CHAPITRE 5 DU PTB: SERVICES DE SOUTIEN

Grand Programme 5.1: Soutien à l'information et aux publications

Réalisations

509. Ce Grand Programme, qui est exécuté par la Division de l'information (GII), contribue à la communication aux gouvernements des États Membres, aux partenaires du développement et au grand public d'informations au sujet des travaux de l'Organisation, notamment des messages relatifs au mandat, aux priorités et aux programmes techniques de la FAO.

510. L'approche de la FAO en matière d'information du public et les activités de publication sont orientées par la Politique et la stratégie de communication de l'Organisation, qui suppose une approche intégrée de la communication et qui met l'accent sur la participation des départements techniques à la planification et à la mise en œuvre. Pendant l'exercice 2000-01, les efforts ont été axés sur le renforcement de l'impact de la FAO dans le domaine de la diffusion par les médias et sur la production de matériel d'information de qualité avec un équilibre linguistique approprié. Une attention particulière a été apportée au renforcement des processus de planification des communications et des publications avec les départements techniques.

511. En accord avec les départements techniques et les bureaux décentralisés, la Division de l'information s'est attachée à évaluer la présentation visuelle de la FAO dans l'ensemble des médias et a lancé un projet d'identité visuelle à l'échelle de l'Organisation visant à améliorer la conception des éléments visuels des publications techniques de la FAO et autres supports de matériel produit par la FAO.

512. Relations avec les médias. Les effets d'ensemble des relations de la FAO avec les médias ont été significatifs, comme en témoigne l'élargissement de la couverture des médias dans les organes de presse écrite locaux et internationaux. Les communiqués de presse ont été diffusés simultanément en anglais, arabe, espagnol et français. Il y a eu moins d'articles spécialisés et de textes documentaires et on a davantage travaillé sur l'actualité, ce qui s'est traduit par une réduction du nombre de productions documentaires finalisées et par un accroissement de la distribution de communiqués de presse vidéo et du métrage des films d'information remis aux sociétés de télévision dans le monde.

513. On a mis davantage l'accent sur la radio, moyen de communication essentiel, notamment avec les populations rurales des pays en développement, et de nombreuses interviews ont été réalisées et distribuées. De plus en plus, la distribution aux radios s'est effectuée par le Web et un partenariat très utile a été instauré avec la radio des Nations Unies. Ces efforts ont abouti à une amélioration sensible de la couverture radiophonique de matériel consacré aux programmes et projets de terrain de la FAO, et notamment de ans

514. On a fait une plus grande place aux partenariats orientés en fonction des résultats avec les opérateurs de télévision terrestre et par satellite, en vue d'accroître la durée des émissions consacrées par la télévision à la communication des messages de la FAO à des publics importants dans le monde entier. Ces efforts ont abouti à la diffusion d'annonces de services publics sur les principaux marchés, à une distribution internationale de vidéos produites par la FAO, à des émissions en direct et à des émissions diffusées par satellite des événements du ans visant à sensibiliser l'opinion publique, à des ateliers des médias et à la remise à la FAO de prix de reportages sur des questions de développement.

TABLEAU 5.1-1. OUVERTURE SUR LES MÉDIAS (QUELQUES INDICATEURS)

515. Production multimédia. La préparation de matériel d'information a augmenté sensiblement, en partie sous l'effet des préparatifs du Sommet mondial de l'alimentation: cinq ans après, mais aussi en raison d'une augmentation du nombre de produits consacrés aux programmes et priorités de la FAO. La production couvrait tous les types de produits multimédias: vidéos, CD-ROM, articles spécialisés pour le site Web de la FAO, etc. L'élaboration d'une approche intégrée de la présentation de la Journée mondiale de l'alimentation/Campagne s'est poursuivie avec la production de brochures, opuscules et CD-ROM interactifs multimédias.

