24. La Secretaría indicó a los miembros que Chile y Argentina se habían ofrecido para acoger juntos la vigésimosegunda reunión de la CIA, al igual que la India que también cursó una invitación para ser país anfitrión de dicha reunión. Los participantes decidieron por unanimidad recomendar a la FAO que aceptara la invitación conjunta de Chile y Argentina. En el caso de que fuese aceptada la invitación, se convino que la fecha más propicia seria octubre o noviembre del año 2004.
25. La última reunión de la CIA en la región de Asia Pacifico tuvo lugar en China en 1988, mientras que en esa región el álamo y el sauce han ido cobrando cada vez mas importancia por la función que cumplen en el desarrollo rural y la silvicultura sostenible de países desarrollados y en desarrollo. Se recibió con agrado la propuesta de la India y se tomó debida nota de la misma para tenerla en consideración en el futuro.
26. Tras un debate largo y tendido los miembros decidieron que el tema tendría que guardar relación con los problemas de actualidad de América Latina en general y de Chile y Argentina en particular. Se barajaron varias posibilidades, y al final los participantes redujeron la lista a dos temas similares:
“Dimensiones económicas, medioambientales y sociales del cultivo de álamos y sauces” y
“La contribución de álamos y sauces a la silvicultura sostenible y al desarrollo rural ”.
Los miembros solicitaron a la Secretaría y al Presidente que se mantuvieran en contacto con el Comité organizador para ajustar ulteriormente el tema en función de las prioridades de la región.
27. En el pasado había surgido una cierta confusión entre el cuestionario que se enviaba a los países miembros para recabar información pertinente al tema y el informe sobre el país que preparan las comisiones nacionales del álamo. Los miembros pidieron a la Secretaria y al Presidente que integraran ambas cosas en una sola solicitud.
28. Se convino en examinar la posibilidad de utilizar un formato parecido al de Portland, Oregon durante la vigésimoprimera reunión, a saber, encuentros científicos y de procedimiento paralelos, con la posibilidad de que los encuentros científicos duren tres días. Como se ha previsto la participación de un gran número de latinoamericanos, la Secretaría tendría que examinar la necesidad de interpretación simultánea al inglés y al español en estas sesiones y buscar el presupuesto para financiarla.
29. Los miembros recomendaron a los organizadores que nombren un comité organizador local responsable de los preparativos locales para la reunión.
30. Los miembros recomendaron que se designara a un comité científico. Dicho comité estaría encargado de velar por la coherencia y la calidad de los informes científicos presentados, funcionaría como enlace entre los Grupos de Trabajo y establecería los plazos para la publicación de informes y Actas. Se convino en que dicho comité científico estaría integrado por los Presidentes de los Grupos de Trabajo, y otros candidatos designados por los Grupos de Trabajo, sin superar un máximo de ocho o nueve personas. El mandato del comité científico será aprobado por las mesas de los Grupos de Trabajo.
31. Se prepararon una serie de informes sobre las disposiciones administrativas, logísticas y técnicas de la vigésimoprimera reunión. Se solicitó a la Secretaria que consolidara toda la información en un solo documento con las lecciones aprendidas y que lo tradujese al español de manera a facilitar la planificación y la gestión de la vigésimosegunda reunión.
