FC 102/7

兹附上监察长办公室2002年年度活动报告，供财政委员会成员了解情况。

监察长办公室年度活动报告
2002年

目录

I. 引 言

II. 特别重要的事项

III. 审计活动

A. 总部活动

B. 权力下放活动

C. 特殊任务和调查

IV. 招标小组活动

V. 管理活动

附录A. 2002年已开展的工作与2002年原定计划之比较

（I）总部活动

（II）权力下放活动

（III）特殊任务和调查

附录B. 主要建议和执行情况

（I）总部活动

（II）权力下放活动

（III）特殊任务和调查

附录C （i）组织结构示意图

（II）人员配置表

监察长办公室年度活动报告
2002年

I. 引 言

1. 本次报告为监察长办公室（监察办）第七次年度活动报告。第一次报告产生于1995年，其目的是向总干事提交一份该办公室工作执行情况的概要。自1996年以来，总干事同意向财政委员会提供该办公室的年度报告，以便委员们能够审查监察办开展的工作的性质。这种做法受到了极大赞赏，并从此成为五月份例会议程的一项常设议题。年度报告在呈送给总干事的同时，也提供给委员会秘书进行翻译和分发。

2. 年度报告引发了财政委员会的热烈讨论，有时他们还建议对报告的陈述进行改进。只要可行这些建议都被采纳。2002年间，外聘审计员也对年度报告提出了一些意见，旨在进一步改善办公室年度报告。这些建议和评论得到了财政委员会的重视，因此，本报告更加详细地阐述了有关这些建议的执行情况以及已执行工作与原计划工作的比较情况。

3. 2002年，监察办共提出了59份报告。组织小组将这些报告列在附录A中，并对已完成的工作与本年度计划内工作进行了比较。附录B概述了报告中的主要建议及建议执行情况。本次报告准备时的人员配备情况参见附录C。监察办的工作是在净拨款（2,157,700美元）范围内开展的，这笔拨款供2002—2003工作计划和预算的第一年度使用。

II. 特别重要的事项

4. 本部分主要阐述2002年监察办处理的各种事项，并简要说明了各管理层次在解决问题时采取的措施。

自定报告

5. 监察长办公室章程已被正式列入粮农组织行政管理手册中。其中，当监察长根据自己的判断认为高层管理没有合理地解决出现的有关问题时，他有机会自行向财政委员会提交特别报告。不过，今年没有出现这种情况。

区域和分区域办事处

6. 在总部派来的审计代表团的协助下，区域办事处的内部审计员特别重视区域办事处内部的管理框架和综合管理情况。审查内容包括财政、行政管理和运行管理能力、计划制定活动、工作计划和预算、职责和各种关系、信息技术系统、差旅安排、采购活动，以及人事方面的事项，包括人员配置、招聘和服务情况。通常，但凡建议采取纠正行动或完善的地方，各管理层次均会采取适当的措施解决存在的问题。

7. 2002年，审查了近东区域办事处（RNE）和非洲区域办事处（RAF）地区代表工作交接事宜。

粮农组织代表处和计划

8. 根据审计计划，在特定的若干国家开展了一些审计工作。与粮农组织代表处的审计相结合，审计员通常是对特定的项目进行复查，这些项目常常包括技术合作项目以及粮食安全特别计划下的项目。一般而言，他们的工作范围包括国家和项目办公室的内部管理情况，尤其是各种财政、行政和人事事项，与所在国政府、捐赠者的关系以及其他联络事宜。地方管理机构乐于采纳审计建议，总部负责单位也予以严格落实。

实地计划的新部署

9. 在许多国家开展新的工作部署时，粮农组织代表处的审计工作更加注重对运作管理能力、计划制定活动，以及国家办事处为履行新的责任而获得的支持的评估。

10. 2002年，确定了实地计划实施和财政安排中的重大问题，这些计划和安排是指由信托基金资助的、在国家一级实施的计划。为了抓住发展机遇，提高粮农组织的相对优势，建议加强代表处在职员配置、银行业务、账目结算和信息技术系统等方面的能力。同样，还要重视工作部署和内部管理的改善。

11. 实地管理层次和总部积极采纳了这些建议。在可能的情况下，已经积极采取了或正在采取纠正措施或考虑采用其他方式。

舞弊或推测舞弊

12. 联合国外聘审计员小组、各专门机构和国际原子能机构均对舞弊进行了定义，这些定义在2001活动报告中向财政委员会进行了汇报。根据外聘审计员小组的定义，再次审查了汇报给外聘审计员的2000－2001双年度的案例。对这些案例不做进一步评论，并且，从审计角度看，这些案例是对外保密的。

13. 外聘审计员特别建议，应该重新对粮农组织资源使用的内部管理进行审查。在这方面，签约了一位专家顾问帮助制定新的风险评估方法，然后用这种方法在2003年的上半年再次审查这个问题。