516. Le nombre de pages Internet produites directement par le Groupe multimédias a baissé parce que des outils et des systèmes appropriés élaborés en collaboration avec la Division des systèmes et des techniques d'information (AFI) étaient de plus en plus utilisés par les départements techniques pour la production indépendante de pages Internet.

517. De très belles expositions spéciales ont été préparées dans l'atrium de la FAO pour accompagner le Comité des forêts, le Comité des pêches et le Comité de l'agriculture. Un appui aux expositions a également été fourni aux réunions organisées par les départements techniques et pour la participation de la FAO à des événements internationaux importants tels que le Salon international de l'agriculture à Paris et le Parlement européen à Bruxelles.

518. La photothèque et le laboratoire photo ont appuyé 362 événements officiels au siège et ont réalisé un certain nombre de reportages photos. Il y a eu plus de 8 000 demandes d'images, de photos ou de diapositives de l'archive de photos numériques.

TABLEAU 5.1-2. MULTIMÉDIAS (QUELQUES INDICATEURS)

519. Politiques et soutien en matière de publications. Conformément à la politique et stratégie de communication de l'Organisation, qui met l'accent sur la planification participative et sur la mise en œuvre décentralisée, les départements techniques ont élaboré et mis en œuvre pour la première fois des plans annuels de communication et de publications visant à garantir que les produits d'information de la FAO répondent aux normes de qualité les plus élevées. Ces plans sont suivis pour assurer la mise en œuvre, conformément à une perspective générale de l'Organisation.

520. Les services d'édition ont été financés directement par le Programme ordinaire, et non plus par un compte commun. Cependant, la demande de services d'édition émanant des départements techniques est restée supérieure à la capacité interne, de sorte qu'un nombre croissant de travaux ont été confiés à l'extérieur.

521. Le système de catégorisation des publications de la FAO a été modifié pour mieux tenir compte des besoins des publics auxquels s'adressent les publications de la FAO. Les procédures de préparation et de production de matériel d'information et de publications ont été rationalisées conformément à des directives et normes de l'Organisation qui ont été strictement respectées. Il y a eu une augmentation sensible du nombre de publications dans l'exercice, en particulier en ce qui concerne la parution simultanée des publications dans toutes les langues. Les améliorations du système de publication multilingue de la FAO sont traitées à l'entité de programme 222P5 - Programme d'amélioration de la couverture linguistique, qui fournit un appui central pour une meilleure couverture linguistique, en particulier en arabe et en chinois.

TABLEAU 5.1-3. PUBLICATIONS (QUELQUES INDICATEURS)

522. Sur la base des propositions reçues des départements techniques, 19 accords de copublication ont été négociés avec des éditeurs commerciaux contre 10 en 1998-99. La copublication permet aux publications de la FAO d'atteindre des marchés auxquels la FAO pourrait ne pas avoir accès et reste une façon efficace d'accroître la visibilité des titres de la FAO.

523. La distribution gratuite aux États Membres de publications et autres produits d'information de la FAO a été effectuée pendant l'exercice conformément au système approuvé de distribution par quota.

524. La vente des produits d'information de la FAO par le fonds spécial des produits d'information s'est soldée par un déficit. Depuis un certain nombre d'années, le fonds spécial ne permet pas de couvrir les coûts par les recettes tirées des ventes. La baisse des recettes tirées des ventes tient en partie à la disponibilité accrue de publications gratuites de la FAO sur Internet.

Grand Programme 5.2: Administration

Réalisations

525. Ce Grand Programme couvre la comptabilité, le contrôle financier et les systèmes d'établissement des rapports de l'Organisation; il aide les responsables de programme et le personnel technique à utiliser les technologies récentes de l'information et il élabore et applique les politiques en matière de personnel, en veillant à ce que la FAO dispose d'un personnel compétent et motivé. La sous-utilisation des crédits était due aux effets de la répartition des variations positives des coûts de personnel et de la reprogrammation des fonds pour Oracle, ceux-ci devenant coûts opérationnels après avoir été coûts de mise au point.

