants et effectuer des paiements au nom de l'Organisation;
4. établit un système de contrôle financier intérieur et de vérification intérieure des comptes permettant d'exercer efficacement soit une surveillance permanente, soit une révision d'ensemble des opérations financières, soit les deux, en vue d'assurer:
1. la régularité des opérations d'encaissement, de dépôt et de décaissement des fonds et autres ressources de l'Organisation;
2. la conformité des engagements de dépenses prévisionnels et courants et des dépenses avec les ouvertures de crédit et les autres dispositions financières votées par la Conférence, ou avec l'objet du fonds en cause, ainsi qu'avec les règles et dispositions concernant ce fonds; et
3. l'utilisation rationnelle des ressources de l'Organisation.

10.2 Aucun engagement de dépenses prévisionnel ou courant et aucun paiement ne peut être effectué sans que l'autorisation nécessaire ait été donnée par écrit sous l'autorité du Directeur général.

10.3 Le Directeur général peut prescrire le versement à titre gracieux de sommes qu'il juge nécessaire d'allouer. Un état de ces versements doit être présenté avec les comptes définitifs.

10.4 Le Directeur général peut, après une enquête approfondie, autoriser à passer par profits et pertes le montant des pertes de fonds, fournitures, matériel et autres avoirs, sauf les arriérés de contributions. Un état de toutes les sommes passées par profits et pertes au cours de l'exercice doit être soumis au commissaire aux comptes en même temps que les comptes définitifs.

10.5 Le Directeur général établit des règles applicables à l'acquisition de matériel, fournitures et autres biens ou services dont l'Organisation a besoin, et notamment aux appels d'offres.

Article XI
Comptabilité

11.1 Le Directeur général tient la comptabilité nécessaire et arrête, pour chaque exercice, des comptes définitifs faisant ressortir:

1. les recettes et les dépenses de tous les fonds;
2. l'utilisation des crédits ouverts, notamment:
1. es ouvertures de crédits initiales;
2. le cas échéant, les ouvertures de crédits supplémentaires;
3. les ouvertures de crédits modifiées par des virements;
4. les crédits, s'il s'en trouve, autres que ceux qui ont été ouverts par la Conférence; et
5. les sommes imputées sur les crédits ouverts et, le cas échéant, sur d'autres crédits.
3. l'actif et le passif à la fin de l'exercice.

Le Directeur général fournit également tous autres renseignements nécessaires pour indiquer la situation financière courante de l'Organisation.

11.2 Outre les comptes définitifs de l'exercice, le Directeur général arrête, lorsque la nature des comptes le justifie, ou dans des cas exceptionnels sur décision du Comité financier, des comptes provisoires à la fin de chaque année intermédiaire.

11.3 Des comptabilités distinctes appropriées sont tenues pour chacun des fonds fiduciaires, comptes de réserve et autres comptes spéciaux.

11.4 Les comptes définitifs et les éventuels comptes provisoires de l'Organisation sont présentés en dollars des Etats-Unis. Toutefois, les écritures peuvent être tenues dans toutes monnaies, selon ce que le Directeur général peut juger nécessaire.

11.5 Les comptes définitifs et les éventuels comptes provisoires sont soumis au vérificateur extérieur des comptes au plus tard le 31 mars suivant la fin de la période à laquelle ils se rapportent.

Article XII
Vérification Extérieure des Comptes

Nomination

12.1 Un vérificateur extérieur des comptes, qui doit être le vérificateur général des comptes d'un Etat Membre (ou une personne exerçant une fonction équivalente) est nommé conformément aux modalités et pour la période décidées par le Conseil.

Durée du mandat

12.2 Si le vérificateur extérieur cesse d'occuper dans son pays le poste de vérificateur général des comptes (ou la fonction équivalente), son mandat de vérificateur extérieur des comptes prend alors fin et il est remplacé dans cette fonction par son successeur au poste de vérificateur général. Hormis ce cas, le vérificateur extérieur ne peut pas être relevé de ses fonctions pendant le temps de son mandat, si ce n'est par le Conseil.

Étendue de la vérification des comptes

12.3 La vérification des comptes est effectuée selon les normes généralement acceptées en la matière et, sous réserve de toutes directives spéciales du Comité financier, en conformité avec le mandat additionnel constituant l'annexe I au présent règlement.

12.4 Le vérificateur extérieur a la faculté de formuler des observations sur l'efficacité des procédures financières, sur le système comptable, sur les contrôles financiers intérieurs et, en général, sur l'administration et la gestion de l'Organisation.

12.5 Le vérificateur extérieur est complètement indépendant et il est seul responsable de la conduite du travail de vérification.