14. 2002年提交了一份报告，其涉及粮农组织的一个代表处损失34,300美元事，这是一起想与真正债权人兑换支票引起的舞弊事件。这种舞弊行为持续了多年。所涉及的职员被逐出粮农组织，且返还的机会渺茫。

15. 2002年8月，另一个粮农组织代表处的职员发现，独立行政助理最近篡改了六张支票上的收款人名字，并结算成现金。监察办在2002年11月着手调查，并确定：该官员在两年时间内篡改了70多张支票，这些支票原先是开给国有企业、私营公司和顾问的。这项审查工作仍在继续，但最终损失可能介于50,000到60,000美元之间。调查的最后结果将在2003年报告。

16. 以上两个案例均说明，在权力下放至粮农组织办事处的过程中，从总体上要加强内部管理环境、尤其要加强适当监督、分清责任、做好现金管理、银行对帐，以及财政报告工作。管理部门现在正在着手处理这些事情。还有两个特别案例引起了对一些地方审计员工作质量的关注。最近在专门审查地方审计计划期间，都涉及到这一内容，并在本报告的各个部分都做了报道。

17. 法律办公室认为，以上两个案例突出了粮农组织有权调查特殊事件的客观界限超越了某一点，这里有所调查对象不再在粮农组织工作的原因，也有第三方的缘故，也有完全是在粮农组织控制范围之外发生的事情。在这种情况下，总干事在进行全面调查过程中“没有必要设立调查管辖权”。因此，粮农组织正在与联合国接触，以获得处理这种情况应采取的方法和标准的详细信息，尤其是联合国让当地专家和警方介入调查的程度。总的说来，这个问题很复杂，也很敏感。因为它与粮农组织的豁免相冲突。

以油换粮

18. 以油换粮计划仍是引起重视的主要审计领域，为本组织的一项优先重点。在整个2002年，派驻了一名常驻审计员在伊拉克从事审计工作。此外，驻在开罗的内部审计员在这一地区也负有额外的职责。这项计划的整个监督工作是由总部特殊任务和调查组负责。

19. 监察办于2002年提交了处理附录A(iii)中概述的各种事项的八份具体报告。建议改进地方采购的程序及做法，以及评估投标和选择卖主的方法。此外，还建议提高深井泵和其他设备的库存管理，改进资产保护的方法，以及建立一定的机制，以便更好地处理人力资源问题。这方面的管理机构、总部，以及设在纽约联合国总部的其他机构肯定还会收到这类建议。现在已经采取或正在采取或正在积极考虑采取适当的后续行动。

阿富汗

20. 2002年，粮农组织在阿富汗建了一个代表处，并招聘了一名粮农组织代表。2002年11月，实地计划由34个运行项目构成，预算近3800万美元。

21. 许多工作已在进行中，并在有条不紊地进行安排，以满足阿富汗计划的审计需要。根据实地计划的发展情况，在喀布尔建立常驻内部审计站的动议已获得批准。最初六个月雇了一位审计顾问，全职审计员要工作到2003年的下半年。在过渡期间，审计任务已由驻在曼谷的内部审计员承担。这些活动的整个监督工作由权力下放活动组承担。

加勒比海热带花蜱计划

22. 2002年我们在巴巴多斯岛对加勒比海热带花蜱计划（也称作Bont Tick）进行了第四次审查。就知名度和财政额度来说，这项计划是加勒比海地区最重要的项目活动之一。2003年1月发表的最新报告强调指出：要改进监督工作，提出将项目基地改设在安提瓜岛要有较充分的理由。

23. 当前，这项计划从圣地亚哥开始运行。但监察办认为，巴巴多斯岛对计划的运作管理职责可能更好些。根据权力下放政策，这与实地计划更接近些。此外，已经注意到，在分区域内安排负责任的国家项目官员会进一步提高管理效率以及方便与负责实施计划的那些人的联系。当前管理层正在考虑整个问题。

性别主流

24. 2002年，监察办对“性别主流”做了一次评议，评估粮农组织在准备2002-2007年第三次性别与发展行动计划中所使用的程序。性别主流是2002-2007年粮农组织中期计划中确定的16个多学科行动优先领域之一。

25. 一般情况下，我们发现按程序和措施制定新的行动计划都是合理的，也符合粮农组织和计划委员会的要求。但我们发现了一些有发展潜力的领域，并提出许多建议，加强对结果的鉴别、衡量和监督，使用数据库，培训，在负责的总部与权力下放单位之间进行协调，以及预算分配程序。我们高兴地告诉大家，我们的建议得到了管理部门的适当关注。

灾后恢复

26. 在过去若干个两年期间，由于粮农组织财政来源不足，这一领域进展不顺。我们的评议结果是，灾后恢复计划不够充分，行动相互不协调。十年前制定的正式政策从未修订。在遇到灾难的情况下，恢复工作要靠信息系统和技术司的工作人员的技能，以便在急迫情况下采取必要的行动。在这方面，有个问题是粮农组织没有能力在一定期限内恢复到一个可接受的活动水平，这会严重影响运作和相关费用。