526. L'une des principales réalisations a été de venir à bout des difficultés auxquelles on s'était heurté pour la mise en œuvre des systèmes Oracle Financials et Atlas Travel qui ont remplacé le système automatisé de gestion budgétaire et financière (FINSYS) comme principal système financier de l'Organisation en 1999. Parmi les autres réalisations, il faut citer le lancement d'un projet pour un nouveau grand réseau, la création d'un Comité des ressources humaines et la délégation à AFH d'un certain nombre de pouvoirs en matière d'effectifs (postes).

527. En liaison avec le déploiement d'Oracle Financials, d'Atlas Travel et d'autres systèmes administratifs auprès des utilisateurs des divisions, le Service d'appui à la gestion (MSS) a été créé au sein du Bureau du Sous-Directeur général chargé du Département de l'administration et des finances (AFD). Cette restructuration de la fonction d'appui à la gestion a abouti à la suppression des unités administratives de soutien des départements (MSU) et à la suppression de 11 postes du cadre organique et de 42 postes des services généraux dans les MSU. Cependant, le transfert des activités à AFF s'est accompagné d'une augmentation des effectifs d'AFF, mais cette augmentation a été bien inférieure aux réductions indiquées plus haut.

528. La fonction du Service d'appui à la gestion consiste à fournir toute une gamme de services centraux d'appui administratif, des avis et des informations de gestion aux directeurs des divisions et aux responsables des départements dans les domaines des finances, du budget, des achats, du personnel et des voyages, conformément aux règles et règlements en vigueur de l'Organisation. Le Service d'appui à la gestion effectue également, au nom du Sous-Directeur général chargé du département de l'administration et des finances, des tâches pour l'ensemble de l'Organisation pour les domaines des services administratifs dont la responsabilité lui a été confiée.

529. Les principaux indicateurs suivants indiquent les grandes catégories des réalisations du Service d'appui à la gestion.

TABLEAU 5.2-1. SERVICES D'APPUI À LA GESTION (QUELQUES INDICATEURS)

Programme 5.2.1: Services financiers

530. Ce programme couvre les services financiers à l'appui des opérations de la FAO financés par le budget ordinaire et par des fonds extrabudgétaires. Il consiste à maintenir les politiques, procédures et normes financières de la FAO, ainsi qu'à définir et concevoir l'architecture et les systèmes financiers de la FAO utilisés pour traiter des opérations, tenir les états financiers et fournir des informations financières aux gestionnaires de programmes et projets ainsi qu'à la direction générale et aux donateurs. Ce programme porte sur la gestion et la comptabilité de quelque 1 milliard de dollars E.-U. de financement par exercice.

TABLEAU 5.2-2. SERVICES FINANCIERS (QUELQUES INDICATEURS)

531. Après un passage difficile au nouveau système financier, l'accent a été mis sur la régularisation des procédés et procédures de travail, la solution des problèmes de contrôle de qualité et le renforcement du logiciel d'interface. À cet égard, des améliorations ont été apportées au système financier Oracle, à la grande base de données, au système de voyage Atlas et au système de comptabilité de terrain (FAS). À la suite de ces travaux, la FAO a obtenu une architecture de logiciel tout à fait fonctionnelle qui appuie efficacement ses opérations financières.

532. Une fois le système de base en place et fonctionnant efficacement, l'accent a été mis sur l'amélioration nécessaire du logiciel du système financier, ce qui a permis de rationaliser ultérieurement le déroulement des opérations au sein de l'Organisation et d'améliorer ses fonctions d'établissement de rapports.

Programme 5.2.2: Services relatifs aux systèmes et technologies d'information

533. D'importants systèmes et bases de données techniques et administratifs de l'Organisation et complémentaires ont été élaborés et améliorés. Un appui a également continué à être fourni à la politique de décentralisation de l'Organisation avec le lancement, pendant l'été 2001, d'un projet visant à améliorer le grand réseau de la FAO, qui devrait s'achever à la fin de 2003.

