24. Le Secrétaire a informé les membres que le Chili et l'Argentine ont présenté une offre conjointe, et que d'autre part l'Inde a proposé d'accueillir la vingt-deuxième session de la CIP. Selon un accord unanime, il a été recommandé à la FAO d'accepter l'invitation conjointe du Chili et de l'Argentine. En cas d'acceptation de cette invitation, il a été décidé que la date appropriée se situerait en octobre/novembre de l'année 2004.
25. Aucune session de la CIP ne s'est tenue en Asie-Pacifique depuis 1988 (Chine), région dans laquelle les peupliers et les saules jouent un rôle croissant dans le développement durable des forêts et du monde rural dans les pays développés et en développement. La proposition indienne a été appréciée et sera étudiée ultérieurement.
26. Après d'importantes discussions, les membres ont recommandé que le thème reflète des questions d'actualité pour l'Amérique latine en général et pour le Chili et l'Argentine en particulier. Diverses options ont été discutées, mais elles ont été réduites à deux approches similaires:
“Dimensions économique, environnementale et sociale de la culture du peuplier et du saule” et
“La contribution des peupliers et des saules au développement durable des forêts et du monde rural”.
Les membres ont demandé au Secrétaire et au Président de rester en relation avec le comité d'organisation afin d'affiner le thème pour refléter les priorités de la région.
27. Par le passé, un questionnaire, destiné à rassembler des informations auprès des pays membres à propos du thème et de la préparation du rapport pays des commissions nationales du peuplier, avait causé une certaine confusion. Les membres ont demandé au Secrétaire et au Président d'envisager une synthèse de ces requêtes.
28. Il a été décidé que devrait être envisagée l'adoption d'un format similaire à celui de Portland, dans l'Oregon, pour la vingt-et-unième session avec des sessions scientifiques et procédurales en parallèle, et la possibilité d'organiser des sessions scientifiques sur trois jours. En raison de la participation attendue de l'Amérique latine, la nécessité d'une traduction en anglais et en espagnol pendant ces sessions sera examinée par le Secrétaire, et des fonds seront recherchés.
29. Les membres ont recommandé aux organisateurs de désigner un comité organisateur local, portant la responsabilité des dispositions locales à prendre pour la réunion.
30. Les membres ont recommandé la désignation d'un comité scientifique afin d'améliorer la cohérence et la qualité des documents scientifiques présentés, d'assurer la liaison entre les groupes de travail et de fixer les objectifs pour la publication des documents et des débats. Il a été décidé que les Présidents des groupes de travail seront membres du comité scientifique, ainsi que d'autres membres tels que proposés par les groupes de travail jusqu'à un maximum de huit ou neuf personnes. Les attributions du comité scientifique doivent être approuvés par les responsables des groupes de travail.
31. Des résumés des dispositions prises sur les plan administratif, logistique et technique pour la vingt-et-unième session ont été préparés. Il a été demandé au Secrétaire de les consolider en un unique document de "leçons apprises", et de le faire traduire en espagnol afin d'aider à la préparation et à l'organisation de la vingt-deuxième session.