27. 建议对灾后恢复计划采用较前摄的方法，这要作为急事来抓，包括在整个粮农组织组织的信息技术框架内实施全面的灾后恢复计划。要催促负责部门通过适当的渠道（信息管理与技术委员会）来处理这种紧急事件，并配备必要的力量，为的是获得所需资金。根据评议结果，我们更加敏锐地意识到了潜在的问题，监察办将在2004年对这一问题进行跟踪，以确定在这个领域应采取什么样的特别措施。

协议书

28. 随着有关政策问题的保护伞报告的发表，监察办从2001年开始，结束了在其组织范围评议使用协议书（LOAs）的情况。粮农组织与许多政府机构、区域性机构、政府间机构、半国营机构和其他非营利机构（指接受组织）签署了协议书，向它们提供特殊服务或其他指定工作。根据承诺，2002年提供2200多万美元，协议书对于粮农组织来说是一笔很大的开销。

29. 我们发现，选择特定接受组织的理由很少有文件记载。预见性监管或评估活动开展的很少，财务控制往往也不适当。大家对使用者总是不遵守应用规则表示关注，在少数情况下，凡在我们认为价值就是金钱的地方，我们注意到指定结果的评估值比实际付出的金额稍微低一些。

30. 尽管已经得出结论，粮农组织行政管理手册提供了一个合理使用协议书的框架，但仍需对其应用范围进行重新评估。尤其是确定了下列一些领域：明确粮农组织参与人员在这个过程中的作用和责任（如发启官员，证明官员，监督官员，负责官员和授权签约人）；设立一个独立的、资金充足的协议书监管功能，以及明确权力下放办公室在这一过程中的作用。为了解决所有这些问题，并将重点置于审计报告对手册提出的修改部分，建议管理和财政部率先建立一个适当的工作组，该工作组由各使用部门及其它有关单位组成，包括法律顾问办公室。主要目的是为法律文书制定最适宜的行政管理框架，并确定负责管理的单位。

著作者合同

31. 各部门通过使用著作者合同，让技术作家、技术编辑、插图画家、翻译人员、修订人员、打字员、校对员、发行人、设计人员、电脑排版人员准备发表作为粮农组织出版物或文件的材料。2002年间，这类合同的开销达980万美元。

32. 监察办审查了整个粮农组织对这种方法的使用情况，以确保它们得到适当审慎的使用。除一个总体报告外，还向七个部门发放了个别报告。

33. 注意到各部门都在按照适当的程序和做法使用这种合同方式。然而，也确定了尚须修改的一些地方，并建议最好把职责分开；为以前从业的个人提供费用历史记录；要有修改过的异常报告；管理相应的计算机系统警报；对签约人的业绩进行评估；以及制定更全面和更合时的指导方针和程序。

34. 各部门都很认真地采纳了这些建议，这些部门都在努力，确保著作者合同按管理手册的新规定得到正确使用。

工作人员的教育资格

35. 正如2001年度报告中所汇报的，监察办围绕工作人员教育资格的管理问题做了大量的工作。2002年仍在继续这项工作。一项调查揭示，有一个工作人员为了从一般事务提升为专业类别，向粮农组织递交了伪造的大学学位证书。由于他的晋升是利用舞弊手段获得的，因此被宣布无效，并将位置空缺，本人也被重新划为一般事务类别并被解雇。全部薪水和津贴差额从其最后报酬中扣除。

电视粮食集资

36. 2001年10月，西雅图主办了一系列音乐会，目的是增加人们对电视粮食集资的了解和为电视粮食集资筹资。所有座位销售一空，这一事件引起了公众和新闻业的关注。如此规模的活动还是第一次，监察办回顾了整个过程。举办音乐会很费劲，计划和组织工作很不容易，但在提高知名度和增加资金方面却很成功，尽管它是紧跟着美国2001年9.11恐怖袭击事件发生之后举办的。监察办强调了从中可以吸取的重要教训以及以后举办类似活动时需要考虑的问题。这些问题涉及赞助者的责任、增加的费用和资金、公共关系、法律责任、后续活动和内部交流。报告中的建议和观察资料得到了管理部门的肯定，并被认为对制定2002年及以后的电视粮食集资活动具有非常重要的价值。

热 线

37. 监察长办公室章程规定，监察长办公室可接受有关可能存在的舞弊、浪费、滥用职权或其它不符合规定的活动和行为的投诉或信息。为了便于这样的交流，在外聘审计员的建议下，2002年安装了秘密的传真“热线”，它的存在扩大了与所有工作人员的联系。

38. 非常有趣的注意到，在撰写这份报告时，比较传统的交流方法仍旧是工作人员报告此类事件的首选渠道。不过，新的传真热线的存在可以使工作人员很容易与办公室取得联系。