TABLEAU 5.2-3. SYSTÈMES ET TECHNOLOGIES D'Information (QUELQUES INDICATEURS)

534. Pendant l'exercice, la mise en œuvre de la phase 1 d'Oracle Financials a été consolidée. D'importantes améliorations ont été apportées avec la stabilisation des interfaces systèmes, la mise au point de fonctions d'apurement des comptes de compensation et le remplacement du logiciel défaillant de reproduction de la base de données par un système d'importation et d'exportation dans le domaine de la comptabilité de terrain. L'euro a été introduit avec succès dans les systèmes financiers et les états de paie. Le projet d'adaptation des applications d'Oracle à la prochaine importante version, 11i, a été lancé par un examen complet des opérations nécessaires et un essai réussi de passage à la nouvelle version à la fin de 2001.

535. L'élaboration et le soutien des systèmes d'information technique de l'Organisation ont progressé considérablement en ce qui concerne le nombre de systèmes élaborés et les informations de fond supplémentaires disponibles pour être diffusées dans le cadre des conceptions communes entre le Service des systèmes d'information (AFIS) et des départements techniques. De nouvelles technologies et des standards puissants et souples de conception ont été adoptés pour mieux répondre aux demandes des systèmes d'information au siège, dans les régions et dans les États Membres. Un nombre important d'agents techniques ont été formés et ont bénéficié d'un soutien à l'utilisation de ces nouveaux programmes standard.

536. Les infrastructures des technologies de la communication et de l'information ont été sensiblement améliorées avec l'approbation du nouveau grand réseau, par le Comité sur la gestion et les technologies de l'information et par le Directeur général. Ce réseau a commencé à être mis en place en 2001 et sera progressivement installé en 2002-03 en même temps qu'une amélioration du système de courrier électronique. Dans le cadre du processus de décentralisation et afin de faciliter l'accès au système d'application de la grande base de données, des ordinateurs personnels et des réseaux locaux ont été déployés dans tous les bureaux de la FAO. D'autres importants changements de l'infrastructure de technologies de la communication et de l'information ont été notamment le déploiement d'un système de communication satellite par terminal à très petite ouverture (VSAT), assurant la transmission à la fois vocale et de données, entre le siège de la FAO et le bureau régional d'Accra; l'introduction d'un nouveau système d'exploitation (Windows 2000) à la fois sur les postes de travail et les serveurs; et une amélioration importante des installations audiovisuelles, de vidéoconférences et de télévision à circuit fermé.

Programme 5.2.3: Services du personnel

537. Le Programme, exécuté par la Division de la gestion des ressources humaines (AFH), concerne l'élaboration de politiques et procédures en matière de valorisation des ressources humaines; la gestion et le contrôle des postes; l'appui au recrutement de fonctionnaires; des études de gestion et le classement des emplois; l'administration des traitements et indemnités; les dispositions en matière de sécurité sociale; la formation du personnel; l'administration des procédures de recours et la consultation avec les organisations représentant le personnel; la supervision et le suivi de l'administration et des services de personnel.

538. En 2000, un Comité des ressources humaines a été créé afin de donner des avis en matière de politiques et de stratégies au Directeur général au sujet des questions de gestion des ressources humaines et d'orienter et d'appuyer les réformes dans ce domaine. Un Plan à moyen terme a été élaboré pour AFH et adopté par la direction générale après examen par le Comité.

539. La procédure de création, de classement et de gestion des postes a été rationalisée et diverses questions d'effectifs ont été déléguées à AFH, réduisant les délais nécessaires pour traiter les modifications apportées aux structures et aux postes de l'Organisation. Les groupes du recrutement et des effectifs ont été restructurés en quatre équipes de dotation en personnel, organisées dans l'optique d'un service aux clients. Des améliorations ont été apportées aux systèmes et procédures qui sous-tendent le recrutement de personnel du cadre organique, notamment un recours accru à Internet pour la publication des avis de vacance. Un examen des rôles et fonctions des emplois des services généraux a été commencé et des recommandations relatives aux politiques et procédures de recrutement et de personnel temporaire ont été approuvées par la direction générale. Les politiques et procédures relatives aux ressources humaines ont été rationalisées, afin de favoriser la dévolution de pouvoirs croissante aux supérieurs hiérarchiques pour la gestion quotidienne du personnel.