12.6 Le Comité financier peut demander au vérificateur extérieur de procéder à certains examens spécifiques et de déposer des rapports distincts sur leurs résultats.

Facilités

12.7 Le Directeur général fournit au vérificateur extérieur toutes les facilités dont il peut avoir besoin pour effectuer la vérification.

12.8 Pour procéder à un examen local ou spécial ou pour réaliser des économies sur les frais de vérification, le vérificateur extérieur peut faire appel aux services de tout vérificateur général des comptes d'un Etat (ou une personne exerçant une fonction équivalente) ou aux services d'experts comptables agréés de réputation établie ou de toute autre personne ou firme qui, de l'avis du vérificateur extérieur, possède les qualifications techniques voulues.

Procédure de rapport

12.9 Le vérificateur extérieur établit un rapport sur la vérification des états financiers et des tableaux y relatifs, dans lequel il consigne les renseignements qu'il juge nécessaires sur les questions visées à l'article 12.4 du Règlement financier et au mandat additionnel.

12.10 Les rapports du vérificateur extérieur, ainsi que les états financiers vérifiés, sont transmis par l'intermédiaire du Comité financier au Conseil, conformément aux directives données par le Comité financier. Le Conseil examine les états financiers et les rapports de vérification des comptes et les transmet à la Conférence en y joignant les observations qu'il juge souhaitables. Le rapport sur les éventuels comptes provisoires est soumis au Comité financier.

Article XIII
Résolutions Entraînant des Dépenses

13.1 Le Conseil, ou tout comité ou commission nommé par le Conseil ou la Conférence, ne peut prendre de décision entraînant des dépenses sans avoir au préalable été saisi d'un rapport du Directeur général sur les incidences administratives et financières de la proposition examinée.

Article XIV
Déleégation de Pouvoirs

14.1 Le Directeur général peut déléguer à d'autres fonctionnaires de l'Organisation les pouvoirs qu'il considère nécessaires à la bonne application du présent règlement.

Article XV
Dispositions Générales

15.1 Le présent règlement entrera en vigueur le 1er janvier de l'exercice financier qui suivra la date de son approbation par la Conférence.

15.2 Le présent règlement peut être amendé par la Conférence conformément à la procédure prévue pour la modification du Règlement général de l'Organisation (voir article XLVIII).

Annexe I

Mandat Additionnel pour la Vérification Extérieure des Comptes¹

1. Le vérificateur extérieur vérifie les comptes de l'Organisation, y compris tous les fonds de dépôt et comptes spéciaux, comme il le juge nécessaire pour s'assurer:

1. que les états financiers sont conformes aux livres et écritures de l'Organisation;
2. que les opérations financières dont les états rendent compte ont été conformes aux règlements, aux dispositions budgétaires et aux autres directives applicables;
3. que les valeurs et le numéraire déposés en banque ou en caisse ont été soit vérifiés grâce à des certificats directement reçus des dépositaires de l'Organisation, soit effectivement comptés;
4. que les contrôles intérieurs, y compris la vérification intérieure des comptes, sont adéquats eu égard à l'importance qui leur est attribuée;
5. que tous les éléments de l'actif et du passif, ainsi que tous les excédents et déficits, ont été comptabilisés selon des procédures qu'il juge satisfaisantes.

2. Le vérificateur extérieur a seul compétence pour accepter en tout ou en partie les attestations et justifications fournies par le Directeur général et peut, s'il le juge opportun, procéder à l'examen et à la vérification détaillés de toute pièce comptable relative soit aux opérations financières, soit aux fournitures et au matériel.

3. Le vérificateur extérieur et ses collaborateurs ont librement accès, à tout moment approprié, à tous les livres, écritures et documents comptables dont le vérificateur extérieur estime avoir besoin pour effectuer la vérification. Les renseignements considérés comme privilégiés et dont le Directeur général (ou le haut fonctionnaire désigné par lui) convient qu'ils sont nécessaires pour la vérification et les renseignements considérés comme confidentiels sont mis à la disposition du vérificateur extérieur s'il en fait la demande. Le vérificateur extérieur et ses collaborateurs respectent le caractère privilégié ou confidentiel de tout renseignement ainsi désigné qui a été mis à leur disposition et ils n'en font usage que pour ce qui touche directement l'exécution des opérations de vérification. Le vérificateur extérieur peut appeler l'attention du Comité financier sur tout refus de communiquer des renseignements considérés comme privilégiés dont il estime avoir besoin pour effectuer la vérification.