地方审计计划

39. 对地方审计计划的审查已于2002年12月结束。报告评估了这一计划的成本和收益。结论是：当前明确需要为粮农组织实地活动的运行和财政管理提供合理、独立的保证。还报告说，与雇用内部审计员相比，雇用地方审计员的费用明显低得很多。但是，我们注意到，尽管已运行了七年之久，但在保证实地业务处在适当的管理和财务控制水平方面，这个计划尚未完全发挥其潜能。这份报告已经发表，作为投入，对财政和管理部门正在实施的计划进行平衡运作。

与联合国其他机构的合作

40. 这一年，与联合国其他机构的合作与协作仍在继续。监察办在人事问题上与国际原子能机构、世界粮食计划署、国际农业发展基金会以及联合国秘书处开展了合作。在某些情况下由于各方面原因，采取了一些惩戒措施，包括离职处理。监察办还与联合国及其他专门机构合作完成了各种基准训练。

审计决议

41. 粮农组织非常重视“审计决议”事宜。助理总干事/总干事办公室主任负责贯彻最重要审计建议的后续行动。通过把总干事的执行指示告知计划管理者本人、确定行动通知的具体日期、执行随后必要的后续措施，从而完成其落实建议的任务。这是一个极其有力的落实“审计决议”的手段，对监察长办公室的常规后续措施起到了补充作用。这种结合被证明是非常有效的。

审计外延

42. 2002年6月，联合国内部审计处和多边财政机构的代表在纽约举行了会议。监察长代表粮农组织出席了该会。这次会议的重要成果就是采纳了新的内部审计专业标准框架和道德规范。2002年3月，世界银行在华盛顿组织召开了第三届联合国机构和多边财政机构调查员大会。首席审计员参加了会议。以上会议为来自国际审计界的内部审计员、调查员和其他监督团体及职业调查员开展观点和经验交流提供了极好的论坛。

43. 监察办在罗马非常成功地举办了一次关于预防、发现和调查舞弊行为的现场研讨会。本次研讨会由一个国际公认的白领犯罪方面的专家主持，监察办所有职员都参加了该会议。此外，还邀请了其他组织的职员，包括粮食计划署、国际农业发展基金会、联合国驻日内瓦办事处、联合国工业发展组织、世界卫生组织、欧洲安全与合作组织，在分摊费用的基础上，他们应邀参加了会议。研讨会期间，还就“舞弊的了解”为助理总干事们和独立办公室的领导安排了一个特殊的会议。

44. 监察长与常驻罗马各机构的相应人员坚持每月举行例会，与联合国其他机构和国际机构的审计和调查单位的领导保持密切联系。他还主持了一次欧洲安全和合作组织监督功能的小型同行讨论会（OSCE）。

45. 为了从总体上提高粮农组织职员的外延活动，监察办设立了一个内部互联网站，以提供有关信息，例如监察办的职责、道德标准、章程以及与监察办联系方法，包括通过秘密传真号码联系。

III. 审计活动

46. 依照附录C中的组织结构示意图，监察办的审计活动是有计划、有组织的，而且管理严格并具有报告制度。审计工作计划依照工作计划和预算的模式，每两年内制定一次。其充分考虑了战略框架、中期计划，以及工作计划和预算的内容。大会、理事会、计划和财政委员会上的讨论内容，以及总干事的政策申明和动议均是计划编制过程中的组成部分。然后，在监察办内部对该计划进行更加详细的筹划，还要考虑审计风险、轮换、管理要求或需要特别关注问题的常用计划编制方法。随后，把计划呈交总干事进行审查和批准。尽管如此，计划也有一定的灵活性。根据环境变化，可以按照高层管理人员或总干事的要求，对计划进行修改。计划在每一双年度的第一年和第二年之间进行修订，今年是对原定计划和实际工作进行比较，其结果可见本报告的附录A，附录B列出了主要建议。

47. 所有的审计工作均产生特定的审计报告。但监察长办公室在各方面都有助于粮农组织的整个管理控制过程，远远不只是提交正式报告。这些活动在以下段落中将予以概述，以反映这一年所开展的工作的性质和范围。

总部活动

48. 总部小组最重要的工作对象是行政及财务部，包括财政、信息技术、人力资源和行政服务。但越来越多的审计工作是围绕总部的技术部门而开展。总部小组主要技术技能仍然侧重于财务、资产、会计和管理方面的纪律，但办公室技术、信息系统和电子数据处理的其它方面也成了焦点内容。在有偿服务的基础上，总部小组还负责对信用社和职工商店进行年度审查，并在总部其它单位的审计问题上发挥重要的咨询作用。

49. 总部小组还负责审议有关审计的计划安排、合作伙伴关系及类似协议中的审计条款。在2002年中，共审议了58个这样的协议。

50. 2002年总部小组共提出了10份特别审计报告，这些报告见附录A（i）。

权力下放活动

51. 该小组负责处理各区域、分区域和联络办事处、代表处以及各地区特定项目的审计、特别审查和调查工作。它还包括总部权力下放活动的一些内容。该小组负责对驻外审计员进行监督，包括实地一级所有审计的规划、结算和审查。以油换粮计划是唯一的一个例外。