540. Le remplacement du système informatisé de gestion du personnel (PERSYS) est resté prioritaire. Sur la base d'une étude qui avait été demandée pour l'évaluation des options en matière de mise en œuvre de la phase II et des changements à apporter à la stratégie initiale de mise en œuvre d'Oracle ressources humaines, l'Organisation a décidé d'appliquer l'élément ressources humaines/état de paie d'un système de gestion intégré (ERP) fondé sur Oracle et adapté à la situation particulière de la FAO. La définition des besoins concernant ce système a été amorcée.

541. Les conseils donnés dans un souci de prévention des problèmes aux supérieurs hiérarchiques concernant le règlement à un stade précoce des conflits du travail ont permis de maintenir à un niveau assez bas le nombre de recours administratifs et de plaintes. Des avis ont également été adressés à la direction générale sur des cas soulevant des questions essentielles de droit du travail. Une coordination a été assurée pour la réaffectation du personnel et la cessation de service à des conditions convenues faisant appel au pouvoir de disposer de 9 millions de dollars E.-U., approuvé par la Conférence de la FAO avec le budget à croissance nominale zéro.

542. AFH a participé activement à l'examen du système des traitements et indemnités des Nations Unies effectué par la Commission de la fonction publique internationale (CFPI) et a continué à participer à des consultations interinstitutions, notamment des réunions du Réseau sur les ressources humaines, de la CFPI et de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies. De nouveaux contrats ont été soumis et signés pour les plans d'assurance médicale des fonctionnaires et des autres catégories.

543. Quelque 25 pour cent des ressources de valorisation du personnel ont été consacrés à l'amélioration des compétences dans une deuxième ou une troisième langue et un programme et un système d'évaluation normalisé ont été élaborés pour tous les cours de langues. Une formation en informatique a été maintenue à l'appui du système Oracle et des outils normalisés de technologie de l'information et la formation a été étendue à la création de pages Web et à la conception d'informations et de documents en vue de leur publication sur le Web, bien que le volume de la formation informatique ait baissé par rapport à 1998-99. Un programme d'orientation pour les fonctionnaires récemment recrutés a été lancé, visant à accroître la productivité du personnel pendant sa période initiale d'adaptation.

544. Un examen de la formation liée au cycle des projets mettant l'accent sur l'identification des problèmes, la formulation et l'évaluation préalable a été effectué à la demande du Comité du programme. Un nouveau cours qui donne un aperçu du cycle des projets a été conçu; il fait appel aux outils d'enseignement à distance, en particulier la vidéoconférence et les modules d'apprentissage à distance.

545. L'intégration des questions de parité hommes-femmes a été entreprise conjointement avec la Division de la parité hommes-femmes et de la population (SDW), (cf. C 2001/9, Plan d'action de la FAO - parité hommes-femmes et développement), mettant l'accent sur une approche plus systématique et plus complète de l'intégration de la valorisation du personnel technique, notamment:

• en facilitant la formation à la direction des femmes du cadre organique grâce à certains programmes spécialisés;
• en utilisant le cours qui donne un aperçu sur le cycle des projets pour adopter l'analyse des questions de parité hommes-femmes au siège et dans les bureaux décentralisés; et
• en adoptant l'engagement à promouvoir les femmes et la diversité dans le nouveau programme d'orientation.

546. L'unité médicale (AFDM), outre ses fonctions habituelles, a lancé un nouveau service intérieur de kinésithérapie, des services pour les personnes qui effectuent des voyages privés, un programme d'évaluation des postes de travail et un système intégré de gestion de l'information sanitaire.

TABLEAU 5.2-4. services DU PERSONNEL (QUELQUES INDICATEURS)