4. Le vérificateur extérieur n'a pas qualité pour rejeter telle ou telle rubrique des comptes, mais il appelle l'attention du Directeur général sur toute opération dont la régularité ou l'opportunité lui paraît discutable, pour que le Directeur général prenne les mesures voulues. Toute objection soulevée au cours de la vérification des comptes à l'encontre d'une telle opération ou de toutes autres opérations doit être immédiatement signalée au Directeur général.

5. Le Commissaire aux comptes exprime et signe une opinion sur les états financiers. Cette opinion doit contenir les éléments de base ci-après:

1. l'identification des états financiers vérifiés;
2. une référence à la responsabilité de la gestion de l'entité et à la responsabilité du vérificateur;
3. une référence aux normes de vérification qui ont été suivies;
4. une description du travail effectué;
5. un avis sur les états financiers précisant ce qui suit:
• les états financiers représentent bien la situation financière à la fin de l'exercice et les résultats des opérations comptabilisées pour l'exercice;
• les états financiers ont été établis conformément aux politiques comptables prescrites;
• les politiques comptables ont été appliquées de façon conséquente par rapport à celles de l'exercice précédent;
6. un avis sur la conformité des opérations avec les dispositions du Règlement financier et les autorisations des organes délibérants;
7. la date de l'opinion;
8. le nom et la fonction du Commissaire aux comptes; et
9. le cas échéant, une référence au rapport du Commissaire aux comptes sur les états financiers.

6. Dans son rapport à la Conférence sur les opérations financières comptabilisées pour l'exercice, le commissaire aux comptes indique:

1. la nature et l'étendue de la vérification à laquelle il a procédé;
2. les éléments qui ont un lien avec le caractère complet ou l'exactitude des comptes, y compris le cas échéant:
1. les renseignements nécessaires à l'interprétation correcte des comptes;
2. toute somme qui aurait dû être perçue, mais qui n'a pas été passée en compte;
3. toute somme qui a fait l'objet d'un engagement de dépense régulier ou conditionnel et qui n'a pas été comptabilisée ou dont il n'a pas été tenu compte dans les états financiers;
4. les dépenses à l'appui desquelles il n'est pas produit de pièces justificatives suffisantes;
5. le point de savoir s'il est tenu des livres de comptes en bonne et due forme. Il y a lieu de relever les cas où la présentation matérielle des états financiers s'écarte des principes comptables généralement acceptés et constamment appliqués.
3. les autres questions sur lesquelles il y a lieu d'appeler l'attention du Comité financier, par exemple:
1. les cas de fraude ou de présomption de fraude;
2. le gaspillage ou l'utilisation irrégulière de fonds ou d'autres avoirs de l'Organisation (quand bien même les comptes relatifs à l'opération effectuée seraient en règle);
3. les dépenses risquant d'entraîner ultérieurement des frais considérables pour l'Organisation;
4. tout vice, général ou particulier, du système de contrôle des recettes et des dépenses ou des fournitures et du matériel;
5. les dépenses non conformes aux intentions de la Conférence, compte tenu des virements dûment autorisés à l'intérieur du budget;
6. les dépassements de crédits, compte tenu des modifications résultant de virements dûment autorisés à l'intérieur du budget;
7. les dépenses non conformes aux autorisations qui les régissent.
4. l'exactitude ou l'inexactitude des comptes relatifs aux fournitures et au matériel, établie d'après l'inventaire et l'examen des livres.

En outre, le rapport peut faire état:

5. d'opérations qui ont été comptabilisées au cours d'un exercice antérieur et au sujet desquelles des renseignements nouveaux ont été obtenus, ou d'opérations qui doivent être faites au cours d'un exercice ultérieur et au sujet desquelles il semble souhaitable d'informer le Comité financier par avance.

7. Le vérificateur extérieur peut présenter au Comité financier, au Conseil ou au Directeur général toutes observations relatives aux constatations qu'il a faites en raison de la vérification, ainsi que tout commentaire qu'il juge approprié au sujet du rapport financier du Directeur général.

8. Lorsque l'étendue de la vérification est limitée ou que le commissaire aux comptes n'a pas pu obtenir les pièces justificatives suffisantes, il doit l'indiquer dans son opinion et dans son rapport, en précisant dans son rapport les raisons de ses observations, ainsi que les répercussions de cet état de choses sur la situation financière et sur les opérations financières comptabilisées.

9. Le vérificateur extérieur ne doit en aucun cas faire figurer de critiques dans son rapport sans donner d'abord au Directeur général une possibilité adéquate de lui fournir des explications sur le point litigieux.

10. Le commissaire aux comptes n'est pas tenu de faire mention d'une question quelconque évoquée dans les paragraphes précédents, s'il ne le juge utile à aucun égard.

1 Voir Règlement financier, article 12.3.