52. 有关权力下放、区域化和实地计划新内容的专家意见也主要来源于该小组。该小组还密切关注财务司所涉及的地方审计公司的工作，经常检查他们的报告，以便制定审计工作计划和监控管理实施情况。该小组还探讨重要的审计问题，以便作为向新委任的粮农组织代表和其他高级职员介绍情况或定向计划的组成部分。这还有助于任期业绩评估和粮农组织驻国家代表离任后的工作交接。

53. 该小组在2002年提交了28份报告：九份涉及区域和分区域办事处的各种管理和运作方面，十一份关于粮农组织代表处，八份关于特别项目和其他主题。由于临时出现的优先任务主要是调查工作，2002年执行的一些任务报告仍在进行中。这些报告将在2003年初期提交。

特殊任务和调查

54. 该小组实际上担负承担监察长办公室内所有特殊的查询、检查、特别审计和调查。其中绝大部分工作是在总部进行。这些工作大多是由总干事办公室或高级管理部门的其他成员提出，有时是由个别职员提出。

55. 该小组也涉及与采购（特别是审查希望免于进行竞标过程和招标小组活动的申请）、通讯、旅游、健康保险和职员福利等事务，以及监督伊拉克石油换粮食的审计活动。该小组还代表总干事办公室参加粮农组织的上诉委员会，并协助监察长开展诸多内部管理、人事及行政工作。

56. 特殊任务和调查小组还负责审查总干事直属办公室财务状况和每月支出、部门预算中的相关费用，并提出意见。

57. 这一年中共提交了21份特别审计报告，其中8份是关于伊拉克的，13份涉及总部。

招标小组活动

58. 设备、日常用品和服务的采购要按照《粮农组织管理手册》中规定的原则和程序进行。因此，授权监察长办公室负责接收、开启、记录、安全保管所有应招标而来的标书。这就确保了招标过程的独立性、客观性、安全性和透明度。

59. 一年来，招标小组共召开了113次会议，处理了387份标书。为了这些标书，曾邀请了6,801家公司进行投标，总共收到1,881份标书。业务活动量与上一年的大量活动几乎持平，很大程度上都是为石油换粮食计划、科索沃的活动以及谨慎的、更为频繁和广泛的采购活动进行的市场测试。

管理活动

60. 粮农组织许多重要的“常设委员会”都有监察办的代表，这些委员会包括计划政策和顾问委员会、人力资源委员会、信息管理技术委员会（及其下属委员会）、世界农业信息中心委员会、赞助委员会及其工作组、采购委员会、医疗保险咨询委员会、投资委员会及其顾问委员会、Oracle项目管理委员会、食品服务联合委员会、电视粮食集资协调委员会、社团交流委员会、实地计划委员会和信用社董事会。监察办还参加了特设内部审查组、特别工作组、评估小组等。监察办密切注视计划和财政委员会、理事会和大会的决策和审议。其高级职员经常会见成员国的高级官员及代表、外聘审计员、联合审查组，还有联合国其他组织和国际组织监察机构的同行。

61. 本报告的附录C介绍了监察办最近的人员配置情况。目前有3个专业职位空缺，其中两个职位现正处于最后任命阶段。第三个还处在面试阶段。监察办希望在保持平衡的前提下能很快达到满员状态，在专业人员和一般服务人员两个类别上均拥有一批高素质、经验丰富的职员。然而，2002年是很困难的一年，有大量的职位空缺和在填补这些空缺时出现意外拖延。尽管如此，监察办还是通过适当地利用各种合作项目、短期顾问和工作调整进行了弥补。有关监察办人员配置的概要情况请参见附录C。

62. 培训和发展仍然是监察办综合管理上的重要组成部分，包括三个方面：专业审计培训、语言培训、办公技术应用培训。在专业审计培训方面，第2节审计外延部分所介绍的“现场”研讨会非常成功。监察办充分利用了粮农组织内可用的语言培训设施和办公技术应用培训设施。有一位审计员参加了一所英国大学的远程学习项目，还有一位则在业余时间内报名加入了罗马一所大学的工商管理硕士课程。职员们还经常参与人力资源管理司组织的其他培训项目。监察办致力于人员培训，这一点可以从职员们用在培训活动上的时间百分比来体现：从2000年的2.5%到2001年的3%，直至2002年的3.5%。这种对培训和发展的投资在2003年仍将持续。

63. 监察办仍然定期组织召开职员主题会议，由粮农组织和其他国际组织的专家向审计人员介绍其专业领域的发展现状。会议不仅包括传统的财务和管理领域的职员，还有来自技术部门的高级官员。2002年会议的主题有商品贸易、采购、评估、石油换粮食计划，与国际农业研究磋商小组的关系、欧洲“热点问题”，以及人力资源管理司中法律组的作用。

64. 监察办所采用的一种有效的内部管理方法就是时间报告和控制系统。所有人员均以半小时为活动单位记录各自时间，并把时间表汇报给监察长。这样一来，就可以对照年初设定的目标来监督审计工作。为2002年设立的目标是：总部活动占25%，权力下放活动占50%，特殊任务和调查占剩余的25%。2002年报告的实际结果是：总部活动占27%，权力下放活动占50%，特殊任务和调查占23%。如前所述，绝大部分特殊任务是在总部进行，这就使得审计工作在总部和实地之间各占一半。

65. 最后，监察办希望再次对在审计工作过程中接触到的各级人员表示感谢，尤其要向管理部门成员在一年来所给予的支持、积极的响应、合作和协助致以谢意。

附录A（i）

监察长办公室

2002年已开展的工作与2002年原定计划之比较

总部活动

注意：由于优先考虑事项的重新安排和目前的人员编制状况，两个计划在2002年开展的和一个从2003年提前开展的审查工作仍在进行当中。

* 两个计划内的审查工作已推迟到2003年下半年。

附录A（ii）

监察长办公室

2002年已执行的工作与2002年原计划工作之比较

权力下放活动

注意：由于优先考虑事项的不断变化和目前的人员编制状况，粮农组织代表处计划在2002年完成的7个审计任务正在2003年进行。*正在开展的3项审计工作已于2003年1月上报。一个计划内审计被取消，以避免和外聘的审计工作重复。

附录A (iii)

监察长办公室

2002年已开展的工作与2002年原定计划工作之比较

特殊任务和调查

	发表的报告	正在开展的工作
2002年计划的工作
总部工作场所的健康与安全		X
语言政策		X
灾后恢复	X
著作者合同——保护伞报告	X
农业部的著作者合同	X
经济及社会部的著作者合同	X
渔业部的著作者合同	X
林业部的著作者合同	X
一般事务及社会新闻部的著作者合同	X
可持续发展部的著作者合同	X
技术合作部的著作者合同	X
合同竞争弃权书	X
采购功能*
旅行社服务*
石油换食品计划——伊拉克共和国 －深井泵库存管理 －运输服务合同的后续事项 －地方采购单位 －人力资源特别问题 －货物运输合同投标 －机械化分部门销售中心 －仓库失窃 －存货确认方面的后续活动	X X X X X X X X
协议书保护伞审查-政策问题	X
粮农组织里的性别主流	X
计划外的
- 电报室特别调查	X
-石油换食品计划——地方产生的基金		X

* 注：由于优先考虑的事务不断变化和目前的人员编制情况，旅行社的审计推迟到2003年，采购功能的审查推迟到下一个两年时期，以避免与外聘审计员的2003年计划重复。

附录B (i)

监察长办公室

主要建议和执行情况

总部活动

审计领域	主要建议	执行情况
2001年西雅图电视粮食集资活动	为今后的电视粮食集资活动吸取教训	已得到管理部门的认可并已经在2002年电视粮食集资活动中得到应用
养老基金文件	纽约养老基金会应该提供有关提取结算的最新信息。	人事处已和纽约养老基金会讨论了此事，它们正在探索提供所需信息的途径。
物资供应站运作情况审查	改进采购程序，完善相关文件	监察长办公室当前正在对物资供应站的采购程序进行更详尽的审查，此事将在2003年作进一步汇报
信用社市场调查	建立市场营销战略	信用社董事会同意，一经任命新的信用社经理便开始实施
总部实地银行账户核对	清除隐匿的银行账目，加强对账目结算的管理，修正伊拉克某些帐户的帐目以及零差账目手续的审查	整个管理层都一致认同这些建议，实施工作正在进行中
志愿者计划	在志愿者计划中，建议制定一个实习计划，并对某些管理事项加以改进	实习计划正在考虑当中，关于管理事项的实施也正在进行中
提议改革出差报销手续：额外差旅费用比例	提出可供选择的比例，起码确保一个以成本为核心的结构	供财务处旅行科即将就任的领导考虑
提议改革出差报销手续：控制的含义	路线组提交了提高旅费开支质量的要求。	供财务司旅行科即将就任的领导考虑
粮农组织零售销路	对第三方的外购业务	管理层正在进行一项可行性考察
工作人员教育资格审查	粮农组织不应该承认工作人员获取其“学位”的“学位制造厂”	人力资源处正在采取适当的行动

附录B (ii)

监察长办公室

主要建议和执行情况

权力下放活动

审计领域	主要建议	执行情况
非洲区域办事处–旅行社的工作安排	提高对旅行社职员的监督，评估非洲区域办事处独立查证旅费和票务限制的能力 获得旅行社的援助，与航空公司就提供的价格比率进行协商。	正在进行中 在 考虑当中
近东区域办事处 –有选择的内部管理	提高对现金操作的内部管理。	已执行
南部及东部非洲分区域办事处–规划和实地计划支持	分区域代表应该带头在办公室形成一个多学科环境。应对规范、执行及下放活动协调办公室的有关作用和责任通讯进行审查和作出说明。 规范、执行及下放活动协调办公室应对办公室技术人员的组成情况进行联合审查。	正在进行中 在 考虑当中
南部及东部非洲分区域办事处 –管理情况	南部及东部非洲分区域办事处应该探讨减轻地方经济状况对其购买力的影响的方法。和银行采取后续措施，解决长期以来的突出问题。 加强行政管理单位的能力。考虑可供选择的票务安排。改善存货管理。 考虑进入ATLAS，加强对信息技术的支持。	已执行 正在进行中 在 考虑当中
南部及东部非洲分区域办事处–采购功能	宣布通告并填补空缺的行政管理人员职位。 确保有关采购和库存功能职责充分分离。 加强采购及应许方面的内部管理，评估实地定购和开支权限的条件。	已执行 正在进行中 在考虑当中
太平洋岛屿分区域办事处 –管理情况	澄清政府相应现金捐款情况和账目。改进各种行政管理、核算和预算程序。	正在进行中
驻北美洲联络处– 人员编制	根据实际需要重新编制一般事务职员的工作和职责	正在进行中
移交部署：近东区域办事处/助理总干事	区域代表应该提交最终报告	在考虑当中
移交部署：非洲区域办事处/助理总干事	报告不包括主要建议	不适用
移交部署：粮农组织贝宁代表	报告不包括主要建议	不适用
移交部署：粮农组织印尼代表	报告不包括主要建议	不适用
粮农组织洪都拉斯代表处—实地计划的新部署	一个地方新闻媒介应该制定策略和处理与媒体的关系。 年度报告应该包括下一年的明确工作目标。 还应该包括对本年度目标完成情况的意见	同技术合作部、规范、执行及下放活动协调办公室，以及技术处经常就媒体管理的重要性进行讨论, 正在进行中 在考虑当中
FAO粮农组织巴西代表处—全面管理审查	增加人力和技术条款里的资金。财务司应该纠正项目账目中长期存在的突出问题	代理收到了另外一个G-5，其它建议正在讨论当中。错误已纠正。
粮农组织巴西代表处—实地计划—财务安排	重新评估适用于国家执行形式的核算和财政框架。评估一些已发现问题的核算程序（如，预算控制、要求的经费，银行业务部署）。财务司应该派一个高级工作人员到巴西	实地计划委员会国家执行形式特别工作组正在积极考虑一些问题。一致认为需要改善当前的形势。财务司最近派了一个高级工作人员到这个国家，已部分解决了一些问题
粮农组织叙利亚共和国代表处	需要有一个明确的政策来处理政治干涉问题	在考虑当中
粮农组织尼日利亚代表处	加强行政管理功能。考虑派驻一个行政管理官员。加强监督 必须解释行政管理当中的混乱情况。要求进行额外培训。 加强实地计划的开发与运作管理，以及加强财务和行政管理。	粮农组织驻国家代表被调任，行政管理书记员辞职。进一步的调查正在进行当中 已执行 正在进行中
粮农组织津巴布韦代表处	加强联络活动。控制加班费。	正在进行中
粮农组织博茨瓦纳办事处 – 双倍信赖	应该评论国家专业官员等级。如果条件便利，应与政府重新协商。 加强联络活动。	已执行 正在进行中
粮农组织马达加斯加岛代表处 – 加倍信赖	加强年终结束程序。监控开支，以及粮农组织资产的利用。宣传资金利用规则。评估改善通讯的选项。加强实地计划的开发。 审议国家顾问的授权调查范围。承担国家通讯计划的成本-效益分析。	正在进行中 在 考虑中
粮农组织马达加斯加岛代表处—现金损失	提供后续措施选项，重获被盗用的基金（如在民事和刑事法庭起诉，从银行获得补救）或勾销损失。	在考虑中
洪都拉斯粮食不安全和农村贫困	应该设置少量的高成就指数，更好地监控进展和测量，汇报成果。	正在进行中
洪都拉斯中部地区可维持的森林	应该设置少数的高成就指数，以便更好地监控进展情况和和采取的措施，并汇报成果。	正在进行中
埃及的人口与环境教育	应将对埃及项目的财务管理和控制责任交给近东区域办事处的财务官员。 政府应正式签署项目资金协议。指派适当的权威代表。	在考虑中 政 府正式签署了协议，并安插了适当的代表。。
埃及全国植树和发展计划	近东区域办事处应负责1000美元以上的所有项目采购。	已建立了一个联合采购委员会，如近东区域办事处和粮农组织代表处
粮食安全特别计划—埃及水资源控制	如果要向政府人员支付报酬，项目文件应声明，否则报酬由政府承担。	在制定新的项目计划时将考虑这些内容
尼罗河的监控、预测和模拟	本项目不得让行政管理参加。向USAID归还剩余的资金。 应修订与国家项目主管和国家顾问签定的合同，以反映额外的报酬。	剩余基金归还 在以后的项目中予以考虑
科摩罗粮食安全促进阶段II	培训国家项目协调员和负责项目运作的粮农组织-NC。在将IOVs交财务司之前要进行审查。 执行指数应列入实施计划。	已执行 在 考虑中
检查地方审计计划	要对计划的设计、执行和监控进行大调整，以确保全面实现其目标，并将成本减少到最低程度。	财务司对计划进行自我审查期间，及时提出了一些建议

附录B (iii)

监察长办公室

主要建议和执行情况

特殊任务和调查

审计领域	主要建议	执行情况
灾后恢复	在全组织范围的信息技术框架内实施一个全面的灾后恢复计划	信息系统及技术司管理部门正在考虑此项建议
著作者合同—保护伞报告 农业部著作者合同 经济及社会部著作者合同 渔业部著作者合同 林业部著作者合同 一般事务及新闻部著作者合同 可持续发展部著作者合同 技术合作部著作者合同	建立适当的职责分离；建立恰当的程序处理确认讯息的代理佣金问题；确保遵守管理手册的指导方针；使预算持有者能够自动获取根据这些法律条款所制定的个人利率。	技术司和财务司已开始执行AUD的建议。
合同竞争弃权书	审查放弃竞争的要求时，考虑继续使用现存程序的优点	总干事办公室正在研究2002年11月后期报告中的建议。
石油换食品计划-深井泵库存管理	审查销售计划中泵的说明，以便与期望使用的样式和速度相一致。	除了150个潜水泵外，已延期采购其他泵 开始出售泵，以减少过甚的库存
运输服务合同的后续措施	对负责两个特定运输合同的国际工作人员的合同续期进行审查。	执行了这项建议
地方采购单位	迅速完成签约人和供应者的名单对粮农组织代表处增派财务代表。 新的采购程序要求得到代表处和行政服务司的批准。	名单已完成，有望得到批准 向粮农组织代表处增派代表的工作已经实施，并将在适当的时候在分办事处实施。 经与代表处和采购处协商下，当前正在起草修订的采购程序。
人力资源的特殊问题	结束这个案列，因为没有证据表明地方采购出现不法行为。 为伊拉克的采购办公室申请额外的国际电话和传真线路。 对伊拉克的人力资源问题及对粮农组织人员的需求进行综合评估，并建议合算的解决方案。 改进出差去伊拉克的准备过程，确保有足够的签证时间以及在伊拉克能获得必要的人员。 考虑在总部建立一个小型“冲突解决单位”的可行性。	不再讨论这个问题。 管理层完全同意，但使用联合国的线路不太可能。 已开始一项任务，AFH将按照建议行动。 管理层完全同意，但由于项目的突发性质，还要有选择的实施。 正在考虑中
货物运输合同投标	在货物运输的加权平均值基础上，并考虑两次卸载和一次装载情况，对投标进行评估。	已实施
机械化分部门销售中心	设计一个升过级的计算机程序，增加具有监督库存和现金收据的特点	第一个程序并不让人满意，正在设计另一个
仓库失窃	开始采取行动，让仓库保管员对发现的不足负责。	已对仓库保管员提出申诉和警告如再有任何缺失，将被解雇
库存确认后续活动	改进库存确认及后续程序和做法	一条建议已被实施，并正在根据其他建议采取行动
协议书保护伞的审查-政策问题	建立一个工作组，重新评估行政管理框架并批准改进意见。	责任单位正在考虑2002年12月17日发表的报告。
粮农组织的性别主流	在中期计划和性别与发展计划中鉴定性别敏感指数；加强培训活动，以制定一个大家都理解的性别政策和概念：明确组织安排和资金的意义。	妇女及人口司和计划、预算及评价办公室已采取措施开展培训，并提高各司对性别问题和逻辑框架的了解。
电报室特别调查	为电报室制定操作程序。	信息系统及技术司正在考虑此建议。

注意：由于优先考虑事项的重新安排和目前的人员编制状况，计划2002年实施的两项审计和一个计划外审计还在进行当中。计划2002年实施的一项审计已推迟到2003年下半年，还有一个推迟到下一个两年时期，以避免和外聘审计员的2003年计划重复。

附录C (i)

监察长办公室

组织结构示意图

2003年1月

* 空缺职位最后阶段的人员安排措施。

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¹ 驻扎在伊拉克负责石油换粮食计划

² EOD2003年3月中旬

³ 将要派往阿富汗的顾问EOD 1/3/03

附录C (ii)

监察长办公室

人员配置表

2003年1月

下列国家中有上述职位

* 包括驻扎在伊拉克负责石油换粮食计划的审计员和在阿富汗为期6个月的顾问。